Telefon:     690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email:         bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl

OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH

 

 

 

certyfikat_biznesu

przewoz-artykulow-farmaceutycznych-wymagania.jpg

Przewozy artykułów farmaceutycznych – kluczowe wymagania prawne, GDP i normy dla przewoźników.

Opracował: dr inż. Bogusław Madej

Przewóz artykułów farmaceutycznych to jeden z najbardziej wymagających obszarów transportu drogowego, wymagający spełnienia szczegółowych standardów prawnych i technicznych. Właściciel firmy transportowej, który planuje podjąć współpracę z branżą farmaceutyczną, staje przed wyzwaniem wdrożenia procedur zgodnych z Dobrą Praktyką Dystrybucyjną oraz dostosowania floty do restrykcyjnych wymogów temperaturowych i sanitarnych. Bez odpowiedniej wiedzy i certyfikacji przedsiębiorca transportowy nie może legalnie świadczyć usług przewozu produktów leczniczych, co skutkuje utratą potencjalnie lukratywnych kontraktów z hurtowniami farmaceutycznymi i wykluczeniem z całego łańcucha dostaw leków.

W tym artykule dowiesz się, jakie wymagania prawne obowiązują przewoźników w transporcie produktów leczniczych, na czym polega Dobra Praktyka Dystrybucyjna i jak ją wdrożyć w firmie transportowej, jakie normy techniczne muszą spełniać pojazdy i systemy monitorowania oraz jakie szkolenia personelu są wymagane. Poznasz konkretne procedury dotyczące dokumentacji transportowej, mapowania przestrzeni ładunkowych oraz zabezpieczeń przed fałszowaniem i kradzieżą farmaceutyków. Po przeczytaniu tego przewodnika będziesz wiedział, jak przygotować swoją firmę transportową do certyfikacji GDP oraz jakie inwestycje w flotę i systemy jakości są niezbędne do legalnego i bezpiecznego przewozu artykułów farmaceutycznych.

Spis treści

  1. Podstawy prawne transportu produktów leczniczych w Polsce i Unii Europejskiej.
  2. Dobra Praktyka Dystrybucyjna – kluczowe wymagania dla przewoźników.
  3. Wymagania techniczne dla pojazdów i sprzętu transportowego.
  4. Kontrola temperatury i monitoring warunków przewozu.
  5. Dokumentacja transportowa i procedury operacyjne.
  6. Personel, szkolenia i Osoba Odpowiedzialna.
  7. Zabezpieczenia przed fałszowaniem, kradzieżą i zanieczyszczeniem.
  8. Certyfikacja GDP i audyty jakości.
  9. Kary i sankcje za naruszenie przepisów.
  10. Podsumowanie.

Podstawy prawne transportu produktów leczniczych w Polsce i Unii Europejskiej

Transport produktów leczniczych w Polsce podlega ścisłej regulacji prawnej, która wynika zarówno z krajowych aktów prawnych, jak i przepisów unijnych harmonizujących wymogi bezpieczeństwa w całym łańcuchu dostaw farmaceutyków. Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 6 września 2001 roku Prawo farmaceutyczne, której tekst jednolity został opublikowany w Dzienniku Ustaw z 2024 roku pod pozycją 728. Ustawa definiuje pojęcie obrotu hurtowego produktami leczniczymi jako wszelkie działania polegające na zaopatrywaniu się, przechowywaniu, dostarczaniu lub eksportowaniu leków, prowadzone między wytwórcami, importerami, hurtowniami farmaceutycznymi, aptekami i zakładami leczniczymi, z wyłączeniem bezpośredniego zaopatrywania ludności. Szczególnie istotny jest art. 72 ustawy, który precyzuje, że przedsiębiorcy transportowi mogą przewozić produkty lecznicze bez konieczności uzyskiwania odrębnego zezwolenia Głównego Inspektora Farmaceutycznego, pod warunkiem że działają na zlecenie hurtowni farmaceutycznej lub innego uprawnionego podmiotu posiadającego stosowne zezwolenie.

Szczegółowe wymagania dotyczące procesu transportu określa Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2015 roku w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej, którego tekst jednolity został ogłoszony w Dzienniku Ustaw z 2022 roku pod pozycją 1287. Rozporządzenie to stanowi implementację unijnych wytycznych Komisji Europejskiej z dnia 5 listopada 2013 roku dotyczących Good Distribution Practice dla produktów leczniczych stosowanych u ludzi. Dokument ten szczegółowo opisuje obowiązki przedsiębiorców w zakresie zapewnienia odpowiednich warunków temperatury, wilgotności, ochrony przed światłem oraz zabezpieczenia przed uszkodzeniem mechanicznym, fałszowaniem i kradzieżą leków podczas całego procesu transportu. Rozporządzenie nakłada również wymaganie powołania Osoby Odpowiedzialnej, która sprawuje nadzór nad przestrzeganiem procedur GDP na każdym etapie dystrybucji.

Przepisy unijne harmonizujące transport leków

Na poziomie Unii Europejskiej kluczowym aktem prawnym jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2011/62/UE z dnia 8 czerwca 2011 roku, zwana potocznie dyrektywą fałszywkową, która zmienia dyrektywę 2001/83/WE w zakresie zapobiegania wprowadzaniu sfałszowanych produktów leczniczych do legalnego łańcucha dystrybucji. Dyrektywa ta nakłada obowiązek stosowania zabezpieczeń na opakowaniach produktów leczniczych w postaci unikalnego identyfikatora oraz elementów wskazujących na otwarcie opakowania. Wymusza również rygorystyczne standardy weryfikacji kontrahentów oraz dokumentowania warunków transportu w całym łańcuchu dostaw od producenta do końcowego odbiorcy. Rozporządzenie Delegowane Komisji nr 2016/161 z dnia 2 października 2015 roku uzupełnia dyrektywę przez określenie szczegółowych zasad dotyczących zabezpieczeń umieszczanych na opakowaniach produktów leczniczych stosowanych u ludzi, co ma bezpośredni wpływ na procedury przyjmowania i wydawania leków przez przewoźników.

Warto podkreślić, że przepisy unijne nie wymagają od przewoźników osobnego zezwolenia na transport leków, podobnie jak prawo polskie, lecz nakładają na przedsiębiorców prowadzących hurtownie farmaceutyczne obowiązek zapewnienia, że współpracujący z nimi przewoźnicy spełniają wszystkie wymagania GDP. Hurtownia odpowiada za ocenę i kwalifikację przewoźnika, prowadzenie audytów jego działalności oraz bieżące monitorowanie jakości świadczonych usług transportowych. W praktyce oznacza to, że firma transportowa planująca podjęcie współpracy z branżą farmaceutyczną musi przygotować się na wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami Good Distribution Practice oraz przejść proces certyfikacji przez jednostkę notyfikowaną lub bezpośredni audyt ze strony zleceniodawcy. Brak takiego przygotowania skutkuje odrzuceniem oferty przez hurtownie farmaceutyczne, które nie mogą narazić swojego zezwolenia na prowadzenie działalności przez współpracę z niewykwalifikowanym przewoźnikiem.

Zgłaszanie środków transportu do Głównego Inspektora Farmaceutycznego

Ustawa Prawo farmaceutyczne nakłada na przedsiębiorców posiadających zezwolenie na prowadzenie hurtowego obrotu produktami leczniczymi, zezwolenie na wytwarzanie lub import produktów leczniczych obowiązek przekazywania Głównemu Inspektorowi Farmaceutycznemu informacji o środkach transportu wykorzystywanych w zakresie działalności objętej zezwoleniem. Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje nowy sposób zgłaszania pojazdów, w którym przedsiębiorcy muszą założyć profil w specjalnej aplikacji oddzielnie dla każdej prowadzonej hurtowni. System ten ma na celu usprawnienie nadzoru nad flotą pojazdów używanych w transporcie farmaceutycznym oraz umożliwienie szybkiej identyfikacji środków transportu w przypadku kontroli przeprowadzanych przez Inspekcję Farmaceutyczną. Przewoźnicy świadczący usługi na rzecz hurtowni nie muszą samodzielnie zgłaszać swoich pojazdów, gdyż obowiązek ten spoczywa na podmiocie posiadającym zezwolenie, jednak muszą udostępnić zleceniodawcy pełną dokumentację techniczną pojazdów oraz certyfikaty potwierdzające spełnienie wymogów GDP.

Dobra Praktyka Dystrybucyjna – kluczowe wymagania dla przewoźników

Dobra Praktyka Dystrybucyjna, w skrócie GDP lub DPD, to zbiór zasad i procedur, których stosowanie gwarantuje bezpieczne przyjmowanie, transportowanie, przechowywanie i wydawanie produktów leczniczych. Głównym celem GDP jest zachowanie jakości i niezmienności farmaceutyków w całym łańcuchu dostaw od wytwórcy do apteki lub szpitala oraz zapobieganie wprowadzaniu do legalnej dystrybucji sfałszowanych produktów leczniczych. Dla przewoźnika wdrożenie GDP oznacza konieczność opracowania szczegółowych procedur operacyjnych obejmujących wszystkie aspekty transportu, od przygotowania pojazdu przed załadunkiem, przez monitoring warunków podczas przejazdu, aż po dokumentowanie dostaw i postępowanie w sytuacjach awaryjnych. System GDP wymaga również ustanowienia funkcji Osoby Odpowiedzialnej, która sprawuje nadzór nad przestrzeganiem wszystkich procedur oraz odpowiada za kontakty z hurtowniami farmaceutycznymi i organami Inspekcji Farmaceutycznej.

Kluczowe elementy GDP dla przewoźników obejmują system zarządzania jakością oparty na analizie ryzyka, który identyfikuje potencjalne zagrożenia dla jakości produktów leczniczych na każdym etapie transportu oraz wdraża środki zapobiegawcze i korygujące. Przewoźnik musi posiadać udokumentowane procedury dotyczące:

  1. kwalifikacji pojazdów i wyposażenia chłodniczego,
  2. kalibracji urządzeń pomiarowych,
  3. przeprowadzania mapowania przestrzeni ładunkowych w celu identyfikacji punktów krytycznych pod względem rozkładu temperatury,
  4. postępowania z odchyleniami temperaturowymi oraz
  5. działań w przypadku awarii agregatu chłodniczego lub innych zdarzeń mogących wpłynąć na jakość przewożonych farmaceutyków.

