Telefon: 690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email: bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl
OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH
Telefon: 690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email: bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl
OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH
Opracował: dr inż. Bogusław Madej
Właściciele firm transportowych stają przed trudnym wyborem – zatrudnić osobę zarządzającą transportem na etacie, czy podpisać umowę cywilnoprawną? To pytanie nurtuje dziesiątki przedsiębiorców rocznie, zwłaszcza w kontekście coraz bardziej rygorystycznych kontroli prowadzonych przez Inspekcję Transportu Drogowego. Nieprawidłowo sporządzona umowa z zarządzającym transportem może skutkować karami finansowymi do 12 tysięcy złotych dla przedsiębiorcy oraz utratą licencji transportowej. W 2024 roku organy kontrolne odnotowały setki przypadków naruszeń związanych właśnie z nieprecyzyjnym określeniem zakresu obowiązków zarządzającego transportem.
Przepisy unijne i krajowe nakładają szczególne wymagania na formę i treść umowy z osobą zarządzającą transportem. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1071/2009 wyraźnie wskazuje, że umowa ta musi precyzować zadania wykonywane w sposób rzeczywisty i ciągły oraz określać dokładny zakres obowiązków. Nie jest to jedynie formalność – kontrolerzy GITD weryfikują zgodność zapisów umowy z faktycznym zakresem działań zarządzającego. Brak spójności między dokumentem a rzeczywistością może prowadzić do uznania, że przedsiębiorstwo nie spełnia warunku posiadania kompetencji zawodowych, co automatycznie oznacza niemożność prowadzenia działalności transportowej.
W tym artykule znajdziesz kompletną analizę wymagań prawnych wobec umowy z zarządzającym transportem, poznasz obligatoryjne zapisy, które muszą się w niej znaleźć, dowiesz się jakie klauzule dodatkowe warto uwzględnić dla zabezpieczenia interesów firmy oraz otrzymasz praktyczne wskazówki dotyczące formy zatrudnienia i odpowiedzialności stron. Po przeczytaniu tego przewodnika będziesz w stanie sporządzić zgodną z prawem umowę lub zweryfikować istniejący dokument pod kątem wymogów inspekcji transportu drogowego.
Obowiązek wyznaczenia osoby zarządzającej transportem wynika bezpośrednio z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 roku ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego. Dokument ten stanowi fundament prawa transportowego w całej Unii Europejskiej i obowiązuje we wszystkich państwach członkowskich bez konieczności implementacji do prawa krajowego. Przedsiębiorca wykonujący zawód przewoźnika drogowego musi wyznaczyć przynajmniej jedną osobę fizyczną, która w sposób rzeczywisty i ciągły zarządza operacjami transportowymi przedsiębiorstwa. To nie jest opcja – to bezwzględny warunek uzyskania i utrzymania licencji transportowej.
W polskim porządku prawnym obowiązek ten został doprecyzowany w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym, której tekst jednolity opublikowano w Dzienniku Ustaw z 2025 roku pod pozycją 1490. Artykuł 7a tej ustawy określa szczegółowo procedurę zgłaszania osoby zarządzającej oraz wymagane dokumenty, które należy dołączyć do wniosku o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Ustawa wprowadza również istotne ograniczenie – możliwość zatrudnienia zarządzającego na podstawie umowy cywilnoprawnej dotyczy wyłącznie mikroprzedsiębiorstw, czyli firm zatrudniających średniorocznie mniej niż 10 pracowników w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Wszystkie większe przedsiębiorstwa muszą zatrudniać zarządzającego na podstawie umowy o pracę lub wyznaczać na to stanowisko osobę będącą właścicielem, udziałowcem lub dyrektorem.
Dodatkowe wymagania formalne precyzuje rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 22 czerwca 2017 roku w sprawie przeprowadzenia procesu certyfikacji kompetencji zawodowych w transporcie drogowym oraz zabezpieczenia certyfikatu kompetencji zawodowych, opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2017 roku pod pozycją 1352. Dokument ten określa zasady egzaminowania kandydatów na zarządzających transportem oraz procedury wydawania i cofania certyfikatów kompetencji zawodowych. Egzaminy przeprowadza Instytut Transportu Samochodowego zgodnie z regulaminem zatwierdzonym zarządzeniem Ministra Infrastruktury nr 24 z dnia 17 października 2023 roku. Certyfikat kompetencji zawodowych wydawany jest bezterminowo, co oznacza brak konieczności jego odnowienia, chyba że nastąpi utrata dobrej reputacji przez zarządzającego transportem.
Prawodawca unijny wprowadził również szczegółowe wymagania dotyczące samej umowy łączącej przedsiębiorcę z zarządzającym transportem. Artykuł 4 ustęp 2 litera b rozporządzenia 1071/2009 stanowi jednoznacznie, że umowa wiążąca przedsiębiorcę z osobą zarządzającą musi precyzować zadania, które ma ona wykonywać w sposób rzeczywisty i ciągły, oraz określać zakres obowiązków związanych z funkcją zarządzającego transportem. To nie są puste słowa – podczas kontroli inspektorzy GITD weryfikują zgodność zapisów umowy z rzeczywistym zakresem działań zarządzającego. Jeśli okaże się, że umowa zawiera jedynie ogólnikowe sformułowania bez konkretnego przypisania zadań, organ kontrolny może uznać, że warunek posiadania kompetencji zawodowych nie jest spełniony.
