Umowa najmu w transporcie drogowym - kiedy jest stosowana i jakie powinna spełniać warunki?

Opracował: dr inż. Bogusław Madej

Przy rosnących kosztach operacyjnych i dużych zmianach na rynku transportowym, elastyczność w zarządzaniu flotą pojazdów staje się decydującym czynnikiem sukcesu przedsiębiorstwa. Umowa najmu pojazdu to instrument prawny, który pozwala firmom transportowym na dostosowanie wielkości floty do bieżących potrzeb bez konieczności angażowania znaczących środków na zakup. Od stycznia 2025 roku nowelizacja ustawy o transporcie drogowym wprowadza dodatkowe możliwości wynajmu pojazdów zarejestrowanych za granicą, otwierając nowe perspektywy dla polskich przewoźników. Jednak niewłaściwie sformułowana umowa najmu może prowadzić do sporów o zwrot pojazdu, kwestii ubezpieczeniowych czy odpowiedzialności za uszkodzenia. Artykuł kompleksowo omawia, czym jest umowa najmu w kontekście transportu drogowego, jakie elementy powinna zawierać oraz jakie obowiązki spoczywają na obu stronach tej umowy.

 

Spis treści

1. Definicja i istota umowy najmu.
2. Podstawy prawne umowy najmu.
3. Rodzaje najmu w transporcie drogowym.
4. Obowiązkowe elementy umowy najmu.
5. Obowiązki wynajmującego.
6. Obowiązki najemcy.
7. Czynsz najmu i zasady płatności.
8. Ubezpieczenia w umowie najmu.
9. Czas trwania umowy najmu.
10. Rozwiązanie i wypowiedzenie umowy.
11. Nowe przepisy 2025 - wynajem pojazdów zagranicznych.
12. Aspekty podatkowe najmu pojazdu.
13. Praktyczne wskazówki dla stron umowy.

Definicja i istota umowy najmu

Umowa najmu to umowa nazwana regulowana w Kodeksie cywilnym, na mocy której wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz (art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 2024 poz. 105 tekst jednolity).

W transporcie drogowym umowa najmu dotyczy oddania pojazdu do używania przez najemcę w celu wykonywania przewozów lub innych działań związanych z działalnością transportową. Kluczową cechą najmu, odróżniającą go od dzierżawy, jest brak prawa najemcy do pobierania pożytków z przedmiotu najmu - najemca może używać pojazdu do przewozu i uzyskiwać przychody z przewozu, ale nie ma umownie zagwarantowanego prawa do czerpania z niego korzyści gospodarczych w sposób wykraczający poza samo użytkowanie w inny sposób niż sam przewóz.

Jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie na własne cele firmy transportowej i do legalnych przewozów w ramach działalności przewoźnika — nie występuje naruszenie zasad umowy najmu.

Naruszenie polega przede wszystkim na komercyjnym obrocie pojazdem poza profilem własnej działalności lub bez zgody wynajmującego.

Przykłady pożytków z pojazdów w ramach umowy najmu, których uzyskiwanie jest zakazane:

1. Podnajem lub dalsza dzierżawa pojazdu – najemca oddaje pojazd w użytkowanie osobom trzecim, pobierając za to opłatę, czyli sam staje się de facto „wynajmującym”. To narusza zasadę, że pojazd ma być używany osobiście przez najemcę do własnych celów, a nie w celu dalszego obrotu komercyjnego pojazdem.​

2. Wykorzystanie pojazdu sprzecznie z umową (np. do działalności hazardowej, do przewozu towarów zabronionych prawem, do przewozu osób bez wymaganych zezwoleń), jeśli umowa wyraźnie tego zabrania – pobieranie pożytków (zysków) w sposób, który jest niezgodny nie tylko z umową, ale także z przepisami prawa, daje podstawę do natychmiastowego rozwiązania umowy przez wynajmującego.​