Wszystkie te procedury muszą być regularnie przeglądane, aktualizowane i dostępne dla personelu, który powinien być odpowiednio przeszkolony w zakresie ich stosowania. Dodatkowo przewoźnik zobowiązany jest do prowadzenia szczegółowej dokumentacji transportowej, która umożliwia pełną identyfikowalność każdej przesyłki oraz odtworzenie warunków przewozu w przypadku reklamacji lub kontroli ze strony organów nadzoru.

Odpowiedzialność przewoźnika versus odpowiedzialność hurtowni

Jak wyżej powiedziano zgodnie z art. 72 ustawy Prawo farmaceutyczne przewóz produktów leczniczych przez przedsiębiorców transportowych nie wymaga uzyskania odrębnego zezwolenia Głównego Inspektora Farmaceutycznego, ponieważ przewoźnik nie prowadzi samodzielnie obrotu hurtowego, lecz świadczy usługę na zlecenie hurtowni farmaceutycznej lub innego uprawnionego podmiotu. Główna odpowiedzialność za zapewnienie warunków transportu zgodnych z wymaganiami prawa spoczywa na przedsiębiorcy prowadzącym hurtownię farmaceutyczną, który musi ocenić i zakwalifikować przewoźnika przed nawiązaniem współpracy, przeprowadzić audyt jego systemów jakości oraz bieżąco monitorować jakość realizowanych dostaw. Hurtownia ponosi również odpowiedzialność za zapewnienie odpowiednich komór przeładunkowych, w których załadunek i rozładunek leków odbywają się w kontrolowanych warunkach temperatury, co minimalizuje ryzyko przerwy ciągu chłodniczego. Komory przeładunkowe muszą znajdować się na terenie hurtowni lub poza nią, ale zawsze pod kontrolą przedsiębiorcy posiadającego tytuł prawny do tych pomieszczeń, a produkty lecznicze mogą być w nich przechowywane czasowo, nie dłużej niż 36 godzin.

Przewoźnik natomiast odpowiada za faktyczne wykonanie transportu w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w umowie oraz procedurami GDP, co oznacza konieczność zapewnienia:

  1. odpowiednich pojazdów,
  2. wyposażenia monitorującego,
  3. przeszkolonego personelu oraz
  4. dokumentowania wszystkich parametrów przejazdu.

W przypadku wystąpienia odchyleń temperaturowych, awarii sprzętu lub innych zdarzeń mogących wpłynąć na jakość przewożonych farmaceutyków przewoźnik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić hurtownię oraz podjąć działania naprawcze określone w procedurach awaryjnych. Współpraca przewoźnika z hurtownią musi być oparta na pisemnej umowie, która precyzuje:

  1. zakres odpowiedzialności stron,
  2. wymagania dotyczące warunków transportu,
  3. procedury dokumentowania i raportowania oraz
  4. zasady postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych.

Brak jasno określonych zasad współpracy może prowadzić do sporów o odpowiedzialność w przypadku utraty jakości produktów leczniczych podczas transportu, co skutkuje roszczeniami odszkodowawczymi lub nawet utratą zezwolenia przez hurtownię w przypadku poważnych uchybień stwierdzonych przez Inspekcję Farmaceutyczną.

Zakres procedur GDP obowiązujących przewoźnika

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej szczegółowo określa zakres procedur, które przewoźnik musi opracować i wdrożyć. Należą do nich:

  1. Procedury dotyczące higieny kierowców i personelu magazynowego, które mają zapobiegać zanieczyszczeniu produktów leczniczych przez osoby uczestniczące w procesie transportu. Kierowcy i pracownicy zaangażowani w załadunek i rozładunek muszą stosować odpowiednią odzież ochronną, przestrzegać zasad higieny osobistej oraz zgłaszać wszelkie choroby lub stany zdrowia mogące stanowić ryzyko dla jakości przewożonych farmaceutyków.
  2. Procedury mycia i dezynfekcji przestrzeni ładunkowych określają częstotliwość, metody oraz środki chemiczne stosowane do czyszczenia komór chłodniczych, które muszą być wolne od kurzu, brudu, zapachów obcych oraz jakichkolwiek substancji mogących zanieczyścić produkty lecznicze. Przewoźnik musi prowadzić rejestr wszystkich działań związanych z czyszczeniem i dezynfekcją pojazdów, co umożliwia weryfikację przestrzegania procedur podczas audytów jakości.
  3. Kolejnym istotnym elementem są procedury nadzoru nad dokumentacją transportową, które zapewniają, że każda przesyłka jest odpowiednio zidentyfikowana, a wszystkie dokumenty towarzyszące przewozowi są kompletne i zgodne z rzeczywistym stanem przesyłki. Do każdego transportu musi być dołączony list przewozowy zawierający:
    •  datę,
    •  nazwę i postać farmaceutyczną produktu leczniczego,
    •  numer serii i datę ważności,
    •  dostarczaną ilość,
    •  nazwę i adres dostawcy,
    •  nazwę odbiorcy i jego adres,
    •  adres dostawy oraz
    •  warunki transportu i przechowywania.
    Dodatkowo przewoźnik generuje raport z monitoringu temperatury, który dokumentuje rzeczywiste warunki panujące w przestrzeni ładunkowej podczas całego przejazdu i stanowi dowód spełnienia wymogów temperaturowych określonych przez producenta leku.
  4. Procedury dotyczące postępowania z odchyleniami określają działania, które należy podjąć w przypadku stwierdzenia:
    •  przekroczenia dopuszczalnego zakresu temperatury,
    •  awarii urządzenia chłodniczego,
    •  uszkodzenia opakowania lub
    •  innych zdarzeń mogących wpłynąć na jakość farmaceutyków.
    Przewoźnik musi niezwłocznie powiadomić hurtownię oraz wstrzymać wydanie produktów do czasu podjęcia decyzji przez Osobę Odpowiedzialną po stronie zleceniodawcy co do dalszego postępowania z przesyłką.

Wymagania techniczne dla pojazdów i sprzętu transportowego

Pojazdy przeznaczone do przewozu produktów leczniczych muszą spełniać szereg rygorystycznych wymagań technicznych, które gwarantują utrzymanie odpowiednich warunków przechowywania podczas całego transportu i tak:

  1. Podstawowym wymaganiem jest zastosowanie zabudowy izotermicznej, która ogranicza wymianę ciepła między wnętrzem przestrzeni ładunkowej a środowiskiem zewnętrznym, co jest szczególnie istotne przy transporcie leków wrażliwych na temperaturę. Zabudowa izotermiczna wykonana jest z materiałów termoizolujących o odpowiednim współczynniku przenikania ciepła, który musi być potwierdzony badaniami technicznymi zgodnie z wymaganiami Umowy ATP dotyczącej transportu szybko psujących się artykułów żywnościowych. Choć certyfikat ATP nie jest formalnie wymagany dla transportu leków, wielu przewoźników decyduje się na poddanie swoich pojazdów badaniom ATP w akredytowanych laboratoriach, takich jak Centralne Ośrodki Certyfikacji Homologacji w Krakowie, ponieważ certyfikat ten stanowi obiektywne potwierdzenie właściwości izolacyjnych zabudowy i jest powszechnie akceptowany przez hurtownie farmaceutyczne jako dowód spełnienia wymogów GDP.
  2. Oprócz izolacji termicznej pojazd musi być wyposażony w wydajny agregat chłodniczy lub system ogrzewania, w zależności od wymaganego zakresu temperatur przewożonych produktów. Dla leków wymagających przechowywania w zakresie od plus dwóch do plus ośmiu stopni Celsjusza stosuje się agregaty chłodnicze klasy FRC, które są w stanie utrzymać temperaturę wewnątrz komory na poziomie minus dwadzieścia stopni Celsjusza nawet przy zewnętrznej temperaturze plus trzydzieści stopni. Dla produktów przechowywanych w temperaturze pokojowej, od plus piętnastu do plus dwudziestu pięciu stopni, wystarczy zabudowa izotermiczna klasy IR z systemem Webasto, który pozwala na ogrzewanie przestrzeni ładunkowej w okresie zimowym. Nowoczesne pojazdy wykorzystywane w transporcie farmaceutycznym są często wyposażone w dwukomorowe przestrzenie ładunkowe z dwoma niezależnymi agregatami chłodniczymi oraz automatycznymi przedmuchami między komorami, co pozwala jednocześnie przewozić leki o różnych wymaganiach temperaturowych bez ryzyka wzajemnego oddziaływania. Wszystkie urządzenia chłodnicze i grzewcze muszą być regularnie serwisowane, a dokumentacja z przeglądów technicznych powinna być dostępna dla hurtowni i organów kontrolnych jako dowód sprawności technicznej floty.

Certyfikat ATP i jego znaczenie w transporcie farmaceutycznym

Certyfikat ATP to dokument potwierdzający, że pojazd przeznaczony do przewozu szybko psujących się artykułów żywnościowych spełnia wymagania techniczne określone w międzynarodowej Umowie o przewozach łatwo psujących się artykułów spożywczych i o specjalnych środkach transportu do tych przewozów, zwanej potocznie Umową ATP. Dokument wystawiany jest przez akredytowane ośrodki badawcze po przeprowadzeniu szczegółowych testów właściwości izolacyjnych nadwozia oraz wydajności systemów chłodniczych lub grzewczych. Certyfikat zawiera klasyfikację pojazdu według symboli literowych, na przykład:

  1. IR oznacza pojazd izotermiczny bez aktywnego chłodzenia,
  2. FNA to chłodnię o normalnej izolacyjności zdolną utrzymać temperaturę do zera stopni Celsjusza, a
  3. FRC oznacza chłodnię o wzmocnionej izolacyjności mogącą utrzymać temperaturę minus dwadzieścia stopni.

