Rejestr dłużników niewypłacalnych - czym jest i do czego służy?

Spis treści

Definicja i podstawy prawne rejestrów dłużników

Czym jest rejestr dłużników?

Rejestr dłużników to scentralizowana baza danych zawierająca informacje o podmiotach – zarówno osobach fizycznych, jak i prawnych – które nie regulują swoich zobowiązań finansowych w określonym terminie lub zostały uznane za niewypłacalne. Głównym celem prowadzenia takich rejestrów jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego poprzez umożliwienie wierzycielom i potencjalnym kontrahentom weryfikacji wiarygodności płatniczej przed nawiązaniem współpracy biznesowej.

Rejestry dłużników pełnią kilka kluczowych funkcji:

1. Funkcja informacyjna – umożliwiają szybkie sprawdzenie statusu finansowego danego podmiotu.
2. Funkcja prewencyjna – odstraszają potencjalnych dłużników od nieterminowego regulowania zobowiązań.
3. Funkcja windykacyjna – mobilizują dłużników do spłaty zaległości pod groźbą negatywnych konsekwencji.
4. Funkcja ochronna – chronią wierzycieli przed nieuczciwymi kontrahentami.
5. Funkcja stabilizacyjna – wpływają na stabilność całego systemu gospodarczego poprzez ograniczanie ryzyka niewypłacalności.

Podstawy prawne

System rejestrów dłużników w Polsce funkcjonuje na podstawie dwóch głównych aktów prawnych:

1. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm.) – reguluje funkcjonowanie Rejestru Dłużników Niewypłacalnych (RDN) jako części Krajowego Rejestru Sądowego.
2. Ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. 2025 poz. 85 t.j.) – określa zasady działania Biur Informacji Gospodarczej (BIG), w tym Krajowego Rejestru Długów.

Zgodnie z ustawą o KRS (art. 55-56), Rejestr Dłużników Niewypłacalnych stanowi jeden z trzech rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego, obok rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń i fundacji.

Rodzaje rejestrów dłużników w Polsce

System dwutorowy

Polski system rejestrów dłużników opiera się na dwutorowym modelu:

1. Rejestr publiczny (państwowy) – Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN) prowadzony przez sądy rejestrowe w ramach Krajowego Rejestru Sądowego.
2. Rejestry prywatne (komercyjne) – prowadzone przez Biura Informacji Gospodarczej (BIG), działające na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych.

Główne rejestry działające w Polsce

W Polsce funkcjonują następujące główne rejestry dłużników:

1. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN) – prowadzony przez sądy rejestrowe.
2. Krajowy Rejestr Długów (KRD BIG S.A.) – prowadzony przez Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
3. BIG InfoMonitor – prowadzony przez Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A.
4. ERIF BIG S.A. – prowadzony przez ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
5. Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG) – prowadzone przez Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A.
6. Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) – prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości w ramach systemu informatycznego.

Każdy z tych rejestrów działa na nieco innych zasadach i gromadzi różne kategorie danych, co zostanie szczegółowo omówione w dalszych sekcjach artykułu.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN) w KRS

Charakterystyka RDN

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN) stanowi część Krajowego Rejestru Sądowego i jest prowadzony przez wydziały gospodarcze sądów rejonowych. Z uwagi na swój państwowy charakter, RDN cieszy się szczególnym zaufaniem i domniemaniem prawdziwości wpisów.

Podstawową cechą odróżniającą RDN od prywatnych rejestrów jest to, że wpisy do RDN dokonywane są przede wszystkim z urzędu przez sądy, a nie na wniosek wierzycieli. To sprawia, że RDN obejmuje najbardziej poważne przypadki niewypłacalności, związane z postępowaniami sądowymi.

Kto trafia do RDN?

Zgodnie z art. 55 ustawy o KRS, do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych wpisuje się z urzędu następujące kategorie podmiotów:

1. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli:
   1. Ogłoszono ich upadłość.
   2. Wniosek o ogłoszenie upadłości został prawomocnie oddalony z powodu niewystarczającego majątku na pokrycie kosztów postępowania.
   3. Umorzono prowadzoną przeciw nim egzekucję, gdyż z egzekucji nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów egzekucyjnych.
2. Wspólnicy ponoszący odpowiedzialność całym swoim majątkiem, jeżeli:
   1. Ogłoszono upadłość spółki.
   2. Wniosek o ogłoszenie upadłości spółki został prawomocnie oddalony z powodu niewystarczającego majątku.
3. Dłużnicy zobowiązani do wyjawienia majątku przed sądem lub komornikiem.
4. Osoby pozbawione przez sąd upadłościowy prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, fundacji lub stowarzyszeniu.
5. Dłużnicy alimentacyjni, u których powstała zaległość na okres dłuższy niż 6 miesięcy.