3. Wykorzystywanie pojazdu do działalności konkurencyjnej wobec wynajmującego – przykładowo, jeśli flota jest wynajmowana od firmy transportowej, a najemca świadczy usługi przewozowe bezpośrednio konkurujące z wynajmującym.​

4. Używanie samochodu do przewozu osób lub towarów w ramach nielegalnych, nierejestrowanych usług transportowych (np. „piratki”, przewóz bez licencji) – nieprawidłowe użytkowanie pojazdu, sprzeczne z zasadami zgodnego z prawem pobierania pożytków, prowadzi do utraty prawa do dalszego użytkowania pojazdu.​

5. Pobieranie od innych osób opłat za użyczenie pojazdu (np. udostępnianie auta jako samochodu demo, testowego, szkoleniowego lub na przejazdy okolicznościowe bez zgody właściciela) – każda forma „zarobkowego użyczania pojazdu” osobie trzeciej bez wyraźnej zgody właściciela najczęściej jest wprost zakazana w umowie najmu samochodu lub w ogólnych warunkach wynajmu.

Cechy charakterystyczne umowy najmu

1. Dwustronnie zobowiązująca - obie strony ponoszą obowiązki i mają uprawnienia.
2. Odpłatna - najemca płaci czynsz za korzystanie z pojazdu.
3. Konsensualna - dochodzi do skutku przez samo porozumienie stron.
4. Czasowa - zawierana na czas oznaczony lub nieoznaczony.
5. Oparta na zaufaniu - wynajmujący powierza najemcy swój majątek.

Przedmiot najmu w transporcie

W branży transportowej przedmiotem najmu mogą być:

1. Samochody ciężarowe - od małych pojazdów dostawczych do ciągników siodłowych.
2. Busy i vany - pojazdy do przewozu ładunków do 3,5 tony.
3. Naczepy i przyczepy - jako osobne przedmioty najmu lub w zestawie.
4. Autobusy - do przewozów pasażerskich regularnych i okazjonalnych.
5. Pojazdy specjalistyczne - wywrotki, chłodnie, cysterny, pojazdy do przewozu ADR.

Podstawy prawne umowy najmu

Umowa najmu pojazdu w transporcie drogowym jest regulowana przez kilka aktów prawnych, z których najważniejsze to przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawa o transporcie drogowym.

Kodeks cywilny

Podstawowe przepisy dotyczące najmu zawarte są w art. 659-692 Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2024 poz. 105 tekst jednolity). Kluczowe artykuły to:

1. Art. 659 KC - definiuje istotę umowy najmu i zobowiązania stron.
2. Art. 660 KC - określa wymogi formy pisemnej dla najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok.
3. Art. 661 KC - ogranicza maksymalny czas najmu między przedsiębiorcami do 30 lat.
4. Art. 662 KC - nakłada na wynajmującego obowiązek wydania rzeczy w stanie przydatnym do użytku i utrzymywania jej w takim stanie.
5. Art. 664 KC - reguluje rękojmię za wady rzeczy najętej.
6. Art. 669 KC - określa terminy płatności czynszu.
7. Art. 673 KC - reguluje wypowiedzenie umowy najmu na czas nieoznaczony.
8. Art. 675 KC - reguluje możliwość podnajmu.

Ustawa o transporcie drogowym

Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (Dz.U. 2024 poz. 1539 tekst jednolity) reguluje kwestie wykonywania działalności transportowej oraz wymogi dotyczące dysponowania pojazdami przez przewoźników. Nowelizacja z 21 listopada 2024 roku (obowiązująca od 1 stycznia 2025 roku) wprowadza nowe zasady wynajmu pojazdów zarejestrowanych za granicą.

Przepisy unijne

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 - ustanawia wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.
2. Rozporządzenie (UE) 2020/1055 - reguluje zasady wynajmu pojazdów bez kierowców w transporcie międzynarodowym.

Rodzaje najmu w transporcie drogowym

W praktyce transportowej wyróżnia się kilka rodzajów umów najmu pojazdu, różniących się czasem trwania, zakresem usług i zasadami rozliczeń.