Okres ważności certyfikatu ATP wynosi zazwyczaj 6 lat, a pojazd musi być oznaczony specjalną tabliczką umieszczoną na zewnętrznej lewej ścianie tylnej części zabudowy, która zawiera klasę pojazdu, datę badania i numer certyfikatu.

W kontekście transportu farmaceutycznego certyfikat ATP nie jest wymaganiem formalnym nałożonym przez przepisy dotyczące Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej, jednak jego posiadanie znacznie ułatwia proces kwalifikacji przewoźnika przez hurtownie farmaceutyczne. Badania ATP wykonywane są według znormalizowanych procedur opisanych w treści Umowy, która jest regularnie aktualizowana przez grupę roboczą Europejskiej Komisji Gospodarczej ONZ, co gwarantuje obiektywność i powtarzalność wyników. Dla przewoźnika posiadanie certyfikatu ATP oznacza, że nie musi przeprowadzać dodatkowych kosztownych badań właściwości izolacyjnych nadwozia na potrzeby każdej współpracy z nowym zleceniodawcą, gdyż certyfikat jest powszechnie uznawany jako wystarczający dowód spełnienia wymagań technicznych. Jednocześnie należy pamiętać, że certyfikat ATP potwierdza jedynie zdolność pojazdu do utrzymania określonej temperatury w warunkach testowych, natomiast rzeczywiste warunki panujące w przestrzeni ładunkowej podczas eksploatacji pojazdu muszą być zweryfikowane przez przeprowadzenie mapowania temperatury, które identyfikuje punkty krytyczne oraz potencjalne strefy niebezpieczne, gdzie nie należy umieszczać produktów leczniczych ze względu na ryzyko przekroczenia dopuszczalnego zakresu temperatur.

Wymagania dotyczące czystości i konstrukcji przestrzeni ładunkowej

Przestrzeń ładunkowa przeznaczona do transportu produktów leczniczych musi być czysta, sucha, pozbawiona obcych zapachów oraz wykonana z materiałów łatwych do czyszczenia i dezynfekcji. Wymagania te powodują, że pojazdy wykorzystywane w transporcie farmaceutycznym powinny być dedykowane wyłącznie do tego celu, bez możliwości jednoczesnego przewozu innych towarów, takich jak żywność, materiały budowlane czy substancje chemiczne, które mogłyby zanieczyścić leki lub przenieść obce zapachy. W pojeździe przewożącym produkty lecznicze:

  1. Ściany, podłoga i sufit przestrzeni ładunkowej powinny być wykonane z gładkich, nieprzepuszczalnych materiałów, które można regularnie myć i dezynfekować bez ryzyka uszkodzenia lub powstawania ubytków, w których mogłyby gromadzić się zanieczyszczenia. Szczeliny, pęknięcia i ubytki w izolacji termicznej muszą być niezwłocznie naprawiane, gdyż stanowią potencjalne źródło przedostawania się kurzu, wilgoci oraz drobnoustrojów do przestrzeni ładunkowej.
  2. Procedury mycia i dezynfekcji komór ładunkowych określają częstotliwość czyszczenia, rodzaje stosowanych środków dezynfekcyjnych oraz metody weryfikacji skuteczności przeprowadzonych działań. Do czyszczenia przestrzeni ładunkowych należy stosować wyłącznie preparaty zarejestrowane i dopuszczone do stosowania w obiektach, gdzie przetwarzane są produkty wrażliwe na zanieczyszczenia mikrobiologiczne. Po każdej dezynfekcji konieczne jest dokładne wypłukanie pozostałości środków chemicznych oraz osuszenie powierzchni, aby uniknąć korozji metalowych elementów konstrukcji. Kierowcy odpowiedzialni za mycie pojazdów muszą być przeszkoleni w zakresie właściwych technik czyszczenia oraz bezpiecznego stosowania preparatów dezynfekcyjnych, a przewoźnik prowadzi szczegółową dokumentację wszystkich czynności związanych z utrzymaniem czystości floty, która jest weryfikowana podczas audytów GDP.
  3. Pojazdy powinny być również zabezpieczone przed dostępem gryzoni i owadów przez zastosowanie szczelnych drzwi, kratek wentylacyjnych z siatkami ochronnymi oraz regularną deratyzację i dezynsekcję przestrzeni ładunkowych zgodnie z procedurami kontroli szkodników.

Kontrola temperatury i monitoring warunków przewozu

Utrzymanie odpowiedniej temperatury podczas transportu jest kluczowym wymaganiem Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej, ponieważ większość produktów leczniczych jest wrażliwa na odchylenia temperaturowe, które mogą prowadzić do utraty właściwości terapeutycznych, rozkładu substancji czynnej lub zmiany struktury fizycznej leku. Wymagany zakres temperatury przechowywania i transportu jest określony przez producenta produktu leczniczego i umieszczony na zewnętrznym opakowaniu zbiorczym, a przewoźnik ma bezwzględny obowiązek utrzymania tych warunków przez cały czas trwania przewozu, niezależnie od temperatury zewnętrznej, czasu przejazdu czy liczby punktów rozładunku. Typowe zakresy temperaturowe dla produktów leczniczych to:

  1. od plus 2 do 8oC dla szczepionek, insuliny i wielu leków biologicznych,
  2. od plus 15 do 25oC dla większości tabletek i kapsułek oraz
  3. od poniżej minus 18oC dla niektórych preparatów zamrożonych.

Przekroczenie dopuszczalnego zakresu, nawet o krótki okres, może skutkować koniecznością zniszczenia całej przesyłki na koszt przewoźnika, dlatego niezawodne systemy monitorowania temperatury są absolutnie niezbędne w transporcie farmaceutycznym.

Systemy monitorowania temperatury w pojazdach przewożących produkty lecznicze składają się z:

  1. Czujników temperatury rozmieszczonych w punktach krytycznych zidentyfikowanych podczas procesu mapowania przestrzeni ładunkowej, aby zapewnić reprezentatywny pomiar rzeczywistych warunków panujących w miejscach, gdzie umieszczone są produkty lecznicze.
  2. Rejestratorów danych zapisujących odczyty z określoną częstotliwością, zazwyczaj co pięć minut, powinny być wyposażone w funkcję automatycznego generowania raportów transportowych, które dokumentują:
    •  minimum, maksimum i średnią temperaturę podczas przejazdu,
    •  liczbę i czas trwania odchyleń od zadanego zakresu oraz
    •  zdarzenia takie jak otwarcie drzwi komory lub wyłączenie agregatu chłodniczego.
  3. Systemów alarmowych informujących kierowcę o przekroczeniu wartości progowych.

Nowoczesne systemy telematyczne integrują monitoring temperatury z lokalizacją GPS pojazdu, co umożliwia dyspozytorowi w hurtowni farmaceutycznej bieżące śledzenie warunków transportu w czasie rzeczywistym oraz szybką reakcję w przypadku wystąpienia nieprawidłowości.

Kalibracja urządzeń pomiarowych i wzorcowanie czujników

Dokładność pomiaru temperatury ma kluczowe znaczenie dla wiarygodności dokumentacji transportowej oraz wykrywania potencjalnych odchyleń mogących wpłynąć na jakość produktów leczniczych. Wszystkie czujniki temperatury oraz rejestratory danych używane w monitoringu transportu muszą być regularnie kalibrowane w akredytowanych laboratoriach metrologicznych, które wydają świadectwa wzorcowania potwierdzające dokładność wskazań przyrządu w określonym zakresie temperatur. Typowa częstotliwość kalibracji wynosi 12 miesięcy, jednak w przypadku przyrządów pracujących w ekstremalnych warunkach lub po wystąpieniu uszkodzeń mechanicznych kalibracja powinna być przeprowadzana częściej. Świadectwo wzorcowania zawiera:

  1. informacje o przyrządzie wzorcowym użytym podczas badania,
  2. wyniki pomiarów w kilku punktach pomiarowych pokrywających zakres roboczy czujnika,
  3. maksymalny błąd wskazania oraz
  4. niepewność pomiaru, która określa przedział, w którym z określonym prawdopodobieństwem mieści się rzeczywista wartość mierzonej temperatury.

Przewoźnik musi prowadzić szczegółową dokumentację wszystkich urządzeń pomiarowych używanych w transporcie farmaceutycznym, obejmującą:

  1. numery fabryczne przyrządów,
  2. daty zakupu,
  3. daty ostatniej i następnej kalibracji,
  4. wyniki wzorcowań oraz
  5. wszelkie naprawy lub wymiany elementów.

Przed każdym transportem kierowca powinien weryfikować aktualność świadectw wzorcowania czujników zainstalowanych w pojeździe oraz sprawdzić poprawność działania systemu monitoringu przez porównanie wskazań z wartością referencyjną. Stosowanie nieskalowanych lub uszkodzonych czujników jest poważnym naruszeniem wymagań GDP i może skutkować odrzuceniem raportu transportowego przez odbiorców, kwestionowaniem jakości dostarczonych produktów oraz roszczeniami odszkodowawczymi ze strony hurtowni farmaceutycznej. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w działaniu czujników podczas transportu przewoźnik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić zleceniodawcę oraz wstrzymać wydanie przesyłki do czasu wyjaśnienia sytuacji i podjęcia decyzji przez Osobę Odpowiedzialną co do dalszego postępowania z produktami, których warunki przechowywania mogły zostać naruszone.

Mapowanie przestrzeni ładunkowej i identyfikacja punktów krytycznych

Mapowanie temperatury przestrzeni ładunkowej to proces dokumentowania:

  1. rozkładu temperatur wewnątrz komory pojazdu w celu identyfikacji miejsc o najwyższych i najniższych wartościach, zwanych punktami krytycznymi, oraz
  2. stref, gdzie nie należy umieszczać produktów leczniczych ze względu na ryzyko przekroczenia dopuszczalnego zakresu temperatur.

Badanie mapowania polega na rozmieszczeniu w przestrzeni ładunkowej większej liczby wzorcowanych czujników temperatury niż stosowana podczas rutynowej eksploatacji pojazdu oraz przeprowadzeniu serii testów w różnych warunkach symulujących rzeczywiste warunki transportu. Zgodnie z wytycznymi GDP pojazdy dzielą się na dwie kategorie:

  1. kategorię A obejmującą samochody dostawcze i furgony oraz
  2. kategorię B obejmującą ciężarówki skrzyniowe, przyczepy i naczepy.

