Telefon: 690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email: bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl
OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH
Telefon: 690 936 501 (dr inż. Bogusław Madej)
Email: bmadej@atut-bm.pl ; biuro@atut-bm.pl
OPINIE KLIENTÓW O NASZYCH SZKOLENIACH
Opracował: dr inż. Bogusław Madej
Czy wiesz, że funkcjonariusze Krajowej Administracji Skarbowej mogą zatrzymać pojazd Twojej firmy nie tylko na granicy, ale także w głębi kraju, skontrolować dokumenty przewozowe, zgłoszenie w systemie SENT, rodzaj paliwa w zbiorniku i całą dokumentację podatkową związaną z przewozem towarów? Dla właściciela firmy transportowej lub osoby zarządzającej flotą oznacza to realne ryzyko wysokich kar finansowych, zatrzymania pojazdu, a nawet zabezpieczenia przewożonego towaru, jeżeli przepisy podatkowe, akcyzowe lub regulacje SENT nie są przestrzegane. Jednocześnie wiele firm nadal kojarzy KAS wyłącznie z „urzędami skarbowymi”, nie dostrzegając, jak szerokie uprawnienia kontrolne posiada dzisiejsza administracja celno-skarbowa w transporcie drogowym.
Od reformy z 2017 roku, kiedy połączono Służbę Celną, kontrolę skarbową i administrację podatkową w jedną strukturę, Krajowa Administracja Skarbowa stała się kluczowym organem odpowiedzialnym za pobór podatków, ceł, akcyzy oraz zwalczanie wyłudzeń podatkowych. Dla przewoźnika drogowego, spedytora czy kierowcy zawodowego oznacza to zupełnie inny poziom nadzoru niż kilka lat temu, szczególnie w obszarze paliw, wyrobów akcyzowych i towarów wrażliwych.
W tym artykule poznasz praktyczne znaczenie KAS dla branży transportowej: wyjaśnimy, czym dokładnie jest Krajowa Administracja Skarbowa i jak jest zorganizowana, jakie ma zadania w obszarze transportu drogowego, jakie rodzaje kontroli może prowadzić w Twojej firmie i na drodze oraz jakie uprawnienia posiadają funkcjonariusze i pracownicy KAS. Dowiesz się także, jakie są Twoje prawa i obowiązki jako przedsiębiorcy podczas kontroli, jaką dokumentację szczególnie dokładnie analizują organy KAS, jak przygotować firmę na kontrolę i jak ograniczyć negatywne konsekwencje ewentualnych nieprawidłowości. Po lekturze będziesz wiedzieć, jak zorganizować procesy w firmie transportowej, aby kontrole KAS przebiegały możliwie spokojnie i bezboleśnie.
Stan prawny na dzień: 15 stycznia 2026 roku
Krajowa Administracja Skarbowa została utworzona ustawą z dnia 16 listopada 2016 roku o Krajowej Administracji Skarbowej, która weszła w życie 1 marca 2017 roku. Celem reformy było połączenie dotychczasowej administracji podatkowej, kontroli skarbowej i Służby Celnej w jeden, zintegrowany organizm odpowiedzialny za pobór podatków, ceł, akcyzy, a także zwalczanie przestępczości gospodarczej, w tym wyłudzeń VAT i oszustw akcyzowych (art. 1 i art. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 16 listopada 2016 roku, Dz.U. z 2025 r. poz. 1131). Dzięki temu państwo otrzymało narzędzie pozwalające na szybsze reagowanie na zorganizowane oszustwa podatkowe, a organy skarbowe – na znacznie szersze uprawnienia kontrolne niż wcześniej.
Z punktu widzenia firm transportowych szczególnie istotne jest to, że w ramach KAS działa Służba Celno-Skarbowa, której funkcjonariusze posiadają zarówno uprawnienia typowo „skarbowo-podatkowe”, jak i uprawnienia zbliżone do służb mundurowych. W praktyce oznacza to możliwość zatrzymania pojazdu na drodze, przeprowadzenia rewizji ładunku, pobrania próbek paliwa czy wejścia do siedziby przedsiębiorcy w ramach kontroli celno-skarbowej. Tak szeroki katalog narzędzi kontrolnych został przewidziany właśnie w ustawie o KAS oraz w powiązanych przepisach Ordynacji podatkowej, prawa celnego, ustawy o podatku akcyzowym i ustawy o systemie monitorowania przewozu towarów SENT.
