Telefon: 690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email: bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl
OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH
Telefon: 690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email: bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl
OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH
Opracował: dr inż. Bogusław Madej
Dla przedsiębiorców prowadzących pośrednictwo przy przewozie osób kontrole ITD i Krajowej Administracji Skarbowej stały się stałym elementem działalności, wymagającym odpowiedniego przygotowania i prowadzenia szczegółowej dokumentacji elektronicznej. Nieprzestrzeganie obowiązków może skutkować karami sięgającymi nawet 500 tysięcy złotych, a w przypadku recydywy – miliona złotych.
Znaczenie prawidłowego przygotowania do kontroli wzrosło szczególnie po nowelizacji przepisów wchodzącej w życie 17 czerwca 2024 roku, która nałożyła na pośredników dodatkowe obowiązki weryfikacyjne dotyczące kierowców. System elektronicznych rejestrów i ewidencji stał się podstawowym narzędziem pracy każdej platformy współpracującej z kierowcami taxi czy przewozów okazjonalnych. Organy kontrolne otrzymały prawo dostępu do tych danych w ściśle określonych terminach, a przedsiębiorcy muszą nie tylko gromadzić informacje, ale także zapewnić ich kompletność i dostępność przez okres pięciu lat. Dodatkowo współpraca ITD z KAS oznacza weryfikację zarówno aspektów transportowych, jak i podatkowych działalności.
W tym artykule dowiesz się, jakie konkretnie dane musisz udostępnić organom kontrolnym, w jakich terminach i w jakiej formie. Poznasz szczegółowy katalog dokumentów wymaganych przez ITD i KAS, dowiesz się o sankcjach za nieprawidłowości oraz otrzymasz praktyczne wskazówki dotyczące prowadzenia elektronicznych rejestrów. Po przeczytaniu tego przewodnika będziesz wiedział, jak przygotować swoją firmę na kontrolę i uniknąć kosztownych błędów mogących zagrozić kontynuacji działalności.
Data stanu prawnego: 10 stycznia 2026 roku.
Pośrednictwo przy przewozie osób zostało szczegółowo uregulowane w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1539). Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich przedsiębiorców łączących pasażerów z kierowcami, w tym platform takich jak Uber, Bolt czy FreeNow. Podstawowym warunkiem prowadzenia takiej działalności jest posiadanie odpowiedniej licencji wydawanej przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Brak tej licencji oznacza nielegalne prowadzenie działalności i skutkuje karą w wysokości 500 tysięcy złotych, zgodnie z taryfikatorem kar zawartym w załączniku nr 3 do ustawy.
Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym, przedsiębiorca prowadzący pośrednictwo musi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych w drogowym transporcie osób. Certyfikat ten potwierdza znajomość przepisów dotyczących przewozu osób, wymagań prawnych dotyczących licencji oraz zasad zarządzania operacjami transportowymi. Wymaganie to wynika bezpośrednio z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 roku ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego. Osoba zarządzająca transportem musi w sposób rzeczywisty i ciągły kierować operacjami transportowymi przedsiębiorstwa.
Artykuły 27b i 27e ustawy o transporcie drogowym szczegółowo określają obowiązki pośredników wobec organów kontrolnych. Przepisy te weszły w życie w ramach nowelizacji mającej na celu zwiększenie bezpieczeństwa pasażerów korzystających z usług przewozowych zamawianych poprzez aplikacje mobilne. Ustawodawca nałożył na pośredników obowiązek prowadzenia elektronicznych rejestrów i ewidencji, które muszą być udostępniane na żądanie Inspekcji Transportu Drogowego oraz Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie zgromadzone dane podlegają ochronie wynikającej z rozporządzenia RODO i muszą być przechowywane przez okres pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz lub zakończono współpracę z danym kierowcą.
Aby uzyskać licencję na prowadzenie pośrednictwa przy przewozie osób, przedsiębiorca musi spełnić wymagania dobrej reputacji, odpowiedniej zdolności finansowej oraz kompetencji zawodowych. Dobra reputacja oznacza brak wyroków skazujących za przestępstwa przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, życiu i zdrowiu oraz mieniu, a także za przestępstwa skarbowe. Weryfikacja dobrej reputacji dotyczy zarówno samego przedsiębiorcy, jak i członków organów zarządzających osoby prawnej. W przypadku utraty dobrej reputacji organ może zawiesić lub cofnąć licencję, co w praktyce oznacza zakaz prowadzenia działalności.
Zdolność finansowa jest potwierdzana poprzez posiadanie środków finansowych lub majątku w wysokości co najmniej 50 tysięcy euro. Dokumenty potwierdzające spełnienie tego warunku mogą obejmować zaświadczenia z banków o posiadanych środkach, gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe, a także sprawozdania finansowe przedsiębiorcy. Wymaganie to ma zabezpieczyć ciągłość działalności i możliwość wywiązania się ze zobowiązań wobec współpracujących przewoźników oraz pasażerów. GITD weryfikuje spełnienie tego warunku na etapie udzielania licencji oraz w trakcie kontroli okresowych, które mogą być przeprowadzane w ciągu całego okresu obowiązywania zezwolenia.