Najem krótkoterminowy

Umowa zawierana na okres od kilku dni do kilku miesięcy. Stosowana zazwyczaj w sytuacjach:

1. Sezonowego wzrostu przewozów.
2. Awarii własnych pojazdów.
3. Realizacji jednorazowych zleceń wymagających większej floty.
4. Testowania pojazdu przed jego zakupem.

Najem długoterminowy (wynajem operacyjny)

Umowa zawierana na okres od 12 miesięcy do kilku lat. Charakteryzuje się:

1. Stałą miesięczną ratą.
2. Kompleksową obsługą serwisową pojazdu (często w pakiecie).
3. Brakiem konieczności angażowania kapitału na zakup pojazdu.
4. Możliwością wymiany pojazdu po zakończeniu umowy na nowszy model.

Najem pojazdu z kierowcą

Umowa obejmująca nie tylko pojazd, ale także usługę jego prowadzenia przez kierowcę wynajmującego. Wymaga szczególnej uwagi w kontekście licencji transportowej - wynajmujący musi posiadać licencję, jeśli świadczy usługę przewozu, a nie tylko udostępnia pojazd z obsługą.

Najem pojazdu bez kierowcy

Najbardziej popularny rodzaj umowy najmu w transporcie - wynajmujący oddaje pojazd do dyspozycji najemcy, który samodzielnie zapewnia kierowcę. Najemca prowadzi pojazd własnymi siłami lub zatrudnionymi kierowcami.

Obowiązkowe elementy umowy najmu

Choć Kodeks cywilny nie wymaga bezwzględnie formy pisemnej dla umowy najmu pojazdów, praktyka transportowa wskazuje na konieczność spisania umowy i zawarcia w niej określonych elementów.

Essentialia negotii (elementy istotne)

1. Strony umowy - pełne dane wynajmującego i najemcy (nazwy firm lub imiona i nazwiska, adresy, NIP, REGON, numery dowodów osobistych).
2. Przedmiot najmu - szczegółowy opis pojazdu: marka, model, rok produkcji, numer rejestracyjny, numer VIN, przebieg, stan techniczny, wyposażenie.
3. Oświadczenie wynajmującego - że jest właścicielem pojazdu lub ma prawo do jego wynajmu, że pojazd jest sprawny technicznie.
4. Zobowiązanie wynajmującego - oddanie pojazdu do używania.
5. Zobowiązanie najemcy - płacenie czynszu najmu i używanie pojazdu zgodnie z przeznaczeniem.
6. Czynsz najmu - wysokość, termin płatności, sposób płatności.

Elementy dodatkowe (accidentalia negotii)

1. Czas trwania umowy - data rozpoczęcia i zakończenia lub wskazanie czasu nieoznaczonego.
2. Miejsce i termin wydania pojazdu - gdzie i kiedy pojazd zostanie przekazany najemcy.
3. Protokół zdawczo-odbiorczy - wzór protokołu dokumentującego stan pojazdu przy przekazaniu i zwrocie.
4. Zakres dozwolonego użytkowania - czy pojazd może być używany wyłącznie w Polsce, czy także za granicą; jakie rodzaje ładunków mogą być przewożone.
5. Limity przebiegu - maksymalna liczba kilometrów dozwolona w okresie najmu oraz opłaty za przekroczenie limitu.
6. Ubezpieczenia - kto i w jakim zakresie ubezpiecza pojazd (OC, AC, NNW, assistance).
7. Przeglądy techniczne - kto i kiedy dokonuje przeglądów okresowych.
8. Naprawy - podział obowiązków naprawczych między strony (drobne naprawy vs poważne awarie).
9. Paliwo i eksploatacja - kto pokrywa koszty paliwa, płynów eksploatacyjnych, opon.
10. Kaucja zabezpieczająca - wysokość, warunki zwrotu.
11. Podnajem - czy najemca ma prawo oddać pojazd w podnajem (art. 675 KC).
12. Kara umowna - za opóźnienie w zwrocie, za uszkodzenie pojazdu, za nieterminową płatność czynszu.
13. Wypowiedzenie - zasady wypowiedzenia umowy, okres wypowiedzenia.
14. Odpowiedzialność za szkody - zakres odpowiedzialności najemcy za uszkodzenia pojazdu.
15. Dokumenty przekazywane - dowód rejestracyjny, karta pojazdu, polisa ubezpieczeniowa, instrukcja obsługi.

