Odpowiedzialność osoby zarządzającej transportem drogowym – co warto o tym wiedzieć?

Opracował: dr inż. Bogusław Madej

Funkcja osoby zarządzającej transportem drogowym to znacznie więcej niż tylko formalne wymaganie uzyskania licencji przewozowej. To realna, wielowymiarowa odpowiedzialność prawna, finansowa i zawodowa, która może decydować o przyszłości kariery w branży TSL. W obliczu coraz bardziej restrykcyjnych przepisów, intensywnych kontroli drogowych oraz rosnących wymagań organów nadzoru, zarządzający transportem musi nie tylko doskonale znać regulacje, ale przede wszystkim skutecznie je wdrażać i egzekwować w codziennej praktyce. Utrata Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, wysokie kary finansowe, a nawet zakaz wykonywania zawodu – to realne konsekwencje niedbałości lub błędów w zarządzaniu operacjami transportowymi. Artykuł szczegółowo omawia zakres odpowiedzialności zarządzającego transportem, rodzaje naruszeń skutkujących sankcjami oraz praktyczne wskazówki minimalizujące ryzyko utraty dobrej reputacji i certyfikatu.

Spis treści

1. Kim jest osoba zarządzająca transportem drogowym?
2. Podstawy prawne odpowiedzialności
3. Zakres odpowiedzialności zarządzającego
4. Kary finansowe i sankcje administracyjne
5. Utrata dobrej reputacji i certyfikatu
6. Najczęściej popełniane naruszenia skutkujące karami
7. Jak chronić się przed utratą certyfikatu?
8. Podsumowanie – praktyczne wskazówki
9. Spis źródeł

Kim jest osoba zarządzająca transportem drogowym?

Definicja prawna i wymagania

Osoba zarządzająca transportem to osoba fizyczna wyznaczona przez przedsiębiorcę, która w sposób rzeczywisty i ciągły zarządza operacjami transportowymi przedsiębiorstwa (zgodnie z art. 4 Rozporządzenia WE nr 1071/2009). Wyznaczenie zarządzającego transportem stanowi jeden z niezbędnych warunków uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz licencji transportowej.

Zarządzający transportem musi spełniać następujące wymagania:

1. Posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ) w Transporcie Drogowym wydany przez Instytut Transportu Samochodowego.
2. Spełniać wymóg dobrej reputacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) nr 1071/2009.
3. Mieć rzeczywisty związek z przedsiębiorstwem – może być pracownikiem, dyrektorem, właścicielem, udziałowcem lub zarządzać firmą na podstawie umowy cywilno-prawnej.
4. Posiadać miejsce zamieszkania na terenie Unii Europejskiej.
5. W sposób rzeczywisty i ciągły zarządzać operacjami transportowymi – nie może to być funkcja fikcyjna ani formalna.

Limity pełnienia funkcji zarządzającego

Zarządzający transportem może pełnić tę funkcję w maksymalnie czterech różnych przedsiębiorstwach, przy czym łączna flota wszystkich czterech przedsiębiorstw nie może przekroczyć 50 pojazdów.

Podstawy prawne odpowiedzialności

Akty prawne regulujące odpowiedzialność zarządzającego

1. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 ze zm.) – szczególnie art. 92 ust. 3, art. 92a ust. 2, załącznik nr 2.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego (art. 4, 6).
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego.
4. Rozporządzenie Komisji (UE) 2016/403 z dnia 18 marca 2016 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009.
5. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879 ze zm.).

Zmiany w przepisach w 2025 roku

W 2025 roku weszły w życie kolejne zmiany legislacyjne dotyczące branży transportowej, w tym nowe wymagania dotyczące kontroli kabotażu, strategii egzekwowania przepisów oraz oświadczeń o liczbie pracowników. Główny Inspektor Transportu Drogowego wraz z Komendantem Głównym Policji i Szefem Krajowej Administracji Skarbowej opracowują jednolitą krajową strategię kontroli przepisów kabotażowych, która jest aktualizowana co dwa lata.