Inspekcja Transportu Drogowego posiada szerokie uprawnienia kontrolne wynikające z ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 6 marca 2018 roku. Inspektorzy ITD mają prawo wstępu do siedziby przedsiębiorcy prowadzącego pośrednictwo oraz wstępu do wszystkich pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność lub przechowywane są dokumenty i nośniki informacji. Kontrola może odbywać się w siedzibie przedsiębiorcy lub w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego, w zależności od zakresu i charakteru czynności sprawdzających. W 2025 roku inspektorzy ITD przeprowadzili ponad 180 tysięcy kontroli drogowych i firmowych, wykrywając naruszenia u około 42 procent sprawdzanych podmiotów.
Kontrola ITD może być rutynowa lub celowana. Kontrole rutynowe przeprowadzane są w ramach planów kontroli WITD i GITD, przy czym przedsiębiorcy są wybierani na podstawie systemu oceny ryzyka CANARD, który analizuje historię naruszeń oraz inne wskaźniki związane z działalnością transportową. Kontrole celowane wszczynane są w przypadku otrzymania sygnałów o naruszeniach, skarg pasażerów lub kierowców, bądź na podstawie danych z systemu KREPTD (Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego). Zgodnie z planem działalności Ministerstwa Infrastruktury na 2026 rok przewidziano intensyfikację postępowań administracyjnych dotyczących wymagania dobrej reputacji.
Krajowa Administracja Skarbowa współpracuje z ITD w zakresie kontroli przewoźników i pośredników, koncentrując się na aspektach podatkowych działalności. Funkcjonariusze KAS mają prawo weryfikować, czy podczas wykonywania przewozów osób prawidłowo obsługiwano kasę fiskalną i czy przychody z tytułu wykonanych usług transportowych były rejestrowane zgodnie z przepisami o podatku VAT. W trakcie wspólnych działań ITD i KAS przeprowadzanych na terenie całej Polski kontrolowane są taksówki, pojazdy wykonujące przewozy na aplikację oraz busy świadczące usługi regularnych przewozów pasażerskich.
Kontrola w siedzibie przedsiębiorcy prowadzącego pośrednictwo musi być poprzedzona zawiadomieniem wysłanym przez Inspektorat co najmniej siedem dni przed planowanym terminem rozpoczęcia czynności. Zawiadomienie określa podstawę prawną kontroli, okres objęty kontrolą (zazwyczaj ostatnie 12 miesięcy działalności), termin rozpoczęcia oraz szczegółowy wykaz dokumentów i informacji, które przedsiębiorca musi przygotować. Maksymalnie kontrola może rozpocząć się w terminie do 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia, chyba że przedsiębiorca wyrazi zgodę na wcześniejsze rozpoczęcie czynności. Za zgodą kontrolowanego kontrola może odbywać się również w miejscu przechowywania dokumentacji innym niż siedziba firmy, jeżeli może to usprawnić prowadzenie postępowania.
W trakcie kontroli inspektorzy ITD mają prawo:
Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić inspektorom warunki do przeprowadzenia kontroli, w tym dostęp do pomieszczeń, urządzeń komputerowych oraz systemu elektronicznej ewidencji.
Od momentu wprowadzenia zmian w ustawie o transporcie drogowym inspektorzy ITD mają prawo przeprowadzać kontrole incognito w pojazdach wykonujących regularne przewozy osób oraz w taksówkach. Kontrola taka może być przeprowadzona tylko wtedy, gdy nie dochodzi do zatrzymania pojazdu pomiędzy przystankami. Funkcjonariusze mogą wejść do pojazdu na przystanku i sprawdzić, czy:
Tego typu kontrole mają na celu wyeliminowanie z rynku przewoźników i pośredników działających z naruszeniem przepisów oraz zwiększenie bezpieczeństwa pasażerów.
Zgodnie z art. 27b ust. 2 i 3 ustawy o transporcie drogowym, pośrednik przy przewozie osób jest obowiązany prowadzić w postaci elektronicznej rejestr przekazanych zleceń przewozu osób oraz ewidencję przedsiębiorców, którym zleca się przewóz osób. Obydwa te dokumenty muszą być prowadzone w systemie informatycznym zapewniającym integralność danych, ochronę przed nieuprawnionym dostępem oraz możliwość generowania raportów na żądanie organów kontrolnych. System ten powinien być zabezpieczony kopią zapasową i chroniony zgodnie z wymaganiami rozporządzenia RODO dotyczącego ochrony danych osobowych. Zgromadzone informacje muszą być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zlecono przewóz.
