Kontrola ITD a czas pracy kierowcy – na co zwracają uwagę inspektorzy?

Podstawy prawne kontroli czasu pracy kierowców

Przepisy krajowe i unijne

Kontrola czasu pracy kierowców przez Inspekcję Transportu Drogowego opiera się na kompleksowym systemie regulacji prawnych obejmujących zarówno przepisy krajowe, jak i unijne. Znajomość tych przepisów jest kluczowa dla zrozumienia uprawnień inspektorów oraz obowiązków kierowców i przewoźników.

Podstawowe akty prawne regulujące czas pracy kierowców:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego – określa maksymalny czas jazdy kierowców, obowiązkowe przerwy i okresy odpoczynku dla przewozów międzynarodowych i krajowych.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów – reguluje wymagania techniczne dla tachografów cyfrowych, zasady ich kalibracji, kontroli oraz odpowiedzialności za manipulacje.
3. Rozporządzenie (UE) 2020/1054 (Pakiet Mobilności I) – wprowadza istotne zmiany w kontroli czasu pracy, w tym wydłużenie okresu kontrolnego z 28 do 56 dni od 1 stycznia 2025 roku.
4. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879 z późn. zm.) – reguluje czas pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy oraz kierowców samozatrudnionych wykonujących przewozy na terytorium Polski.
5. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 z późn. zm.) – określa uprawnienia inspektorów ITD, katalog wykroczeń oraz wysokość kar finansowych za naruszenia przepisów o czasie pracy i tachografach.

Uprawnienia inspektorów ITD

Inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego posiadają szeroki katalog uprawnień pozwalających im na skuteczną kontrolę przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy kierowców. Znajomość tych uprawnień pomaga przewoźnikom i kierowcom właściwie zachować się podczas kontroli.

Uprawnienia inspektorów ITD podczas kontroli:

1. Zatrzymywanie pojazdów do kontroli – inspektor może zatrzymać dowolny pojazd podlegający obowiązkowi wyposażenia w tachograf, niezależnie od tego, czy pojazd porusza się, czy stoi na parkingu.
2. Kontrola dokumentów – weryfikacja prawa jazdy, dowodu rejestracyjnego, wypisu z licencji transportowej, dokumentów przewozowych (CMR, list przewozowy), zaświadczeń o działalności kierowcy.
3. Analiza danych z tachografów – odczyt i weryfikacja danych z tachografów cyfrowych i analogowych, kart kierowców, wykresówek oraz pamięci urządzenia za okres objęty kontrolą (od 1 stycznia 2025 roku: 56 dni wstecz).
4. Przeprowadzenie próby drogowej – test mający na celu wykrycie manipulacji w tachografie, takich jak urządzenia do fikcyjnego rejestrowania odpoczynku podczas jazdy.
5. Nakładanie mandatów karnych – ukaranie kierowcy mandatem od 50 zł do 5000 zł za naruszenia przepisów o czasie pracy, odpoczynkach i obsłudze tachografu.
6. Wszczynanie postępowań administracyjnych – w przypadku poważnych naruszeń inspektor może wszcząć postępowanie wobec przedsiębiorcy, co grozi karami do 12 000 zł oraz zawieszeniem licencji transportowej.
7. Zatrzymanie prawa jazdy – na okres 3 miesięcy w przypadku stwierdzenia użycia urządzenia służącego do manipulacji danymi tachografu lub innych poważnych naruszeń zagrażających bezpieczeństwu.
8. Zdalna kontrola tachografów (od 19 sierpnia 2024 roku) – inspektorzy wyposażeni w urządzenia DSRC mogą zdalnie odczytywać podstawowe dane z tachografów G2 bez zatrzymywania pojazdu, co służy preselekcji pojazdów do szczegółowej kontroli.

Normy czasu pracy i jazdy kierowców

Przepisy unijne i krajowe szczegółowo określają maksymalne czasy jazdy, obowiązkowe przerwy oraz minimalne okresy odpoczynku dla kierowców zawodowych. Przekroczenie tych norm jest główną przyczyną wykrycia naruszeń podczas kontroli ITD.

Podstawowe limity czasu jazdy i pracy kierowców (2025):

1. Dzienny czas jazdy – maksymalnie 9 godzin, z możliwością wydłużenia do 10 godzin maksymalnie dwa razy w tygodniu kalendarzowym.
2. Tygodniowy czas jazdy – maksymalnie 56 godzin w jednym tygodniu kalendarzowym (od poniedziałku 00:00 do niedzieli 24:00).
3. Dwutygodniowy czas jazdy – maksymalnie 90 godzin w okresie dwóch kolejnych tygodni (oznacza to, że jeśli kierowca w pierwszym tygodniu pracował 56 godzin, to w drugim może maksymalnie 34 godziny).
4. Przerwy w jeździe – po 4,5 godzinach jazdy kierowca musi zrobić przerwę wynoszącą minimum 45 minut; przerwę można podzielić na dwie części: pierwsza co najmniej 15 minut, druga minimum 30 minut.
5. Dzienny czas pracy – maksymalnie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy; może być wydłużony do 12 godzin w systemie równoważnym na podstawie rozkładów czasu pracy.
6. Dzienny odpoczynek – minimalnie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku; można go skrócić do 9 godzin maksymalnie trzy razy między dwoma tygodniowymi odpoczynkami, ale skrócenie musi zostać zrekompensowane przed końcem następnego tygodnia.
7. Tygodniowy odpoczynek – regularny tygodniowy odpoczynek wynosi co najmniej 45 godzin; skrócony tygodniowy odpoczynek to minimum 24 godziny (można stosować maksymalnie co drugi tydzień, a skrócenie musi być zrekompensowane przed końcem trzeciego tygodnia).

Co sprawdzają inspektorzy ITD podczas kontroli?

Kompletność i poprawność danych z tachografu

Najważniejszym elementem kontroli czasu pracy kierowcy jest weryfikacja danych z tachografu. Inspektorzy sprawdzają zarówno poprawność techniczną urządzenia, jak i zgodność zapisów z obowiązującymi przepisami o czasie jazdy i odpoczynkach.

Elementy kontroli tachografu przez ITD:

1. Sprawdzenie typu i sprawności tachografu – weryfikacja, czy pojazd wyposażony jest w odpowiedni typ tachografu (analogowy, cyfrowy G1, inteligentny G2); dla pojazdów zarejestrowanych po raz pierwszy po 15 czerwca 2019 roku obowiązkowy jest tachograf inteligentny G2.
2. Aktualna kalibracja tachografu – inspektor sprawdza, czy tachograf ma aktualną kalibrację (co najmniej raz na 2 lata oraz po każdej zmianie opon, zderzeniu, naprawie lub zmianie numeru rejestracyjnego); brak aktualnej kalibracji to kara 1000 zł dla kierowcy.
3. Plomby i zabezpieczenia – kontrola, czy plomby zabezpieczające tachograf są nienaruszone; brak plomb lub ślady ingerencji wskazują na potencjalną manipulację.
4. Próba drogowa – w przypadku podejrzenia manipulacji inspektor może przeprowadzić próbę drogową, wpisując odpowiednią kombinację przycisków, która uruchamia niedozwolone funkcje (np. rejestrowanie fikcyjnego odpoczynku podczas jazdy).
5. Obecność karty kierowcy w tachografie – kierowca musi włożyć kartę kierowcy do tachografu przed rozpoczęciem jazdy i wyjąć ją dopiero po zakończeniu; jazda bez karty to mandat 300 zł.
6. Poprawne przełączanie rodzajów aktywności – inspektor sprawdza, czy kierowca prawidłowo przełącza tryby pracy (jazda, inna praca, gotowość, odpoczynek); nieprawidłowe operowanie przełącznikiem to 100 zł za każdy dzień (maksymalnie 1000 zł).
7. Kompletność wydruków i zapisów – kierowca musi posiadać wydruki z tachografu za bieżący dzień oraz za poprzednie 56 dni (od 1 stycznia 2025 roku); brak kompletnych danych to 100 zł za każdy brakujący dzień.