Rozporządzenie 1071/2009 przewiduje kilka możliwych form powiązania zarządzającego transportem z przedsiębiorstwem. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, która zapewnia pełną kontrolę przedsiębiorcy nad działaniami zarządzającego oraz gwarantuje jego dyspozycyjność w godzinach pracy. Kodeks pracy określa prawa i obowiązki obu stron stosunku pracy, w tym zasady wynagradzania, czasu pracy oraz odpowiedzialności pracowniczej. Zarządzający zatrudniony na etacie podlega pełnej subordynacji wobec pracodawcy, co ułatwia egzekwowanie wykonywania obowiązków służbowych oraz umożliwia nakładanie sankcji pracowniczych w przypadku zaniedbań.
Funkcję zarządzającego transportem może pełnić również sam właściciel przedsiębiorstwa, jeżeli prowadzi on działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i posiada certyfikat kompetencji zawodowych. To rozwiązanie jest najbardziej ekonomiczne, ponieważ eliminuje koszty wynagrodzenia dodatkowej osoby, a jednocześnie zapewnia maksymalną kontrolę nad operacjami transportowymi. Właściciel przedsiębiorstwa znający od podszewki specyfikę działalności swojej firmy jest w stanie najefektywniej zarządzać flotą pojazdów, przydzielać zlecenia kierowcom oraz kontrolować przestrzeganie przepisów. W przypadku spółek prawa handlowego rolę zarządzającego może pełnić członek zarządu, dyrektor lub udziałowiec posiadający certyfikat kompetencji zawodowych i rzeczywisty wpływ na prowadzenie operacji transportowych.
Artykuł 7a ustęp 4a ustawy o transporcie drogowym wprowadza możliwość wyznaczenia zarządzającego transportem na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale wyłącznie dla mikroprzedsiębiorstw. Przepis ten stanowi implementację artykułu 4 ustęp 2 rozporządzenia 1071/2009, który dopuszcza takie rozwiązanie pod ściśle określonymi warunkami. Mikroprzedsiębiorca może w drodze umowy wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do wykonywania zadań zarządzającego transportem w jego imieniu, jeżeli osoba ta spełnia wszystkie wymagania określone w przepisach unijnych. Definicja mikroprzedsiębiorstwa pochodzi z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i obejmuje podmioty zatrudniające średniorocznie mniej niż 10 pracowników w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych.
Umową cywilnoprawną łączącą przedsiębiorcę z zarządzającym może być umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług lub kontrakt menadżerski. Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie w treści umowy zadań, które zarządzający będzie wykonywać w sposób rzeczywisty i ciągły. Nie można poprzestać na ogólnym stwierdzeniu, że osoba ta będzie zarządzać transportem – konieczne jest wyszczególnienie konkretnych obowiązków wynikających z rozporządzenia 1071/2009. Umowa powinna również określać częstotliwość wykonywania poszczególnych czynności, miejsce ich wykonywania oraz zasady rozliczania wynagrodzenia. Taka forma współpracy wymaga od przedsiębiorcy szczególnej staranności w formułowaniu zapisów umownych, ponieważ organy kontrolne badają, czy zarządzający rzeczywiście wykonuje swoje obowiązki, czy jedynie „użycza" swojego certyfikatu kompetencji zawodowych.
Zatrudnienie zarządzającego transportem na podstawie umowy cywilnoprawnej w przedsiębiorstwie, które nie spełnia definicji mikroprzedsiębiorstwa, stanowi poważne naruszenie przepisów. Główny Inspektor Transportu Drogowego w przypadku wykrycia takiego stanu faktycznego wydaje decyzję o cofnięciu licencji transportowej lub zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Przywrócenie uprawnień wymaga wówczas wyznaczenia zarządzającego zgodnie z wymaganiami prawa oraz ponownego przejścia całej procedury licencyjnej, co wiąże się z kosztami oraz czasowym zawieszeniem działalności. Przedsiębiorcy grozi również kara pieniężna w wysokości od 50 do 12 tysięcy złotych za każde stwierdzone naruszenie, zgodnie z artykułem 92a ustawy o transporcie drogowym.
Dodatkowo należy pamiętać, że forma umowy wpływa na zakres odpowiedzialności zarządzającego oraz możliwości egzekwowania od niego należytego wykonywania obowiązków. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega przepisom Kodeksu pracy, które dają pracodawcy szereg narzędzi dyscyplinujących, od upomnienia po rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Zleceniobiorca natomiast działa na zasadzie równości stron stosunku cywilnoprawnego, co oznacza większą niezależność, ale również trudniejsze egzekwowanie realizacji zadań. Przedsiębiorca musi zatem świadomie wybrać formę współpracy adekwatną do wielkości przedsiębiorstwa, charakteru działalności oraz możliwości kontroli zarządzającego transportem.
Artykuł 4 ustęp 2 litera b rozporządzenia 1071/2009 wprowadza bezwzględny obowiązek zamieszczenia w umowie z zarządzającym transportem dwóch kluczowych elementów.
