Cyfryzacja usług publicznych w Polsce otwiera nowe możliwości dla obywateli i przedsiębiorców, umożliwiając załatwianie spraw urzędowych całkowicie online, bez konieczności wychodzenia z domu. Narzędziem, które stanowi klucz do tego cyfrowego świata, jest podpis zaufany ePUAP – bezpłatny elektroniczny podpis, który pozwala na potwierdzenie tożsamości i podpisywanie dokumentów w sposób równoważny z podpisem własnoręcznym. Szczególnie dla branży transportowej, gdzie właściciele firm muszą regularnie komunikować się z Głównym Inspektoratem Transportu Drogowego (GITD), uzyskanie i prawidłowe korzystanie z podpisu zaufanego stanowi niezbędny element codziennej pracy. Artykuł przybliża istotę podpisu zaufanego, wskazuje, jak go założyć, jak z niego korzystać, oraz jakie możliwości otwiera dla przedsiębiorców transportowych w Polsce.
Podpis zaufany ePUAP to elektroniczny podpis, który stanowi środek identyfikacji elektronicznej umożliwiający potwierdzenie tożsamości w Internecie oraz podpisywanie dokumentów elektronicznych. Podstawowe informacje:
Podpis zaufany jest usługą publiczną dostarczoną przez Ministerstwo Cyfryzacji w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
Jest całkowicie bezpłatny i dostępny dla każdego obywatela Polski.
Umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów równoważne z podpisem własnoręcznym w relacjach z administracją publiczną.
Stanowi rodzaj uwierzytelniania podstawowego poziomu w systemach e-administracji.
Uaktywnia się na okres 3 lat od dnia rejestracji, po czym wymaga odnowienia.
Zastosowanie w relacjach z administracją publiczną
Podpis zaufany może być używany do podpisywania dokumentów wysyłanych do organów administracji publicznej (art. 96 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz ustawy o transporcie drogowym).
Jest równoważny z podpisem własnoręcznym w relacjach z urzędami, co wynika z przepisów prawa administracyjnego.
Pozwala na składanie oświadczeń, wniosków, podań, odwołań, skarg i innych dokumentów w formie elektronicznej.
Umożliwia logowanie się do systemów e-administracji, takich jak e-Urząd Skarbowy, PUE ZUS, Internetowe Konto Pacjenta (IKP).
Nie ma zastosowania w relacjach prywatnych między obywatelami lub obywatelami a podmiotami prywatnymi – do tego celu należy używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Różnica między podpisem zaufanym a podpisem własnoręcznym
Podpis zaufany jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego w świecie elektronicznym.
Potwierdzenie tożsamości następuje poprzez mechanizmy elektroniczne (np. bank, e-dowód, wizyta w urzędzie), a nie poprzez osobisty podpis.
Dokument podpisany podpisem zaufanym nie wymaga drukowania, skanowania i wysyłania tradycyjną pocztą.
Wszystkie procedury odbywają się całkowicie online, co oszczędza czas i zasoby.
Podpis zaufany pozostawia elektroniczny ślad, co zwiększa bezpieczeństwo i udokumentowanie transakcji.
Jak założyć podpis zaufany – krok po kroku
Pierwszy krok – rejestracja online
Proces zakładania profilu zaufanego i podpisu zaufanego jest bezpłatny i stosunkowo prosty. Pierwszy krok to rejestracja:
Wejść na stronę pz.gov.pl (oficjalna strona Profilu Zaufanego).
Kliknąć opcję „Załóż profil zaufany" lub „Zarejestruj się".
Wypełnić prosty formularz rejestracyjny, podając: imię, nazwisko, numer PESEL, adres e-mail i numer telefonu.
Zaznacz akceptację regulaminu i warunków korzystania z usługi.
Kliknąć przycisk „Zarejestruj się".
Na podany adres e-mail zostanie wysłane potwierdzenie rejestracji z instrukcjami dalszych kroków.
Drugi krok – wybór sposobu potwierdzenia tożsamości
Po rejestracji konieczne jest potwierdzenie tożsamości. Dostępnych jest kilka opcji:
Potwierdzenie przez bankowość elektroniczną – najszybsza metoda, wymaga konta w banku wspólpracującym z platformą.