Weryfikacja przestrzegania norm czasu jazdy

Inspektorzy szczegółowo analizują dane z tachografu i karty kierowcy, aby sprawdzić, czy nie doszło do przekroczenia maksymalnych czasów jazdy, skrócenia obowiązkowych przerw lub nieprawidłowego planowania odpoczynków.

Kluczowe punkty kontroli czasu jazdy:

1. Dzienny czas jazdy – inspektor sprawdza, czy któregokolwiek dnia w okresie kontrolnym (56 dni) kierowca nie przekroczył 9 godzin jazdy lub 10 godzin w dniach dozwolonego wydłużenia (maksymalnie 2 razy w tygodniu).
2. Tygodniowy czas jazdy – weryfikacja, czy w żadnym tygodniu kalendarzowym suma godzin jazdy nie przekroczyła 56 godzin.
3. Dwutygodniowy czas jazdy – kontrola, czy w okresie dowolnych dwóch kolejnych tygodni łączny czas jazdy nie przekroczył 90 godzin.
4. Przerwy w jeździe – inspektor dokładnie analizuje, czy po każdych 4,5 godzinach jazdy kierowca zrobił przerwę wynoszącą minimum 45 minut (lub w formie podzielonej: 15 minut + 30 minut).
5. Analiza wydłużeń czasu jazdy – sprawdzenie, czy kierowca nie korzystał z wydłużenia do 10 godzin dziennie więcej niż dwa razy w tygodniu.
6. Wyjątkowe sytuacje – inspektor może uwzględnić sytuacje awaryjne (np. niespodziewane warunki pogodowe, awaria pojazdu), w których kierowca mógł wydłużyć czas jazdy o maksymalnie 1 godzinę w celu dotarcia do bezpiecznego miejsca odpoczynku, ale musi to być udokumentowane.

Kontrola odpoczynków dziennych i tygodniowych

Odpoczynki dzienne i tygodniowe są równie istotne jak limity czasu jazdy – to one gwarantują regenerację sił kierowcy i bezpieczeństwo na drodze. Inspektorzy ITD bardzo skrupulatnie weryfikują przestrzeganie minimalnych okresów odpoczynku.

Elementy kontroli odpoczynków:

1. Regularny dzienny odpoczynek – inspektor sprawdza, czy kierowca regularnie korzysta z odpoczynków dziennych wynoszących co najmniej 11 godzin nieprzerwanego czasu; odpoczynek może być podzielony na dwie części (3 godziny + 9 godzin).
2. Skrócony dzienny odpoczynek – weryfikacja, czy kierowca nie nadużywa skróconego odpoczynku dziennego (9 godzin zamiast 11); można go stosować maksymalnie 3 razy między dwoma tygodniowymi odpoczynkami.
3. Rekompensata skróconych odpoczynków – najważniejszy punkt kontroli od 1 stycznia 2025 roku: inspektorzy sprawdzają w okresie 56 dni wstecz, czy wszystkie skrócone odpoczynki dzienne zostały należycie zrekompensowane przed końcem następnego tygodnia po skróceniu.
4. Regularny tygodniowy odpoczynek – kontrola, czy kierowca co tydzień korzysta z regularnego tygodniowego odpoczynku wynoszącego co najmniej 45 godzin lub skróconego do 24 godzin (maksymalnie co drugi tydzień).
5. Rekompensata skróconego odpoczynku tygodniowego – inspektor weryfikuje, czy każde skrócenie tygodniowego odpoczynku zostało zrekompensowane przed końcem trzeciego tygodnia następującego po tygodniu, którego dotyczyło skrócenie.
6. Odpoczynek w pojeździe – sprawdzenie, czy kierowca korzystający z odpoczynku w kabinie ciężarówki ma odpowiednie warunki (pojazd wyposażony w odpowiednią koję).
7. Skrócenie odpoczynków – kara za skrócenie dziennego odpoczynku o czas do 1 godziny wynosi 200 zł, za każdą następną rozpoczętą godzinę kolejne 200 zł; skrócenie tygodniowego odpoczynku o czas do mniej niż 4 godziny to również 200 zł.

Ewidencja czasu pracy i dokumentacja

Oprócz danych z tachografu, inspektorzy ITD w ramach kontroli w firmie transportowej wymagają kompleksowej ewidencji czasu pracy kierowców oraz dokumentacji potwierdzającej prawidłowość rozliczeń.

Dokumenty sprawdzane podczas kontroli ITD w firmie:

1. Ewidencja czasu pracy kierowców – szczegółowe zestawienia obejmujące czas jazdy, przerwy, odpoczynki, inne czynności robocze (załadunek, rozładunek, dyspozycyjność) dla każdego kierowcy za okres objęty kontrolą (zazwyczaj do 12 miesięcy wstecz).
2. Dane z tachografów i kart kierowców – pobrane pliki .ddd z kart kierowców (co najmniej raz na 28 dni) oraz pliki z pamięci tachografów (co najmniej raz na 90 dni); brak pobranych danych to kara 500 zł za każdy dzień opóźnienia na pojazd.
3. Wydruki z tachografów – wydruki dobowe i okresowe przypisane do poszczególnych kierowców, posegregowane chronologicznie.
4. Harmonogramy pracy – rozkłady czasu pracy uwzględniające okresy prowadzenia pojazdu, inne czynności oraz odpoczynki; brak harmonogramu to kara 2000 zł dla przedsiębiorcy.
5. Dokumentacja dodatkowa – zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu (chorobowe, urlopowe), wyjaśnienia naruszeń czasu pracy, potwierdzenia sytuacji awaryjnych uzasadniających wydłużenie czasu jazdy.
6. Analiza naruszeń – zestawienie wykrytych naruszeń czasu pracy z wyjaśnieniami i działaniami naprawczymi podjętymi przez przewoźnika.
7. Dokumentacja szkoleń – potwierdzenia przeszkolenia kierowców w zakresie prawidłowej obsługi tachografów i przestrzegania przepisów o czasie pracy.