Umowa musi zawierać:
Brak tych podstawowych danych uniemożliwia weryfikację spełnienia wymagań formalnych przez obie strony stosunku prawnego. W przypadku umowy cywilnoprawnej konieczne jest także określenie, czy zarządzający kieruje operacjami w innych przedsiębiorstwach oraz jaka jest łączna liczba pojazdów we wszystkich firmach, w których pełni tę funkcję, co pozwala na kontrolę nieprzekroczenia ustawowych limitów.
Do umowy należy dołączyć oświadczenie zarządzającego transportem składane na urzędowym druku oznaczonym symbolem OC, dostępnym na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Oświadczenie to zawiera deklarację, że osoba będzie pełnić rolę zarządzającego transportem zgodnie z artykułem 4 ustęp 1 rozporządzenia 1071/2009 oraz że spełnia wszystkie warunki określone w przepisach. W przypadku zarządzającego wyznaczonego na podstawie umowy cywilnoprawnej, oświadczenie musi dodatkowo potwierdzać, że osoba ta kieruje operacjami transportowymi nie więcej niż w czterech różnych przedsiębiorstwach, realizowanymi za pomocą połączonej floty liczącej ogółem nie więcej niż 50 pojazdów. Fałszywe oświadczenie w tym zakresie stanowi podstawę do odpowiedzialności karnej na podstawie artykułu 233 Kodeksu karnego.
Umowa powinna również zawierać zapis o obowiązku informowania przedsiębiorcy o wszelkich zmianach mających wpływ na możliwość dalszego pełnienia funkcji zarządzającego transportem. Do takich zdarzeń należą między innymi:
Zarządzający zobowiązany jest powiadomić przedsiębiorcę o takich okolicznościach niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich zaistnienia. Brak takiego zapisu w umowie może skutkować sytuacją, w której przedsiębiorca przez dłuższy czas nie wie o utracie uprawnień przez zarządzającego, co naraża go na odpowiedzialność administracyjną i finansową.
Umowa musi precyzować miejsce wykonywania obowiązków zarządzającego transportem, co ma szczególne znaczenie w kontekście wymagania rzeczywistego i ciągłego zarządzania operacjami. Najczęściej jest to siedziba przedsiębiorstwa lub jego baza eksploatacyjna, gdzie zarządzający ma dostęp do dokumentacji, pojazdów oraz kierowców.
W przypadku umowy cywilnoprawnej dopuszczalne jest również wykonywanie części obowiązków zdalnie, pod warunkiem że umowa szczegółowo określa, które czynności mogą być realizowane w ten sposób oraz jak często zarządzający będzie przebywał w siedzibie firmy. Całkowicie zdalna praca zarządzającego, bez fizycznej obecności w przedsiębiorstwie, może zostać zakwestionowana przez organy kontrolne jako niespełniająca wymogu rzeczywistego zarządzania.
Czas pracy lub dyspozycyjności zarządzającego również wymaga określenia w umowie.
W przypadku umowy o pracę stosuje się przepisy Kodeksu pracy dotyczące czasu pracy, które dla kadry zarządzającej przewidują pewne wyjątki od standardowych norm. Zarządzający transportem zatrudniony na etacie może pracować w wydłużonym czasie pracy, przekraczającym przeciętnie 48 godzin tygodniowo, jeżeli wymaga tego charakter działalności.
Dla umów cywilnoprawnych konieczne jest ustalenie, ile godzin miesięcznie lub tygodniowo zarządzający będzie poświęcał na realizację swoich obowiązków oraz w jakich godzinach będzie dostępny dla przedsiębiorcy. Zbyt mała liczba godzin może świadczyć o tym, że zarządzający faktycznie nie wykonuje swoich zadań w sposób ciągły, co stanowi podstawę do zakwestionowania umowy przez inspektorów GITD.
Rozporządzenie 1071/2009 w artykule 4 ustęp 2 litera b wskazuje minimalny katalog zadań, które musi wykonywać zarządzający transportem. Ich lista obejmuje:
Katalog zadań wskazany w rozporządzeniu 1071/2009 stanowi jedynie minimum obligatoryjne. Przedsiębiorca i zarządzający mogą w umowie rozszerzyć zakres obowiązków o dodatkowe zadania odpowiadające specyfice działalności firmy.
Do takich dodatkowych obowiązków może należeć:
Im bardziej szczegółowo zostanie określony zakres obowiązków, tym łatwiej będzie wykazać podczas kontroli, że zarządzający faktycznie wykonuje swoje zadania w sposób rzeczywisty i ciągły.
Rozszerzenie zakresu obowiązków powinno jednak iść w parze z odpowiednim wynagrodzeniem, szczególnie w przypadku umów cywilnoprawnych. Zbyt szeroki katalog zadań przy niskim wynagrodzeniu może sugerować, że umowa ma charakter fikcyjny i służy jedynie formalnemu spełnieniu wymogu posiadania zarządzającego transportem. Przedsiębiorca musi zatem znaleźć równowagę między rzeczywistymi potrzebami firmy a ekonomicznym aspektem zatrudnienia zarządzającego. Warto również pamiętać, że każde zadanie przypisane zarządzającemu w umowie powinno być faktycznie przez niego wykonywane, ponieważ inspektorzy podczas kontroli mogą zażądać wykazania, w jaki sposób zarządzający realizuje poszczególne obowiązki.