Wpisy na wniosek wierzyciela

Zgodnie z art. 56 ustawy o KRS, na wniosek wierzyciela do RDN może zostać wpisana wyłącznie osoba fizyczna, jeżeli:

1. Wierzyciel posiada tytuł wykonawczy przeciwko dłużnikowi.
2. Wezwał dłużnika do zapłaty w terminie 30 dni.
3. Dłużnik nie uregulował zobowiązania w tym terminie.

Wniosek składa się na formularzu KRS-D1 do sądu rejestrowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania dłużnika. Sąd ma 14 dni na rozpatrzenie wniosku i wydanie decyzji.

Okres przechowywania danych w RDN

Wpisy dokonane w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych podlegają wykreśleniu z urzędu po upływie 10 lat od dnia dokonania wpisu. Ten długi okres przechowywania danych sprawia, że wpis do RDN jest szczególnie dotkliwy dla dłużnika.

Krajowy Rejestr Długów (KRD) i inne Biura Informacji Gospodarczej

Biura Informacji Gospodarczej – ogólna charakterystyka

Biura Informacji Gospodarczej (BIG) to prywatne instytucje działające na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. W przeciwieństwie do państwowego RDN, BIG-i funkcjonują jako podmioty komercyjne, oferujące usługi związane z gromadzeniem i udostępnianiem informacji o wiarygodności płatniczej.

Zgodnie z art. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych, BIG-i gromadzą i udostępniają informacje gospodarcze dotyczące wiarygodności płatniczej osób fizycznych i prawnych.

Krajowy Rejestr Długów (KRD BIG S.A.)

Krajowy Rejestr Długów jest najstarszym i największym biurem informacji gospodarczej w Polsce, powstałym w 2003 roku. KRD specjalizuje się w gromadzeniu informacji o zaległościach płatniczych zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców.

Główne cechy KRD:

1. Zakres działania – gromadzi dane o wszystkich rodzajach zobowiązań (kredyty, pożyczki, rachunki za media, alimenty, mandaty, zobowiązania handlowe).
2. Minimalna kwota długu – 200 zł dla konsumentów, 500 zł dla przedsiębiorców.
3. Okres opóźnienia – 60 dni dla konsumentów, 60 dni dla przedsiębiorców.
4. Obowiązek wezwania – wierzyciel musi wysłać wezwanie do zapłaty z informacją o zamiarze wpisania do KRD.
5. Termin oczekiwania – minimum 30 dni od wysłania wezwania.

BIG InfoMonitor

BIG InfoMonitor to drugie co do wielkości biuro informacji gospodarczej w Polsce, utworzone przez Związek Banków Polskich i Biuro Informacji Kredytowej (BIK). Działa od 2004 roku i współpracuje głównie z sektorem bankowym i finansowym.

Charakterystyczne cechy BIG InfoMonitor:

1. Ścisła współpraca z bankami i instytucjami finansowymi.
2. Gromadzenie zarówno informacji negatywnych (o długach), jak i pozytywnych (o terminowych płatnościach).
3. Wymiana danych z BIK.
4. Zaawansowane narzędzia analityczne dla przedsiębiorców.

ERIF BIG S.A.

ERIF Biuro Informacji Gospodarczej działa od 2004 roku i należy do międzynarodowej grupy CRIF. Specjalizuje się w obsłudze sektora MŚP i dostarcza kompleksowe raporty o wiarygodności kontrahentów.

Kluczowe cechy ERIF:

1. Międzynarodowy zasięg – wymiana danych z bazami w innych krajach UE.
2. Specjalizacja w ocenie ryzyka kredytowego MŚP.
3. Zaawansowane narzędzia scoringowe.
4. Możliwość monitoringu kontrahentów w czasie rzeczywistym.

Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG)

KBIG to najmłodsze spośród głównych biur informacji gospodarczej, również należące do grupy CRIF. Oferuje usługi podobne do ERIF, z naciskiem na automatyzację procesów weryfikacji kontrahentów.

Kto może trafić do rejestru dłużników?

Kategorie dłużników

Do rejestrów dłużników mogą trafić następujące kategorie podmiotów:

1. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej – konsumenci zalegający z płatnościami za:
   1. Kredyty i pożyczki.
   2. Rachunki za media (prąd, gaz, woda, telefon, internet).
   3. Alimenty.
   4. Mandaty.
   5. Czynsz.
   6. Inne zobowiązania cywilnoprawne.
2. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) – za:
   1. Zobowiązania handlowe wobec kontrahentów.
   2. Niespłacone kredyty i pożyczki firmowe.
   3. Zaległości wobec ZUS i Urzędu Skarbowego.
   4. Inne zobowiązania związane z działalnością gospodarczą.
3. Osoby prawne (spółki, fundacje, stowarzyszenia) – za:
   1. Zobowiązania handlowe.
   2. Kredyty i leasingi.
   3. Zobowiązania publicznoprawne.
4. Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (np. spółki jawne, komandytowe).

