Najczęściej popełniane błędy przy stosowaniu Incoterms – Jak ich uniknąć?
Opracował: dr inż. Bogusław Madej
Incoterms to międzynarodowy język handlu, który ujednolica podział kosztów, ryzyk oraz obowiązków stron w transporcie towarów. Niestety, nawet doświadczeni praktycy wielokrotnie popełniają te same błędy, które generują poważne konsekwencje podatkowe, celne i biznesowe. Jak pokazują analizy ICC i polskiego rynku, ponad 60% sporów wynika z niepoprawnego zastosowania reguł, a wiele firm traci na tym dziesiątki tysięcy złotych rocznie. W tym artykule analizujemy najczęściej popełniane błędy, podajemy praktyczne rozwiązania i powołujemy się na formalne akty prawne.
Incoterms 2020 – ogólna charakterystyka i praktyka
Reguły Incoterms dzielą się na 11 form: 7 uniwersalnych (dla każdego środka transportu, np. EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) i 4 morskie (FAS, FOB, CFR, CIF). (ICC, Kodeks cywilny art. 3531, ISAP)
Każda reguła precyzuje, kto ponosi koszty transportu, odprawy celnej, ubezpieczenia, formalności oraz kiedy następuje przejście ryzyka uszkodzenia lub utraty towaru. (ICC, art. 7 Ustawa o VAT)
Poprawne oznaczenie Incoterms powinno znaleźć się na fakturze, liście przewozowym (CMR, AWB, B/L) i każdym dokumencie przewozowym. (Konwencja CMR; ICC; Ustawa o VAT art. 19a)
Wersja 2020 wprowadza podwyższenie standardu ubezpieczenia CIP (klauzula ICC „A”, min. 110% wartości) oraz zmianę „DAT” na „DPU”. (ICC, ISAP)
Najczęściej popełniane błędy stosowania Incoterms – analiza szczegółowa
Wybór niewłaściwej reguły względem rodzaju transportu. Stosowanie FOB lub CIF dla transportu lotniczego lub intermodalnego generuje niejasny podział ryzyka i odpowiedzialności (Incoterms® 2020, ICC).
Brak precyzji miejsca dostawy/rozładunku. Zbyt ogólny adres w kontrakcie prowadzi do sporów i nieprzewidzianych kosztów w krajach trzecich (przykład: „port Antwerpia” – brakuje terminalu). (Incoterms® 2020, Kodeks cywilny art. 3531)
Błędne oznaczenia i niezgodność dokumentacji. Niespójność pomiędzy fakturą, CMR, B/L i deklaracją eksportową może skutkować zatrzymaniem ładunku na granicy (CMR, B/L, Ustawa o VAT art. 19a).
Nadużycie EXW – obciążanie kupującego pełnią obowiązków. EXW bywa używane wbrew interesom polskich eksporterów, przerzuca formalności celne i załadunkowe na partnera spoza UE. (Incoterms® 2020, ICC)
Nadmierne zaufanie do DDP. DDP nakłada najwyższe zobowiązania na sprzedawcę w zakresie odprawy importowej, VAT, cła i logistyki w kraju docelowym. Niedostateczna znajomość lokalnych realiów grozi poważnymi stratami podatkowymi i formalnymi (UKC, Rozporządzenie UE 952/2013, Wyrok NSA 16.04.2025, I GSK 893/22).
Ubezpieczenie poniżej wartości ładunku. Przy CIF często wykupuje się tylko minimalną ochronę (klauzula C). Przy CIP obowiązkowe jest ubezpieczenie wg. klauzuli ICC A minimum 110% wartości towaru. (ICC, Ubezpieczenia Cargo ICC A)
Niejasny podział kosztów THC/THD (opłaty portowe i terminalowe), opłat manipulacyjnych. Brak wpisów w kontrakcie na ten temat prowadzi do podwójnych opłat w terminalach morskich i sporów arbitrażowych. (Incoterms® 2020, ICC)
Pominięcie przepisów celnych kraju importu. Niezgodność reguły (np. DDP) z przepisami państw trzecich skutkuje zatrzymaniem towaru przez cło/agencje graniczne. (UKC, Ustawa o VAT, ISAP)
Stosowanie nieaktualnych reguł (np. Incoterms 2000). Decyduje to o prawie właściwym oraz zwiększa ryzyko sądowego sporu. (ICC, ISAP)
Brak jasnej komunikacji z kontrahentem. Niedoprecyzowanie podziału obowiązków powoduje nieporozumienia, kary terminowe i zatory płatnicze. (Kodeks cywilny art. 353¹, Incoterms® 2020, ICC)
Dokumentacja i odprawy celne przy Incoterms – rozbudowany poradnik
Oznaczenie reguły Incoterms powinno znajdować się na: - fakturze handlowej, - liście przewozowym (CMR, AWB, B/L), - deklaracji eksportowej lub zgłoszeniu celnym. (Konwencja CMR, Ustawa o VAT art. 19a, ICC)
Dla transportu drogowego kluczowym dokumentem jest CMR, dla lotniczego – AWB (Air Waybill), dla morskiego – B/L (Bill of Lading). Każdy dokument określa strony, miejsce wydania i przejście ryzyka zgodnie ze wskazaniem Incoterms. (CMR, B/L, AWB, ICC)
Brak lub błędne oznaczenie powoduje: - wydłużenie odprawy celnej, - naliczenie ceł/vat według niekorzystnych stawek, - zatrzymanie przesyłki (UKC Rozporządzenie UE 952/2013, ISAP)
W przypadku DDP sprzedający zobowiązany jest do dokonania pełnej odprawy celnej oraz poniesienia wszelkich kosztów podatkowych kraju importu. (UKC, ISAP, Ustawa o VAT)
Ryzyko i ubezpieczenie ładunku – przykłady praktyczne i wymogi prawne
Klauzula CIF – ubezpiecza wyłącznie transport morski, przywracając minimalną ochronę (ICC C). Kupujący powinien domagać się szerszej ochrony – ICC A. (ICC, Seaoo.com)
CIP (Carriage and Insurance Paid To) – obligatoryjnie wymaga polisy ICC A minimum 110% wartości towaru (ICC, DHL, ISAP)
Błędny dobór ubezpieczenia – np. wysyłka wartościowego sprzętu elektronicznego za ocean z minimalną polisą – skutkuje brakiem możliwości dochodzenia odszkodowania za szkody powstałe poza elementarnymi ryzykami (ICC, Ubezpieczenia Cargo)
W konosamencie morskim (B/L) powinno znaleźć się wyraźne oznaczenie reguły Incoterms oraz dane do polisy ubezpieczeniowej (B/L, ICC, Ustawa o VAT art. 19a)
Zaawansowana strategia zapobiegania błędom
Krok po kroku jak uniknąć błędów:
Zawsze stosuj wersję Incoterms® 2020 w kontrakcie. Określ skrót oraz dokładne miejsce dostawy, np. DAP, Magazyn ABC, Warszawa, Polska.