Rejestr przekazanych zleceń przewozu osób stanowi kluczowy dokument dla organów kontrolnych, pozwalający na weryfikację legalności działalności pośrednika oraz współpracujących z nim przewoźników. Brak prowadzenia rejestru lub prowadzenie go w sposób niewłaściwy skutkuje karą finansową w wysokości 500 tysięcy złotych.
Ewidencja przedsiębiorców służy natomiast do monitorowania, z jakimi podmiotami pośrednik współpracuje oraz czy podmioty te spełniają wymagania prawne dotyczące posiadania licencji, wypisów oraz odpowiednio wyposażonych i oznakowanych pojazdów.
Obydwa dokumenty stanowią podstawę do oceny, czy pośrednik wykonuje swoje obowiązki weryfikacyjne określone w ustawie.
Poza rejestrami elektronicznymi pośrednik musi również przechowywać dokumentację papierową lub cyfrową potwierdzającą spełnienie wymagań przez współpracujących kierowców. Należą do tego odwzorowania cyfrowe dokumentów tożsamości kierowców, ich praw jazdy, zaświadczeń o niekaralności wystawionych nie wcześniej niż miesiąc przed rozpoczęciem współpracy, a także zdjęcia kierowców umożliwiające ustalenie wizerunku twarzy. Dokumenty te muszą być wykonane w trybie osobistego stawiennictwa kierowcy, co oznacza konieczność fizycznego spotkania i weryfikacji przed dopuszczeniem danej osoby do wykonywania przewozów na rzecz pośrednika. Wszystkie te materiały stanowią element ewidencji przedsiębiorców i muszą być udostępniane na żądanie ITD lub KAS.
System informatyczny służący do prowadzenia rejestrów i ewidencji musi spełniać określone standardy techniczne i organizacyjne. Powinien umożliwiać automatyczne rejestrowanie daty i godziny wprowadzania oraz modyfikacji danych, generowanie raportów w formatach umożliwiających ich przekazanie organom kontrolnym (np. PDF, CSV lub XML), a także zapewniać pełną historię zmian wprowadzanych w systemie. Integralność danych oznacza, że system nie może pozwalać na usuwanie ani nieśledzalne modyfikowanie zapisów dotyczących zleceń przewozowych czy danych kontrahentów. Pośrednik musi także zapewnić, że w przypadku awarii systemu dane będą mogły być odtworzone z kopii zapasowej w rozsądnym terminie.
Zgodnie z art. 27e ust. 6 ustawy o transporcie drogowym, weryfikacja posiadania polskiego prawa jazdy przez kierowcę musi być potwierdzona przez wygenerowanie raportu z systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 100ar ustawy Prawo o ruchu drogowym. System ten pozwala na automatyczne sprawdzenie autentyczności i ważności prawa jazdy wydanego w Polsce poprzez dostęp do Centralnej Ewidencji Kierowców. Pośrednik powinien zintegrować swój system zarządzania z tym systemem weryfikacyjnym, aby móc na bieżąco sprawdzać uprawnienia kierowców przed przekazaniem im zlecenia przewozowego. Brak takiej weryfikacji lub jej niewłaściwe przeprowadzenie skutkuje karą w wysokości 10 tysięcy złotych, a w przypadku ponownego naruszenia – 50 tysięcy złotych.
Zgodnie z art. 27b ust. 3 ustawy o transporcie drogowym, rejestr przekazanych zleceń przewozu osób zawiera następujące informacje obowiązkowe:
Każde zlecenie musi być zarejestrowane w systemie niezwłocznie po jego przekazaniu kierowcy, a dane muszą być kompletne i zgodne ze stanem faktycznym.
Przykładowo, gdy pasażer zamawia przejazd z lotniska Chopina w Warszawie do centrum miasta przez aplikację mobilną, pośrednik musi zarejestrować w systemie następujące informacje:
Wszystkie te dane muszą być zapisane automatycznie przez system i przechowywane przez pięć lat licząc od końca bieżącego roku.
Rejestr musi być prowadzony w sposób chronologiczny i umożliwiać organom kontrolnym filtrowanie danych według różnych kryteriów, takich jak okres czasu, numer rejestracyjny pojazdu, NIP przedsiębiorcy czy trasa przejazdu. W praktyce oznacza to, że na wniosek ITD lub KAS pośrednik musi być w stanie w terminie 21 dni wygenerować raport zawierający wszystkie zlecenia przekazane w określonym okresie danemu kierowcy lub wszystkie zlecenia zrealizowane na określonej trasie. Brak prowadzenia rejestru, prowadzenie go w sposób niepełny lub odmowa udostępnienia danych stanowi poważne naruszenie przepisów skutkujące karą finansową i możliwością wszczęcia postępowania o cofnięcie licencji.
