IMI – klucz do sprawnego delegowania kierowców w transporcie międzynarodowym

Opracował: dr inż. Bogusław Madej

Czy wiesz, że system IMI od 2022 roku stał się podstawowym narzędziem raportowania delegowania kierowców w Unii Europejskiej? Dzięki niemu przewoźnicy mogą szybko, bezpapierowo i w wielu językach spełniać wymagania Pakietu Mobilności. Poznaj szczegóły jego działania i dowiedz się, jak uprościć obsługę zleceń międzynarodowych.

 

Spis treści

1. Wprowadzenie – dlaczego IMI jest ważne?.
2. System IMI – definicja i zakres działania?.
3. Delegowanie kierowców krok po kroku w IMI?.
4. Pakiet Mobilności a IMI – kluczowe obowiązki?.
5. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów?.
6. Dobre praktyki i narzędzia dla przewoźników?.
7. Przyszłość systemu IMI i trendów cyfryzacji?.
8. Podsumowanie i wnioski?.

Wprowadzenie – dlaczego IMI jest ważne dla przewoźników?

Unijny rynek transportowy generuje ponad €324,5 mld rocznie[18]. Skala i różnorodność tras międzynarodowych powoduje, że przewoźnicy drogowi muszą spełniać wielowarstwowe regulacje socjalne i płacowe każdego kraju, w którym operują. Od 2 lutego 2022 roku głównym narzędziem weryfikacji stał się system IMI, zintegrowany z Pakietem Mobilności. Dzięki scentralizowanej platformie zgłoszeń przewoźnicy mogą:

1. uniknąć wielokrotnych rejestracji w rozproszonych portalach;.
2. skrócić czas kontroli drogowych dzięki kodowi QR na deklaracji;.
3. otrzymać jasne instrukcje, jakie dokumenty należy przedstawić w ciągu 8 tygodni od wezwania.

System IMI – definicja i zakres działania

Geneza i podstawa prawna

System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (Internal Market Information System) został uruchomiony w 2008 roku przez Komisję Europejską, a od 2012 roku funkcjonuje na mocy Rozporządzenia (EU) 1024/2012. Początkowo obsługiwał uznawanie kwalifikacji, a obecnie obsługuje 95 procedur w 19 obszarach polityki.

Moduł transportowy

Spis treści

1. Wprowadzenie – dlaczego IMI jest ważne?.
2. System IMI – definicja i zakres działania?.
3. Delegowanie kierowców krok po kroku w IMI?.
4. Pakiet Mobilności a IMI – kluczowe obowiązki?.
5. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów?.
6. Dobre praktyki i narzędzia dla przewoźników?.
7. Przyszłość systemu IMI i trendów cyfryzacji?.
8. Podsumowanie i wnioski?.

Wprowadzenie – dlaczego IMI jest ważne dla przewoźników?

Unijny rynek transportowy generuje ponad €324,5 mld rocznie[18]. Skala i różnorodność tras międzynarodowych powoduje, że przewoźnicy drogowi muszą spełniać wielowarstwowe regulacje socjalne i płacowe każdego kraju, w którym operują. Od 2 lutego 2022 roku głównym narzędziem weryfikacji stał się system IMI, zintegrowany z Pakietem Mobilności. Dzięki scentralizowanej platformie zgłoszeń przewoźnicy mogą:

1. uniknąć wielokrotnych rejestracji w rozproszonych portalach;.
2. skrócić czas kontroli drogowych dzięki kodowi QR na deklaracji;.
3. otrzymać jasne instrukcje, jakie dokumenty należy przedstawić w ciągu 8 tygodni od wezwania.

System IMI – definicja i zakres działania

Geneza i podstawa prawna

System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (Internal Market Information System) został uruchomiony w 2008 roku przez Komisję Europejską, a od 2012 roku funkcjonuje na mocy Rozporządzenia (EU) 1024/2012. Początkowo obsługiwał uznawanie kwalifikacji, a obecnie obsługuje 95 procedur w 19 obszarach polityki.

Moduł transportowy

Największą zmianą dla branży było uruchomienie 2 lutego 2022 r. modułu Road Transport – Posting Declaration, zaimplementowanego na potrzeby Dyrektywy 2020/1057. Od tej daty wszystkie operacje kabotażowe i cross-trade muszą być deklarowane poprzez IMI, z wyszczególnieniem:

1. 1. terminu delegowania (1–180 dni);.
   2. danych kierowcy i pojazdu;.
   3. rodzaju przewozu (towary/pasażerowie, kabotaż/cross-trade).