Zakres odpowiedzialności zarządzającego

Obowiązki osoby zarządzającej transportem

1. Utrzymanie i konserwacja pojazdów – zapewnienie, że flota znajduje się w odpowiednim stanie technicznym oraz regularnie przechodzi badania techniczne i przeglądy.
2. Sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych – weryfikacja kompletności i zgodności dokumentacji (CMR, zlecenia transportowe, listy przewozowe).
3. Wykonywanie zadań z zakresu podstawowej księgowości transportowej – prowadzenie ewidencji operacji, kosztów eksploatacyjnych, rozliczeń z kierowcami.
4. Przydzielanie ładunków lub usług kierowcom i pojazdom – organizacja pracy kierowców, planowanie tras i harmonogramów.
5. Sprawdzanie procedur związanych z bezpieczeństwem – nadzór nad przestrzeganiem przepisów o czasie pracy i odpoczynku, tachografach, przewozie towarów niebezpiecznych (ADR).
6. Zapewnienie kierowcom wymaganych dokumentów – upewnienie się, że kierowcy posiadają aktualne prawo jazdy, orzeczenia lekarskie i psychologiczne, świadectwa kierowcy (dla obywateli państw trzecich), kod 95.
7. Kontrola przestrzegania norm socjalnych – monitorowanie zapisów tachografu, czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków.
8. Zapobieganie naruszeniom przepisów transportowych – wdrażanie procedur wewnętrznych, szkoleń dla kierowców oraz systemów kontroli i nadzoru.

Kary finansowe i sankcje administracyjne

Wysokość kar pieniężnych

Zgodnie z art. 92a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym, osoba zarządzająca przedsiębiorstwem lub osoba zarządzająca transportem w przedsiębiorstwie, która naruszyła obowiązki lub warunki przewozu drogowego albo dopuściła, chociażby nieumyślnie, do powstania takich naruszeń, podlega karze grzywny w wysokości do 2000 złotych za każde naruszenie.

Suma kar pieniężnych nałożonych za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli nie może przekroczyć kwoty 3000 złotych.

Przykładowe naruszenia i kary dla zarządzającego transportem

1. Zezwolenie na przewóz kierowcy, który nie spełnia wymagań dotyczących ukończenia odpowiedniego szkolenia (np. brak kodu 95) – kara 1000 złotych.
2. Pozwolenie na przewóz kierowcy, który nie posiada orzeczenia lekarskiego oraz psychologicznego o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy – kara 1000 złotych.
3. Niezapewnienie kierowcy odpowiednich dokumentów niezbędnych do wykonywania pracy – kara do 1000 złotych.
4. Niewłaściwe, niekompletne lub niezgodne z rzeczywistością wypełnienie dokumentów – kara do 1000 złotych.
5. Łamanie regulacji dotyczących transportu zwierząt oraz produktów spożywczych, które mają krótki termin przydatności do spożycia – kara do 2000 złotych.
6. Pozwolenie na złamanie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców (czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i okresów odpoczynku) – kara 1000 złotych za przekroczenie tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu o co najmniej 14 godzin.
7. Pozwolenie na wykonywanie przewozu pojazdem, który generuje hałas lub szkodliwe substancje przekraczające dopuszczalne normy – kara do 2000 złotych.

Odpowiedzialność zarządzającego vs odpowiedzialność przedsiębiorcy

Ważne jest rozróżnienie odpowiedzialności zarządzającego transportem i przedsiębiorcy. Przedsiębiorca podlega karze pieniężnej w wysokości od 50 złotych do 12 000 złotych za każde naruszenie (art. 92a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym). Zarządzający transportem może być ukarany wyłącznie za naruszenia wymienione w załączniku nr 2 do ustawy, podczas gdy przedsiębiorca odpowiada za szerszy zakres naruszeń określonych w załączniku nr 3.

Utrata dobrej reputacji i certyfikatu

Dobra reputacja – definicja i znaczenie

Dobra reputacja to pojęcie prawne określone w art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009. Zarządzający transportem spełnia wymaganie dobrej reputacji, jeżeli nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa umyślne określone w ustawie oraz nie otrzymał prawomocnych decyzji administracyjnych za najpoważniejsze naruszenia (NN) lub wielokrotne bardzo poważne naruszenia (BPN) przepisów w dziedzinie transportu drogowego.

Klasyfikacja naruszeń

Naruszenia przepisów transportowych klasyfikowane są według trzech kategorii wagi:

1. Poważne Naruszenia (PN) – wykroczenia o pewnej powadze, lecz nie osiągające najwyższego stopnia surowości. Przykład: przekroczenie czasu jazdy od 2 do 4 godzin.
2. Bardzo Poważne Naruszenia (BPN) – wyjątkowo poważne przewinienia mające większy wpływ na bezpieczeństwo na drogach. Przykład: prowadzenie pojazdu bez wymaganego badania technicznego, przekroczenie znacznie dopuszczalnej masy pojazdu.
3. Najpoważniejsze Naruszenia (NN) – najcięższe przewinienia stwarzające duże zagrożenie dla bezpieczeństwa. Przykład: fałszowanie zapisów tachografu, prowadzenie pojazdu pod wpływem alkoholu lub środków odurzających, przekroczenie dziennego czasu prowadzenia pojazdu o więcej niż połowę bez przerwy.