Przepisy nie określają minimalnej ani maksymalnej wysokości wynagrodzenia zarządzającego transportem, pozostawiając tę kwestię do swobodnego uzgodnienia między stronami. W praktyce rynkowej wynagrodzenie dla osób „użyczających" certyfikat kompetencji zawodowych w ramach umów cywilnoprawnych kształtuje się najczęściej w przedziale od 500 do 1500 złotych miesięcznie. Tak niskie stawki dotyczą jednak sytuacji, w których zarządzający faktycznie wykonuje minimalne obowiązki w niewielkim przedsiębiorstwie z kilkoma pojazdami. Pełnoetatowy zarządzający transportem w średniej lub dużej firmie przewozowej powinien otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające rynkowym stawkom dla stanowisk kierowniczych w branży transportowej, czyli od 5 tysięcy do nawet kilkunastu tysięcy złotych brutto miesięcznie, w zależności od wielkości floty i zakresu odpowiedzialności.
Umowa powinna precyzyjnie określać wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz ewentualne składniki dodatkowe, takie jak premie uznaniowe, prowizje od zrealizowanych przewozów czy dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych. W przypadku umowy o pracę stosuje się przepisy Kodeksu pracy dotyczące wynagrodzenia minimalnego oraz zasad wypłaty wynagrodzenia, które musi następować co najmniej raz w miesiącu w stałym i ustalonym z góry terminie. Dla umów cywilnoprawnych strony mogą dowolnie ustalić termin i częstotliwość płatności, jednak należy pamiętać, że wynagrodzenie za umowę zlecenia podlega oskładkowaniu zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, o ile kwota przekracza określone limity.
Jeżeli wykonywanie obowiązków zarządzającego transportem wiąże się z koniecznością odbywania podróży służbowych, umowa powinna określać zasady rozliczania kosztów przejazdu, noclegu oraz diet. Dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę obowiązują w tym zakresie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które pracodawcy często stosują również w sektorze prywatnym. W przypadku umów cywilnoprawnych zasady te mogą być ustalane dowolnie, jednak warto określić je szczegółowo w umowie, aby uniknąć sporów dotyczących zwrotu kosztów.
Należy również rozważyć zamieszczenie w umowie zapisów dotyczących zwrotu kosztów używania przez zarządzającego prywatnego samochodu do celów służbowych, zwłaszcza jeżeli obowiązki wymagają częstych wizyt w bazie transportowej oddalonej od miejsca zamieszkania. Rozliczenie może następować według kilometrówki, przez wypłatę ryczałtu miesięcznego lub przez udostępnienie zarządzającemu pojazdu służbowego. Każde z tych rozwiązań ma inne konsekwencje podatkowe i składkowe, dlatego przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby wybrać najbardziej korzystne dla obu stron rozwiązanie.
Rażąco niskie wynagrodzenie zarządzającego transportem w stosunku do zakresu jego obowiązków może zostać uznane przez organy kontrolne za dowód na fikcyjność stosunku prawnego. Jeżeli zarządzający deklaruje, że wykonuje obszerny zakres zadań wymagających kilkudziesięciu godzin pracy miesięcznie, a otrzymuje wynagrodzenie w wysokości kilkuset złotych, trudno uznać taką sytuację za zgodną z zasadami logiki i doświadczenia życiowego. Inspektorzy GITD w takich przypadkach mogą wezwać zarządzającego na rozmowę wyjaśniającą i zażądać przedstawienia dowodów faktycznego wykonywania obowiązków, takich jak ewidencja czasu pracy, korespondencja służbowa czy raporty z wykonanych działań. Brak takich dowodów lub stwierdzenie rozbieżności między deklarowanym a rzeczywistym zakresem pracy może skutkować cofnięciem licencji transportowej.
Z drugiej strony, zbyt wysokie wynagrodzenie nieproporcjonalne do wielkości przedsiębiorstwa może rodzić pytania ze strony organów podatkowych i kontrolnych o celowość gospodarczą takiego wydatku. Przedsiębiorca powinien zatem ustalić wynagrodzenie na poziomie odpowiadającym rynkowym stawkom dla danego stanowiska, uwzględniającym zakres obowiązków, wielkość floty oraz częstotliwość wykonywania zadań. Dobrą praktyką jest również coroczna waloryzacja wynagrodzenia zgodnie ze wzrostem kosztów życia lub zmianą zakresu obowiązków, co potwierdza rzeczywisty charakter stosunku prawnego i troskę stron o utrzymanie równowagi świadczeń.
Artykuł 92a ustęp 2 ustawy o transporcie drogowym jednoznacznie określa odpowiedzialność zarządzającego transportem za naruszenia przepisów. Zarządzający, który naruszył obowiązki lub warunki przewozu drogowego albo dopuścił, chociażby nieumyślnie, do powstania takich naruszeń, podlega karze pieniężnej w wysokości od 200 do 2000 złotych za każde naruszenie. Suma kar pieniężnych nałożonych na zarządzającego za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli nie może przekroczyć kwoty 3 tysiące złotych, jednak przy częstych kontrolach i licznych naruszeniach roczna kwota kar może osiągnąć znacznie wyższy poziom. Ważne jest zrozumienie, że odpowiedzialność zarządzającego ma charakter obiektywny – wystarczy samo dopuszczenie do naruszenia, nawet bez winy umyślnej.