Bezpieczeństwo i funkcje językowe

Bezpieczeństwo prawne i danych

System IMI umożliwia szybkie i zgodne z przepisami zgłaszanie delegowanych kierowców oraz wymianę niezbędnych informacji pomiędzy przedsiębiorstwami, administracją a organami kontrolnymi. Platforma gwarantuje bezpieczeństwo danych osobowych oraz minimalizuje ryzyko błędów formalnych, które mogą skutkować karami finansowymi. Automatyzacja procesów w IMI pozwala na stały monitoring statusu zgłoszeń, co przekłada się na większą kontrolę i przejrzystość działań.

Funkcje językowe – komunikacja bez granic

Jedną z największych zalet systemu IMI są zaawansowane funkcje językowe. Dzięki nim wszelkie zgłoszenia, powiadomienia czy dokumenty są dostępne w wielu językach Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to brak barier komunikacyjnych – zarówno kierowca, jak i firma mogą korzystać z IMI w swoim ojczystym języku, co usprawnia współpracę z zagranicznymi partnerami i administracją.

Delegowanie kierowców krok po kroku w IMI

Rejestracja firmy

Aby rozpocząć, przedsiębiorca zakłada konto poprzez portal IMI. Po weryfikacji numeru licencji wspólnotowej system umożliwia import danych kierowców i pojazdów, co przyspiesza kolejne deklaracje.

Tworzenie deklaracji

Interfejs prowadzi użytkownika przez siedem bloków danych:

1. 1. dane operatora;.
   2. osoba kontaktowa;.
   3. dane kierowcy (adres, numer prawa jazdy, karta tachografu);.
   4. data rozpoczęcia zatrudnienia;.
   5. ramy czasowe postingu (delegowania);.
   6. numery rejestracyjne pojazdów;.
   7. rodzaj przewozu.

Po zapisaniu deklaracja generuje plik PDF z kodem QR, który kierowca powinien mieć przy sobie w formie papierowej lub elektronicznej.

Kontrola drogowa

Podczas kontroli uprawniony organ sprawdza jedynie:

1. 1. deklarację IMI (skan QR);.
   2. dokument przewozowy (np. e-CMR);.
   3. dane z tachografu za ostatnie 56+1 dni.

Kontrola systemowa

Jeśli organ poprosi o dodatkowe dokumenty (listy płac, A1, zapis tachografu), przewoźnik ma maksymalnie 8 tygodni na ich przesłanie przez IMI. Brak reakcji skutkuje postępowaniem administracyjnym w kraju kontroli.

Pakiet Mobilności a IMI – kluczowe obowiązki

Zasięg dyrektywy (lex specialis)

Dyrektywa (EU) 2020/1057 wyróżnia operacje objęte i nieobjęte zasadami delegowania (postingu):

1. 1. kabotaż – objęty;.
   2. cross-trade – objęty;.
   3. operacje bilateralne – wyłączone, o ile nie ma dodatkowego załadunku/rozładunku;.
   4. tranzyt – wyłączony.

Wynagrodzenie kierowcy

Od 2 lutego 2022 r., wraz z wejściem w życie przepisów Pakietu Mobilności, zaszły fundamentalne zmiany w sposobie zgłaszania delegowania kierowców w transporcie międzynarodowym na terenie Unii Europejskiej. Jedną z najważniejszych korzyści wynikających z wdrożonego systemu IMI (Internal Market Information System) jest zniesienie dotychczasowego obowiązku posiadania lokalnego przedstawiciela w krajach przyjmujących, takich jak Francja czy Włochy. Dzięki IMI, zgłoszenia realizowane są wyłącznie przez centralny, międzynarodowy portal powiązany z Komisją Europejską. Nie trzeba już wyznaczać przedstawicieli na miejscu – wszelka wymiana informacji z organami kontrolnymi odbywa się online, standardowym formularzem, bezpośrednio przez portal IMI

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Sankcje drogowe

Wdrożenie systemu IMI i unijnych przepisów dotyczących delegowania kierowców niesie ze sobą także konkretne sankcje za ich nieprzestrzeganie. W 2025r. kary za naruszenia tych obowiązków są wysokie, dotkliwe i egzekwowane przez służby kontrolne w każdym państwie UE.