Przeliczanie naruszeń

1. 3 poważne naruszenia (PN) przypadające statystycznie na jednego kierowcę w ciągu roku traktowane są jako 1 bardzo poważne naruszenie (BPN).
2. 3 bardzo poważne naruszenia (BPN) przypadające statystycznie na jednego kierowcę w ciągu roku stanowią podstawę do oceny dobrej reputacji i mogą skutkować wszczęciem postępowania o jej utratę.
3. 1 najpoważniejsze naruszenie (NN) automatycznie skutkuje wszczęciem postępowania o utratę dobrej reputacji.

Konsekwencje utraty dobrej reputacji

Utrata dobrej reputacji przez zarządzającego transportem prowadzi do wszczęcia postępowania w przedmiocie stwierdzenia niezdolności do kierowania operacjami transportowymi. Jeżeli zostanie wydana ostateczna decyzja o utracie dobrej reputacji, zarządzający traci Certyfikat Kompetencji Zawodowych na okres jednego roku.

Po zmianie przepisów w roku 2022 odzyskanie certyfikatu to skomplikowany proces. Zarządzający, który utracił certyfikat, musi ponownie przystąpić do egzaminu na Certyfikat Kompetencji Zawodowych w Instytucie Transportu Samochodowego oraz wykazać, że spełnia wymóg dobrej reputacji.

Najczęściej popełniane naruszenia skutkujące karami

Naruszenia dotyczące czasu pracy kierowców

1. Przekroczenie dziennego czasu prowadzenia pojazdu o więcej niż połowę lub bez przerwy (NN) – kara 550 złotych dla przedsiębiorcy, utrata dobrej reputacji dla zarządzającego.
2. Przekroczenie tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu o co najmniej 14 godzin (NN) – kara 1000 złotych dla zarządzającego, 550 złotych dla przedsiębiorcy.
3. Nieprzestrzeganie minimalnych okresów odpoczynku dziennego lub tygodniowego (BPN) – kara do 1000 złotych.

Naruszenia dotyczące tachografów

1. Korzystanie z magnesu/wyłącznika tachografu lub podłączenie niedozwolonego urządzenia przeznaczonego do fałszowania danych (NN) – kara 10 000 złotych dla przedsiębiorcy, utrata dobrej reputacji dla zarządzającego.
2. Brak legalizacji tachografu lub korzystanie z nieczytelnego tachografu (BPN) – kara do 2000 złotych.
3. Nieprowadzenie zapisów w tachografie przez dłuższy czas (PN) – kara do 1000 złotych.

Naruszenia dotyczące dokumentacji

1. Niewyposażenie kierowcy w wymagane dokumenty (licencja, zezwolenia, CMR) – kara do 1000 złotych dla zarządzającego.
2. Niewłaściwe, niekompletne lub niezgodne z rzeczywistością wypełnienie dokumentów – kara do 1000 złotych.

Naruszenia dotyczące stanu technicznego pojazdów

1. Prowadzenie pojazdu bez wymaganego badania technicznego (BPN) – kara do 2000 złotych na pojazd.
2. Pozwolenie na wykonywanie przewozu pojazdem generującym hałas lub szkodliwe substancje przekraczające dopuszczalne normy – kara do 2000 złotych.

Jak chronić się przed utratą certyfikatu?

Plan naprawczy jako kluczowe narzędzie

Dobrą reputację można uratować dzięki wdrożeniu odpowiedniego planu naprawczego. Plan naprawczy to zbiór działań mających na celu wdrożenie prawidłowej dyscypliny pracy oraz procedur zapobiegających powstawaniu naruszeń obowiązków lub warunków przewozu drogowego.

Nie wystarczy samo wdrożenie planu naprawczego – musi on zostać przedstawiony i udokumentowany przed organem prowadzącym postępowanie o utratę dobrej reputacji.

Elementy skutecznego planu naprawczego

1. Identyfikacja przyczyn naruszeń – szczegółowa analiza okoliczności i powodów, dla których doszło do naruszeń.
2. Wdrożenie procedur zapobiegawczych – wprowadzenie wewnętrznych regulaminów, instrukcji i procedur dotyczących planowania tras, monitorowania czasu pracy, kontroli dokumentacji.
3. Szkolenia dla kierowców i personelu – regularne szkolenia z zakresu przepisów o czasie pracy, tachografach, bezpieczeństwie transportu.
4. System monitorowania i kontroli – wdrożenie systemu telematycznego monitorowania floty, regularnych przeglądów zapisów tachografu, audytów wewnętrznych.
5. Dokumentacja działań – prowadzenie szczegółowej dokumentacji wszystkich podjętych działań naprawczych, protokołów z szkoleń, wyników audytów.