Pięcioletni okres przechowywania danych oznacza, że pośrednik musi zapewnić odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem. Systemy informatyczne powinny być regularnie archiwizowane, a kopie zapasowe przechowywane w bezpiecznej lokalizacji, najlepiej poza siedzibą firmy. W przypadku awarii systemu, ataku hakerskiego lub innych zdarzeń losowych przedsiębiorca musi być w stanie odtworzyć wszystkie dane z okresu objętego obowiązkiem przechowywania. Brak możliwości udostępnienia danych z powodu ich utraty będzie traktowany przez organy kontrolne jako brak prowadzenia rejestru, co skutkuje sankcjami przewidzianymi w taryfikatorze kar.
Zgodnie z rozporządzeniem RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych), pośrednik musi także zapewnić odpowiednie zabezpieczenia chroniące prywatność osób, których dane są przetwarzane. Oznacza to m.in. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla osób upoważnionych, szyfrowanie danych podczas ich przesyłania oraz regularne audyty bezpieczeństwa systemu. Kierowcy i przewoźnicy muszą być poinformowani o zakresie przetwarzanych danych, celach przetwarzania oraz okresie ich przechowywania. Naruszenie przepisów RODO może skutkować dodatkowymi sankcjami nakładanymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zgodnie z art. 27b ust. 4 ustawy o transporcie drogowym, ewidencja przedsiębiorców, którym zleca się przewóz osób, zawiera:
W praktyce oznacza to, że gdy pośrednik nawiązuje współpracę z nowym taksówkarzem lub kierowcą wykonującym przewozy okazjonalne, musi wprowadzić do ewidencji wszystkie dane identyfikujące tego kierowcę oraz przedsiębiorcę, na rzecz którego kierowca działa.
Przykładowo, platforma Bolt współpracująca z kierowcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą "Transport Jan Kowalski" musi zarejestrować w ewidencji:
Ewidencja przedsiębiorców stanowi podstawę do weryfikacji, czy pośrednik przekazuje zlecenia wyłącznie uprawnionym podmiotom posiadającym odpowiednie licencje na przewóz osób. Zgodnie z art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy, pośrednik musi zweryfikować posiadanie ważnej licencji przed rozpoczęciem współpracy oraz w terminie siedmiu dni od dnia upływu terminu ważności licencji posiadanej przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że system ewidencyjny powinien automatycznie sygnalizować pośrednikowi zbliżający się termin wygaśnięcia licencji współpracującego przewoźnika, aby umożliwić ponowną weryfikację i uniknięcie przekazywania zleceń podmiotowi nieposiadającemu aktualnych uprawnień. Przekazanie zlecenia przewoźnikowi bez licencji skutkuje karą w wysokości 500 tysięcy złotych.
Pośrednik ma prawo wystąpić do organu udzielającego licencji z wnioskiem o udzielenie informacji, czy dany przedsiębiorca posiada ważną licencję. Zgodnie z art. 27b ust. 5 ustawy, organ ten jest obowiązany udzielić takiej informacji. W praktyce pośrednicy mogą weryfikować ważność licencji poprzez system ePUAP, kontaktując się z Głównym Inspektoratem Transportu Drogowego lub właściwym starostwem powiatowym. Sprawdzenie to powinno być wykonane przed nawiązaniem współpracy oraz regularnie w trakcie jej trwania, aby mieć pewność, że współpracujący przewoźnik nadal spełnia wymagania prawne. Dodatkowo pośrednik musi upewnić się, że przewoźnik dysponuje odpowiednią liczbą wypisów z licencji na pojazdy, którymi wykonuje przewozy.
Zgodnie z nowelizacją wprowadzoną w 2024 roku, pośrednik musi również zweryfikować, czy pojazdy wykorzystywane przez współpracującego przewoźnika są należycie wyposażone i oznakowane zgodnie z wymogami przewidzianymi dla taksówek lub pojazdów wykonujących przewozy okazjonalne. W przypadku taksówek oznacza to sprawdzenie, czy pojazd posiada na dachu lampę z napisem "TAXI", taksometr oraz odpowiednie oznaczenia z nazwą, adresem i numerem telefonu przedsiębiorcy. Pojazdy wykonujące przewozy okazjonalne nie mogą natomiast posiadać takich oznaczeń ani taksometru, muszą jednak być sprawne technicznie i posiadać aktualne badania techniczne oraz ubezpieczenie OC. Nieprawidłowe wyposażenie lub oznakowanie pojazdów może prowadzić do wszczęcia postępowania administracyjnego wobec pośrednika.