Obowiązki wynajmującego

Wynajmujący ma określone obowiązki wynikające z Kodeksu cywilnego oraz z zawartej umowy najmu.

Podstawowe obowiązki ustawowe

1. Wydanie pojazdu w stanie przydatnym do użytku - art. 662 § 1 KC zobowiązuje wynajmującego do wydania najemcy rzeczy w stanie przydatnym do umówionego użytku.
2. Utrzymywanie pojazdu w stanie przydatnym - wynajmujący powinien utrzymywać pojazd w takim stanie przez cały czas trwania najmu (art. 662 § 1 KC).
3. Wykonywanie napraw - wynajmujący jest obowiązany do wykonania napraw niezbędnych do utrzymania pojazdu w stanie przydatnym do użytku, z wyjątkiem drobnych nakładów połączonych ze zwykłym używaniem (art. 662 § 2 KC).
4. Rękojmia za wady - wynajmujący odpowiada za wady pojazdu ograniczające jego przydatność do umówionego użytku (art. 664 KC).
5. Zapewnienie spokojnego korzystania - wynajmujący nie może przeszkadzać najemcy w korzystaniu z pojazdu.
6. Posiadanie tytułu prawnego - wynajmujący musi być właścicielem pojazdu lub mieć inne uprawnienie do jego wynajmu.

Obowiązki dodatkowe (umowne)

1. Przeszkolenie najemcy - instruktaż w zakresie obsługi pojazdu, szczególnie gdy jest to pojazd specjalistyczny.
2. Dokumentacja pojazdu - przekazanie dowodu rejestracyjnego, karty pojazdu, dokumentów ubezpieczeniowych.
3. Ważne badania techniczne - zapewnienie, że pojazd posiada aktualne badanie techniczne.
4. Ubezpieczenie pojazdu - wykupienie ubezpieczenia OC oraz ewentualnie AC i innych polis.
5. Serwis i naprawy - w niektórych umowach najmu długoterminowego wynajmujący zapewnia kompleksową obsługę serwisową.
6. Pojazd zastępczy - w przypadku awarii udostępnienie pojazdu zastępczego.

Obowiązki najemcy

Najemca ponosi szereg obowiązków określonych w Kodeksie cywilnym oraz w umowie najmu.

Podstawowe obowiązki ustawowe

1. Płacenie czynszu - terminowa płatność czynszu najmu w wysokości i terminach określonych w umowie (art. 669 KC).
2. Używanie pojazdu zgodnie z przeznaczeniem - najemca powinien używać pojazdu w sposób zgodny z jego przeznaczeniem i umową.
3. Drobne nakłady - najemca ponosi koszty drobnych nakładów połączonych ze zwykłym używaniem pojazdu (art. 662 § 2 KC).
4. Zawiadomienie o wadach - obowiązek niezwłocznego zawiadomienia wynajmującego o potrzebie napraw (art. 663 KC).
5. Zwrot pojazdu - zwrot pojazdu w stanie niepogorszonym po zakończeniu najmu, z uwzględnieniem normalnego zużycia.
6. Zakaz podnajmu - bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać pojazdu w podnajem ani do bezpłatnego używania osobom trzecim (art. 675 KC).