 

Najważniejsze konsekwencje i sankcje drogowe:

Brak zgłoszenia delegowania kierowcy w systemie IMI:

1. 1. 1. W przypadku niezgłoszenia kierowcy, przewoźnik podlega karze pieniężnej w wysokości od 4.000 zł do 7.000 zł za każde naruszenie.

      2. Kierowca, który podczas kontroli drogowej nie posiada dokumentu potwierdzającego delegowanie, może otrzymać grzywnę w wysokości 500 zł.

Nieprawidłowe lub niepełne zgłoszenie

Przykładowo, np. błędne dane czy brak wszystkich wymaganych dokumentów grożą karą od 4.000 zł. za każde naruszenie przepisów administracyjnych związanych z delegowaniem kierowców.

Świadome naruszenie przepisów 

Za świadome zlecanie usług transportu drogowego z naruszeniem zasad delegowania przewoźnik może być ukarany dodatkową grzywną w wysokości 3.000 zł.

Brak dokumentów podczas kontroli drogowej:

Konieczne jest okazanie wszystkich wymaganych dokumentów – zgłoszenia delegowania, umowy o pracę, formularza A1, dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń itp. Ich brak skutkuje nałożeniem sankcji pieniężnych oraz w najcięższych przypadkach wszczęciem dodatkowych postępowań administracyjnych.

Egzekwowanie kar

1. 1. 1. Kary mogą być nakładane nie tylko przez Inspekcję Transportu Drogowego i ich odpowiedniki kontrolne innego kraju UE, gdzie stwierdzono naruszenie.

      2. Uporczywe naruszanie przepisów zwiększa ryzyko utraty licencji transportowej i ograniczenia działalności przewoźnika w danym kraju.

Postępowania IMI

System IMI nie tylko usprawnia formalności związane z delegowaniem kierowców w transporcie międzynarodowym, ale także pełni kluczową rolę w egzekwowaniu i monitorowaniu przestrzegania przepisów. Brak przestrzegania obowiązków deklaracyjnych i dokumentacyjnych w IMI skutkuje wszczęciem postępowań administracyjnych, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla przewoźników.

Jak wyglądają postępowania IMI?

Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) i jej odpowiedniki w pozostałych krajach UE korzystają z systemu IMI do monitorowania i prowadzenia kontroli przestrzegania przepisów dotyczących delegowania kierowców.

 

W przypadku wykrycia naruszeń – np. braku zgłoszenia kierowcy w systemie IMI, błędnych danych, braku wymaganych dokumentów podczas kontroli drogowej lub niewywiązania się z obowiązków płacowych – organy te mogą wszcząć formalne postępowanie administracyjne poprzez IMI.

 

Przewoźnik otrzymuje z systemu IMI elektroniczne powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia. Musi w ciągu 8 tygodni dostarczyć określone dokumenty za pośrednictwem systemu IMI. Brak reakcji lub dalsze uchybienia skutkują nałożeniu kary.

Przykładowe kary i środki egzekucji:

Kara pieniężna dla przewoźnika za brak zgłoszenia delegowania kierowcy w systemie IMI lub nieprzedstawienie wymaganych dokumentów: od 4,000zł do 7,000zł za każde naruszenie.

Grzywna dla kierowcy podczas kontroli drogowej za brak dokumentu potwierdzającego delegowanie: 500zł.

Współpraca organów administracyjnych

Dzięki IMI postępowania mają charakter transgraniczny – organy kontrolne z różnych państw Unii Europejskiej mogą egzekwować decyzje administracyjne i prowadzić wymianę korespondencji oraz dokumentacji elektronicznie. To ogranicza ryzyko bezkarności przewoźników operujących międzynarodowo oraz skraca czas postępowań.

Dobre praktyki i narzędzia dla przewoźników

Automatyzacja zgłoszeń

Automatyzacja zgłoszeń w portalu IMI

Od 2022 roku wszystkie zgłoszenia delegowania kierowców muszą być realizowane wyłącznie przez dedykowany Portal Zgłoszeń Delegowania, połączony z systemem IMI. Portal obsługuje język polski, umożliwia generowanie kodów QR do kontroli drogowych oraz powiadamia o ewentualnych kontrolach administracyjnych i zadaniach do wykonania na wskazany e-mail. Składanie deklaracji jest intuicyjne, a interfejs przystosowany do szybkiej obsługi również przez mniej zaawansowanych użytkowników.