Zgodnie z art. 27e ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, pośrednik jest obowiązany przed rozpoczęciem współpracy do weryfikacji osób (kierowców) wykonujących przewóz:
Weryfikacja ta musi być przeprowadzona w trybie osobistego stawiennictwa kierowcy, co oznacza fizyczne spotkanie i sprawdzenie dokumentów. Dopiero późniejsza weryfikacja okresowa może mieć formę zdalną z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Weryfikację pośrednik potwierdza przez wykonanie:
Wymaganie posiadania polskiego prawa jazdy wszedł w życie 17 czerwca 2024 roku na mocy ustawy z dnia 26 maja 2023 roku o zmianie ustawy Prawo o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustaw. Od tego momentu kierowcy wykonujący przewozy osób taksówkami oraz przewozy okazjonalne samochodami osobowymi muszą posiadać prawo jazdy wydane w Polsce. Pośrednik weryfikuje ten wymóg przez porównanie danych zawartych w prawie jazdy z danymi dostępnymi w systemie teleinformatycznym obsługującym Centralną Ewidencję Kierowców. Dokonanie tej weryfikacji pośrednik potwierdza przez wygenerowanie raportu z tego systemu.
Weryfikacja niekaralności opiera się na zaświadczeniu o niekaralności wystawionym nie wcześniej niż miesiąc przed rozpoczęciem współpracy. Zaświadczenie to można uzyskać w Krajowym Rejestrze Karnym poprzez złożenie wniosku osobiście, listownie lub elektronicznie za pośrednictwem systemu ePUAP. Pośrednik musi sprawdzić, czy kierowca nie był karany za przestępstwa przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, przeciwko życiu i zdrowiu, przeciwko mieniu, a także za przestępstwa skarbowe. Zgodnie z art. 27e ust. 2 pkt 3 ustawy, pośrednik wykonuje odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności i przechowuje je w ewidencji przez okres pięciu lat. Brak weryfikacji niekaralności kierowcy skutkuje karą w wysokości 10 tysięcy złotych, a w przypadku ponownego stwierdzenia niedopełnienia obowiązku – 50 tysięcy złotych zgodnie z art. 95f ustawy.
Zgodnie z art. 27e ust. 7 ustawy o transporcie drogowym, pośrednik weryfikuje w trakcie wykonywania przewozu, w tym elektronicznie za pośrednictwem środków komunikowania się na odległość, z częstotliwością niezbędną dla zapewnienia bezpieczeństwa przewozu osób, co najmniej raz na 50 przewozów, jednak nie rzadziej niż raz na siedem dni, czy osoba wykonująca przewóz osób jest rzeczywiście osobą, której ten przewóz zlecono. W praktyce oznacza to, że pośrednik musi wdrożyć mechanizmy techniczne umożliwiające sprawdzenie tożsamości kierowcy podczas wykonywania kursu, np. poprzez losowe żądanie wykonania zdjęcia selfie, które następnie jest porównywane automatycznie ze zdjęciem zapisanym w ewidencji.
Weryfikacja okresowa ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których kierowca udostępnia swoje konto w aplikacji innej osobie nieposiadającej uprawnień lub niepoddanej weryfikacji przez pośrednika. Przypadki takie stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa pasażerów i są jedną z głównych przyczyn wprowadzenia zaostrzonych przepisów dotyczących pośrednictwa przy przewozie osób. Jeżeli pośrednik stwierdzi, że przewóz wykonuje osoba inna niż ta, której zlecono kurs, ma obowiązek natychmiast zablokować możliwość przyjmowania zleceń przez danego kierowcę i powiadomić organy Inspekcji Transportu Drogowego. Brak przeprowadzania weryfikacji okresowej jest traktowany jako naruszenie obowiązków i może skutkować karą finansową.
Zgodnie z art. 27b ust. 1 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym, pośrednik jest obowiązany do udostępniania informacji, czy dokonał weryfikacji współpracujących przewoźników i jej wyniku lub informacji zgromadzonych w rejestrze przekazanych zleceń przewozu osób i ewidencji przedsiębiorców, na wniosek organów Inspekcji Transportu Drogowego lub Krajowej Administracji Skarbowej w terminie 21 dni od dnia otrzymania wniosku. Termin ten jest terminem ustawowym i nieprzekraczalnym, co oznacza, że przekroczenie go stanowi naruszenie obowiązków ustawowych i może skutkować wszczęciem postępowania administracyjnego w sprawie nałożenia kary pieniężnej. Bieg terminu rozpoczyna się od dnia doręczenia wniosku, przy czym za dzień doręczenia uznaje się datę faktycznego otrzymania pisma przez przedsiębiorcę.
W przypadku kontroli na miejscu w siedzibie przedsiębiorcy inspektorzy mogą żądać natychmiastowego udostępnienia danych z rejestrów i ewidencji. Pośrednik powinien zapewnić inspektorom dostęp do systemu informatycznego oraz możliwość przeglądania i kopiowania danych w czasie rzeczywistym. Jeżeli dostęp do systemu wymaga użycia haseł lub innych zabezpieczeń, przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić inspektorom niezbędne dane logowania lub wygenerować raporty zawierające żądane informacje w formacie umożliwiającym ich analizę. Odmowa udostępnienia danych lub uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli stanowi poważne naruszenie skutkujące karą w wysokości 12 tysięcy złotych zgodnie z taryfikatorem kar.