Dokumenty wymagane podczas kontroli

Dokumenty, które musi posiadać kierowca

Podczas kontroli drogowej kierowca jest zobowiązany okazać inspektorowi ITD określony zestaw dokumentów. Brak któregokolwiek z nich skutkuje mandatem lub w przypadku licencji i zezwoleń – możliwością zatrzymania pojazdu do czasu dostarczenia brakujących dokumentów.

Dokumenty obowiązkowe dla kierowcy podczas kontroli drogowej:

1. Prawo jazdy odpowiedniej kategorii – prawo jazdy kategorii C, C+E, D lub D+E w zależności od typu prowadzonego pojazdu; brak prawa jazdy uniemożliwia kontynuację jazdy.
2. Dowód rejestracyjny pojazdu – dokument potwierdzający dopuszczenie pojazdu do ruchu; kopia nie jest dopuszczalna, musi być oryginał.
3. Wypis z licencji transportowej lub koncesji – dla przewozów na rzecz osób trzecich (wystarczy kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem); dla transportu na własne potrzeby zaświadczenie o wpisie do rejestru.
4. Dokumenty przewozowe – list przewozowy CMR (dla przewozów międzynarodowych), krajowy list przewozowy, dokumenty cargo, dokumenty celne (w przypadku przewozów poza UE).
5. Karta kierowcy – indywidualna karta tachografowa aktywna i ważna; karta powinna być włożona do tachografu podczas jazdy.
6. Wydruki z tachografu cyfrowego – za bieżący dzień oraz za poprzednie 56 dni (od 1 stycznia 2025 roku); dotyczy również sytuacji awaryjnych (np. uszkodzona karta kierowcy); brak kompletnych wydruków to 100 zł za każdy dzień.
7. Wykresówki z tachografu analogowego – jeśli w okresie 56 dni wstecz kierowca prowadził pojazd z tachografem analogowym, musi posiadać wykresówki z tego okresu.
8. Dokumenty potwierdzające sytuacje wyjątkowe – zaświadczenia lekarskie, dokumentacja awarii pojazdu, potwierdzenia warunków pogodowych uzasadniające wydłużenie czasu jazdy.

Dokumenty dodatkowe w zależności od typu przewozu

W zależności od rodzaju wykonywanego przewozu oraz specyfiki ładunku, kierowca może być zobowiązany do posiadania dodatkowych dokumentów, które również podlegają kontroli ITD.

Dokumenty dodatkowe sprawdzane przez ITD:

1. Świadectwo kwalifikacji zawodowej – dokument potwierdzający ukończenie szkolenia okresowego (kwalifikacja wstępna lub kwalifikacja wstępna przyspieszona + szkolenia okresowe co 5 lat); brak ważnej kwalifikacji uniemożliwia wykonywanie zawodowego przewozu.
2. Zaświadczenie ADR – w przypadku przewozu towarów niebezpiecznych kierowca musi posiadać ważne zaświadczenie ADR oraz specyfikację ładunku niebezpiecznego.
3. Zezwolenia na przewozy międzynarodowe – zezwolenie dwustronne, zezwolenie tranzytowe CEMT, EKMT lub inne w zależności od trasy przejazdu.
4. Certyfikaty weterynaryjne/fitosanitarne – dla przewozów żywych zwierząt lub produktów roślinnych wymagane są odpowiednie świadectwa weterynaryjne lub fitosanitarne.
5. Dokumenty ubezpieczeniowe – polisa OC przewoźnika, polisa ubezpieczenia ładunku (jeśli wymagana przez zleceniodawcę).
6. Dokumenty pojazdów specjalnych – np. pozwolenie na przejazd pojazdów nienormatywnych (ponadgabarytowych lub ponadnormatywnych), zaświadczenie o dopuszczeniu pojazdu do przewozu żywności.

Okres przechowywania danych i dokumentów

Przepisy określają minimalne okresy, przez które przewoźnik i kierowca muszą przechowywać dane z tachografów oraz dokumentację związaną z czasem pracy. Nieprzestrzeganie tych wymogów skutkuje wysokimi karami finansowymi.

Okresy przechowywania danych:

1. Dane z kart kierowców – pobieranie co najmniej raz na 28 dni kalendarzowych; przechowywanie przez minimum 12 miesięcy od daty pobrania; brak pobranych danych w terminie to kara 500 zł za każdy niepobrany plik kierowcy.
2. Dane z pamięci tachografu – pobieranie co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych za pomocą karty przedsiębiorstwa; przechowywanie przez minimum 12 miesięcy; kara za brak pobrania w terminie to 500 zł za każdy dzień opóźnienia na pojazd.
3. Ewidencja czasu pracy kierowców – przechowywanie przez minimum 12 miesięcy od daty ostatniego wpisu; podczas kontroli ITD w firmie inspektorzy sprawdzają zazwyczaj cały ten okres.
4. Wykresówki z tachografów analogowych – przechowywanie przez minimum 12 miesięcy; kierowca w trasie musi mieć przy sobie wykresówki za bieżący dzień i 56 poprzednich dni (od 1 stycznia 2025 roku).
5. Wydruki z tachografów cyfrowych – kierowca musi mieć przy sobie wydruki za bieżący dzień i 56 poprzednich dni; przewoźnik przechowuje wydruki przez 12 miesięcy.
6. Dokumentacja naruszeń – każde naruszenie czasu pracy powinno być udokumentowane wraz z wyjaśnieniem przyczyn i działaniami naprawczymi; dokumenty przechowywane przez 12 miesięcy.
7. Świadectwa kalibracji tachografów – przechowywanie przez cały okres eksploatacji pojazdu; podczas kontroli inspektor sprawdza, czy tachograf ma aktualną kalibrację (co najmniej raz na 2 lata).

Najczęściej popełniane naruszenia i wysokość kar

Przekroczenia czasu jazdy

Przekroczenie maksymalnego czasu jazdy to najczęściej wykrywane naruszenie podczas kontroli ITD. Kary są stopniowane w zależności od skali przekroczenia – od symbolicznych 50 zł za niewielkie opóźnienia do 550 zł za rażące naruszenia zagrażające bezpieczeństwu.

Kary za przekroczenie dziennego czasu jazdy:

1. Przekroczenie od 15 minut do 1 godziny – mandat 50 zł (tolerancja do 15 minut jest bezkarnych).
2. Przekroczenie od 1 godziny do 2 godzin – mandat 100 zł za pierwszą godzinę i 100 zł za każdą następną rozpoczętą godzinę.
3. Przekroczenie o ponad 2 godziny – mandat 200 zł za każdą rozpoczętą godzinę przekroczenia.
4. Przekroczenie wydłużonego czasu jazdy (10 godzin) – od 15 minut do 1 godziny: 100 zł; od 1 do 2 godzin: 150 zł; powyżej 2 godzin: 200-250 zł za każdą rozpoczętą godzinę.
5. Przekroczenie 13 godzin i 30 minut pracy bez odpoczynku/przerwy wynoszących co najmniej 4 godziny 40 minut – mandat 550 zł za każdą rozpoczętą godzinę (jedna z najwyższych kar).
6. Przekroczenie 15 godzin czasu pracy bez przerwy wynoszące minimum 4 godziny 30 minut – mandat 550 zł za każdą rozpoczętą godzinę.