Katalog naruszeń, za które zarządzający może ponosić odpowiedzialność, zawarty jest w załączniku nr 4 do ustawy o transporcie drogowym. Obejmuje on między innymi:
Za każde z tych naruszeń zarządzający może otrzymać odrębną karę finansową. Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność równoległą, często za te same naruszenia, co powoduje, że łączna kwota kar nakładanych na firmę i zarządzającego może być bardzo dotkliwa finansowo.
Najpoważniejszą konsekwencją braku rzetelnego wykonywania obowiązków przez zarządzającego transportem jest utrata dobrej reputacji prowadząca do cofnięcia certyfikatu kompetencji zawodowych. Zgodnie z artykułem 16b ustawy o transporcie drogowym, zarządzający uznany za niezdolnego do kierowania operacjami transportowymi zobowiązany jest zwrócić w terminie nie dłuższym niż 7 dni certyfikat kompetencji zawodowych do Instytutu Transportu Samochodowego. Przywrócenie zdolności do kierowania operacjami następuje na wniosek zainteresowanego, w drodze decyzji administracyjnej, jednak nie wcześniej niż po upływie jednego roku od dnia stwierdzenia niezdolności oraz po ustaniu przesłanek będących podstawą do jej stwierdzenia. Oznacza to faktyczny zakaz wykonywania zawodu zarządzającego transportem przez okres minimum jednego roku.
Utrata dobrej reputacji może nastąpić w wyniku prawomocnego skazania za przestępstwa wymienione w artykule 6 rozporządzenia 1071/2009, takie jak:
Podstawą do utraty dobrej reputacji mogą być również poważne naruszenia przepisów transportowych, szczególnie naruszenia najpoważniejsze oznaczone w taryfikatorze symbolem NN. Kumulacja licznych naruszeń mniej poważnych również może prowadzić do zakwestionowania dobrej reputacji zarządzającego, jeżeli liczba stwierdzonych naruszeń jest znaczna w stosunku do wielkości floty i częstotliwości kontroli.
Umowa z zarządzającym transportem powinna zawierać zapisy określające zakres jego odpowiedzialności wobec przedsiębiorcy za szkody wyrządzone niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków. W przypadku umowy o pracę stosuje się przepisy Kodeksu pracy dotyczące odpowiedzialności materialnej pracowników, które przewidują ograniczenie odpowiedzialności do rzeczywistej szkody poniesionej przez pracodawcę oraz maksymalnej wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika. Dla umów cywilnoprawnych strony mogą dowolnie kształtować zakres odpowiedzialności odszkodowawczej, w tym wprowadzić kary umowne za określone naruszenia obowiązków, takie jak niewypełnienie obowiązku zawiadomienia o kontroli czy niestawienie się na wezwanie inspektorów.
Warto rozważyć wprowadzenie do umowy postanowienia obligującego zarządzającego do zwrotu przedsiębiorcy kar finansowych nałożonych na firmę w wyniku zaniedbań zarządzającego w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów przez kierowców. Takie postanowienie musi być jednak sformułowane precyzyjnie i odnosić się do konkretnych naruszeń będących bezpośrednim skutkiem zaniechania zarządzającego. Zbyt ogólne sformułowanie odpowiedzialności za wszystkie kary może zostać uznane za niedozwolone postanowienie umowne, szczególnie w relacjach z konsumentami lub w przypadku znaczącej dysproporcji siły ekonomicznej stron. Dodatkowo należy pamiętać, że kary umowne nie mogą być nadmiernie wygórowane w stosunku do potencjalnych szkód, ponieważ sąd ma prawo ich miarkowania zgodnie z artykułem 484 Kodeksu cywilnego.
Klauzula poufności stanowi istotny element umowy z zarządzającym transportem, chroniący przedsiębiorcę przed ujawnieniem wrażliwych informacji handlowych i operacyjnych. Zarządzający w ramach swoich obowiązków ma dostęp do danych o klientach firmy, stawkach przewozowych, strukturze kosztów, trasach oraz organizacji pracy. Klauzula poufności powinna zobowiązywać zarządzającego do nieujawniania tym informacji osobom trzecim zarówno w trakcie trwania umowy, jak i przez określony okres po jej rozwiązaniu. Typowy okres obowiązywania klauzuli poufności po ustaniu stosunku prawnego wynosi od jednego do trzech lat, w zależności od charakteru chronionych informacji oraz specyfiki branży. Umowa powinna precyzyjnie definiować, jakie informacje objęte są obowiązkiem zachowania poufności, aby uniknąć sporów interpretacyjnych.
Skuteczna klauzula poufności wymaga określenia katalogu informacji poufnych, który może obejmować:
Klauzula powinna również wskazywać wyjątki od obowiązku zachowania poufności, takie jak:
Naruszenie obowiązku poufności powinno wiązać się z określonymi sankcjami, najczęściej w postaci kar umownych, których wysokość powinna być adekwatna do potencjalnej szkody wynikającej z ujawnienia informacji.