W każdej kategorii liczba i rozmieszczenie punktów pomiarowych zależy od wymiarów przestrzeni ładunkowej, przy czym dla mniejszych pojazdów kategorii A o długości do czterech metrów wymaga się minimum 9 punktów pomiarowych, a dla większych pojazdów kategorii B powyżej siedmiu metrów minimum 15 punktów pomiarowych.

Proces mapowania obejmuje kilka faz testowych, w tym:

  1. fazę chłodzenia lub nagrzewania, podczas której przestrzeń ładunkowa jest doprowadzana do zadanej temperatury,
  2. fazę stanu ustalonego trwającą minimum dwie godziny, podczas której monitoruje się stabilność warunków temperaturowych, oraz
  3. fazę symulacji zakłóceń, która odwzorowuje czynności wykonywane podczas rzeczywistej eksploatacji, takie jak otwieranie drzwi komory na określony czas w celu załadunku lub rozładunku produktów.

Dla transportu leków wymagających przechowywania w zakresie od plus 2 do 8oC lub niższych konieczne jest również przeprowadzenie testu odszraniania parownika agregatu chłodniczego, podczas którego weryfikuje się, czy po zakończeniu cyklu odszraniania temperatura w przestrzeni ładunkowej powraca do wymaganego zakresu w określonym czasie. Wynik badania mapowania jest pozytywny, jeśli w okresie końcowych dwóch godzin stanu ustalonego temperatury we wszystkich punktach pomiaru mieszczą się w wymaganym zakresie, a po symulacji zakłóceń temperatura powraca do zadanych wartości w czasie krótszym niż określony w specyfikacji technicznej agregatu chłodniczego.

Raport z mapowania powinien zawierać:

  1. jednoznaczną identyfikację badanego pojazdu,
  2. opis zastosowanej metody badawczej,
  3. specyfikację użytych przyrządów pomiarowych wraz ze świadectwami wzorcowania,
  4. graficzną prezentację rozmieszczenia punktów pomiarowych,
  5. wykresy przebiegu temperatury w czasie dla każdego punktu,
  6. tabelaryczne zestawienie wyników oraz
  7. wnioski określające strefy bezpieczne do umieszczania produktów oraz strefy, których należy unikać.

Mapowanie przestrzeni ładunkowej powinno być przeprowadzane dla każdego nowego pojazdu przed wprowadzeniem go do eksploatacji w transporcie farmaceutycznym, a następnie powtarzane w regularnych odstępach czasu, zazwyczaj co 3 lata, lub wcześniej w przypadku przeprowadzenia naprawy agregatu chłodniczego, wymiany izolacji termicznej lub stwierdzenia powtarzających się odchyleń temperaturowych podczas rutynowej eksploatacji.

Przewoźnik powinien udostępnić raporty z mapowania hurtowniom farmaceutycznym, z którymi współpracuje, jako dowód, że pojazdy są odpowiednio zakwalifikowane do transportu produktów leczniczych oraz że personel jest świadomy lokalizacji punktów krytycznych i nie umieszcza w tych strefach farmaceutyków wymagających ścisłej kontroli temperatury.

Dokumentacja transportowa i procedury operacyjne

Każdy przewóz produktów leczniczych musi być udokumentowany kompleksowym zestawem dokumentów, które umożliwiają pełną identyfikowalność przesyłki, weryfikację warunków transportu oraz odtworzenie przebiegu dostawy w przypadku reklamacji lub kontroli ze strony organów Inspekcji Farmaceutycznej i tak:

  1. Podstawowym dokumentem jest list przewozowy CMR, międzynarodowy dokument stosowany w transporcie drogowym, który potwierdza zawarcie umowy przewozu oraz określa obowiązki i odpowiedzialność przewoźnika, nadawcy i odbiorcy. List przewozowy musi zawierać:
    •  datę nadania,
    •  nazwę i adres nadawcy,
    •  nazwę i adres odbiorcy,
    •  miejsce przeznaczenia przesyłki,
    •  opis towaru obejmujący nazwę i postać farmaceutyczną produktu leczniczego,
    •  liczbę opakowań zbiorczych,
    •  wagę brutto przesyłki,
    •  numer lub numery serii produktów oraz
    •  daty ważności.
    Dodatkowo w polu uwag należy wskazać wymagane warunki przechowywania, najczęściej w formie przedziału temperaturowego, na przykład od plus 2 do 8oC oraz ewentualne dodatkowe wymagania, takie jak ochrona przed światłem lub określona orientacja opakowań podczas transportu.
  2. Oprócz listu przewozowego CMR do przesyłki musi być dołączony dokument wydania z magazynu hurtowni, który zawiera szczegółowe informacje o każdej pozycji towaru, w tym
    •  pełną nazwę produktu leczniczego zgodną z pozwoleniem na dopuszczenie do obrotu,
    •  moc,
    •  postać farmaceutyczną,
    •  numer serii,
    •  datę ważności,
    •  ilość wydaną oraz
    •  warunki przechowywania.
    Dokument wydania jest zazwyczaj podpisywany przez pracownika magazynu hurtowni oraz kierowcę przyjmującego przesyłkę do przewozu, co stanowi potwierdzenie, że towar został wydany w stanie nienaruszonym, opakowania nie wykazują uszkodzeń mechanicznych, a przesyłka jest zgodna z zamówieniem. W momencie dostarczenia przesyłki do odbiorcy kierowca uzyskuje podpis i pieczątkę na liście przewozowym oraz na dowodzie dostarczenia zwanym POD, co stanowi dowód, że przesyłka została dostarczona w określonym miejscu i czasie. Dokumenty te są następnie przekazywane hurtowni farmaceutycznej i przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat jako część dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami GDP.

Raport z monitoringu temperatury

Raport z monitoringu temperatury jest kluczowym dokumentem potwierdzającym, że warunki przechowywania produktów leczniczych były utrzymane w dopuszczalnym zakresie przez cały czas trwania transportu. Raport generowany jest automatycznie przez rejestrator danych po zakończeniu przejazdu i zawiera:

  1. wykres przebiegu temperatury w czasie,
  2. tabelę z wartościami minimalnymi, maksymalnymi i średnimi temperatury zmierzonymi przez każdy czujnik,
  3. liczbę i czas trwania odchyleń od zadanego zakresu,
  4. zdarzenia takie jak otwarcie drzwi komory,
  5. wyłączenie agregatu chłodniczego lub przekroczenie progów alarmowych, a także
  6. informacje o pojeździe,
  7. dacie i godzinie rozpoczęcia i zakończenia rejestracji oraz
  8. numerach seryjnych czujników i rejestratora.

Raport powinien być wydrukowany lub zapisany w formie elektronicznej niezwłocznie po zakończeniu transportu i dołączony do dokumentacji przesyłki jako dowód spełnienia wymagań GDP.

W przypadku stwierdzenia odchyleń temperaturowych raport jest podstawą do przeprowadzenia analizy przyczyn oraz oceny wpływu odchylenia na jakość produktów leczniczych.

Analiza odchyleń powinna uwzględniać:

  1. czas trwania odchylenia,
  2. wielkość przekroczenia dopuszczalnego zakresu,
  3. właściwości fizykochemiczne konkretnego produktu leczniczego,
  4. dane z badań stabilności dostarczone przez producenta oraz
  5. warunki, w jakich odchylenie wystąpiło, na przykład czy było ono związane z otwarciem drzwi komory podczas rozładunku, czy z awarią agregatu chłodniczego.

Na podstawie analizy Osoba Odpowiedzialna podejmuje decyzję, czy produkty mogą być zwolnione do dalszej dystrybucji, czy wymagają dodatkowych badań kontrolnych, czy też muszą zostać wycofane i zniszczone ze względu na ryzyko utraty jakości.

Przewoźnik ma obowiązek niezwłocznie powiadomić hurtownię o każdym stwierdzonym odchyleniu oraz dostarczyć szczegółowy raport z monitoringu wraz z opisem okoliczności, w jakich odchylenie wystąpiło, oraz działań podjętych w celu przywrócenia prawidłowych warunków przechowywania. Brak zgłoszenia odchylenia lub próba ukrycia nieprawidłowości jest poważnym naruszeniem zasad współpracy i może skutkować rozwiązaniem umowy oraz roszczeniami odszkodowawczymi ze strony hurtowni w przypadku stwierdzenia utraty jakości produktów już po ich wprowadzeniu do dalszej dystrybucji.

Etykietowanie kontenerów i opakowań transportowych

Kontenery i opakowania transportowe używane do przewozu produktów leczniczych muszą być opatrzone etykietami zawierającymi wyczerpujące informacje o wymaganiach dotyczących ciągłego i odpowiedniego postępowania z produktami oraz środkach ostrożności zapewniających ich stałe zabezpieczenie. Etykiety powinny:

  1. umożliwiać identyfikację zawartości kontenera,
  2. wskazywać kraj pochodzenia produktów leczniczych oraz
  3. zawierać wyraźne oznaczenia dotyczące warunków przechowywania, takie jak:
    •  piktogramy przedstawiające termometr z zakresem dopuszczalnej temperatury,
    •  symbole ochrony przed wilgocią lub światłem,
    •  oznaczenia orientacji opakowania wskazujące, które strony muszą być skierowane do góry, oraz
    •  ostrzeżenia o konieczności zachowania szczególnej ostrożności podczas manipulacji.

W przypadku produktów leczniczych wymagających przechowywania w niskiej temperaturze etykiety powinny zawierać wyraźne napisy informujące o zakazie zamrażania lub wymaganiu utrzymania ciągu chłodniczego, a w przypadku leków zawierających substancje kontrolowane, takie jak opiaty lub leki psychotropowe, dodatkowe oznaczenia dotyczące bezpieczeństwa i kontroli dostępu.