Kary za przekroczenie tygodniowego i dwutygodniowego czasu jazdy:

1. Przekroczenie tygodniowego czasu jazdy (56 godzin) o czas od 30 minut do 2 godzin – mandat 50 zł za każdą rozpoczętą godzinę.
2. Przekroczenie tygodniowego czasu jazdy o czas od 4 do 9 godzin – mandat 150-300 zł.
3. Przekroczenie tygodniowego czasu jazdy o czas powyżej 9 godzin do 14 godzin – mandat 500 zł.
4. Przekroczenie tygodniowego czasu jazdy o czas powyżej 14 godzin – mandat 1000 zł za każdą rozpoczętą godzinę.
5. Przekroczenie maksymalnego dwutygodniowego czasu jazdy (90 godzin) – mandat 250-700 zł w zależności od skali przekroczenia.

Nieprawidłowości w przerwach i odpoczynkach

Skracanie obowiązkowych przerw w jeździe oraz nieprawidłowe planowanie odpoczynków dziennych i tygodniowych to kolejna kategoria często wykrywanych naruszeń. Inspektorzy ITD bardzo dokładnie weryfikują, czy kierowca regularnie regeneruje siły.

Kary za naruszenia dotyczące przerw i odpoczynków:

1. Przekroczenie czasu jazdy bez przerwy o czas od 15 do 30 minut – mandat 50 zł (kierowca powinien zrobić przerwę po 4,5 godzinach jazdy).
2. Przekroczenie czasu jazdy bez przerwy o czas powyżej 30 minut do 1 godziny – mandat 100 zł.
3. Przekroczenie czasu jazdy bez przerwy o czas powyżej 1 godziny do 2 godzin – mandat 150-200 zł.
4. Przekroczenie czasu jazdy bez przerwy o czas powyżej 2 godzin – mandat 200-250 zł za każdą rozpoczętą godzinę.
5. Skrócenie dziennego odpoczynku o czas do 1 godziny – mandat 100-200 zł.
6. Skrócenie dziennego odpoczynku o czas powyżej 1 godziny – mandat 200 zł za każdą rozpoczętą kolejną godzinę.
7. Skrócenie tygodniowego odpoczynku o czas do mniej niż 4 godziny – mandat 200 zł.
8. Skrócenie tygodniowego odpoczynku o czas od 4 do 9 godzin – mandat 300 zł.
9. Skrócenie tygodniowego odpoczynku o czas powyżej 9 godzin do 14 godzin – mandat 500 zł.
10. Skrócenie tygodniowego odpoczynku o czas powyżej 14 godzin – mandat 1000 zł za każdą rozpoczętą godzinę.

Naruszenia związane z tachografem

Nieprawidłowości w obsłudze tachografu, brak wymaganych dokumentów oraz manipulacje w urządzeniu rejestrującym to kategoria naruszeń szczególnie surowo karana przez inspektorów ITD. W skrajnych przypadkach kary mogą wynosić kilkanaście tysięcy złotych.

Kary za naruszenia dotyczące tachografów:

1. Jazda bez karty kierowcy w tachografie – mandat 300 zł.
2. Nieprawidłowe operowanie przełącznikiem rodzaju aktywności – mandat 100 zł za każdy dzień nieprawidłowego rodzaju aktywności (maksymalnie 1000 zł).
3. Brak wymaganego wydruku z tachografu (w przypadku uszkodzenia karty) – mandat 100 zł za każdy brakujący wydruk.
4. Brak kompletnych danych z tachografu za okres objęty kontrolą – mandat 100 zł za każdy dzień.
5. Naruszenie obowiązku wczytywania wymaganych danych z tachografu cyfrowego lub karty kierowcy (pobieranie co 28/90 dni) – kara 500 zł za każdy dzień opóźnienia.
6. Brak aktualnej kalibracji/legalizacji tachografu – mandat dla kierowcy do 2000 zł, kara administracyjna dla przedsiębiorcy do 5000 zł.
7. Wykonywanie przewozu pojazdem bez tachografu (gdy jest wymagany) – kara 3000 zł dla kierowcy plus dodatkowe konsekwencje dla przedsiębiorcy (wstrzymanie licencji).
8. Samowolna ingerencja w funkcjonowanie tachografu – kara 2000 zł.
9. Samowolna ingerencja w dane zapisane w tachografie cyfrowym, na karcie kierowcy lub karcie przedsiębiorstwa – grzywna 5000 zł.
10. Użycie niedozwolonego urządzenia lub przedmiotu do podrabiania/przerabiania danych rejestrowanych przez tachograf – kara 12 000 zł + zatrzymanie prawa jazdy na 3 miesiące.

Kary dla przedsiębiorcy

Oprócz mandatów nakładanych na kierowców, Inspekcja Transportu Drogowego może nałożyć wysokie kary finansowe oraz sankcje administracyjne na przedsiębiorcę prowadzącego działalność transportową za systemowe naruszenia przepisów.

Kary administracyjne dla przedsiębiorcy:

1. Dopuszczenie kierowcy do naruszenia przepisów o czasie prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerwach i odpoczynku – kara 2000 zł.
2. Dopuszczenie do naruszenia przepisów o stosowaniu tachografów – kara 2000 zł.
3. Brak harmonogramu okresów pracy kierowcy obejmującego okresy prowadzenia pojazdu – kara 2000 zł.
4. Brak ewidencji czasu pracy kierowców – kara do 5000 zł (wykroczenie przeciwko prawom pracownika).
5. Brak pobranych i przechowywanych danych z tachografów i kart kierowców – kara 500 zł za każdy dzień opóźnienia na pojazd; przy flocie 10 pojazdów i opóźnieniu 165 dni to 825 000 zł.
6. Systemowe naruszenia czasu pracy – w przypadku wykrycia wielokrotnych, powtarzających się naruszeń ITD może wszcząć postępowanie administracyjne skutkujące zawieszeniem lub cofnięciem licencji transportowej.
7. Stosowanie urządzeń do manipulacji tachografem – kara do 12 000 zł dla przedsiębiorcy plus odpowiedzialność karna (art. 270 Kodeksu karnego – podrabianie dokumentów).

Zdalna kontrola tachografów DSRC

Czym jest technologia DSRC?

Od 19 sierpnia 2024 roku inspektorzy ITD oraz innych europejskich inspekcji transportu drogowego są obowiązkowo wyposażeni w urządzenia DSRC (Dedicated Short-Range Communication) umożliwiające zdalne odczytywanie danych z tachografów inteligentnych drugiej generacji (G2) bez potrzeby zatrzymywania pojazdu.