Warunki wpisania do rejestru

Aby dłużnik mógł zostać wpisany do rejestru prowadzonego przez BIG, muszą zostać spełnione następujące warunki:

1. Istnienie zobowiązania wynikającego z konkretnego stosunku prawnego (umowy, wyroku sądowego, decyzji administracyjnej).
2. Minimalna kwota zadłużenia:
   1. Dla konsumentów: co najmniej 200 złotych.
   2. Dla przedsiębiorców: co najmniej 500 złotych.
3. Okres opóźnienia:
   1. Dla konsumentów: co najmniej 60 dni od daty wymagalności (w przypadku KRD) lub 30 dni (w przypadku innych BIG).
   2. Dla przedsiębiorców: co najmniej 60 dni od daty wymagalności.
4. Wezwanie do zapłaty – wierzyciel musi wysłać dłużnikowi pisemne wezwanie do zapłaty, w którym wyraźnie informuje o zamiarze wpisania danych do rejestru dłużników w przypadku braku spłaty.
5. Upływ terminu po wezwaniu – od daty wysłania wezwania do momentu zgłoszenia danych do BIG musi upłynąć co najmniej 30 dni.
6. Brak sporu co do zobowiązania – jeśli dłużnik kwestionuje wysokość lub zasadność zobowiązania, wierzyciel powinien wstrzymać się z wpisem do czasu wyjaśnienia sprawy.

Procedura wpisania do rejestru

Etapy procedury wpisania do BIG

Proces wpisania dłużnika do rejestru prowadzonego przez Biuro Informacji Gospodarczej przebiega według następujących etapów:

1. Powstanie zaległości – dłużnik nie reguluje zobowiązania w terminie określonym w umowie lub wynikającym z przepisów prawa.
2. Wezwanie do zapłaty – wierzyciel wysyła pisemne wezwanie do zapłaty, które musi zawierać:
   1. Dokładną kwotę zadłużenia z rozpisaniem na poszczególne składniki (kapitał, odsetki, koszty).
   2. Termin spłaty (co najmniej 30 dni od otrzymania wezwania).
   3. Wyraźną informację o zamiarze wpisania danych dłużnika do rejestru dłużników w przypadku braku spłaty.
   4. Dane kontaktowe wierzyciela i BIG, do którego dane zostaną przekazane.
3. Oczekiwanie na reakcję dłużnika – wierzyciel musi odczekać co najmniej 30 dni od wysłania wezwania, aby dać dłużnikowi możliwość uregulowania zobowiązania lub zgłoszenia sprzeciwu.
4. Zgłoszenie danych do BIG – jeśli dłużnik nie spłaci zobowiązania ani nie zgłosi uzasadnionego sprzeciwu, wierzyciel może przekazać dane do Biura Informacji Gospodarczej. Zgłoszenie następuje elektronicznie poprzez system BIG.
5. Weryfikacja danych przez BIG – Biuro Informacji Gospodarczej sprawdza, czy zgłoszenie spełnia wszystkie wymogi formalne określone w ustawie.
6. Wpis do rejestru – po pozytywnej weryfikacji dane dłużnika zostają wpisane do rejestru i stają się dostępne dla uprawnionych podmiotów.
7. Powiadomienie dłużnika – niektóre BIG-i dodatkowo informują dłużnika o dokonaniu wpisu (choć nie jest to wymóg ustawowy).

Procedura wpisania do RDN

Wpis do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych może nastąpić:

1. Z urzędu – sąd dokonuje wpisu automatycznie w przypadkach określonych w art. 55 ustawy o KRS (np. po ogłoszeniu upadłości, umorzeniu egzekucji).
2. Na wniosek wierzyciela – zgodnie z art. 56 ustawy o KRS:
   1. Wierzyciel składa wniosek na formularzu KRS-D1 do sądu rejestrowego.
   2. Do wniosku dołącza tytuł wykonawczy oraz dowód wezwania dłużnika do zapłaty.
   3. Sąd rozpatruje wniosek w terminie 14 dni.
   4. W przypadku uwzględnienia wniosku sąd wydaje postanowienie o wpisie do RDN.
   5. Od postanowienia dłużnikowi przysługuje zażalenie w terminie 7 dni.

Opłaty za wpis

1. Wpis do RDN – według przepisów o opłatach sądowych w sprawach cywilnych (obecnie około 100 złotych).
2. Wpis do BIG – opłaty ustalane przez poszczególne biura informacji gospodarczej (zazwyczaj kilkadziesiąt złotych za jeden wpis).