Artykuł 27e ust. 11 ustawy przewiduje skrócony termin dla udostępnienia informacji dotyczących weryfikacji kierowców. Pośrednik jest obowiązany na wniosek organów Inspekcji Transportu Drogowego, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku, do przekazania informacji o tym, czy dokonał weryfikacji tożsamości, prawa jazdy i niekaralności kierowcy oraz o wyniku tej weryfikacji. Termin siedmiodniowy ma zastosowanie wyłącznie do informacji weryfikacyjnych dotyczących konkretnego kierowcy, natomiast informacje z rejestrów i ewidencji w pełnym zakresie muszą być przekazane w terminie 21 dni. Przedsiębiorca powinien prowadzić system w taki sposób, aby w każdej chwili móc szybko wygenerować raport dotyczący weryfikacji danego kierowcy i przekazać go organowi w ustawowym terminie.
Przepisy ustawy nie określają jednoznacznie formy, w jakiej dane powinny być przekazywane organom kontrolnym, co oznacza, że dopuszczalna jest zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna. W praktyce ITD i KAS coraz częściej preferują otrzymywanie danych w postaci elektronicznej, np. w formie plików PDF, arkuszy kalkulacyjnych CSV lub XML, które mogą być łatwiej analizowane i przetwarzane przez systemy informatyczne służb kontrolnych. Pośrednik powinien uzgodnić z organem kontrolnym preferowaną formę przekazania danych, a w przypadku braku wyraźnych wskazówek zaleca się przekazanie informacji zarówno w formie papierowej (pocztą lub osobiście), jak i elektronicznej (poprzez ePUAP lub e-mail).
Przekazując dane w formie elektronicznej, pośrednik powinien zabezpieczyć przesyłkę przed nieuprawnionym dostępem, np. poprzez zaszyfrowanie plików hasłem lub przesłanie ich przez bezpieczne kanały komunikacji. Ważne jest również, aby przesyłka zawierała pismo przewodnie określające:
Kopię przesłanych dokumentów wraz z potwierdzeniem nadania lub doręczenia przedsiębiorca powinien zachować w swojej dokumentacji, aby w razie sporu móc udowodnić, że wywiązał się z obowiązku udostępnienia danych w terminie.
Brak takiego potwierdzenia może być wykorzystany przez organ jako argument wskazujący na niedopełnienie obowiązku.
Krajowa Administracja Skarbowa przeprowadzając kontrole u przewoźników i pośredników przy przewozie osób koncentruje się na weryfikacji przestrzegania przepisów podatkowych, w szczególności w zakresie ewidencjonowania przychodów z tytułu wykonanych usług transportowych. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 361), podatnicy świadczący usługi przewozu osób są obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Obowiązek ten dotyczy zarówno taksówkarzy, jak i kierowców wykonujących przewozy okazjonalne w ramach współpracy z pośrednikami takimi jak platformy Uber, Bolt czy FreeNow.
Zgodnie z §4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (tekst jednolity Dz.U. z 2021 r. poz. 2442), zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku świadczenia usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów miejskich rozkładowych za które są pobierane ceny ustalone przez gminę lub związek komunalny. Oznacza to, że przewoźnicy świadczący usługi na rzecz pośredników muszą posiadać i używać kasy fiskalnej już od pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku taksówek wymagane jest posiadanie kasy biletowej lub drukarki fiskalnej spełniającej wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 roku.
Podczas wspólnych działań kontrolnych ITD i KAS funkcjonariusze sprawdzają, czy:
W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie wypełnił obowiązku posiadania kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego może nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30 procent kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT. Dodatkowe zobowiązanie podatkowe nie dotyczy osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które podlegają przepisom Kodeksu karnego skarbowego. W takim przypadku przewoźnikowi grozi odpowiedzialność karna za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.
Zgodnie z art. 60 §1 Kodeksu karnego skarbowego z dnia 10 września 1999 roku (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1547), kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, do której prowadzenia obligują przepisy, w tym zapisy kasy fiskalnej, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Grzywna nakładana jest w formie stawek dziennych, których wysokość ustala sąd z uwzględnieniem dochodów sprawcy, jego warunków osobistych oraz stosunków majątkowych i możliwości zarobkowych. Minimalna wysokość jednej stawki dziennej wynosi 50 złotych, a maksymalna – 5 tysięcy złotych. W praktyce oznacza to, że kara za brak kasy fiskalnej może wynieść od 500 złotych do 1,2 miliona złotych, w zależności od okoliczności sprawy i sytuacji finansowej sprawcy.