Kluczowe informacje o DSRC:

1. Zasięg komunikacji – urządzenia DSRC działają na odległość do kilkudziesięciu metrów, co pozwala inspektorom na odczyt danych z tachografu jeszcze przed fizycznym zatrzymaniem pojazdu.
2. Tachografy objęte systemem – wyłącznie tachografy inteligentne G2 (montowane obowiązkowo w pojazdach zarejestrowanych po raz pierwszy po 15 czerwca 2019 roku); starsze tachografy cyfrowe G1 i analogowe nie mają modułu DSRC.
3. Cel preselekcji – zdalna kontrola służy głównie do wstępnej weryfikacji i zatrzymania do szczegółowej kontroli najbardziej podejrzanych pojazdów (np. z podejrzeniem manipulacji, jazdą bez karty kierowcy, poruszających się gdy na tachografie wybrana jest czynność odpoczynku).
4. Podstawa prawna – Rozporządzenie (UE) 165/2014 zmienione przez Rozporządzenie (UE) 2020/1054 (Pakiet Mobilności) zobowiązuje państwa członkowskie do wyposażenia organów kontrolnych w urządzenia DSRC od 19 sierpnia 2024 roku.
5. Ochrona prywatności – system DSRC odczytuje wyłącznie dane określone w rozporządzeniu UE, bez możliwości ingerencji w inne systemy pojazdu.

Jakie dane inspektorzy odczytują zdalnie?

Zakres danych dostępnych zdalnie przez DSRC zależy od wersji tachografu inteligentnego – w starszych modelach G2V1 (montowane od czerwca 2019 do sierpnia 2023) inspektorzy otrzymują 19 informacji, a w najnowszych G2V2 (od sierpnia 2023) aż 25 informacji.

Dane odczytywane zdalnie z tachografu G2V1:

1. Numer rejestracyjny pojazdu

2. Aktualna prędkość pojazdu

3. Dane o aktywności kierowcy (jazda, odpoczynek, inna praca, dyspozycyjność)

4. Informacja o włożeniu karty do tachografu – kierowcy i drugiego kierowcy

5. Zdarzenia prowadzenia bez karty w ciągu 10 ostatnich dni

6. Zdarzenia przekroczenia prędkości z ostatnich 10 dni

7. Zdarzenia okresów jazdy bez wymaganej przerwy z ostatnich 10 dni

8. Zdarzenia zakłócenia zasilania urządzenia z ostatnich 10 dni

9. Zdarzenia włożenia lub wyjęcia karty podczas jazdy z ostatnich 10 dni

10. Zdarzenia związane z nieprawidłowościami w sygnale ruchu pojazdu w ostatnich 10 dniach

11. Wszelkie konflikty sygnałów ruchu z ostatnich 10 dni

12. Informacja o zamknięciu ostatniej sesji tachografu

13. Informacja o wykrytych usterkach lub naruszeniach systemu

14. Dane o kalibracji urządzenia – ostatnia data kalibracji

15. Data poprzedniej kalibracji tachografu

16. Data podłączenia tachografu (instalacji)

17. Czas systemowy tachografu (bieżący czas)

18. Informacja o ostatniej modyfikacji zegara tachografu

19. Ostatnia próba naruszenia zabezpieczeń urządzenia

Dane odczytywane zdalnie z tachografu G2V2

Tachograf G2V2 oprócz wszystkich danych odczytywanych z G2V1 zdalnie (DSRC) przekazuje i rejestruje dodatkowo:

1. Automatyczne pozycjonowanie GNSS (dane geolokalizacyjne):

   • Pozycja pojazdu co 3 godziny jazdy

   • Pozycja pojazdu na początku i na końcu każdej zmiany

   • Pozycja przy każdym przekroczeniu granicy państwowej (rejestrowana automatycznie, nie wymaga akcji kierowcy)

   • Pozycja podczas załadunku i rozładunku

2. Automatyczne rejestrowanie przekroczeń granic:

   • Dokładna data, godzina i miejsce przekroczenia granicy państwa

3. Zwiększona pojemność pamięci:

   • Rejestracja danych z 56 dni (wcześniej 28 dni)

   • Więcej szczegółowych danych dotyczących aktywności kierowcy i pojazdu

4. Integracja z systemami zarządzania flotą:

   • Możliwość zdalnego pobierania wszystkich danych z tachografu i karty kierowcy (przez przewoźnika)

5. Bluetooth – transfer danych:

   • Umożliwia zdalny odczyt z poziomu floty, bez potrzeby zatrzymywania pojazdu

6. Dodatkowe zabezpieczenia przed fałszowaniem

Jak DSRC wpływa na kontrole ITD?

Wprowadzenie zdalnego odczytu tachografów znacząco zmienia charakter kontroli drogowych przeprowadzanych przez ITD. Inspektorzy mogą teraz jeszcze przed zatrzymaniem pojazdu ocenić, czy istnieją podstawy do szczegółowej kontroli.

Praktyczne zastosowanie DSRC w kontrolach ITD:

1. Preselekcja pojazdów – inspektor skanuje zdalnie dziesiątki przejeżdżających pojazdów i zatrzymuje tylko te z podejrzeniem naruszeń, co zwiększa skuteczność kontroli.
2. Łatwe wykrycie jazdy bez karty – system natychmiast pokazuje, czy kierowca ma włożoną kartę do tachografu; jazda bez karty jest jednym z najczęstszych naruszeń.
3. Wykrycie manipulacji w czasie rzeczywistym – jeśli pojazd porusza się, a tachograf rejestruje odpoczynek, inspektor natychmiast to widzi i zatrzymuje pojazd do szczegółowej kontroli.
4. Weryfikacja kalibracji bez zatrzymania – inspektor z odległości sprawdza, czy tachograf ma aktualną kalibrację; pojazdy z przeterminowaną kalibracją są zatrzymywane priorytetowo.
5. Wykrycie braku sygnału GNSS – w tachografach G2V2 brak sygnału GPS może wskazywać na próbę manipulacji lokalizacją pojazdu.
6. Identyfikacja pojazdów bez wymiany tachografu – inspektorzy łatwo wyłapują pojazdy zarejestrowane po czerwcu 2019 roku, które nadal mają stary tachograf G1 lub analogowy zamiast obowiązkowego G2.

Jak przygotować się do kontroli ITD?

Systematyczne pobieranie i archiwizowanie danych

Podstawą sukcesu w każdej kontroli ITD jest regularne pobieranie danych z tachografów i kart kierowców oraz ich prawidłowe przechowywanie przez wymagany okres 12 miesięcy. Zaniedbania w tym zakresie skutkują najwyższymi karami dla przedsiębiorcy.

Harmonogram pobierania danych:

1. Dane z kart kierowców – pobieranie maksymalnie co 28 dni kalendarzowych (zalecane co 21 dni, aby mieć zapas bezpieczeństwa); kara za spóźnienie: 500 zł za każdy niepobrany w terminie plik kierowcy.
2. Dane z pamięci tachografów – pobieranie maksymalnie co 90 dni kalendarzowych za pomocą karty przedsiębiorstwa; kara za spóźnienie: 500 zł za każdy dzień opóźnienia na pojazd.
3. Archiwizacja na bezpiecznych nośnikach – przechowywanie pobranych danych na co najmniej dwóch niezależnych nośnikach (serwer firmowy + kopia zapasowa w chmurze lub na dysku zewnętrznym).
4. Przechowywanie przez 12 miesięcy – wszystkie dane muszą być dostępne dla inspektorów ITD przez minimum rok od daty pobrania.
5. Organizacja plików – posegregowanie danych według kierowców i pojazdów, oznaczenie nazwami i datami dla szybkiego odnalezienia podczas kontroli.
6. Kopie zapasowe – regularne tworzenie kopii bezpieczeństwa, aby uniknąć utraty danych w przypadku awarii sprzętu.
7. Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania – programy typu TachoSpeed, Inelo, FlotMan automatyzują proces pobierania danych, analizują naruszenia i przypominają o zbliżających się terminach.