Dopasuj regułę do gałęzi transportu – CIF/FOB tylko do morskiego, CPT/CIP/FCA/DAP/DPU do przewozów multimodalnych.
Zawrzyj szczegółowe wpisy dotyczące podziału kosztów THC/THD (opłat pocztowych i terminalowych) i manipulacyjnych już na etapie oferty.
Dla transportu morskiego żądaj oryginału B/L i jego warunków jako zabezpieczenia finansowego (ICC, B/L, Konwencja morskiego przewozu towarów).
Dla każdej dostawy wymagaj polisy na min. 110% wartości towaru (CIP – ICC A, CIF – ICC C minimum).
Korzystaj z usług licencjonowanych spedytorów, agentów celnych oraz ubezpieczycieli z doświadczeniem w branży, zwłaszcza przy DDP i przewozach międzynarodowych (UKC, ISAP, ICC).
Przeprowadzaj okresowe audyty kontraktów i dokumentacji pod kątem aktualności reguł (np. migracja z Incoterms 2010 na 2020) i spójności z prawem lokalnym.
Prowadź regularne szkolenia dla zespołu z zakresu zmian w Incoterms, przepisów VAT oraz praktyki rynkowej (ICC, ISAP, prasa branżowa).
Przykłady branżowe i praktyka – studia przypadków
Błąd: użycie reguły CIF w multimodalnym transporcie (droga + morze + lotniczy). Kontrakt na eksport elektroniki z Polski do Stanów zawierał warunki CIF, mimo że końcowy odcinek trasy był lotniczy. Efekt: Niejasność podziału kosztów, ubezpieczenia i ryzyk przy przeładunku do samolotu, spór o rozliczenie szkód. (ICC, Kodeks cywilny art. 353¹, B/L, AWB, ISAP)
Błąd: DDP w eksporcie do kraju spoza UE. Chiński kontrahent wystawił DDP na import do UE, nie mając rejestracji VAT w państwie odbiorcy. Towar został zatrzymany na granicy i podjęto postępowanie o wymierzenie kary za nieprawidłowości podatkowe. (UKC, Ustawa o VAT, Wyrok NSA 16.04.2025)
Błąd: brak wyraźnego określenia terminalu dostawy przy DAP. Odbiorca i przewoźnik nie uzgodnili dokładnego adresu. Osoba dokonująca odbioru - inna niż wskazana w dokumencie – nie otrzymała towaru, co skutkowało storno kosztów i postępowaniem reklamacyjnym. (Incoterms® 2020, ICC, prosteclo.pl)
Błąd: nieadekwatna polisa ubezpieczeniowa przy CIP/CIF. Sprzedawca ograniczył się do minimalnego zakresu ubezpieczenia mimo obowiązku ICC A (CIP) – nabywca nie mógł odzyskać pełnej wartości ładunku po szkodzie. (ICC, DHL)
Brak wpisu Incoterms na fakturze i dokumentach przewozowych. Eksporter wysłał transport na warunkach FCA bez powołania się na regułę w liście przewozowym. Po szkodzie nie można było dowieść, w którym momencie przeszło ryzyko i odpowiedzialność za ładunek. (CMR, ICC, Kodeks cywilny art. 3531)
Podsumowanie
Stosowanie reguł Incoterms wymaga zarówno rzetelnej wiedzy, jak i dbałości o detale dokumentacyjne i komunikacyjne. Przestrzeganie wersji reguł, wybór odpowiedniej dla środka transportu, wpisy na dokumentach przewozowych i szczegółowy podział kosztów są kluczowe dla efektywności i bezpieczeństwa obrotu międzynarodowego. Zaleca się regularne szkolenia, audyty umów i współpracę profesjonalistów na każdym etapie procesu logistycznego.
Praktyczne wskazówki (podsumowanie):
Stosuj zawsze aktualną wersję Incoterms i uwzględnij ją w umowie.
Dobieraj regułę pod konkretny środek transportu – nie używaj morsko-lądowych mieszanych.
Pilnuj spójności dokumentacji: faktury, listy przewozowe, deklaracje celne.
Podpisuj precyzyjnie miejsce dostawy i adres odbioru oraz wpisuj odpowiedni podział opłat manipulacyjnych.
Przy regule CIP/CIF żądaj odpowiedniej polisy (min. 110% wartości dla CIP; ICC A).
Korzystaj z usług profesjonalnych spedytorów, agentów i doradców podatkowych.
Dokumentuj i archiwizuj wszelkie ustalenia z kontrahentem.