Potwierdzenie za pomocą e-dowodu (elektroniczny dokument tożsamości) – wymaga aplikacji mobilnej eDO App i czytnika RFID.
Potwierdzenie za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego – dla osób, które już go posiadają.
Potwierdzenie w placówce – wizyta osobiście z dowodem osobistym lub paszportem w wyznaczonym punkcie potwierdzającym.
Potwierdzenie przez rozmowę wideo z urzędnikiem – rezerwacja terminu rozmowy online z pracownikiem administracji.
Trzeci krok – potwierdzenie i aktywacja
Po wybraniu sposobu potwierdzenia tożsamości postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi wybranej metody.
Proces weryfikacji zwykle trwa od kilka minut do kilku godzin w zależności od wybranego wariantu.
Po pomyślnym potwierdzeniu tożsamości otrzymasz wiadomość e-mail z informacją o aktywacji profilu zaufanego.
Profil zaufany jest aktywny przez 3 lata od dnia potwierdzenia.
Po upływie 3 lat będzie można dokonać odnowienia profilu w prosty sposób.
Sposoby potwierdzenia tożsamości
Potwierdzenie przez bankowość elektroniczną
To jest najprostsza i najszybsza metoda dla osób posiadających konto w banku:
Na stronie pz.gov.pl wybrać opcję „Potwierdź przez bank".
Wybrać bank, w którym masz konto (np. PKO BP, mBank, ING, Santander, Alior Bank, BNP Paribas i wiele innych).
Zostaniesz automatycznie przekierowany do systemu bankowości elektronicznej.
Zalogować się do swojego konta w banku za pomocą zwykłych danych logowania.
Wyrazić zgodę na potwierdzenie tożsamości dla profilu zaufanego.
Bank poinformi Cię o pomyślnym potwierdzeniu, a profil zaufany będzie aktywny.
Cały proces trwa zazwyczaj 5-10 minut.
Potwierdzenie za pomocą e-dowodu (eDO App)
Nowoczesna metoda dla posiadaczy elektronicznego dowodu osobistego:
Pobierz aplikację mobilną eDO App na swój smartfon (dostępna w App Store i Google Play).
Na stronie pz.gov.pl wybierz opcję „Potwierdź przez e-dowód".
Wybierz narzędzie logowania: smartfon albo czytnik RFID.
W przypadku smartfona: otwórz aplikację eDO App i postępuj zgodnie z instrukcjami.
Przyłóż e-dowód do telefonu (jeśli dysponujesz czytnikiem – do urządzenia).
Wpisz numer CAN (aktualna liczba zainteresowania) z rewers karty e-dowodu.
Wpisz 4-cyfrowy kod PIN1 (domyślnie 0000).
Potwierdź na swoim telefonie lub czytniku.
Profil zaufany zostanie aktywowany – proces trwa kilka minut.
Potwierdzenie w placówce punktu potwierdzającego
Klasyczna metoda dla osób preferujących osobisty kontakt:
Po rejestracji online udaj się do wyznaczonego punktu potwierdzającego ze swoim dowodem osobistym lub paszportem.
Punktami potwierdzającymi są: urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie, oddziały ZUS, oddziały NFZ, oddziały Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, wybrane placówki Poczty Polskiej.
Pracownik urzędu potwierdzi twoją tożsamość na podstawie dokumentu.
Wyda potwierdzenie, które będzie wysłane elektronicznie do systemu.
Po otrzymaniu potwierdzenia profil zaufany ulegnie aktywacji.
Cały proces zajmuje zazwyczaj kilka dni.
Potwierdzenie przez rozmowę wideo z urzędnikiem
Na stronie pz.gov.pl wybrać opcję „Rozmowa wideo z urzędnikiem".
Wybrać preferowany termin i godzinę spotkania online.
W wyznaczonym terminie urzędnik skontaktuje się z Tobą przez Internetu.
Przygotuj dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
W trakcie rozmowy urzędnik zweryfikuje Twoją tożsamość na podstawie dokumentu wykazanego przed kamerą.
Po pozytywnej weryfikacji profil zaufany zostanie aktywowany.
Wejść na stronę moj.gov.pl i wybrać opcję „Podpisz dokument".
Przesłać dokument, który chcesz podpisać (obsługiwane są formaty: PDF, DOCX, TXT, XLSX, ODS, RTF).