Chociaż obowiązek posiadania i używania kasy fiskalnej ciąży bezpośrednio na przewoźniku wykonującym usługę transportową, pośrednik może ponosić odpowiedzialność pośrednią w sytuacji, gdy zleca przewozy podmiotom nieposiadającym odpowiednich uprawnień lub niespełniającym wymogów fiskalnych. Zgodnie z art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy o transporcie drogowym, pośrednik ma obowiązek weryfikacji, czy przedsiębiorca, któremu przekazuje zlecenia przewozu, posiada odpowiednią licencję, co w praktyce oznacza również sprawdzenie, czy podmiot ten jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i prowadzi działalność zgodnie z przepisami podatkowymi. Przekazywanie zleceń podmiotom nieposiadającym odpowiednich uprawnień może skutkować wszczęciem postępowania wobec pośrednika.
Nowelizacja ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej przewiduje rozszerzenie możliwości przeprowadzania kontroli krzyżowych, obejmujących nie tylko kontrolowanego podatnika, ale także jego kontrahentów, w tym przewoźników transportujących towary lub świadczących usługi na rzecz kontrolowanej firmy. W kontekście pośredników przy przewozie osób oznacza to, że KAS może zażądać od pośrednika udostępnienia danych dotyczących współpracujących kierowców i przewoźników, aby zweryfikować, czy podmioty te prawidłowo rozliczają podatki z tytułu świadczonych usług transportowych. Pośrednik ma obowiązek udostępnić te dane w terminie określonym przez organ, pod rygorem nałożenia kary porządkowej.
Taryfikator kar dla pośredników przy przewozie osób został zaostrzony w wyniku nowelizacji ustawy o transporcie drogowym, która weszła w życie w 2024 roku. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do ustawy, prowadzenie pośrednictwa przy przewozie osób bez wymaganej licencji skutkuje karą w wysokości 500 tysięcy złotych, a w przypadku ponownego stwierdzenia tego naruszenia – karą w wysokości jednego miliona złotych. Przekazywanie zleceń przewoźnikowi wykonującemu przewóz bez wypisu z licencji również skutkuje karą 500 tysięcy złotych za pierwsze naruszenie i miliona złotych za recydywę. Brak prowadzenia lub nieprawidłowe prowadzenie rejestru przekazanych zleceń oraz ewidencji przedsiębiorców skutkuje karą w wysokości 500 tysięcy złotych.
Zgodnie z art. 95f ustawy o transporcie drogowym, brak dopełnienia obowiązku weryfikacji kierowców określonego w art. 27e ust. 1 skutkuje karą pieniężną w wysokości 10 tysięcy złotych. W przypadku stwierdzenia, że po nałożeniu tej kary pośrednik nadal nie dopełnia obowiązku weryfikacji, kara wzrasta do 50 tysięcy złotych. Kary te są nakładane przez organ Inspekcji Transportu Drogowego w drodze decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do organu wyższego stopnia w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Suma kar pieniężnych nałożonych za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli w siedzibie przedsiębiorcy prowadzącego pośrednictwo może wynieść maksymalnie 1,5 miliona złotych, co stanowi jedną z najwyższych sankcji przewidzianych w ustawie o transporcie drogowym.
Kierowcy współpracujący z pośrednikami również podlegają sankcjom za naruszenia przepisów. Zgodnie z nowelizacją wprowadzoną w 2024 roku, kierowca ma obowiązek okazania i udostępnienia na żądanie organu kontrolującego aplikacji mobilnej, na podstawie której rozlicza się przewóz. Odmowa okazania aplikacji skutkuje mandatem w wysokości 2 tysięcy złotych. Kierowca wykonujący przewóz osób bez odpowiedniej licencji podlega karze grzywny do 2 tysięcy złotych na podstawie art. 92 ustawy, natomiast przedsiębiorca, który świadczył zarobkowy przewóz osób bez licencji, podlega karze pieniężnej w wysokości 12 tysięcy złotych. W przypadku stwierdzenia wykonywania nielegalnego przewozu ITD wszczyna postępowanie administracyjne, a pojazd może zostać zatrzymany do czasu wyjaśnienia sprawy.
Najpoważniejszą sankcją, jaką może ponieść pośrednik, jest utrata licencji na prowadzenie pośrednictwa przy przewozie osób. Zgodnie z przepisami ustawy, organ udzielający licencji może zawiesić jej ważność lub cofnąć licencję w przypadku stwierdzenia, że przedsiębiorca nie spełnia wymagań dobrej reputacji, zdolności finansowej lub kompetencji zawodowych. Utrata dobrej reputacji może nastąpić w wyniku poważnych naruszeń przepisów, takich jak wielokrotne przekazywanie zleceń nieuprawnionym przewoźnikom, systematyczne nieprowadzenie rejestrów i ewidencji lub umożliwianie wykonywania przewozów przez kierowców niepoddanych weryfikacji. W 2024 roku blisko 220 przedsiębiorstw transportowych utraciło dobrą reputację, a liczba postępowań dotyczących oceny reputacji wzrosła do 840 przypadków.