Kierowcy i pracownicy zaangażowani w załadunek i rozładunek muszą być przeszkoleni w zakresie rozpoznawania i interpretacji symboli umieszczonych na etykietach oraz stosowania się do instrukcji postępowania z poszczególnymi rodzajami produktów leczniczych. Opakowania zbiorcze powinny być układane w przestrzeni ładunkowej w sposób zapewniający odpowiednią cyrkulację powietrza chłodniczego, unikając blokowania dysz wentylacyjnych lub umieszczania opakowań bezpośrednio przy ścianach komory, gdzie mogą występować strefy o obniżonej lub podwyższonej temperaturze. Stosowanie palet oraz separatorów między warstwami opakowań ułatwia manipulację ładunkiem oraz poprawia stabilność przewożonych produktów, co zmniejsza ryzyko uszkodzenia mechanicznego podczas transportu.

Przewoźnik powinien opracować instrukcje załadunku specyficzne dla różnych typów produktów leczniczych przewożonych w ramach swojej działalności oraz zapewnić, że kierowcy i pracownicy magazynowi mają dostęp do tych instrukcji i stosują je w praktyce podczas każdego transportu.

Personel, szkolenia i Osoba Odpowiedzialna

Personel zaangażowany w transport produktów leczniczych musi posiadać odpowiednie kwalifikacje oraz regularnie uczestniczyć w szkoleniach z zakresu Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej, procedur operacyjnych obowiązujących w firmie oraz specyficznych wymagań dotyczących poszczególnych grup produktów farmaceutycznych. Szkolenia powinny obejmować:

  1. podstawy prawne dotyczące transportu leków,
  2. zasady higieny osobistej i czystości pojazdów,
  3. prawidłowe stosowanie urządzeń monitorujących temperaturę,
  4. rozpoznawanie i reagowanie na odchylenia od wymaganych warunków przechowywania,
  5. procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych, takich jak awaria agregatu chłodniczego, wypadek drogowy lub kradzież przesyłki, oraz
  6. zasady dokumentowania transportu i raportowania nieprawidłowości do przełożonych i zleceniodawców.

Szkolenia wstępne dla nowo zatrudnionych pracowników powinny być przeprowadzone przed dopuszczeniem ich do samodzielnego wykonywania obowiązków w transporcie farmaceutycznym, a szkolenia okresowe powinny odbywać się co najmniej raz w roku w celu odświeżenia wiedzy oraz zapoznania personelu ze zmianami w przepisach lub procedurach wewnętrznych.

Przewoźnik musi prowadzić szczegółową dokumentację szkoleń obejmującą:

  1. listę uczestników z podpisami potwierdzającymi udział,
  2. program i zakres tematyczny szkolenia,
  3. datę i miejsce przeprowadzenia,
  4. nazwisko osoby prowadzącej szkolenie oraz
  5. wyniki testów wiedzy, jeśli były przeprowadzane.

Dokumentacja szkoleń jest weryfikowana podczas audytów GDP przez hurtownie farmaceutyczne oraz organy Inspekcji Farmaceutycznej jako dowód, że personel jest odpowiednio przygotowany do wykonywania powierzonych zadań. W przypadku stwierdzenia braków w wiedzy lub umiejętnościach pracownika przewoźnik ma obowiązek przeprowadzić dodatkowe szkolenie indywidualne oraz ograniczyć zakres obowiązków pracownika do czasu uzyskania wymaganych kompetencji. Kierowcy realizujący transport leków powinni posiadać również ogólne kompetencje zawodowe w zakresie prowadzenia pojazdu ciężarowego, znajomości przepisów ruchu drogowego, zabezpieczania ładunku oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych na drodze, co jest weryfikowane przez posiadanie odpowiednich uprawnień do kierowania pojazdami oraz certyfikatów szkoleń zawodowych, takich jak kwalifikacja wstępna przyspieszona lub szkolenie okresowe dla kierowców przewożących towary.

Rola i obowiązki Osoby Odpowiedzialnej

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej wymaga powołania Osoby Odpowiedzialnej, która sprawuje nadzór nad przestrzeganiem wszystkich procedur GDP oraz odpowiada za komunikację z hurtowniami farmaceutycznymi, organami Inspekcji Farmaceutycznej oraz innymi interesariuszami w zakresie jakości i bezpieczeństwa transportu produktów leczniczych. Osoba Odpowiedzialna powinna posiadać odpowiednie wykształcenie, najlepiej wyższe w kierunku farmaceutycznym, logistycznym lub technicznym, oraz praktyczne doświadczenie w transporcie towarów wrażliwych lub w branży farmaceutycznej. W firmie transportowej Osoba Odpowiedzialna pełni rolę podobną do tej pełnionej w hurtowni farmaceutycznej, z tym że jej zakres odpowiedzialności ogranicza się do etapu transportu, a nie całego łańcucha dystrybucji. Do głównych obowiązków Osoby Odpowiedzialnej należy:

  1. nadzór nad wdrożeniem i aktualizacją procedur operacyjnych zgodnych z wymogami GDP,
  2. przeprowadzanie audytów wewnętrznych weryfikujących przestrzeganie procedur przez personel i sprawność techniczną floty,
  3. analiza odchyleń temperaturowych i innych zdarzeń mogących wpłynąć na jakość przewożonych produktów,
  4. podejmowanie decyzji o dalszym postępowaniu z przesyłkami w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości,
  5. prowadzenie dokumentacji systemu zarządzania jakością oraz
  6. reprezentowanie firmy w kontaktach z audytorami zewnętrznymi i organami kontrolnymi.

Osoba Odpowiedzialna musi być dostępna dla personelu i kierowców przez cały czas realizacji transportów, aby móc szybko reagować na zgłaszane problemy oraz udzielać instrukcji postępowania w sytuacjach nietypowych. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia dyżuru telefonicznego lub systemu komunikacji mobilnej umożliwiającego kontakt z Osobą Odpowiedzialną również poza standardowymi godzinami pracy biura. W przypadku firm transportowych realizujących duże wolumeny przewozów farmaceutycznych oraz posiadających rozbudowaną flotę i wieloosobowe zespoły kierowców uzasadnione może być powołanie zastępców Osoby Odpowiedzialnej, którzy w razie jej nieobecności przejmują pełnię obowiązków i odpowiedzialności związanych z nadzorem nad jakością transportu. Niezależnie od liczby osób pełniących tę funkcję kluczowe jest zapewnienie, że mają one odpowiednie kompetencje, uprawnienia decyzyjne oraz wsparcie ze strony zarządu firmy w zakresie zasobów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania systemu GDP, w tym budżetu na inwestycje w flotę, szkolenia personelu, certyfikację i audyty zewnętrzne.

Higiena personelu i procedury ochrony zdrowia

Procedury dotyczące higieny personelu mają na celu zapobieganie zanieczyszczeniu produktów leczniczych przez osoby uczestniczące w procesie transportu, załadunku i rozładunku.

Kierowcy i pracownicy magazynowi muszą przestrzegać zasad higieny osobistej, w tym regularnego mycia rąk przed rozpoczęciem pracy, po korzystaniu z toalety oraz po wykonywaniu czynności mogących prowadzić do zanieczyszczenia, takich jak naprawy techniczne, czyszczenie pojazdów lub kontakt z odpadami. W przypadku wykonywania czynności bezpośredniego kontaktu z opakowaniami produktów leczniczych zaleca się stosowanie rękawiczek ochronnych jednorazowego użytku oraz odzieży roboczej utrzymanej w czystości. Osoby cierpiące na choroby zakaźne, infekcje dróg oddechowych, problemy skórne lub inne dolegliwości mogące stanowić ryzyko dla jakości przewożonych farmaceutyków powinny niezwłocznie zgłosić ten fakt przełożonemu oraz powstrzymać się od wykonywania obowiązków do czasu ustąpienia objawów i uzyskania zgody lekarza na powrót do pracy.

Przewoźnik powinien zapewnić personelowi odpowiednie warunki sanitarne w miejscu pracy, w tym dostęp do czystych toalet, umywalek z bieżącą ciepłą wodą, mydła antybakteryjnego oraz ręczników papierowych lub suszarek do rąk. Odzież robocza powinna być regularnie prana oraz wymieniana w przypadku znacznego zabrudzenia lub uszkodzenia. W pomieszczeniach biurowych i socjalnych należy utrzymywać porządek oraz zapewnić odpowiednie warunki przechowywania żywności, aby uniknąć przenoszenia zanieczyszczeń do przestrzeni ładunkowych pojazdów. Kierowcy nie powinni spożywać posiłków ani palić tytoniu wewnątrz komór ładunkowych przeznaczonych do przewozu produktów leczniczych, gdyż pozostałości jedzenia, okruchy oraz dym tytoniowy mogą zanieczyścić powierzchnie oraz przenieść obce zapachy, które są niedopuszczalne w transporcie farmaceutycznym. Przestrzeganie procedur higienicznych powinno być regularnie monitorowane przez Osobę Odpowiedzialną oraz weryfikowane podczas audytów wewnętrznych jako jeden z elementów systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami GDP.