Bieżąca analiza i weryfikacja naruszeń

Nie wystarczy tylko pobierać dane – przewoźnik musi regularnie analizować zapisy z tachografów, aby wykrywać naruszenia czasu pracy zanim zrobi to inspektor ITD podczas kontroli. Proaktywne podejście pozwala na podjęcie działań naprawczych i przygotowanie wyjaśnień.

System monitorowania czasu pracy kierowców:

1. Cotygodniowa analiza danych – przeglądanie zapisów z tachografów co najmniej raz w tygodniu w celu wykrycia przekroczeń czasu jazdy, skrócenia odpoczynków, braku przerw.
2. Automatyczne raporty naruszeń – wykorzystanie oprogramowania generującego raporty o wszystkich naruszeniach z podziałem na kierowców i typy wykroczeń.
3. Wyjaśnienia od kierowców – w przypadku wykrycia naruszenia niezwłoczne uzyskanie pisemnego wyjaśnienia od kierowcy wraz z dokumentacją uzasadniającą (np. protokół awarii, zdjęcia warunków pogodowych).
4. Działania naprawcze – przeprowadzenie rozmowy z kierowcą, przydzielenie dodatkowego szkolenia, modyfikacja harmonogramu pracy w celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości.
5. Dokumentacja działań – prowadzenie rejestru wykrytych naruszeń, wyjaśnień i podjętych kroków naprawczych; podczas kontroli ITD wykazanie, że firma aktywnie monitoruje i reaguje na problemy.
6. Regularne spotkania z kierowcami – organizacja comiesięcznych lub kwartalnych spotkań omawiających statystyki naruszeń, najczęstsze błędy i dobre praktyki.

Szkolenia dla kierowców i kadry zarządzającej

Znajomość przepisów i prawidłowa obsługa tachografów to podstawa unikania naruszeń. Regularne szkolenia dla kierowców oraz osób zarządzających transportem znacząco redukują ryzyko kar podczas kontroli ITD.

Program szkoleń dla zespołu transportowego:

1. Szkolenie wstępne dla nowych kierowców – przed rozpoczęciem pracy szczegółowe omówienie przepisów o czasie jazdy, przerwach, odpoczynkach oraz obsłudze tachografu (minimum 4 godziny).
2. Szkolenia okresowe – przynajmniej raz w roku odświeżenie wiedzy dla wszystkich kierowców, omówienie zmian w przepisach (np. wydłużenie okresu kontroli do 56 dni od 2025 roku).
3. Praktyczna nauka obsługi tachografu – ćwiczenia z włożeniem karty, prawidłowym przełączaniem trybów aktywności, generowaniem wydruków w sytuacjach awaryjnych.
4. Scenariusze sytuacji problemowych – omówienie przykładów typu: co zrobić gdy karta się uszkodzi, jak udokumentować wydłużenie czasu jazdy w sytuacji awaryjnej, jak zaplanować trasę aby zmieścić się w limitach.
5. Szkolenia dla kadry zarządzającej – osoby zarządzające transportem (dispatcher, planista tras, kierownik transportu) muszą znać przepisy równie dobrze jak kierowcy, aby prawidłowo planować harmonogramy i trasy.
6. Szkolenia z oprogramowania – nauka obsługi systemu do analizy danych z tachografów, generowania raportów, monitorowania naruszeń.
7. Symulacje kontroli ITD – organizacja wewnętrznych kontroli ćwiczebnych, podczas których wyznaczony pracownik wciela się w rolę inspektora i weryfikuje dokumentację i dane z tachografów.
8. Materiały pomocnicze – przygotowanie krótkich instrukcji w formie plakatów, ulotek lub e-booków, które kierowcy mogą mieć w kabinie jako szybką pomoc (np. tabela z limitami czasu jazdy, procedura postępowania w sytuacji awaryjnej).

Przygotowanie dokumentacji przed kontrolą

Dla przewoźnika kluczowe jest utrzymywanie dokumentacji w stanie gotowym do kontroli przez cały czas. Inspektorzy ITD mogą pojawić się w firmie bez zapowiedzi i wymagać natychmiastowego okazania wszystkich dokumentów za okres do 12 miesięcy wstecz.

Lista kontrolna dokumentacji do kontroli ITD:

1. Ewidencja czasu pracy kierowców – kompletne zestawienia za okres objęty kontrolą (12 miesięcy) dla każdego kierowcy z podziałem na dni, z uwzględnieniem czasu jazdy, przerw, odpoczynków, innej pracy.
2. Dane z tachografów i kart kierowców – pobrane pliki .ddd uporządkowane chronologicznie i według kierowców/pojazdów, łatwo dostępne na komputerze lub nośniku zewnętrznym.
3. Wydruki z tachografów – wydruki dobowe i okresowe przypisane do kierowców, posegregowane w teczkach lub segregatorach.
4. Harmonogramy pracy – rozkłady czasu pracy kierowców uwzględniające okresy prowadzenia pojazdu; muszą być aktualne i zgodne z faktycznym wykonaniem.
5. Zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu – dokumenty chorobowe, urlopowe, L4, zwolnienia lekarskie dla kierowców za okresy nieobecności.
6. Licencje i zezwolenia – wypisy z licencji na wykonywanie transportu, zezwolenia na przewozy międzynarodowe, koncesje.
7. Umowy z kierowcami – umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o współpracy dla kierowców samozatrudnionych.
8. Dokumentacja szkoleń – potwierdzenia przeszkolenia kierowców, certyfikaty ukończenia kursów, programy szkoleń wewnętrznych.
9. Świadectwa kalibracji tachografów – dla każdego pojazdu aktualne świadectwo legalizacji/kalibracji tachografu (nie starsze niż 2 lata).
10. Analiza naruszeń i działań naprawczych – zestawienie wykrytych naruszeń czasu pracy wraz z wyjaśnieniami kierowców i podjętymi działaniami prewencyjnymi.
11. Procedury wewnętrzne – dokumenty określające zasady pobierania danych z tachografów, monitorowania czasu pracy, reagowania na naruszenia.
12. Lista pojazdów i kierowców – aktualny wykaz wszystkich pojazdów objętych kontrolą wraz z przypisanymi kierowcami.

Zachowanie podczas kontroli

Prawidłowe zachowanie kierowcy i przedstawicieli firmy podczas kontroli ITD ma ogromne znaczenie dla jej przebiegu. Współpraca z inspektorem, spokojne i rzeczowe odpowiadanie na pytania oraz sprawne okazanie dokumentów może złagodzić ewentualne konsekwencje wykrytych naruszeń.