Obowiązki dodatkowe (umowne)

1. Eksploatacja zgodna z instrukcją - przestrzeganie zaleceń producenta i wynajmującego.
2. Przeglądy okresowe - dokonywanie przeglądów technicznych zgodnie z harmonogramem.
3. Ubezpieczenie - opłacanie składek ubezpieczeniowych, jeśli umowa tak stanowi.
4. Dbałość o pojazd - mycie, konserwacja, zabezpieczenie przed kradzieżą.
5. Prowadzenie dokumentacji - książka pojazdu, karty przeglądów, dowody tankowań.
6. Paliwo - zatankowanie pojazdu przed zwrotem do poziomu sprzed wynajmu.
7. Kaucja - wpłacenie kaucji zabezpieczającej w wysokości określonej w umowie.
8. Zgłaszanie szkód - niezwłoczne informowanie wynajmującego o kolizjach, wypadkach, awariach.
9. Przestrzeganie limitów - nieprzekraczanie ustalonych limitów przebiegu.

Czynsz najmu i zasady płatności

Czynsz najmu to wynagrodzenie, które najemca płaci wynajmującemu za korzystanie z pojazdu. Art. 659 § 2 KC stanowi, że czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

Formy czynszu najmu

1. Czynsz stały pieniężny - określona kwota płatna miesięcznie, tygodniowo lub dziennie (np. 3000 złotych miesięcznie, 150 złotych za dobę).
2. Czynsz za kilometr - opłata uzależniona od przejechanych kilometrów (np. 2 złote za kilometr).
3. Czynsz pakietowy - stała opłata miesięczna obejmująca również serwis, ubezpieczenie, przeglądy (popularne w najmie długoterminowym).
4. Czynsz z limitem kilometrów - stała opłata miesięczna z wliczonym limitem kilometrów (np. 3000 zł/miesiąc za 5000 km) plus dodatkowa opłata za każdy przekroczony kilometr.

Terminy płatności czynszu

Art. 669 § 2 KC określa domyślne terminy płatności czynszu, jeśli umowa nie stanowi inaczej:

1. Najem do miesiąca - płatność z góry za cały czas najmu.
2. Najem dłuższy niż miesiąc lub na czas nieoznaczony - płatność miesięczna z góry, do 10. dnia miesiąca.

W praktyce transportowej najczęstsze rozwiązania to:

1. Płatność miesięczna z góry - do 5. dnia każdego miesiąca za miesiąc bieżący.
2. Płatność przy odbiorze - jednorazowa płatność przy wydaniu pojazdu (najmy krótkoterminowe).
3. Płatność z dołu - do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (rzadziej stosowane).

Kaucja zabezpieczająca

Kaucja to kwota wpłacana przez najemcę jako zabezpieczenie roszczeń wynajmującego. Typowa wysokość kaucji w transporcie to:

1. Dla najmu krótkoterminowego - od 2000 do 5000 złotych.
2. Dla najmu długoterminowego - równowartość 1-3 miesięcznych czynszów.
3. Dla pojazdów o dużej wartości - do 10000 złotych lub więcej.

Ubezpieczenia w umowie najmu

Kwestia ubezpieczeń jest jednym z najważniejszych elementów umowy najmu pojazdu w transporcie. Właściwe określenie zakresu ubezpieczeń chroni obie strony przed finansowymi konsekwencjami szkód.

Rodzaje ubezpieczeń

1. Ubezpieczenie OC pojazdu - obowiązkowe, zazwyczaj opłacane przez wynajmującego, chroni przed roszczeniami osób trzecich.
2. Ubezpieczenie AC (autocasco) - dobrowolne, pokrywa szkody w pojeździe powstałe w wyniku kolizji, kradzieży, wandalizmu.
3. Ubezpieczenie NNW (następstw nieszczęśliwych wypadków) - chroni kierowcę i pasażerów.
4. Assistance - pomoc drogowa w przypadku awarii.
5. Ubezpieczenie GAP - pokrywa różnicę między wartością księgową a rynkową pojazdu w przypadku całkowitego zniszczenia.
6. Ubezpieczenie cargo - chroni przewożony ładunek.

Kto opłaca ubezpieczenia

W umowie należy precyzyjnie określić, kto ponosi koszty poszczególnych ubezpieczeń:

1. Zazwyczaj wynajmujący opłaca OC i AC.
2. Najemca może być zobowiązany do pokrycia kosztów ubezpieczenia cargo.
3. W najmie długoterminowym koszty ubezpieczeń często wliczone są w miesięczny czynsz.