Zabezpieczenia przed fałszowaniem, kradzieżą i zanieczyszczeniem

Ochrona produktów leczniczych przed fałszowaniem, kradzieżą i nieuprawnionym dostępem jest jednym z kluczowych wymogów Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej, ponieważ wprowadzenie sfałszowanych lub skradzionych leków do legalnego łańcucha dostaw stanowi poważne zagrożenie dla zdrowia i życia pacjentów. Przewoźnik musi wdrożyć szereg zabezpieczeń fizycznych i organizacyjnych, które minimalizują ryzyko wystąpienia tych zagrożeń podczas transportu i tak:

  1. Podstawowym środkiem ochrony jest stosowanie plomb na drzwiach przestrzeni ładunkowych, które uniemożliwiają nieautoryzowane otwarcie komory bez pozostawienia widocznych śladów naruszenia. Plomby powinny być numerowane i rejestrowane w dokumentacji transportowej, a ich numer weryfikowany przez odbiorców w momencie rozładunku. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia lub braku plomby odbiorca ma obowiązek odmówić przyjęcia przesyłki oraz niezwłocznie powiadomić hurtownię i przewoźnika o podejrzeniu naruszenia integralności ładunku. Kierowcy nie powinni pozostawiać pojazdów załadowanych produktami leczniczymi bez nadzoru na niezabezpieczonych parkingach lub w miejscach publicznie dostępnych, a w przypadku konieczności postoju na dłuższy czas zaleca się korzystanie z chronionych parkingów strzeżonych wyposażonych w monitoring wizyjny i oświetlenie.
  2. Problem kradzieży leków jest poważnym zagrożeniem w branży farmaceutycznej, przy czym kradzieże następują zarówno w zakładach produkcyjnych i hurtowniach farmaceutycznych, jak i podczas transportu. Międzynarodowe organizacje transportowe szacują, że wszystkie kradzieże drogowe w Europie przynoszą straty na poziomie około czternastu miliardów dolarów rocznie, z czego około dwóch procent stanowią kradzieże leków, co daje kwotę rzędu dwustu osiemdziesięciu milionów dolarów. Metody kradzieży są różne, począwszy od kradzieży całych ciężarówek wraz z ładunkiem, poprzez włamanie do przestrzeni ładunkowej na parkingu i kradzież części przesyłki, aż po zaplanowane napady z użyciem przemocy wobec kierowcy. W odpowiedzi na te zagrożenia przewoźnicy inwestują w zaawansowane systemy monitoringu pojazdów wyposażone w lokalizatory GPS umożliwiające śledzenie lokalizacji w czasie rzeczywistym, czujniki otwarcia drzwi przesyłające alarm do centrali dyspozytorskiej, systemy immobilizacji pojazdu pozwalające na zdalne zatrzymanie silnika w przypadku kradzieży oraz bezpośrednią łączność z kierowcą za pomocą telefonii komórkowej lub radiotelefonu.

Zabezpieczenia przed wprowadzeniem sfałszowanych produktów

Dyrektywa fałszywkowa nr 2011/62/UE oraz Rozporządzenie Delegowane Komisji nr 2016/161 nakładają obowiązek weryfikacji zabezpieczeń umieszczonych na opakowaniach produktów leczniczych w postaci unikalnego identyfikatora w formie kodu dwuwymiarowego oraz elementów wskazujących na otwarcie opakowania. Unikalne identyfikatory umożliwiają śledzenie każdego opakowania produktu leczniczego w całym łańcuchu dostaw od producenta do końcowego odbiorcy oraz wykrywanie podejrzeń wprowadzenia sfałszowanych produktów przez weryfikację autentyczności kodu w centralnej bazie danych. Choć przewoźnicy nie mają obowiązku skanowania kodów dwuwymiarowych, gdyż weryfikacja odbywa się na poziomie hurtowni i aptek, to muszą zapewnić, że opakowania produktów leczniczych nie są uszkadzane podczas transportu, załadunku i rozładunku, a elementy wskazujące na otwarcie, takie jak nalepki zabezpieczające czy banderole, pozostają nienaruszone.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia opakowania lub naruszenia zabezpieczeń kierowca powinien sporządzić notatkę na liście przewozowym oraz niezwłocznie powiadomić przełożonego i zleceniodawcę, aby umożliwić podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie przyczyny uszkodzenia oraz zabezpieczenie dowodów w przypadku podejrzenia próby fałszerstwa. Przewoźnik nie ma uprawnień do podejmowania samodzielnych decyzji o dalszym losie uszkodzonych opakowań, gdyż odpowiedzialność za ocenę, czy produkty mogą być zwolnione do dalszej dystrybucji, spoczywa na Osobie Odpowiedzialnej po stronie hurtowni farmaceutycznej. Współpraca przewoźnika z hurtowniami w zakresie zgłaszania podejrzeń naruszenia integralności przesyłek jest kluczowa dla skutecznego zapobiegania wprowadzaniu sfałszowanych produktów do legalnego łańcucha dostaw oraz minimalizowania strat finansowych i reputacyjnych związanych z incydentami dotyczącymi jakości farmaceutyków.

Ochrona przed zanieczyszczeniem mikrobiologicznym i chemicznym

Produkty lecznicze muszą być chronione przed zanieczyszczeniem mikrobiologicznym, chemicznym i fizycznym, które może wystąpić podczas transportu w przypadku niewłaściwych warunków sanitarnych, kontaktu z substancjami obcymi lub przedostania się kurzu, wilgoci i szkodników do przestrzeni ładunkowej. Procedury czyszczenia i dezynfekcji komór ładunkowych opisane w poprzednich rozdziałach mają na celu eliminację drobnoustrojów oraz pozostałości substancji chemicznych mogących zanieczyścić produkty. Dodatkowo przewoźnik powinien wdrożyć program kontroli szkodników obejmujący regularne deratyzacje i dezynsekcje przestrzeni ładunkowych, magazynów oraz pomieszczeń biurowych, stosowanie zabezpieczeń fizycznych, takich jak siatki ochronne na otworach wentylacyjnych, szczelne uszczelnienia drzwi i okien, oraz monitoring obecności gryzoni i owadów przez rozmieszczenie pułapek sygnalizacyjnych w strategicznych lokalizacjach. Dokumentacja z działań związanych z kontrolą szkodników powinna być dostępna dla audytorów zewnętrznych jako dowód, że przewoźnik aktywnie zarządza ryzykiem zanieczyszczenia biologicznego.

Zanieczyszczenie chemiczne może wystąpić w przypadku przewożenia produktów leczniczych w pojazdach wykorzystywanych wcześniej do transportu innych towarów, takich jak chemikalia, paliwa, środki czyszczące lub substancje o intensywnym zapachu. Dlatego pojazdy przeznaczone do transportu farmaceutycznego powinny być dedykowane wyłącznie do tego celu i nie mogą być wykorzystywane do przewozu innych kategorii towarów bez uprzedniego gruntownego czyszczenia, dezynfekcji oraz weryfikacji braku pozostałości substancji obcych. W przypadku konieczności transportu różnych grup produktów farmaceutycznych w tym samym pojeździe, na przykład leków do stosowania wewnętrznego i produktów do użytku zewnętrznego, zaleca się stosowanie separacji fizycznej w postaci dedykowanych stref w przestrzeni ładunkowej lub transportu w oddzielnych kontenerach zamkniętych, które uniemożliwiają wzajemne zanieczyszczenie w przypadku uszkodzenia opakowania jednego z produktów. Kierowcy i personel zaangażowany w załadunek muszą być przeszkoleni w zakresie rozpoznawania zagrożeń związanych z zanieczyszczeniem oraz stosowania środków zapobiegawczych, takich jak odpowiednia segregacja produktów, stosowanie odzieży ochronnej oraz unikanie kontaktu produktów leczniczych z powierzchniami brudnymi lub zanieczyszczonymi.

Certyfikacja GDP i audyty jakości

Certyfikacja Good Distribution Practice to proces weryfikacji przez niezależną jednostkę certyfikującą, że firma transportowa wdrożyła i skutecznie stosuje system zarządzania jakością zgodny z wymogami Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej dla produktów leczniczych. Certyfikat GDP wydawany jest po przeprowadzeniu audytu certyfikującego, podczas którego audytorzy oceniają:

  1. dokumentację systemu jakości,
  2. procedury operacyjne,
  3. stan techniczny floty,
  4. kwalifikacje personelu,
  5. warunki przechowywania i transportu,
  6. systemy monitorowania temperatury oraz
  7. dokumentację ze szkoleń i audytów wewnętrznych.

Audyt certyfikujący obejmuje zarówno przegląd dokumentacji w biurze firmy, jak i inspekcję fizyczną pojazdów, magazynów, komór przeładunkowych oraz wywiad z Osobą Odpowiedzialną i personelem w celu weryfikacji przestrzegania procedur w praktyce. W przypadku stwierdzenia niezgodności audytorzy wydają raport wskazujący obszary wymagające poprawy, a firma ma określony czas na wdrożenie działań korygujących, po czym przeprowadzany jest audyt uzupełniający weryfikujący skuteczność podjętych działań.

Certyfikat GDP jest ważny zazwyczaj przez okres 3 lat, podczas którego jednostka certyfikująca przeprowadza audyty nadzoru w regularnych odstępach czasu, zazwyczaj co 12e miesięcy, w celu weryfikacji, że firma nadal spełnia wymagania i nie nastąpiły zmiany mogące wpłynąć na skuteczność systemu zarządzania jakością. Audyty nadzoru są zazwyczaj krótsze niż audyt certyfikujący i koncentrują się na wybranych obszarach systemu, takich jak:

  1. analiza odchyleń temperaturowych z ostatniego okresu,
  2. dokumentacja ze szkoleń personelu,
  3. wyniki audytów wewnętrznych oraz
  4. działania korygujące wdrożone w odpowiedzi na zgłoszenia klientów lub incydenty jakościowe.

Po upływie 3 lat firma musi przejść audyt recertyfikujący, który jest podobny w zakresie do audytu certyfikującego i ma na celu potwierdzenie, że system zarządzania jakością jest nadal skuteczny oraz zgodny z aktualnymi wymaganiami prawnymi i normami branżowymi.

Audyty ze strony hurtowni farmaceutycznych

Niezależnie od certyfikacji przez jednostkę zewnętrzną hurtownie farmaceutyczne mają obowiązek przeprowadzania audytów swoich dostawców usług transportowych w ramach procesu kwalifikacji i oceny kontrahentów wymaganego przez Dobrą Praktykę Dystrybucyjną. Audyty te mają na celu weryfikację, że przewoźnik rzeczywiście spełnia wymagania określone w umowie oraz że deklarowane procedury są przestrzegane w praktyce. Audyt ze strony hurtowni obejmuje zazwyczaj  przegląd dokumentacji systemu jakości, w tym:

  1. procedur operacyjnych,
  2. instrukcji dla personelu, r
  3. aportów z mapowania przestrzeni ładunkowych,
  4. świadectw wzorcowania urządzeń pomiarowych,
  5. dokumentacji szkoleń,
  6. rejestrów czyszczenia i dezynfekcji pojazdów,
  7. dokumentacji z audytów wewnętrznych oraz
  8. analizy odchyleń i działań korygujących.