Zasady postępowania podczas kontroli ITD:

1. Zachowaj spokój i uprzejmość – inspektor wykonuje swoją pracę, agresywne zachowanie lub odmowa współpracy tylko pogorszy sytuację.
2. Okaż dokumenty na żądanie – niezwłocznie przedstaw inspektorowi prawo jazdy, dowód rejestracyjny, licencję, kartę kierowcy i inne wymagane dokumenty.
3. Udostępnij tachograf do kontroli – nie utrudniaj inspektorowi wejścia do pojazdu i dostępu do tachografu; uniemożliwienie kontroli to osobne wykroczenie.
4. Współpracuj przy odczycie danych – pomóż inspektorowi w wygenerowaniu wydruków z tachografu, o ile o to poprosi.
5. Nie próbuj ukrywać naruszeń – inspektor i tak wykryje wszystkie nieprawidłowości dzięki analizie danych; uczciwość i wyjaśnienie przyczyn naruszeń może złagodzić konsekwencje.
6. Przygotuj wyjaśnienia – jeśli wiesz o naruszeniach (np. awaryjne wydłużenie czasu jazdy), od razu przedstaw inspektorowi dokumentację uzasadniającą (protokół awarii, zdjęcia).
7. Nie podpisuj protokołu kontroli bezrefleksyjnie – dokładnie przeczytaj protokół, sprawdź czy zgadzają się wszystkie informacje; jeśli się nie zgadzasz z ustaleniami, zaznacz to w protokole i dołącz swoje uwagi.
8. Pytaj o wątpliwości – jeśli nie rozumiesz zarzutu lub wyliczenia kary, poproś inspektora o wyjaśnienie; masz prawo do informacji o podstawach prawnych.
9. Zachowaj kopię protokołu – protokół kontroli i ewentualny mandat zawsze zabierz ze sobą; będą potrzebne do rozliczenia z pracodawcą i ewentualnego odwołania.
10. Niezwłocznie poinformuj pracodawcę – jeśli zostałeś ukarany mandatem, natychmiast powiadom firmę o kontroli i jej wynikach; firma może potrzebować przygotować się do kontroli w siedzibie.
11. Nie oferuj łapówki – próba przekupienia inspektora to przestępstwo zagrożone karą do 10 lat pozbawienia wolności (art. 229 Kodeksu karnego).
12. Skorzystaj z prawa do odmowy przyjęcia mandatu – jeśli nie zgadzasz się z zarzutami, możesz odmówić przyjęcia mandatu; sprawa trafi wówczas do sądu, gdzie będziesz mógł przedstawić swoją obronę.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Kluczowe wnioski

Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego w zakresie czasu pracy kierowcy to kompleksowa weryfikacja przestrzegania przepisów o maksymalnych czasach jazdy, obowiązkowych przerwach, minimalnych odpoczynkach oraz prawidłowej obsłudze tachografów. Od 1 stycznia 2025 roku inspektorzy sprawdzają dane za okres 56 dni wstecz (poprzednio 28 dni), co praktycznie podwaja zakres kontroli i zwiększa ryzyko wykrycia nawet dawniejszych zaniedbań. Dodatkowo, tachografy inteligentne G2 wyposażone w moduł DSRC umożliwiają inspektorom zdalny odczyt kluczowych informacji jeszcze przed zatrzymaniem pojazdu, co pozwala na preselekcję najbardziej podejrzanych pojazdów – z jazdą bez karty, przekroczeniami czasu jazdy czy przeterminowaną kalibracją. Najczęstsze naruszenia wykrywane przez ITD to przekroczenie dziennego czasu jazdy (mandat 50-550 zł w zależności od skali), skrócenie przerw w jeździe (50-250 zł), nieprawidłowości w odpoczynkach (100-1000 zł) oraz problemy z tachografem – jazda bez karty (300 zł), brak kalibracji (1000-2000 zł), manipulacje w urządzeniu (do 12 000 zł). Dla przedsiębiorcy kary mogą być jeszcze wyższe – brak ewidencji czasu pracy to 2000-5000 zł, a spóźnione pobieranie danych z tachografów przy flocie 10 pojazdów i opóźnieniu kilku miesięcy to nawet setki tysięcy złotych kary. Kluczem do uniknięcia problemów jest systematyczne pobieranie i archiwizowanie danych (co 28 dni z kart kierowców, co 90 dni z tachografów), bieżąca analiza naruszeń z oprogramowaniem typu TachoSpeed lub Inelo, regularne szkolenia kierowców oraz utrzymywanie kompletnej dokumentacji w stanie gotowym do kontroli przez cały czas.

Hierarchia działań dla minimalizacji ryzyka kar ITD:

1. Pobieranie danych na czas – co 28 dni z kart kierowców, co 90 dni z tachografów; ustawienie przypomnień 7 dni przed terminem; koszt zaniedbania: 500 zł za każdy dzień opóźnienia na kierowcę/pojazd.
2. Aktualna kalibracja tachografów – kontrola terminów kalibracji (co 2 lata + po każdej zmianie opon, naprawie, wypadku); koszt zaniedbania: 1000-5000 zł.
3. Bieżąca analiza naruszeń – cotygodniowe sprawdzanie zapisów z tachografów w oprogramowaniu analitycznym; wykrycie problemu przed kontrolą ITD pozwala przygotować wyjaśnienia.
4. Kompletna dokumentacja – ewidencja czasu pracy, harmonogramy, zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu, analiza naruszeń z wyjaśnieniami; koszt braku: 2000-5000 zł.
5. Szkolenia kierowców – minimum raz w roku odświeżenie wiedzy o przepisach i obsłudze tachografu; świadomy kierowca to mniej naruszeń.
6. Prawidłowe planowanie tras – uwzględnienie limitów czasu jazdy, przerw i odpoczynków już na etapie zlecania przewozu; realistyczne terminy realizacji.
7. Wydruki w pojeździe – kierowca musi mieć wydruki za bieżący dzień i 56 poprzednich dni (tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy) ; koszt braku: 100 zł za każdy dzień.
   Kiedy należy sporządzać wydruki i prowadzić ręczny zapis swojej aktywności?:
   • Awaria tachografu: Jeśli urządzenie nie działa poprawnie, należy sporządzić wydruki i ręcznie uzupełnić dane.
   • Awaria lub utrata karty kierowcy: W przypadku zgubienia, kradzieży lub uszkodzenia karty kierowcy, wydruki z tachografu są niezbędne do udokumentowania czasu pracy.
   • Wykorzystanie art. 12 Ustawy o czasie pracy kierowcy: Kiedy kierowca przekracza standardowe limity czasu jazdy, musi odręcznie udokumentować przyczynę odstępstwa na wykresówce, wydruku z tachografu lub w planie pracy.
   • Okres po zgubieniu/kradzieży karty: Po utracie karty, kierowca musi wykonać wydruki i ręcznie je uzupełnić, aby móc udokumentować swój czas pracy przez kolejne 28 dni. 