Ustawa o KAS definiuje listę organów Krajowej Administracji Skarbowej, do których należą przede wszystkim Szef KAS, dyrektorzy izb administracji skarbowej, naczelnicy urzędów skarbowych oraz naczelnicy urzędów celno-skarbowych (art. 11 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 16 listopada 2016 roku). W praktyce to właśnie naczelnik urzędu celno-skarbowego prowadzi większość kontroli celno-skarbowych w przedsiębiorstwach, również transportowych, natomiast naczelnik urzędu skarbowego zajmuje się przede wszystkim klasyczną kontrolą podatkową w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
Dla właściciela firmy transportowej ważne jest, aby rozumieć, że organy KAS mogą działać na terenie całego kraju, a nie tylko na obszarze „własnego” województwa. Ustawa o KAS przewiduje bowiem możliwość prowadzenia kontroli celno-skarbowej poza dotychczasowym podziałem terytorialnym, co w praktyce oznacza, że w Twojej firmie może pojawić się kontrola prowadzona przez urząd celno-skarbowy z innego regionu, jeżeli wynika to z analizy ryzyka dokonanej przez KAS (art. 61 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 16 listopada 2016 roku).
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej do zadań KAS należy między innymi:
W praktyce transport drogowy jest jednym z kluczowych obszarów zainteresowania KAS, ponieważ to właśnie tą drogą przewożone są paliwa, wyroby akcyzowe, elektronika, odzież oraz inne towary szczególnie narażone na karuzele podatkowe, przemyt czy fikcyjny obrót.
Dla firmy transportowej oznacza to, że każda operacja przewozu może być analizowana pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi i akcyzowymi – począwszy od poprawności faktur VAT, przez prawidłowość rozliczeń akcyzy od paliwa, aż po kontrolę zgodności dokumentów przewozowych z deklaracjami celnymi i zgłoszeniami SENT. Niewłaściwie udokumentowana trasa, brak zgłoszenia lub błędne dane w systemie monitorowania przewozu towarów mogą zostać potraktowane jako element unikania opodatkowania lub ukrywania rzeczywistego obrotu, co skutkuje bardzo dotkliwymi sankcjami finansowymi.
Szczególnie ważnym narzędziem KAS w obszarze transportu jest system monitorowania przewozu towarów SENT, uregulowany w ustawie z dnia 9 marca 2017 roku o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. System SENT służy do śledzenia w czasie rzeczywistym przewozu tzw. towarów wrażliwych, obejmujących przede wszystkim paliwa, wyroby akcyzowe oraz inne grupy towarów wskazane w rozporządzeniach wykonawczych Ministra Finansów. Zarówno nadawca, odbiorca, jak i przewoźnik są zobowiązani do dokonania zgłoszenia SENT oraz zapewnienia, aby dane przesyłane z lokalizatora w pojeździe odpowiadały rzeczywistej trasie przewozu.
Krajowa Administracja Skarbowa wykorzystuje system SENT do typowania pojazdów do kontroli, w tym na odcinkach dróg oddalonych od granicy, na autostradach, drogach ekspresowych oraz w pobliżu baz przeładunkowych. Funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej podczas kontroli porównują dane z SENT z dokumentami przewozowymi, fakturami, zleceniami transportowymi i rzeczywistym ładunkiem. Brak aktualnego zgłoszenia, rozbieżności w masie, rodzaju towaru lub trasie przejazdu mogą być podstawą do nałożenia wysokich kar pieniężnych, a nawet do zatrzymania towaru do czasu wyjaśnienia sprawy.
Dla przedsiębiorcy transportowego kluczowe jest odróżnienie klasycznej kontroli podatkowej, prowadzonej na podstawie Ordynacji podatkowej przez naczelnika urzędu skarbowego, od kontroli celno-skarbowej, prowadzonej przez naczelnika urzędu celno-skarbowego na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (art. 54–64 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 16 listopada 2016 roku).
Kontrola podatkowa jest poprzedzona zawiadomieniem, dotyczy konkretnego zakresu (np. podatku VAT za wskazany okres) i ma bardziej „księgowy” charakter.
Kontrola celno-skarbowa jest natomiast określana często jako tzw. twarda kontrola – wszczynana jest z urzędu, bez wcześniejszego zawiadomienia, i łączy elementy kontroli podatkowej, akcyzowej, celnej oraz dochodzeniowej.