Audytorzy przeprowadzają również inspekcję fizyczną wybranych pojazdów, sprawdzając:

  1. stan techniczny agregatu chłodniczego,
  2. izolacji termicznej,
  3. urządzeń monitorujących temperaturę,
  4. czystość przestrzeni ładunkowej oraz
  5. obecność odpowiednich etykiet i oznaczeń.

Wywiad z Osobą Odpowiedzialną oraz kierowcami pozwala ocenić poziom wiedzy personelu oraz sprawdzić, czy procedury są rozumiane i stosowane w codziennej pracy.

Typowe niezgodności stwierdzone podczas audytów przewoźników obejmują:

  1. brak aktualnych świadectw wzorcowania czujników temperatury,
  2. niepełną dokumentację szkoleń personelu,
  3. brak procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych,
  4. niewystarczającą analizę odchyleń temperaturowych stwierdzonych podczas transportów,
  5. niewłaściwe warunki przechowywania dokumentacji oraz
  6. brak regularnych audytów wewnętrznych weryfikujących przestrzeganie procedur.

Hurtownia może również zwrócić uwagę na aspekty organizacyjne, takie jak brak jasnego podziału obowiązków i odpowiedzialności, niewystarczające zasoby finansowe przeznaczone na utrzymanie floty i inwestycje w nowy sprzęt, brak planowania sukcesji dla Osoby Odpowiedzialnej lub niewłaściwą komunikację między działami operacyjnymi a zarządem firmy. W przypadku stwierdzenia poważnych niezgodności hurtownia może zawiesić współpracę z przewoźnikiem do czasu wdrożenia działań korygujących oraz przeprowadzenia audytu weryfikującego ich skuteczność. Utrzymanie certyfikatu GDP oraz pozytywnych wyników audytów ze strony klientów jest kluczowe dla zachowania wiarygodności firmy transportowej na rynku farmaceutycznym oraz możliwości pozyskiwania nowych kontraktów z hurtowniami i producentami leków.

Normy ISO wspierające system zarządzania jakością

Oprócz certyfikacji GDP wiele firm transportowych decyduje się na wdrożenie i certyfikację systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001, która określa wymagania dla systemów zarządzania jakością mających zastosowanie w organizacjach różnych branż. Norma ISO 9001 skupia się na:

  1. podejściu procesowym,
  2. ciągłym doskonaleniu,
  3. zaangażowaniu najwyższego kierownictwa oraz
  4. orientacji na klienta,

co doskonale uzupełnia wymogi GDP i pozwala na zbudowanie kompleksowego systemu zarządzania jakością obejmującego wszystkie aspekty działalności firmy transportowej.

Certyfikat ISO 9001 jest wartością dodaną dla przewoźnika zajmującego się transportem produktów leczniczych, ponieważ daje pewność zleceniodawcom, że farmaceutyki będą traktowane z najwyższą starannością i precyzją podczas transportu oraz że firma posiada ustrukturyzowane procesy zarządzania ryzykiem, monitorowania wyników i wdrażania działań doskonalących.

W przypadku przewozu wyrobów medycznych, które również podlegają rygorystycznym wymaganiom jakościowym, niektóre firmy transportowe decydują się na wdrożenie normy ISO 13485, która definiuje ramy skutecznego systemu zarządzania jakością w branży wyrobów medycznych. Norma ta koncentruje się na zgodności z wymaganiami prawnymi oraz na zapewnieniu bezpieczeństwa pacjenta i użytkownika końcowego przez kontrolę całego cyklu życia wyrobu, w tym transportu i dystrybucji. Choć ISO 13485 nie jest wymagana dla przewoźników leków, jej wdrożenie może być korzystne dla firm świadczących usługi zarówno w zakresie transportu produktów leczniczych, jak i wyrobów medycznych, ponieważ pozwala na ujednolicenie procedur i integrację systemów zarządzania jakością dla obu kategorii produktów regulowanych. Niezależnie od tego, które normy firma decyduje się wdrożyć, kluczowe jest zapewnienie, że system zarządzania jakością jest żywy, regularnie przeglądany i doskonalony w odpowiedzi na wyniki audytów, analizy danych z monitoringu procesów oraz zmiany w otoczeniu regulacyjnym i oczekiwaniach klientów.

Kary i sankcje za naruszenie przepisów

Naruszenie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej przez przewoźnika lub hurtownię farmaceutyczną nie stanowi samo w sobie przestępstwa karnego, jednak przepisy Prawa farmaceutycznego oraz rozporządzeń wykonawczych przewidują szereg sankcji administracyjnych, które mogą zostać nałożone przez Głównego Inspektora Farmaceutycznego w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli lub inspekcji.

Hurtownia farmaceutyczna, która współpracuje z przewoźnikiem niespełniającym wymogów GDP, naraża się na cofnięcie zezwolenia na prowadzenie hurtowego obrotu produktami leczniczymi, co skutkuje koniecznością zaprzestania działalności oraz utratą znacznych inwestycji poniesionych w budowę i wyposażenie hurtowni. Główny Inspektor Farmaceutyczny może również nałożyć kary pieniężne w wysokości od pięćdziesięciu tysięcy do stu tysięcy złotych za określone naruszenia, takie jak:

  1. brak nadzoru Osoby Odpowiedzialnej nad transportem produktów leczniczych,
  2. nieodpowiednie warunki przechowywania lub transportu mogące prowadzić do utraty jakości farmaceutyków,
  3. brak dokumentacji potwierdzającej spełnienie wymagań GDP lub
  4. odmowa współpracy z organami Inspekcji Farmaceutycznej podczas kontroli.

W przypadku nielegalnego wywozu produktów leczniczych zagrożonych brakiem dostępności na terenie Polski, co jest regulowane przez przepisy dotyczące listy antywywozowej, przedsiębiorca, który wbrew sprzeciwowi Głównego Inspektora Farmaceutycznego wywozi lub odmawia zbycia produktu na terytorium kraju, podlega karze pieniężnej w wysokości od pięćdziesięciu tysięcy do stu tysięcy złotych. W latach 2020 do 2025 Główny Inspektorat Farmaceutyczny nałożył łącznie około sześćset sześćdziesiąt pięć milionów złotych kar pieniężnych w szesnastu przypadkach dokonania wywozu lub zbycia produktów leczniczych zagrożonych brakiem dostępności, co pokazuje skalę egzekwowania sankcji w tej dziedzinie. Warto jednak zauważyć, że egzekucja kar pieniężnych napotyka na trudności, a znaczna część nałożonych kar pozostaje niezapłacona ze względu na długotrwałe postępowania odwoławcze oraz problemy z identyfikacją majątku dłużników.

Odpowiedzialność cywilna za utratę jakości produktów leczniczych

Oprócz sankcji administracyjnych przewoźnik może ponosić odpowiedzialność cywilną wobec hurtowni farmaceutycznej za szkody wynikające z niewłaściwego wykonania umowy przewozu, w tym utraty jakości produktów leczniczych na skutek odchyleń temperaturowych, uszkodzenia opakowań, kradzieży przesyłki lub opóźnienia w dostawie. Wysokość odszkodowania zależy od wartości utraconych produktów oraz dodatkowych kosztów poniesionych przez hurtownię, takich jak:

  1. koszty utylizacji leków o obniżonej jakości,
  2. koszty zakupu zastępczych produktów od innych dostawców w celu terminowego zrealizowania zamówień klientów,
  3. koszty obsługi reklamacji od odbiorców oraz
  4. utrata reputacji i zaufania klientów.

W przypadku przewozu leków o wysokiej wartości, takich jak leki biotechnologiczne, szczepionki czy preparaty onkologiczne, wartość pojedynczej przesyłki może przekraczać kilkaset tysięcy złotych, a w przypadku dużych dostaw dla szpitali lub aptek sieciowych wartość może sięgać milionów złotych, co oznacza, że potencjalne odszkodowanie może poważnie zagrozić stabilności finansowej firmy transportowej.

W celu ograniczenia ryzyka finansowego przewoźnicy świadczący usługi w transporcie farmaceutycznym powinni posiadać odpowiednie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku z wykonywaniem działalności gospodarczej, obejmujące ryzyko utraty lub uszkodzenia przewożonych towarów, w tym specyficzne zagrożenia związane z transportem produktów leczniczych, takie jak:

  1. odchylenia temperaturowe,
  2. awarie urządzeń chłodniczych,
  3. zanieczyszczenie lub
  4. kradzież.

Suma ubezpieczenia powinna być dostosowana do wartości typowo przewożonych przesyłek oraz liczby realizowanych transportów rocznie, aby zapewnić wystarczające pokrycie w przypadku wystąpienia szkody. Hurtownie farmaceutyczne mogą wymagać od przewoźnika przedstawienia polisy ubezpieczeniowej jako warunku podpisania umowy współpracy, a brak odpowiedniego ubezpieczenia może skutkować odrzuceniem oferty lub koniecznością wniesienia kaucji zabezpieczającej roszczenia zleceniodawcy. Oprócz ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zaleca się posiadanie ubezpieczenia:

  1. pojazdu od uszkodzeń mechanicznych i kradzieży,
  2. ładunku oraz
  3. następstw nieszczęśliwych wypadków dla kierowców,

aby zapewnić kompleksową ochronę przed różnymi rodzajami ryzyka występującymi w działalności transportowej.