Franszyza i udział własny

Umowa powinna określać:

1. Wysokość franszyzy redukcyjnej lub integralnej w ubezpieczeniu AC.
2. Udział własny najemcy w szkodzie (np. 10% wartości szkody, minimum 500 złotych).
3. Sytuacje, w których najemca ponosi pełne koszty naprawy (np. jazda pod wpływem alkoholu, przekroczenie dozwolonej masy).

Czas trwania umowy najmu

Umowa najmu pojazdu może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Art. 661 KC stanowi, że najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż 30 lat poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.

Najem na czas oznaczony

Umowa zawarta na konkretny okres. W transporcie typowe okresy to:

1. Najem krótkoterminowy - od 1 dnia do 6 miesięcy.
2. Najem średnioterminowy - od 6 miesięcy do 2 lat.
3. Najem długoterminowy - od 2 do 5 lat lub dłużej.

Po upływie okresu oznaczonego umowa wygasa automatycznie, chyba że strony ją przedłużą.

Najem na czas nieoznaczony

Umowa bez określenia daty zakończenia, trwa do momentu wypowiedzenia przez którąkolwiek ze stron zgodnie z art. 673 KC.

Przedłużenie umowy

1. Aneksem do umowy - strony podpisują aneks przedłużający umowę przed jej wygaśnięciem.
2. Nową umową - po zakończeniu poprzedniej umowy strony zawierają nową.
3. Kontynuacja faktyczna - jeśli najemca kontynuuje korzystanie z pojazdu po upływie terminu za zgodą wynajmującego, może to być uznane za milczące przedłużenie.

Rozwiązanie i wypowiedzenie umowy

Umowa najmu może być rozwiązana na kilka sposobów w zależności od okoliczności i postanowień umownych.

Sposoby rozwiązania umowy

1. Upływ czasu - w przypadku umowy na czas oznaczony wygasa automatycznie.
2. Wypowiedzenie - każda ze stron może wypowiedzieć umowę na czas nieoznaczony z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
3. Rozwiązanie za porozumieniem - obie strony zgadzają się na zakończenie umowy.
4. Rozwiązanie bez wypowiedzenia - w przypadku istotnego naruszenia umowy.

Wypowiedzenie umowy na czas nieoznaczony

Art. 673 KC określa okresy wypowiedzenia:

1. Przy płatności czynszu dziennego, tygodniowego lub jednomiesięcznego - 3 dni robocze przed końcem okresu płatności.
2. Przy płatności czynszu kwartalnego - 1 miesiąc przed końcem kwartału.
3. Przy płatności czynszu rocznego - 3 miesiące przed końcem roku.

Rozwiązanie bez wypowiedzenia

Podstawy rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia (jeśli umowa tak stanowi):

1. Zaległość w płatności czynszu przekraczająca 2 pełne okresy płatności.
2. Oddanie pojazdu w podnajem bez zgody wynajmującego (art. 675 KC).
3. Używanie pojazdu niezgodnie z przeznaczeniem.
4. Poważne uszkodzenie pojazdu z winy najemcy.
5. Utrata przez najemcę uprawnień do prowadzenia pojazdów.
6. Brak ważnego ubezpieczenia OC.

Nowe przepisy 2025 - wynajem pojazdów zagranicznych

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązują nowe przepisy wprowadzone nowelizacją ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 roku, które pozwalają polskim przewoźnikom na wynajem pojazdów ciężarowych zarejestrowanych za granicą.

Warunki wynajmu pojazdu zagranicznego

1. Pojazd musi być zarejestrowany w kraju Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. Umowa najmu musi być zawarta na czas określony.
3. Umowa musi być sporządzona w języku polskim.
4. Pojazd musi być wynajmowany za opłatą (nie może być użyczenie).
5. Fakt wynajmu musi być zgłoszony właściwemu organowi (GITD).