Dobre praktyki na co dzień

1. 1. 1. Zbiorczy import danych – Kluczowa jest organizacja elektronicznej bazy danych kierowców i pojazdów. Warto korzystać z gotowych, systemowych szablonów lub plików Excel do zbiorczego przesyłania informacji o kierowcach do portalu IMI, co przyspiesza i automatyzuje całą procedurę.
      2. Dokładność i aktualność danych – Przed wysłaniem zgłoszenia warto upewnić się, że wszystkie dane (osobowe kierowcy, numery rejestracyjne pojazdów, daty delegacji) są kompletne i zawsze aktualizować je przy każdej zmianie, by uniknąć powielania zgłoszeń lub ich błędnej rejestracji.
      3. Automatyczne powiadomienia – Istotne jest śledzenie powiadomień z portalu IMI o nowych kontrolach lub konieczności uzupełnienia dokumentów – system wysyła je automatycznie na zarejestrowane adresy mailowe, co minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnych komunikatów.
      4. Stały dostęp do dokumentów – Kierowcy powinni mieć ze sobą zarówno papierową, jak i elektroniczną kopię zgłoszenia oraz inne wymagane dokumenty przewozowe i tachografu, co usprawnia kontrole drogowe i administracyjne.

Narzędzia wspierające automatyzację

• • • Szablony zgłoszeń i eksport plików Excel – Umożliwiają szybkie przygotowanie wsadowych zgłoszeń dla kilku pracowników na raz.

    • Integracja z systemami kadrowymi – Wiele firm transportowych łączy swoje bazy kadrowe bezpośrednio z portalem zgłoszeń, co dodatkowo skraca czas przygotowania delegacji.

    • Funkcje językowe i automatyczne tłumaczenie zgłoszeń – W IMI zgłoszenia tłumaczone są automatycznie dla zagranicznych organów kontrolnych, redukując niedomówienia i błędy komunikacyjne podczas kontroli drogowych.

 

Automatyzacja zgłoszeń w systemie IMI nie tylko podnosi bezpieczeństwo prawne przewoźników, lecz także znacząco usprawnia realizację obowiązków administracyjnych. Przestrzeganie dobrych praktyk, korzystanie z gotowych szablonów oraz integracja z elektronicznymi bazami kadrowymi pozwalają uniknąć błędów oraz kosztownych opóźnień. IMI to nie tylko obowiązek, ale też realna szansa na wyższą efektywność i profesjonalizm w zarządzaniu flotą międzynarodową

Szkolenia kierowców

Korzystanie z helpdesku i materiałów szkoleniowych – Portal IMI oferuje wsparcie techniczne i filmy szkoleniowe, co ułatwia wdrożenie nowych pracowników i kierowców minimalizując błędy przy samodzielnej obsłudze portalu.

Centralna archiwizacja

Przechowywanie list płac, e-CMR-ów i plików DDD w chmurze umożliwia błyskawiczne przekazanie pakietu dokumentów do organu poprzez IMI.

Przyszłość systemu IMI i trendów cyfryzacji

Rozszerzenie na przewozy do państw trzecich

Algorytmy ryzyka ELA

W 2025 roku digitalizacja europejskiego transportu drogowego przebiega w ścisłej współpracy z Europejskim Urzędem ds. Pracy (ELA). ELA wdraża zaawansowane algorytmy oceny ryzyka (risk assessment algorithms), które wspierają kontrolę i prewencyjne działania administracji dotyczące delegowania kierowców oraz legalności zatrudnienia.

Jak działają algorytmy ryzyka ELA?

ELA, w ramach swoich programów AI i cyfryzacji, tworzy narzędzia analityczne służące do wykrywania potencjalnych nieprawidłowości przy delegowaniu kierowców. Algorytmy analizują zgłoszenia i dane przekazywane do systemu IMI, identyfikując wzorce ryzykowne, takie jak nietypowe trasy, podejrzane sekwencje delegacji czy powtarzalność przekroczeń granic przez tych samych kierowców w krótkim czasie. Na tej podstawie powstają listy priorytetowe do kontroli lub audytu, co znacząco zwiększa skuteczność służb krajowych i unijnych.