Praktyczne rekomendacje

Każdy przewoźnik i kierowca powinien wdrożyć konkretne procedury minimalizujące ryzyko wykrycia naruszeń podczas kontroli ITD. Poniżej przedstawiamy działania do natychmiastowego wdrożenia:

Konkretne działania dla przewoźników:

1. Zainwestuj w profesjonalne oprogramowanie do analizy tachografów – programy typu TachoSpeed, Inelo, FlotMan automatyzują pobieranie danych, analizują naruszenia, generują raporty i przypominają o terminach; koszt 50-150 zł/miesiąc na pojazd zwraca się po uniknięciu pierwszego mandatu 500 zł.
2. Ustaw przypomnienia o pobieraniu danych – alarm 7 dni przed upływem 28 dni od ostatniego pobrania karty kierowcy i 90 dni z tachografu; najlepiej w kalendarzu Google lub Outlook z powiadomieniem SMS.
3. Wyznacz osobę odpowiedzialną za czas pracy – kierownik ds. czasu pracy lub specjalista ds. tachografów, którego jedynym zadaniem jest monitorowanie limitów, pobieranie danych, analiza naruszeń; w mniejszych firmach może to być księgowa z dodatkowym szkoleniem.
4. Przeprowadź audyt wewnętrzny przed kontrolą – co kwartał symulacja kontroli ITD, podczas której wyznaczony pracownik sprawdza kompletność dokumentacji za ostatnie 12 miesięcy; wykrycie braków daje czas na uzupełnienie.
5. Stwórz bibliotekę wyjaśnień standardowych sytuacji – przygotowane szablony wyjaśnień dla typowych naruszeń (np. wydłużenie czasu jazdy o 1 godzinę z powodu korku, skrócenie odpoczynku z powodu braku miejsca parkingowego); podczas kontroli wystarczy dopasować szablon.
6. Ubezpiecz się od kar ITD – niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe oferują polisy pokrywające kary finansowe z kontroli transportu; sprawdź oferty w swojej ubezpieczalni floty.
7. Sprawdź czy Twoje pojazdy mają właściwe tachografy – pojazdy zarejestrowane po 15 czerwca 2019 roku muszą mieć tachograf G2; jazda ze starym tachografem G1 to kara + nakaz natychmiastowej wymiany.
8. Przygotuj kierowców do DSRC – poinformuj zespół, że inspektorzy mogą zdalnie sprawdzić czy mają włożoną kartę i czy nie przekraczają czasu jazdy jeszcze przed zatrzymaniem pojazdu; świadomość ta działa dyscyplinująco.
9. Zapisz się na newsletter ITD – strona Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (gitd.gov.pl) publikuje komunikaty o zmianach w przepisach, planowanych akcjach kontrolnych, statystykach naruszeń; wiedza o priorytetach ITD pomaga przygotować się lepiej.
10. Negocjuj realistyczne terminy z klientami – wyjaśnij zleceniodawcom, że nie możesz zaplanować trasy wymagającej jazdy 12 godzin dziennie przez 6 dni z rzędu, bo narusza to przepisy; lepiej odmówić zlecenia niż dostać mandat 5000 zł.
11. Monitoruj flotę w czasie rzeczywistym – systemy telematyczne typu Webfleet, Verizon Connect pozwalają na bieżąco śledzić czas jazdy kierowcy i wysłać alert gdy zbliża się do limitu 4,5 godziny (przerwa) lub 9 godzin (koniec dnia); koszt 30-80 zł/miesiąc na pojazd.
12. Przechowuj dokumentację w chmurze – dane z tachografów, ewidencja czasu pracy, harmonogramy powinny być zapisane na serwerze w chmurze (Google Drive, Dropbox, OneDrive) z dostępem z dowolnego miejsca; podczas kontroli w firmie możesz szybko okazać dokumenty nawet jeśli siedzisz w biurze domowym.

Konkretne działania dla kierowców:

1. Zawsze włóż kartę przed ruszeniem – jazda bez karty to najczęstsze naruszenie (300 zł mandatu) i od 2024 roku inspektorzy wykrywają to zdalnie przez DSRC jeszcze przed zatrzymaniem.
2. Rób przerwę po 4,5 godzinach jazdy – ustaw timer w kabinie; przekroczenie o 30 minut to już 100 zł mandatu.
3. Zatrzymaj się przed upływem 9 godzin jazdy – planuj trasę tak, aby 9. godzina jazdy przypadała w miejscu gdzie możesz bezpiecznie zaparkować (parking strzeżony, MOP, baza firmy).
4. Dokumentuj sytuacje awaryjne – jeśli musisz wydłużyć czas jazdy o 1 godzinę (np. korek, zamknięta droga, brak miejsca parkingowego), natychmiast zrób zdjęcia, zapisz lokalizację GPS, zachowaj bilet parkingowy; to będzie Twoja obrona podczas kontroli.
5. Miej zapisy swojej aktywności za 56 dni – od 2025 roku to już nie 28 dni, ale 56 dni wstecz; brak wydruku to 100 zł za każdy dzień.
6. Wygeneruj wydruk awaryjny gdy karta się uszkodzi – jeśli karta przestanie działać, natychmiast wygeneruj wydruk z tachografu i wykonuj ręczne zapisy na wydruku; jazda bez karty i bez wydruku to 300 zł + 100 zł za każdy dzień.
7. Zgłoś uszkodzenie karty w ciągu 7 dni – złóż wniosek o wydanie nowej karty natychmiast po uszkodzeniu starej; karta zastępcza jest wydawana w ciągu kilku dni.
8. Nie instaluj urządzeń do manipulacji – oferty typu „magnetyczne urządzenie do zatrzymania drogomierza" to pułapka; użycie takich urządzeń to 12 000 zł kary + zatrzymanie prawa jazdy na 3 miesiące + odpowiedzialność karna.
9. Sprawdź przed wyjazdem czy tachograf ma aktualną kalibrację – naklejka na tachografie powinna wskazywać datę następnej kalibracji; jazda z przeterminowaną kalibracją to 1000-2000 zł.
10. Naucz się generować wydruki – inspektor może poprosić o wydruk; musisz wiedzieć jak to zrobić (zwykle kombinacja przycisków na tachografie); przećwicz to przed wyjazdem.
11. Zachowuj spokój podczas kontroli – agresja wobec inspektora nie pomoże, a może pogorszyć sytuację; uprzejmie okaż dokumenty, odpowiadaj na pytania, wyjaśnij przyczyny naruszeń.
12. Nie przyznawaj się do celowego naruszenia – jeśli przekroczyłeś czas jazdy, wyjaśnij że to wynikło z nieprzewidzianych okoliczności (korek, pogoda); inspektor może to uwzględnić.

Pamiętaj, że kontrola ITD to nie represja, ale narzędzie zapewnienia bezpieczeństwa na drogach i uczciwej konkurencji w branży transportowej. Przestrzeganie przepisów o czasie pracy chroni nie tylko przed karami, ale przede wszystkim przed wypadkami spowodowanymi zmęczeniem kierowcy. Inwestycja w systemy monitorowania, szkolenia i profesjonalne zarządzanie czasem pracy zwraca się nie tylko uniknięciem mandatów, ale przede wszystkim bezpieczeństwem Twoich kierowców i innych użytkowników dróg.