Ograniczenia czasowe

1. Zarobkowy transport rzeczy - zagraniczny pojazd może być wynajęty maksymalnie na 3 kolejne miesiące w roku kalendarzowym.
2. Niezarobkowy transport rzeczy - maksymalnie 2 kolejne miesiące w roku kalendarzowym.

Kary za naruszenie przepisów

Za nieprzestrzeganie nowych przepisów przewoźnikowi grozi kara finansowa w wysokości 5000 złotych.

Wynajem polskich pojazdów przez zagraniczne firmy

Nowelizacja działa w dwie strony - firmy zagraniczne z UE i EOG mogą wynajmować polskie ciężarówki do wykonywania przewozów na terenie Polski, pod warunkiem spełnienia analogicznych wymagań.

Aspekty podatkowe najmu pojazdu

Najem pojazdu ma istotne konsekwencje podatkowe dla obu stron umowy.

Podatek VAT

Najem pojazdu jest świadczeniem usług podlegającym opodatkowaniu VAT według stawki 23%. Wynajmujący zobowiązany jest wystawić fakturę VAT i odprowadzić należny VAT. Najemca może odliczyć VAT zgodnie z następującymi zasadami:

1. Pojazdy do 3,5 tony - odliczenie 50% VAT lub 100% przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.
2. Pojazdy powyżej 3,5 tony - odliczenie 100% VAT bez dodatkowych warunków.
3. Pojazdy wyłączone konstrukcyjnie z użytku prywatnego (np. dostawcze bez tylnych siedzeń) - odliczenie 100% VAT.

Podatek dochodowy u wynajmującego

1. Przychód z najmu stanowi przychód z działalności gospodarczej lub z najmu prywatnego.
2. Wynajmujący może zaliczać do kosztów: amortyzację pojazdu, ubezpieczenia, naprawy, podatki.
3. Dochód z najmu podlega opodatkowaniu według skali podatkowej, podatku liniowego 19% lub ryczałtu 8,5%.

Podatek dochodowy u najemcy

1. Czynsz najmu stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości (bez limitu 150000 złotych jak przy leasingu).
2. Koszty eksploatacji pojazdu (paliwo, naprawy) również są kosztami uzyskania przychodu.
3. Pojazd najmowany NIE wchodzi do środków trwałych najemcy, więc najemca NIE amortyzuje pojazdu.
4. Dla pojazdów do 3,5 tony istnieje limit 20000 złotych rocznie dla kosztów eksploatacji (z wyjątkami dla prowadzących ewidencję przebiegu).

Praktyczne wskazówki dla stron umowy

Zawarcie właściwie skonstruowanej umowy najmu wymaga uwzględnienia szeregu kwestii praktycznych.

Wskazówki dla wynajmującego

1. Sprawdź wiarygodność najemcy - historia płatnicza, referencje, sytuacja finansowa.
2. Zabezpiecz się kaucją - 1-3 miesięczne czynsze.
3. Sporządź szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy - zdjęcia, dokumentacja stanu technicznego, przebieg.
4. Wykup kompleksowe ubezpieczenie - OC, AC, NNW, assistance.
5. Określ limity użytkowania - przebieg roczny, zakres terytorialny, rodzaje ładunków.
6. Zastrzeż kary umowne - za opóźnienia, uszkodzenia, przekroczenie limitów.
7. Prowadź dokumentację - faktury, dowody płatności, korespondencja.
8. Monitoruj stan pojazdu - regularne inspekcje, przeglądy.

Wskazówki dla najemcy

1. Sprawdź tytuł prawny wynajmującego - czy jest właścicielem pojazdu.
2. Zbadaj stan techniczny - najlepiej z mechanikiem przed podpisaniem umowy.
3. Wynegocjuj korzystne warunki - okres wypowiedzenia, limity przebiegu, zakres napraw.
4. Sprawdź zakres ubezpieczeń - OC, AC, franszyza, udział własny.
5. Przestrzegaj terminów płatności - unikaj opóźnień prowadzących do kar.
6. Prowadź książkę pojazdu - dokumentuj przeglądy, naprawy, tankowani.
7. Zgłaszaj szkody niezwłocznie - każdą kolizję, wypadek, awarię.
8. Planuj zwrot z wyprzedzeniem - przegląd, mycie, tankowanie.
9. Zachowuj wszystkie dokumenty - faktury, protokoły, potwierdzenia napraw.