Profilaktyka i zarządzanie ryzykiem

1. Inwestycja w systemy telematyczne i zarządzania flotą – nowoczesne systemy GPS i monitoringu pozwalają na bieżąco kontrolować czas pracy kierowców i lokalizację pojazdów.
2. Regularne audyty wewnętrzne – przeprowadzanie systematycznych przeglądów dokumentacji, zapisów tachografu, stanu technicznego pojazdów.
3. Współpraca z prawnikami transportowymi – korzystanie z usług specjalistów w zakresie prawa transportowego w celu bieżącej weryfikacji zgodności działań z przepisami.
4. Monitoring zmian legislacyjnych – śledzenie nowelizacji ustaw i rozporządzeń, uczestnictwo w szkoleniach branżowych.
5. Kultura bezpieczeństwa i zgodności – budowanie w organizacji świadomości znaczenia przestrzegania przepisów oraz odpowiedzialności za naruszenia.

Podsumowanie – praktyczne wskazówki

Kluczowe wnioski

1. Funkcja osoby zarządzającej transportem wiąże się z realną i wielowymiarową odpowiedzialnością prawną, finansową i zawodową – nie jest to jedynie formalność administracyjna.
2. Zarządzający transportem może ponieść kary finansowe od 200 do 2000 złotych za każde naruszenie, a suma kar z jednej kontroli może wynieść do 3000 złotych.
3. Najpoważniejszym zagrożeniem jest utrata Certyfikatu Kompetencji Zawodowych na okres jednego roku w wyniku utraty dobrej reputacji – spowodowana najpoważniejszym naruszeniem (NN) lub wielokrotnymi bardzo poważnymi naruszeniami (BPN).
4. Odpowiedzialność zarządzającego nie jest ograniczona do naruszeń, które osobiście popełnił – odpowiada również za naruszenia kierowców, którym dopuścił do powstania takich sytuacji, chociażby nieumyślnie.
5. Kluczowym narzędziem ochrony przed utratą certyfikatu jest wdrożenie, udokumentowanie i przedstawienie organowi kontrolnemu kompleksowego planu naprawczego.

Praktyczne działania dla zarządzających transportem

1. Wdrażaj system bieżącego monitorowania zapisów tachografu i czasu pracy kierowców – nie czekaj na kontrole drogowe, działaj prewencyjnie.
2. Regularnie kontroluj kompletność i ważność dokumentacji kierowców (prawo jazdy, orzeczenia lekarskie, kod 95, świadectwa kierowcy).
3. Organizuj systematyczne szkolenia dla kierowców z zakresu przepisów o czasie pracy, tachografach oraz bezpieczeństwie transportu.
4. Prowadź szczegółową dokumentację wszystkich działań związanych z zarządzaniem flotą – protokoły z kontroli, instrukcje, procedury, harmonogramy szkoleń.
5. Inwestuj w nowoczesne systemy telematyczne i zarządzania flotą – ułatwiają kontrolę i minimalizują ryzyko naruszeń.
6. W przypadku wykrycia naruszenia natychmiast podejmij działania naprawcze i udokumentuj je – nie lekceważ nawet pozornie błahych wykroczeń.
7. Współpracuj z prawnikami transportowymi i specjalistami branżowymi – korzystaj z ich wiedzy w zakresie interpretacji przepisów i obrony w postępowaniach administracyjnych.
8. Bądź na bieżąco ze zmianami legislacyjnymi – uczestnicz w konferencjach, szkoleniach, czytaj prasę branżową i analizy prawne.

Spis źródeł

1. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 ze zm.), szczególnie art. 92 ust. 3, art. 92a ust. 2, załączniki nr 2 i 3.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego (art. 4, 6).
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego.
4. Rozporządzenie Komisji (UE) 2016/403 z dnia 18 marca 2016 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009.
5. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879 ze zm.).
6. Opracowania branżowe i komentarze eksperckie dotyczące odpowiedzialności zarządzającego transportem (2020-2025).
7. Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego i wojewódzkich sądów administracyjnych w zakresie dobrej reputacji i kar dla zarządzających transportem.
8. Raporty i analizy Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego oraz wojewódzkich inspektoratów transportu drogowego.

#ZarządzającyTransportem #OdpowiedzialnośćPrawna #TransportDrogowy #CertyfikatKompetencji #DobraReputacja #PrawoTransportowe #TSL

Jesteś zainteresowany podnoszeniem swoich kwalifikacji?

Skorzystaj z naszych usług.

Wróc na bloga