Procedura weryfikacji dobrej reputacji może być wszczęta nie tylko przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego, ale także przez jednostki samorządu terytorialnego działające na prawach powiatu, które są organami odpowiedzialnymi za udzielanie i kontrolowanie licencji. Ocena reputacji obejmuje analizę danych karnych, administracyjnych oraz naruszeń przepisów zarejestrowanych w KREPTD (Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego). Każde naruszenie popełnione przez polską firmę transportową za granicą staje się widoczne dla krajowych służb kontrolnych dzięki integracji europejskiego systemu ERRU z polskim rejestrem, co oznacza, że nawet uchybienia za granicą mogą prowadzić do wszczęcia postępowania w Polsce i utraty dobrej reputacji.
Przygotowanie do kontroli ITD lub KAS powinno rozpocząć się na długo przed otrzymaniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia postępowania. Kluczowe jest wdrożenie systemów informatycznych zapewniających automatyczne rejestrowanie wszystkich wymaganych danych oraz ich archiwizację zgodnie z wymaganiami ustawowymi. System prowadzenia rejestrów i ewidencji powinien być regularnie testowany pod kątem kompletności danych, a kopie zapasowe wykonywane codziennie i przechowywane w bezpiecznej lokalizacji. Przedsiębiorca powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakty z organami kontrolnymi, która będzie miała pełną wiedzę na temat prowadzonej dokumentacji i będzie mogła szybko wygenerować wymagane raporty.
Po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli pośrednik ma od siedmiu do trzydziestu dni na przygotowanie dokumentów wskazanych w piśmie. Warto skorzystać z tego czasu na przeprowadzenie wewnętrznego audytu, który pozwoli zidentyfikować ewentualne braki lub nieprawidłowości w dokumentacji i w miarę możliwości je uzupełnić. Audyt powinien obejmować:
Jeżeli audyt ujawni poważne uchybienia, zaleca się skonsultowanie sytuacji z prawnikiem specjalizującym się w prawie transportowym.
W trakcie kontroli kluczowa jest współpraca z inspektorami oraz udostępnienie wszystkich żądanych informacji w sposób rzetelny i terminowy. Odmowa udostępnienia dokumentów lub utrudnianie czynności kontrolnych skutkuje karą w wysokości 12 tysięcy złotych i może prowadzić do wydłużenia postępowania oraz bardziej szczegółowego sprawdzenia działalności przedsiębiorcy. Po zakończeniu kontroli inspektorzy sporządzają protokół, w którym opisują przebieg czynności, stwierdzone nieprawidłowości oraz zastosowane środki pokontrolne. Przedsiębiorca ma prawo zgłosić zastrzeżenia do protokołu w terminie siedmiu dni od dnia jego podpisania, a w przypadku nałożenia kary – odwołać się od decyzji do organu wyższego stopnia lub do sądu administracyjnego.
Poniższa lista kontrolna pomoże pośrednikom upewnić się, że ich dokumentacja jest kompletna i zgodna z wymaganiami ustawowymi.
Jeżeli w trakcie kontroli inspektorzy stwierdzą naruszenia przepisów, pośrednik powinien niezwłocznie podjąć działania korygujące mające na celu usunięcie uchybień i zapobieżenie ich powtórzeniu w przyszłości. W przypadku stwierdzenia braku weryfikacji niektórych kierowców przedsiębiorca powinien natychmiast przeprowadzić te weryfikacje i uzupełnić ewidencję, a także wstrzymać przekazywanie zleceń kierowcom, którzy nie zostali zweryfikowani zgodnie z wymaganiami. W przypadku stwierdzenia, że rejestr zleceń lub ewidencja przewoźników są niepełne, należy uzupełnić brakujące dane na podstawie dokumentacji źródłowej, takiej jak logi systemowe aplikacji mobilnej, potwierdzenia transakcji czy korespondencja z kierowcami.
Po otrzymaniu decyzji o nałożeniu kary pieniężnej przedsiębiorca ma prawo wnieść odwołanie do organu wyższego stopnia w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie powinno zawierać szczegółowe uzasadnienie, w którym przedsiębiorca wskaże okoliczności łagodzące, działania podjęte w celu usunięcia uchybień oraz ewentualne argumenty kwestionujące ustalenia organu pierwszej instancji. Warto skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w prawie transportowym, który pomoże przygotować skuteczne odwołanie i reprezentować przedsiębiorcę w postępowaniu. W przypadku utrzymania kary w mocy odwołanie może być wniesione do wojewódzkiego sądu administracyjnego, a następnie do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś podjąć następujące kroki:
#KontrolaITD #KontrolaKAS #PośrednicyPrzewozuOsób #TransportDrogowy #LicencjaTransportowa #VeryfikacjaKierowców #RejestrZleceń #EwidencjaPrzewoźników #KaryZaNaruszenia #PrawoTransportowe
 |
 |
 |