Wybrać rodzaj podpisu – w tym przypadku wybieramy podpis zaufany.
Zalogować się za pośrednictwem podpisu zaufanego.
Potwierdzić podpisanie dokumentu.
Pobierz podpisany dokument ze strony.
Dokument zawiera informacje o podpisującym, dacie i godzinie podpisania.
Zastosowanie podpisu zaufanego w branży transportowej
Komunikacja z GITD za pośrednictwem ePUAP
Główny Inspektorat Transportu Drogowego umożliwia elektroniczną realizację wielu procedur za pośrednictwem platformy ePUAP z użyciem podpisu zaufanego:
Składanie wniosków o przyznanie licencji wspólnotowych na przewóz towarów (LR1).
Składanie wniosków o przyznanie licencji wspólnotowych na zarobkowy autobusowy i autokarowy przewóz osób (LP1).
Udzielanie zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
Zgłaszanie zmian dotyczących danych przedsiębiorcy (zmiana nazwy, adresu, osoby zarządzającej transportem, lokalizacji bazy transportowej, numeru rejestracyjnego pojazdu).
Uzyskiwanie wtórników licencji i zezwoleń.
Realizacja procedur dotyczących świadectw kierowców.
Ubieganie się o wznowienie certyfikatów bezpieczeństwa pojazdu.
Portal eBOK CANARD
System Elektronicznego Biura Obsługi Klienta GITD (eBOK CANARD) wymaga do logowania podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego:
Wejść na stronę ebok.canard.gitd.gov.pl.
Wybrać opcję logowania za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP lub bankowości elektronicznej.
Po zalogowaniu możliwe jest wysłanie wypełnionej dokumentacji do GITD elektronicznie.
Cała korespondencja będzie prowadzona drogą elektroniczną poprzez portal.
Dostęp do elektronicznej wersji dowodu naruszenia, składanie oświadczeń i innych dokumentów bez konieczności tradycyjnej korespondencji pocztowej.
System automatycznie rejestruje datę i godzinę wysłania dokumentów, co stanowi dowód dostarczenia.
Elektroniczny Punkt Kontaktowy (EPA) GITD
Dla przedsiębiorców transportowych dostępny jest Elektroniczny Punkt Kontaktowy, który wymaga podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego do realizacji procedur:
Złożenie wniosków o przyznanie licencji wspólnotowych na zarobkowy przewóz towarów lub osób.
Informowanie GITD o zmianach ważnych danych dotyczących działalności transportowej.
Uzyskiwanie wtórników zezwoleń i licencji.
Realizacja procedur dotyczących świadectw kierowców.
Ubieganie się o certyfikaty bezpieczeństwa pojazdu.
Elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza czas procedury i eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów podczas wysyłki tradycyjną pocztą.
Praktyczne zastosowanie dla transportowców
Dla właściciela firmy transportowej podpis zaufany to niezbędny dokument do codziennej pracy z administracją transportową.
Zamiast drażyć dokumenty tradycyjną pocztą, można je przesyłać elektronicznie podpisane, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.
Wszystkie procedury mogą być realizowane z biura, bez konieczności wizyt w urzędach.
Elektroniczne ślady dokumentów ułatwiają kontrolę i archiwizację spraw.
Szybsze załatwienie spraw – procedury elektroniczne zwykle trwają krócej niż tradycyjne.
Możliwość monitorowania statusu złożonych wniosków online w systemie eBOK CANARD.
Podpis zaufany a kwalifikowany podpis elektroniczny
Porównanie
Istnieją dwa główne rodzaje podpisów elektronicznych dostępnych w Polsce:
Podpis zaufany – darmowy, podstawowy poziom uwierzytelniania, wydawany przez Ministerstwo Cyfryzacji, dostępny dla każdego obywatela.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – płatny (średni koszt 60-150 zł rocznie), wyższy poziom bezpieczeństwa, wydawany przez certyfikowane podmioty trzecie (operatorów certyfikacji elektronicznej).
Główne różnice
Bezpieczeństwo – kwalifikowany podpis ma wyższy poziom bezpieczeństwa i jest równoważny z podpisem własnoręcznym w relacjach prywatnych.