Klauzula o zakazie konkurencji w umowie z zarządzającym transportem jest zagadnieniem kontrowersyjnym i wymagającym ostrożności. W przypadku umów o pracę Kodeks pracy przewiduje możliwość wprowadzenia zakazu konkurencji zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu, jednak wymaga wypłacania byłemu pracownikowi odszkodowania w wysokości co najmniej 25 procent wynagrodzenia przez okres obowiązywania zakazu. Dla umów cywilnoprawnych brak jest szczegółowych regulacji ustawowych, co oznacza większą swobodę stron w kształtowaniu zakazu konkurencji, ale również większe ryzyko uznania takiego postanowienia za nieważne jako sprzeczne z zasadami współżycia społecznego lub ograniczające wolność działalności gospodarczej.
Orzecznictwo sądów wskazuje, że zakaz konkurencji nałożony na zarządzającego transportem po ustaniu umowy, bez odpowiedniego ekwiwalentu finansowego, może zostać uznany za rażąco krzywdzący i nieważny. Szczególnie wątpliwe są klauzule zabraniające zarządzającemu jakiejkolwiek działalności w branży transportowej przez okres kilku lat po zakończeniu współpracy, ponieważ uniemożliwiają mu zarobkowanie w jedynym sektorze, w którym posiada kwalifikacje potwierdzone certyfikatem kompetencji zawodowych. Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na wprowadzenie zakazu konkurencji, powinien ograniczyć go terytorialnie i przedmiotowo, na przykład zabraniając tylko bezpośredniej współpracy z konkretnymi klientami przedsiębiorcy przez określony czas, oraz zapewnić stosowne wynagrodzenie za przestrzeganie tego zakazu.
Umowa powinna szczegółowo regulować zasady jej rozwiązania, w tym długość okresów wypowiedzenia oraz przesłanki uzasadniające rozwiązanie bez wypowiedzenia. Dla umów o pracę obowiązują ustawowe okresy wypowiedzenia określone w Kodeksie pracy, wynoszące od dwóch tygodni do trzech miesięcy w zależności od stażu pracy u danego pracodawcy. Przedsiębiorca może w umowie przedłużyć te okresy, jednak nie może ich skrócić poniżej minimum ustawowego. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia możliwe jest wyłącznie w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy, takich jak ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych przez zarządzającego lub popełnienie przez niego przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie na zajmowanym stanowisku.
W przypadku umów cywilnoprawnych strony mają pełną swobodę w kształtowaniu zasad wypowiedzenia. Można ustalić okresy wypowiedzenia krótsze niż w Kodeksie pracy, na przykład siedem dni lub nawet rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym. Należy jednak pamiętać, że zbyt krótki okres wypowiedzenia może utrudnić przedsiębiorcy znalezienie nowego zarządzającego i doprowadzić do sytuacji, w której firma nie spełnia warunku posiadania kompetencji zawodowych. Z tego względu zaleca się ustalenie przynajmniej dwutygodniowego okresu wypowiedzenia umowy zlecenia, co daje czas na rozpoczęcie poszukiwań następcy i uniknięcie przerwy w ciągłości zarządzania transportem. Umowa powinna również przewidywać możliwość natychmiastowego rozwiązania w przypadku utraty przez zarządzającego certyfikatu kompetencji zawodowych lub dobrej reputacji, ponieważ w takiej sytuacji dalsze wykonywanie umowy jest niemożliwe z przyczyn prawnych.
Artykuł 4 ustęp 2 litera c rozporządzenia 1071/2009 wprowadza fundamentalne ograniczenie dla osób zarządzających transportem na podstawie umów cywilnoprawnych. Taka osoba może kierować operacjami transportowymi nie więcej niż w czterech różnych przedsiębiorstwach, realizowanymi za pomocą połączonej floty liczącej ogółem nie więcej niż 50 pojazdów. Oba te limity obowiązują jednocześnie i muszą być przestrzegane łącznie. Oznacza to, że zarządzający może współpracować z maksymalnie czterema firmami, nawet jeśli ich łączna flota wynosi tylko 10 pojazdów, oraz że nie może zarządzać flotą większą niż 50 pojazdów, nawet jeśli pojazdy te należą tylko do dwóch przedsiębiorstw. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów stanowi naruszenie przepisów skutkujące utratą uprawnień przez zarządzającego oraz możliwością cofnięcia licencji wszystkim przedsiębiorstwom, z którymi współpracuje.
Weryfikacja nieprzekroczenia limitów następuje poprzez system KREPTD, czyli Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego prowadzony przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Każde zgłoszenie zarządzającego do organu licencyjnego skutkuje wpisem do tego rejestru, który jest publicznie dostępny pod adresem internetowym kreptd.gitd.gov.pl. Przed podpisaniem umowy z zarządzającym przedsiębiorca powinien sprawdzić w systemie KREPTD, czy osoba ta nie przekracza już limitów oraz ilu firmami zarządza obecnie. Podobnie zarządzający przed podjęciem kolejnej współpracy zobowiązany jest upewnić się, że nie przekroczy ustawowych ograniczeń. Fałszywe oświadczenie o nieprzekroczeniu limitów stanowi podstawę do odpowiedzialności karnej na podstawie artykułu 233 Kodeksu karnego.