Skutki kontroli ze strony Inspekcji Farmaceutycznej

Główny Inspektorat Farmaceutyczny oraz wojewódzkie inspektoraty farmaceutyczne prowadzą regularne kontrole hurtowni farmaceutycznych, aptek, zakładów wytwarzających produkty lecznicze oraz innych podmiotów uczestniczących w łańcuchu dostaw farmaceutyków, w tym firm transportowych świadczących usługi przewozu leków. Kontrola ze strony Inspekcji Farmaceutycznej może być planowa, przeprowadzana zgodnie z rocznym planem kontroli, lub doraźna, wynikająca z podejrzenia naruszenia przepisów, zgłoszenia nieprawidłowości przez pacjenta lub inny podmiot, lub w ramach postępowania wyjaśniającego incydent jakościowy związany z konkretnym produktem leczniczym. Podczas kontroli inspektorzy weryfikują:

  1. dokumentację systemu zarządzania jakością,
  2. procedury operacyjne,
  3. zapisy z realizacji transportów,
  4. dokumentację szkoleń personelu,
  5. stan techniczny floty,
  6. warunki przechowywania produktów oraz
  7. przestrzeganie wymagań GDP w praktyce.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości inspektor sporządza protokół kontroli wskazujący stwierdzone uchybienia oraz wymaga od kontrolowanego podmiotu przedstawienia planu działań korygujących wraz z terminami wdrożenia. Podmiot ma obowiązek w określonym czasie wdrożyć działania naprawcze oraz przesłać do inspektoratu dokumentację potwierdzającą ich skuteczność, po czym inspektor może przeprowadzić kontrolę uzupełniającą weryfikującą poprawę sytuacji. W przypadku poważnych naruszeń zagrażających zdrowiu lub życiu pacjentów inspektor może wydać decyzję o czasowym wstrzymaniu działalności, zakazie dalszego wprowadzania do obrotu określonych produktów, obowiązku wycofania i zniszczenia produktów o obniżonej jakości lub nałożeniu kary pieniężnej. Dla przewoźnika negatywne wyniki kontroli oraz decyzje administracyjne wydane przez Inspekcję Farmaceutyczną mają poważne konsekwencje nie tylko finansowe, ale również reputacyjne, ponieważ informacje o naruszeniach mogą być publikowane w komunikatach GIF oraz rozpowszechniane w branży farmaceutycznej, co skutkuje utratą zaufania klientów i trudnościami w pozyskiwaniu nowych kontraktów. Dlatego kluczowe jest utrzymanie wysokich standardów jakości, regularne przeprowadzanie audytów wewnętrznych oraz szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości w celu zapobiegania narastaniu problemów mogących prowadzić do kontroli ze strony organów nadzoru.

Podsumowanie

Kluczowe wnioski

  1. Transport produktów leczniczych w Polsce i Unii Europejskiej podlega rygorystycznym wymogom prawnym określonym w ustawie Prawo farmaceutyczne, rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej oraz dyrektywach unijnych, które mają na celu zapewnienie jakości, bezpieczeństwa i legalnego pochodzenia farmaceutyków w całym łańcuchu dostaw.
  2. Przewoźnicy świadczący usługi transportu leków muszą wdrożyć kompleksowy system zarządzania jakością zgodny z GDP, obejmujący procedury operacyjne, monitoring warunków przewozu, kwalifikację pojazdów i personelu, dokumentowanie transportów oraz zarządzanie ryzykiem i odchyleniami.
  3. Pojazdy przeznaczone do przewozu produktów leczniczych muszą być wyposażone w zabudowę izotermiczną, wydajne agregaty chłodnicze lub systemy ogrzewania, zaawansowane systemy monitorowania i rejestracji temperatury oraz spełniać wymogi czystości i sanityzacji uniemożliwiające zanieczyszczenie przewożonych farmaceutyków.
  4. Mapowanie przestrzeni ładunkowych oraz regularna kalibracja urządzeń pomiarowych są niezbędne do zapewnienia, że warunki przechowywania produktów leczniczych są utrzymywane w dopuszczalnym zakresie oraz że dokumentacja transportowa wiarygodnie odzwierciedla rzeczywiste warunki panujące podczas przewozu.
  5. Certyfikacja GDP oraz pozytywne wyniki audytów ze strony hurtowni farmaceutycznych i organów Inspekcji Farmaceutycznej są kluczowe dla zachowania wiarygodności firmy transportowej na rynku farmaceutycznym oraz możliwości pozyskiwania nowych kontraktów z podmiotami uczestniczącymi w dystrybucji leków.

Konkretne kroki do działania

Po przeczytaniu tego artykułu właściciel firmy transportowej planujący wejście na rynek przewozów farmaceutycznych powinien podjąć następujące kroki:

  1. Przeprowadzić analizę obecnego stanu floty oraz infrastruktury w celu zidentyfikowania luk w stosunku do wymogów GDP i oszacowania kosztów inwestycji w pojazdy z zabudową izotermiczną, agregaty chłodnicze oraz systemy monitorowania temperatury – ten etap zajmie od dwóch do czterech tygodni.
  2. Nawiązać kontakt z jednostką certyfikującą oferującą audyty i certyfikację GDP oraz z akredytowanym laboratorium przeprowadzającym mapowanie przestrzeni ładunkowych i wzorcowanie urządzeń pomiarowych w celu ustalenia zakresu wymaganych działań i harmonogramu wdrożenia – ten krok można zrealizować w ciągu jednego tygodnia.
  3. Opracować dokumentację systemu zarządzania jakością obejmującą politykę jakości, procedury operacyjne dotyczące transportu leków, instrukcje dla personelu, formularze dokumentacji transportowej oraz procedury zarządzania odchyleniami i działaniami korygującymi – przygotowanie dokumentacji zajmie od jednego do trzech miesięcy w zależności od wielkości firmy i zasobów.
  4. Zorganizować szkolenia wstępne dla całego personelu zaangażowanego w transport farmaceutyków, w tym kierowców, pracowników magazynowych, Osoby Odpowiedzialnej oraz kadry zarządzającej, w celu zapoznania wszystkich z wymogami GDP i procedurami obowiązującymi w firmie – szkolenia powinny zostać przeprowadzone przed rozpoczęciem działalności w transporcie leków i zająć od dwóch do pięciu dni.
  5. Przeprowadzić audyt wewnętrzny weryfikujący gotowość firmy do rozpoczęcia świadczenia usług przewozu produktów leczniczych oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy przed audytem certyfikującym ze strony jednostki zewnętrznej – audyt wewnętrzny zajmie od jednego do trzech dni.
  6. Złożyć wniosek o audyt certyfikujący i certyfikację GDP do wybranej jednostki certyfikującej oraz przygotować się do inspekcji przez udostępnienie dokumentacji, przygotowanie pojazdów do przeglądu oraz zapewnienie dostępności personelu do rozmów z audytorami – proces certyfikacji od złożenia wniosku do otrzymania certyfikatu zajmie od dwóch do czterech miesięcy.
  7. Nawiązać kontakt z hurtowniami farmaceutycznymi działającymi w regionie oraz przedstawić ofertę usług transportowych wraz z dokumentacją potwierdzającą certyfikację GDP, raporty z mapowania pojazdów, świadectwa wzorcowania urządzeń oraz referencje z dotychczasowej działalności w transporcie towarów wrażliwych – budowanie relacji z klientami i pozyskiwanie pierwszych kontraktów może zająć od trzech do sześciu miesięcy.

Wejście na rynek przewozów farmaceutycznych wymaga znacznych nakładów finansowych na inwestycje w flotę, systemy jakości oraz szkolenia personelu, jednak jest to obszar o wysokiej marżowości i stabilnym popycie ze względu na rosnące zapotrzebowanie na profesjonalne usługi logistyczne w branży farmaceutycznej. Kluczem do sukcesu jest ścisłe przestrzeganie wymagań GDP, budowanie zaufania z hurtowniami farmaceutycznymi przez transparentność działań i wysoką jakość usług oraz ciągłe doskonalenie systemów zarządzania jakością w odpowiedzi na zmiany w otoczeniu regulacyjnym i oczekiwania klientów. Firmy, które konsekwentnie inwestują w rozwój kompetencji i technologii oraz utrzymują wysokie standardy bezpieczeństwa i jakości, mogą liczyć na długoterminowe partnerstwa z wiodącymi podmiotami branży farmaceutycznej oraz rentowny rozwój w sektorze transportu specjalistycznego.

Spis źródeł

  1. Ustawa z dnia 6 września 2001 roku Prawo farmaceutyczne (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 728).
  2. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2015 roku w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej (tekst jednolity Dz.U. z 2022 r. poz. 1287).
  3. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2011/62/UE z dnia 8 czerwca 2011 roku zmieniająca dyrektywę 2001/83/WE w sprawie wspólnotowego kodeksu odnoszącego się do produktów leczniczych stosowanych u ludzi w zakresie zapobiegania wprowadzaniu sfałszowanych produktów leczniczych do legalnego łańcucha dystrybucji.
  4. Rozporządzenie Delegowane Komisji (UE) nr 2016/161 z dnia 2 października 2015 roku uzupełniające dyrektywę 2001/83/WE Parlamentu Europejskiego i Rady przez określenie szczegółowych zasad dotyczących zabezpieczeń umieszczanych na opakowaniach produktów leczniczych stosowanych u ludzi.
  5. Wytyczne Komisji Europejskiej z dnia 5 listopada 2013 roku w sprawie dobrej praktyki dystrybucyjnej dotyczącej produktów leczniczych do stosowania u ludzi (2013/C 343/01).
  6. Umowa o międzynarodowych przewozach szybko psujących się artykułów żywnościowych i o specjalnych środkach transportu do tych przewozów (Umowa ATP), sporządzona w Genewie dnia 1 września 1970 roku.
  7. Komunikat Głównego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 24 lipca 2023 roku w sprawie wątpliwości interpretacyjnych dotyczących przepisów regulujących działalność aptek.
  8. Obwieszczenie Ministra Zdrowia z dnia 29 stycznia 2026 roku w sprawie zmiany sposobu zgłaszania środków transportu od 1 lutego 2026 roku (dostępne na stronie https://www.gov.pl/web/gif).

Stan prawny na dzień 30 stycznia 2026 roku

#TransportFarmaceutyczny #DobraPraktykaDystrybucyjna #GDP #PrawoFarmaceutyczne #PrzewozLekow #CertyfikacjaGDP #TransportDrogowy #LogistykaFarmaceutyczna #MonitoringTemperatury #BezpieczenstwoLekow

 

Jesteś zainteresowany podnoszeniem swoich kwalifikacji?

Skorzystaj z naszych usług.