Praktyczne zastosowania algorytmów ryzyka

• • Priorytetyzacja przewoźników do nadzoru na podstawie historii delegacji oraz zgłoszonych naruszeń.
  • Automatyczne powiadomienia do Inspekcji Transportu Drogowego czy Państwowej Inspekcji Pracy o nietypowych zgłoszeniach lub wzorcach sugerujących obchodzenie przepisów.
  • Szybsza wymiana informacji między krajami UE przy wsparciu zdefiniowanych przepływów pracy i modelowych formularzy do obsługi zapytań w IMI.
  • Wspieranie procesu decyzyjnego w postępowaniach administracyjnych dzięki rekomendacjom wypracowanym przez algorytmy.

Bezpieczeństwo i nadzór

Stosowanie algorytmów odbywa się pod rygorem przepisów unijnych, zwłaszcza Aktu o Sztucznej Inteligencji (AI), który narzuca ograniczenia na automatyczną klasyfikację i punktację. Decyzje o rzeczywistych kontrolach i sankcjach zawsze podejmuje człowiek – algorytm ma jedynie wspierać wykrywanie ryzyk oraz wskazywać przypadki wymagające szczególnej uwagi. W ten sposób ograniczane jest ryzyko błędów i uprzedzeń systemu AI.

Trend cyfryzacji ELA i IMI

Współczesny model nadzoru w transporcie drogowym łączy dane z IMI, tachografów, systemu eFTI i innych rejestrów cyfrowych. Integracja ta pozwala na pełniejszy obraz delegacji, ułatwia automatyzację analiz oraz zapewnia wysoką skuteczność zwalczania patologii rynkowych w skali unijnej. Przewoźnicy, którzy konsekwentnie przestrzegają przepisów, mogą liczyć na mniej uciążliwy nadzór, zaś przypadki wysokiego ryzyka są automatycznie sygnalizowane odpowiednim organom.

Podsumowanie i wnioski

1. IMI to obowiązkowa platforma zgłaszania delegowania kierowców w ramach Pakietu Mobilności od 2 lutego 2022 r..
2. System upraszcza formalności, redukuje koszty i zapewnia jednolite kontrole w całej UE..
3. Przewoźnik musi pamiętać o poprawnym wyborze rodzaju operacji oraz terminowym dostarczeniu dokumentów w razie kontroli.
4. Nieprzestrzeganie przepisów skutkuje karami finansowymi i zwiększonym ryzykiem kolejnych kontroli.
5. Automatyzacja, szkolenia kierowców i chmurowa archiwizacja danych to najskuteczniejsze sposoby minimalizacji ryzyka.

#IMI #PakietMobilności #TransportDrogowy #DelegowanieKierowców #LogistykaUE

 

Jesteś zainteresowany podnoszeniem swoich kwalifikacji?

Skorzystaj z naszych usług.

SZKOLENIA INTERNETOWE (ON-LINE)

 

Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego rzeczy (pełne szkolenie)

Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego rzeczy (tylko testy)

Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego osób (pełne szkolenie)

Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego osób (tylko testy)

Przewozy artykułów żywnościowych

Przewozy ładunków nienormatywnych

Pakiet Mobilności

Przewozy towarów niebezpiecznych (szkolenie dla nadzoru)

Ubezpieczenia w transporcie drogowym

Osoba zarządzająca transportem drogowym rzeczy

Zasady prawidłowego załadunku pojazdu i mocowania ładunku

 

KSIĄŻKI

 

Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego 

ZADANIA - Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego rzeczy

PYTANIA - Certyfikat kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego rzeczy

Kompetencje instruktora doskonalenia techniki jazdy

Zasady tworzenia rozkładów jazdy w komunikacji lokalnej

Obsługa osób niepełnosprawnych w publicznym lądowym transporcie zbiorowym

Załadunek pojazdów i mocowanie ładunków w transporcie drogowym

Przewozy ładunków nienormatywnych

Przewozy artykułów żywnościowych

Gospodarka magazynowa i zarządzanie magazynem

 

EBOOKI

 

Pakiet Mobilności

Przewozy na potrzeby własne

Przewozy artykułów żywnościowych

Ubezpieczenia w transporcie drogowym

Czas pracy kierowców

Osoba zarządzająca transportem drogowym 

 

Nie zastanawiaj się - KUP TERAZ

Wróc na bloga