Do limitu 50 pojazdów wlicza się wszystkie pojazdy silnikowe i zespoły pojazdów zgłoszone do licencji lub zezwolenia we wszystkich przedsiębiorstwach, w których dana osoba pełni funkcję zarządzającego transportem. Pojazdy liczone są według stanu na dzień zgłoszenia zarządzającego do organu licencyjnego oraz na bieżąco w miarę dokonywania zmian w taborze poszczególnych firm. Jeżeli po zgłoszeniu zarządzającego któraś z firm zwiększy liczbę pojazdów w taki sposób, że łączna flota przekroczy 50 sztuk, zarządzający zobowiązany jest niezwłocznie zrezygnować z funkcji w jednym lub kilku przedsiębiorstwach, aby przywrócić stan zgodny z prawem. Brak reakcji w takiej sytuacji może skutkować wszczęciem postępowania administracyjnego przez organ licencyjny oraz nałożeniem sankcji na zarządzającego i przedsiębiorców.
Przepisy nie rozróżniają rodzaju pojazdów przy liczeniu limitu 50 sztuk. Oznacza to, że zarówno pojazdy ciężarowe, jak i autobusy oraz pojazdy lżejsze o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony objęte licencją są wliczane łącznie do tego samego limitu. Nie ma również znaczenia, czy pojazdy faktycznie wykonują przewozy, czy są czasowo wyłączone z eksploatacji. Liczy się tylko formalne zgłoszenie pojazdu do uprawnienia transportowego. Przedsiębiorca planujący rozbudowę floty powinien zatem wcześniej upewnić się, czy zarządzający ma jeszcze rezerwę w ramach limitu 50 pojazdów, a w razie konieczności rozważyć zatrudnienie dodatkowego zarządzającego lub zmianę formy współpracy na umowę o pracę, która nie podlega tym ograniczeniom.
Istotną różnicą między zatrudnieniem zarządzającego na podstawie umowy o pracę a umową cywilnoprawną jest brak jakichkolwiek limitów dla pracowników. Zarządzający zatrudniony na etacie może kierować operacjami transportowymi w nieograniczonej liczbie przedsiębiorstw oraz zarządzać flotą dowolnej wielkości, o ile jego czas pracy i organizacja obowiązków pozwala na rzeczywiste i ciągłe zarządzanie wszystkimi operacjami. To daje znacznie większą elastyczność przedsiębiorstwom tworzącym grupy kapitałowe lub posiadającym kilka spółek zależnych zajmujących się transportem. Jedna osoba zatrudniona w spółce matce może pełnić funkcję zarządzającego we wszystkich spółkach grupy, pod warunkiem że faktycznie nadzoruje ich działalność transportową i poświęca na to odpowiednią ilość czasu.
Niemniej jednak praktyka pokazuje, że zarządzanie operacjami transportowymi kilkudziesięciu czy kilkuset pojazdów przez jedną osobę może rodzić wątpliwości co do rzeczywistego charakteru takiego zarządzania. Inspektorzy podczas kontroli mogą badać, czy zarządzający faktycznie wykonuje wszystkie obowiązki wynikające z przepisów, czy jedynie formalnie pełni tę funkcję. W przypadku dużych flot zaleca się wyznaczenie kilku zarządzających, którzy podzielą się obowiązkami i będą odpowiadać za różne obszary działalności lub segmenty floty. Taka organizacja nie tylko zwiększa efektywność zarządzania, ale również ogranicza ryzyko zakwestionowania rzeczywistości zarządzania przez organy kontrolne.
Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego to system teleinformatyczny uruchomiony przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego w listopadzie 2017 roku, służący do gromadzenia i udostępniania informacji o przedsiębiorcach transportowych oraz osobach zarządzających transportem. Dostęp do publicznej części rejestru możliwy jest przez stronę internetową kreptd.gitd.gov.pl, gdzie każdy zainteresowany może wyszukać dane dotyczące konkretnej osoby lub przedsiębiorstwa. Wystarczy wpisać imię i nazwisko zarządzającego oraz numer jego certyfikatu kompetencji zawodowych, aby sprawdzić w ilu przedsiębiorstwach aktualnie pełni on funkcję zarządzającego oraz ile pojazdów łącznie obejmuje jego zakres zarządzania. To narzędzie pozwala przedsiębiorcom na szybką weryfikację kandydata na zarządzającego przed podpisaniem umowy.
System KREPTD zawiera również informacje o wydanych licencjach i zezwoleniach transportowych, pojazdach zgłoszonych do uprawnień, kierowcach posiadających świadectwa kierowcy oraz o ważności poszczególnych dokumentów. Przedsiębiorcy wpisani do rejestru mogą uzyskać pełniejszy dostęp do swoich danych poprzez Portal Klienta, do którego logowanie wymaga złożenia wniosku PK1 do GITD oraz posiadania profilu zaufanego ePUAP. Portal Klienta umożliwia między innymi składanie wniosków o zmiany w licencjach, zgłaszanie nowych pojazdów oraz monitorowanie stanu realizacji złożonych wniosków. Dane w systemie KREPTD aktualizowane są na bieżąco przez organy licencyjne oraz Głównego Inspektora Transportu Drogowego, co zapewnia ich aktualność i wiarygodność.