Zastosowanie – podpis zaufany w relacjach z administracją publiczną, kwalifikowany w relacjach prywatnych.
Okres ważności – podpis zaufany ważny 3 lata, kwalifikowany zwykle 1-3 lata w zależności od dostawcy.
Nośnik – podpis zaufany elektroniczny na platformie pz.gov.pl, kwalifikowany zwykle na karcie elektronicznej lub w hsm (hardware security module).
Kiedy używać każdego z nich
Podpis zaufany: logowanie do serwisów e-administracji, podpisywanie wniosków do urzędów, komunikacja z GITD, ZUS, US i innymi organami publicznymi.
Kwalifikowany podpis elektroniczny: umowy handlowe, faktury, dokumenty finansowe, sprawozdania dla potrzeb prywatnych, gdzie wymaga się wyższego poziomu bezpieczeństwa i autentyczności podpisu.
Bezpieczeństwo podpisu zaufanego
Zasady bezpieczeństwa
Podpis zaufany, choć wygodny, wymaga zachowania pewnych zasad bezpieczeństwa:
Hasło do profilu zaufanego powinno być silne – zawierać wielkie i małe litery, cyfry, znaki specjalne.
Nigdy nie dziel się swoim hasłem z nikim – pracownicy administracji nigdy nie będą Cię o to prosić.
Regularnie zmieniaj hasło, przynajmniej raz na 3-6 miesięcy.
Nie loguj się do profilu zaufanego na publicznych komputerach lub Wi-Fi.
Zawsze wylogowuj się z systemu po zakończeniu sesji.
Monitoruj swoją skrzynkę e-mail – większość operacji wymaga potwierdzenia na podany adres e-mail.
Potencjalne zagrożenia
Przejęcie konta e-mailowego – jeśli ktoś uzyska dostęp do Twojego e-maila, może zresetować hasło do profilu zaufanego.
Phishing – oszuści mogą wysyłać fałszywe wiadomości e-mail naśladujące GITD lub inne instytucje, domagając się podania danych do logowania.
Fałszywe strony – należy zawsze upewniać się, że jesteś na oficjalnej stronie (pz.gov.pl, moj.gov.pl, ebok.canard.gitd.gov.pl).
Nieaktualne oprogramowanie – zawsze utrzymuj swoją przeglądarkę i system operacyjny w aktualnej wersji.
Praktyczne wskazówki bezpieczeństwa
Włącz dwuetapową weryfikację (jeśli dostępna) – dodatkowa warstwa bezpieczeństwa dla Twojego konta.
Monitoruj aktywność na swoim koncie – sprawdzaj historię logowań i ostatnie operacje.
W przypadku podejrzenia, że ktoś uzyskał dostęp do Twojego profilu, natychmiast zmień hasło i skontaktuj się z biurem obsługi Ministerstwa Cyfryzacji.
Używaj menedżera haseł do przechowywania swoich haseł w bezpieczny sposób.
Nie udostępniaj numeru PESEL innym osobom – jest on kluczowym elementem weryfikacji tożsamości.
Rozwiązywanie problemów i FAQ
Nie mogę się zalogować do profilu zaufanego
Sprawdź, czy wpisałeś prawidłowy e-mail i hasło – obie wartości są wrażliwe na wielkość liter.
Jeśli nie pamiętasz hasła, kliknij opcję „Nie pamiętam hasła" i postępuj zgodnie z instrukcjami.
Na Twoją skrzynkę e-mail zostanie wysłany link do resetowania hasła – sprawdź folder ze spamem.
Jeśli problem się powtarza, może być to spowodowane problemami z przeglądarką – spróbuj zalogować się z innej przeglądarki lub urządzenia.
Mój profil zaufany został zdeaktywowany
Profil zaufany może być zdeaktywowany, jeśli nie był używany przez długi czas.
Aby ponownie go aktywować, spróbuj się zalogować – system automatycznie zaproponuje reaktywację.
Jeśli Twój profil upłynął (po 3 latach), będzie potrzebne odnowienie – postępuj jak przy pierwszorazowym potwierdzeniu tożsamości.
Nie mogę potwierdzić tożsamości przez bankowość elektroniczną
Sprawdź, czy Twój bank znajduje się na liście banków wspólpracujących z platformą pz.gov.pl.