Podsumowanie

Umowa najmu pojazdu w transporcie drogowym to elastyczny i praktyczny instrument pozwalający firmom na dostosowanie wielkości floty do bieżących potrzeb bez konieczności angażowania znacznych środków na zakup pojazdów. Kluczową cechą najmu, odróżniającą go od dzierżawy, jest brak prawa najemcy do pobierania pożytków - najemca używa pojazdu do własnych celów transportowych, nie czerpie z niego korzyści gospodarczych wykraczających poza samo użytkowanie.

Najem pojazdu jest szczególnie korzystny w sytuacjach krótko- i średnioterminowych potrzeb transportowych, sezonowych wzrostów przewozów, awarii własnych pojazdów lub testowania pojazdu przed zakupem. Nowe przepisy obowiązujące od stycznia 2025 roku dodatkowo rozszerzają możliwości polskich przewoźników, pozwalając na wynajem pojazdów ciężarowych zarejestrowanych w krajach UE i EOG na okres do 3 miesięcy w roku.

Prawidłowa umowa najmu powinna zawierać szczegółowy opis pojazdu, precyzyjne określenie wysokości i terminów płatności czynszu, jasny podział obowiązków dotyczących napraw i ubezpieczeń oraz procedury rozwiązywania sporów. Szczególnie istotne jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentującego stan pojazdu przy przekazaniu i przy zwrocie, co chroni obie strony przed roszczeniami dotyczącymi uszkodzeń.

Z perspektywy podatkowej najem pozwala najemcy na zaliczenie całego czynszu do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenie VAT (w pełnej wysokości dla pojazdów powyżej 3,5 tony lub przy prowadzeniu ewidencji przebiegu). Dla wynajmującego najem stanowi źródło stałego przychodu, przy czym może on amortyzować pojazd i zaliczać do kosztów wydatki związane z jego utrzymaniem.

Przed zawarciem umowy najmu obie strony powinny dokładnie zbadać warunki współpracy, skonsultować się z prawnikiem i doradcą podatkowym oraz upewnić się, że umowa zawiera wszystkie niezbędne zabezpieczenia. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie ubezpieczeń, odpowiedzialności za szkody, limitów przebiegu oraz procedur zwrotu pojazdu, które mogą mieć kluczowe znaczenie w razie sporów.

Spis źródeł

1. Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 roku, Dz.U. 2024 poz. 105 tekst jednolity – artykuły 659-692 dotyczące umowy najmu.
2. Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym, Dz.U. 2024 poz. 1539 tekst jednolity.
3. Nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z dnia 21 listopada 2024 roku dotycząca wynajmu pojazdów zarejestrowanych za granicą.
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 roku ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.
5. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1055 zmieniające rozporządzenia w zakresie wynajmu pojazdów bez kierowców.
6. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. 2024 poz. 226 tekst jednolity.
7. Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2024 poz. 361 tekst jednolity.
8. FlexToGo - Jak wygląda i z czego składa się umowa najmu samochodu, 2025.
9. Poradnik Przedsiębiorcy - Umowa najmu pojazdu, na co zwrócić uwagę, 2025.
10. TruckFocus.pl - Nowe przepisy w transporcie drogowym, wynajem pojazdów za granicą, 2025.

Hashtagi

#UmowaNajmu #WynajemPojazdu #TransportDrogowy #NajemCiężarówki #TSL #FlotaPojazdów #PrawoTransportowe

 

Jesteś zainteresowany podnoszeniem swoich kwalifikacji?

Skorzystaj z naszych usług.

Wróc na bloga