Przed podpisaniem umowy z osobą, która ma pełnić funkcję zarządzającego transportem na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca zobowiązany jest do sprawdzenia w systemie KREPTD, czy kandydat nie przekracza limitów określonych w rozporządzeniu 1071/2009. Pominięcie tej weryfikacji może skutkować sytuacją, w której zaraz po zgłoszeniu zarządzającego do organu licencyjnego okaże się, że osoba ta przekroczyła dozwolone limity, co uniemożliwi wydanie lub zmianę licencji transportowej. Wówczas przedsiębiorca będzie zmuszony znaleźć w trybie pilnym innego zarządzającego, co może opóźnić rozpoczęcie działalności lub prowadzić do przerw w jej prowadzeniu. Dodatkowo umowa zawarta z zarządzającym, który przekroczył limity, może zostać uznana za bezskuteczną w zakresie pełnienia tej funkcji, co rodzi pytania o dalsze obowiązywanie zapisów dotyczących wynagrodzenia i innych świadczeń.
Dobrą praktyką jest nie tylko sprawdzenie aktualnego stanu w KREPTD, ale również uzyskanie od kandydata pisemnego oświadczenia o nieprzekroczeniu limitów oraz o zobowiązaniu do bieżącego informowania przedsiębiorcy o wszelkich zmianach w tym zakresie. Oświadczenie to powinno być załączone do umowy i stanowić jej integralną część. W oświadczeniu zarządzający powinien wymienić wszystkie przedsiębiorstwa, z którymi aktualnie współpracuje, podać liczbę pojazdów w każdym z nich oraz zadeklarować, że łączna liczba przedsiębiorstw nie przekracza czterech, a łączna flota nie przekracza 50 pojazdów. Fałszywe oświadczenie w tym zakresie może stanowić podstawę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia oraz dochodzenia roszczeń odszkodowawczych.
Obowiązek przestrzegania limitów nie kończy się w momencie zawarcia umowy i zgłoszenia zarządzającego do organu licencyjnego. Zarządzający oraz przedsiębiorca zobowiązani są do bieżącego monitorowania, czy w wyniku zmian zachodzących w poszczególnych przedsiębiorstwach limity nie zostały przekroczone. Jeżeli na przykład jedna z firm, w której zarządzający pełni swoją funkcję, dokona znacznego zwiększenia floty, może to spowodować przekroczenie limitu 50 pojazdów. W takiej sytuacji zarządzający musi niezwłocznie podjąć działania w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem, na przykład przez rezygnację z funkcji w jednym z przedsiębiorstw. Brak reakcji może skutkować wszczęciem przez GITD postępowania w sprawie stwierdzenia niezdolności do kierowania operacjami transportowymi oraz utratą certyfikatu kompetencji zawodowych.
Przedsiębiorca również powinien systematycznie sprawdzać w systemie KREPTD, czy zarządzający nie nawiązał współpracy z dodatkowymi firmami prowadzącej do przekroczenia limitów. Chociaż formalnie to zarządzający odpowiada za przestrzeganie ograniczeń, przedsiębiorca ma interes w tym, aby jego licencja nie została cofnięta z powodu nieprawidłowości po stronie zarządzającego. Dlatego zaleca się wprowadzenie do umowy zapisu zobowiązującego zarządzającego do składania przedsiębiorcy kwartalnych lub półrocznych oświadczeń o aktualnym stanie współpracy z innymi firmami oraz o łącznej liczbie pojazdów objętych zarządzaniem. Takie oświadczenia stanowią dodatkowe zabezpieczenie oraz ułatwiają udowodnienie przez przedsiębiorcę zachowania należytej staranności w przypadku ewentualnych postępowań kontrolnych.
Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś podjąć następujące kroki:
Pamiętaj, że umowa z zarządzającym transportem to nie tylko formalność wymagana do uzyskania licencji, ale kluczowy element organizacji działalności przewozowej. Dobrze sporządzona umowa chroni interesy obu stron, precyzuje oczekiwania oraz minimalizuje ryzyko sporów i sankcji administracyjnych. Nie oszczędzaj czasu na właściwe przygotowanie dokumentu – ewentualne konsekwencje wadliwej umowy mogą kosztować Cię utratę licencji transportowej i konieczność zawieszenia działalności. W razie wątpliwości skonsultuj treść umowy z prawnikiem specjalizującym się w prawie transportowym lub doradcą znającym specyfikę przepisów regulujących zawód przewoźnika drogowego. Inwestycja w profesjonalną pomoc prawną na etapie sporządzania umowy zwróci się wielokrotnie poprzez uniknięcie kosztownych błędów i problemów w przyszłości.
Hashtagi: #ZarządzającyTransportem #UmowaTransportowa #CertyfikatKompetencjiZawodowych #LicencjaTransportowa #PrawoTransportowe #GITD #KREPTD #RozporządzenieWE1071 #MikroprzedsiębiorstwaTSL #TransportDrogowy
 |
 |
 |