Upewnij się, że masz aktywne konto w bankowości elektronicznej i znasz swoje dane logowania.
Jeśli problem się powtarza, skontaktuj się z obsługą swojego banku – mogą być problemy techniczne po ich stronie.
Spróbuj wybrać inny sposób potwierdzenia tożsamości (np. poprzez e-dowód lub wizytę w urzędzie).
Czy mogę używać podpisu zaufanego do podpisywania umów prywatnych?
Podpis zaufany nie może być używany do umów między osobami fizycznymi lub przedsiębiorcy a osobami prywatnymi.
Do tego celu konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Podpis zaufany dotyczy wyłącznie relacji z administracją publiczną.
Jednak w niektórych przypadkach (zgodnie z art. 11 Kodeksu cywilnego) forma elektroniczna może być dopuszczalna w relacjach prywatnych – zawsze upewnij się, że druga strona akceptuje tę formę.
Ile czasu trwa założenie profilu zaufanego?
Rejestracja online: kilka minut.
Potwierdzenie przez bankowość elektroniczną: kilka minut do kilkunastu minut.
Potwierdzenie przez e-dowód: kilka minut.
Potwierdzenie w placówce: kilka dni (od wysłania potwierdzenia do aktywacji).
Rozmowa wideo: około 15-20 minut podczas rozmowy, plus czas na zaplanowanie terminu.
Podsumowanie i wskazówki praktyczne
Podpis zaufany ePUAP to jedno z najbardziej przydatnych narzędzi dla przedsiębiorców transportowych i każdego obywatela chcącego komunikować się z administracją publiczną w Polsce. Jego bezpłatność, prostota założenia i użytkowania sprawiają, że jest on niemalże obowiązkowy dla każdego, kto regularnie załatwia sprawy w urzędach. Dla branży transportowej, gdzie komunikacja z GITD jest nieodłącznym elementem pracy, posiadanie aktywnego profilu zaufanego stanowi podstawę efektywnego zarządzania firmą. Praktyczne wskazówki:
Załóż profil zaufany jak najszybciej – proces jest prosty, bezpłatny i zajmuje zaledwie kilka minut.
Wybierz sposób potwierdzenia tożsamości, który jest dla Ciebie najwygodniejszy – najszybsza jest bankowość elektroniczna (kilka minut).
Pamiętaj, że profil zaufany jest ważny przez 3 lata – zapisz sobie datę wygaśnięcia, aby zdążyć go odnowić na czas.
W branży transportowej wykorzystuj podpis zaufany do komunikacji z GITD, składania wniosków o licencje i zezwolenia oraz logowania do portalu eBOK CANARD.
Zawsze upewniaj się, że jesteś na oficjalnych stronach (pz.gov.pl, moj.gov.pl, ebok.canard.gitd.gov.pl) – nie odpowiadaj na maile od "urzędów" proszące o podanie danych do logowania.
Regularnie zmieniaj hasło do profilu zaufanego i nigdy go nikomu nie udostępniaj.
W przypadku problemów z logowaniem skontaktuj się z biurem obsługi Ministerstwa Cyfryzacji – dostępne są różne kanały komunikacji.
Jeśli prowadzisz działalność wymagającą wyższego poziomu bezpieczeństwa w relacjach prywatnych, rozważ zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Prowadź dokumentację wszystkich procedur realizowanych za pośrednictwem podpisu zaufanego – mogą być przydatne do kontroli podatkowych lub sporów.
Regularnie pobieraj kopie ważnych dokumentów podpisanych podpisem zaufanym – system może je przechowywać, ale lepiej mieć własne kopie archiwalne.
Spis źródeł
Ustawa z dnia 17 lipca 2002 r. o ochronie konkurencji i konsumentów – art. 96 (Dz.U. 2024 poz. 211 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (Dz.U. 2020 poz. 8 z późn. zm.).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).
W naszym serwisie internetowym są wykorzystywane pliki cookies. Służą one do zapamiętywania preferencji i ustawień oraz w celach statystycznych. Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących plików cookies w swojej przeglądarce internetowej.
Jeżeli wyrażasz zgodę na zapisywanie informacji zawartej w plikach cookies zamknij niniejszy komunikat. Jeżeli nie wyrażasz zgody - zmień ustawienia swojej przeglądarki internetowej