W praktyce oznacza to, że funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej mogą pojawić się w siedzibie firmy transportowej, magazynie, bazie paliw czy na placu przeładunkowym bez wcześniejszego uprzedzenia i przystąpić do równoczesnego sprawdzenia dokumentów księgowych, dokumentacji transportowej, stanu towarów i infrastruktury. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontrola celno-skarbowa może zostać przekształcona w postępowanie podatkowe lub postępowanie karne skarbowe, co z punktu widzenia firmy istotnie zwiększa ryzyko konsekwencji finansowych i odpowiedzialności osób zarządzających.
Oprócz klasycznych kontroli KAS wykorzystuje także czynności sprawdzające oraz nabycie sprawdzające. Czynności sprawdzające prowadzone są przede wszystkim na podstawie Ordynacji podatkowej i polegają na weryfikacji formalnej:
W przypadku firm transportowych mogą one dotyczyć na przykład struktury zakupów paliwa, korekt deklaracji VAT, rozliczeń usług międzynarodowych czy rozliczania refaktur za paliwo pomiędzy spółkami powiązanymi.
Nabycie sprawdzające, wprowadzone najpierw w sprzedaży detalicznej, a następnie wykorzystywane także w szerszym kontekście, polega na dokonaniu przez funkcjonariusza zakupu towaru lub usługi w celu sprawdzenia, czy sprzedawca prawidłowo ewidencjonuje sprzedaż i rozlicza podatek. W transporcie może to dotyczyć na przykład usług wynajmu pojazdów z kierowcą, usług dodatkowych świadczonych na bazach paliwowych lub składów opału. Choć klasyczne przewozy międzynarodowe rzadziej są przedmiotem nabycia sprawdzającego, przewoźnik powinien mieć świadomość, że KAS dysponuje także tego typu narzędziem weryfikacji rzetelności rozliczeń.
Art. 64 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej określa katalog podstawowych uprawnień kontrolujących w ramach kontroli celno-skarbowej. Należą do nich między innymi:
Kontrolujący mają również prawo do wstępu, przebywania i poruszania się na terenie przedsiębiorstwa, w tym w magazynach, warsztatach, bazach paliw, pomieszczeniach biurowych i archiwach.
Z perspektywy firmy transportowej oznacza to, że podczas kontroli celno-skarbowej funkcjonariusze mogą zażądać nie tylko klasycznej dokumentacji księgowej, ale także ewidencji przebiegów pojazdów, zapisów z systemów GPS, danych z systemów TMS, umów z kontrahentami, protokołów ważenia, raportów z tankowań czy dokumentacji wewnętrznych procedur compliance (działalności zgodnej z przepisami prawa). Brak możliwości przedstawienia takich danych, ich niekompletność lub niespójność z deklaracjami podatkowymi znacząco zwiększa ryzyko zakwestionowania rozliczeń.
Zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej są uprawnieni do:
W praktyce kontrola drogowa prowadzona przez KAS może bardzo przypominać działania Inspekcji Transportu Drogowego, ale jej głównym celem jest weryfikacja prawidłowości rozliczeń podatkowych, akcyzowych i zgłoszeń SENT.
Przykładowo, jeżeli Twoja firma przewozi paliwa lub inne towary wrażliwe, funkcjonariusze KAS mogą zatrzymać pojazd w losowo wybranym punkcie, porównać dane z systemu SENT z dokumentami przewozowymi i faktycznym ładunkiem, skontrolować numery cystern, plomb, masę towaru oraz rodzaj paliwa w zbiorniku pojazdu. W razie podejrzenia, że w baku znajduje się nieopodatkowane paliwo opałowe lub inne paliwo niezgodne z przeznaczeniem, mogą pobrać próbkę do analizy. Jeżeli wyniki badań wykażą nieprawidłowości, naraża to przedsiębiorcę i kierowcę na bardzo wysokie sankcje z ustawy o podatku akcyzowym i przepisów karnych skarbowych.
Ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej oraz Ordynacja podatkowa nakładają na kontrolowanego obowiązek współpracy z organami KAS. Obejmuje to przede wszystkim:
Odmowa współpracy, utrudnianie kontroli lub ukrywanie dokumentów może zostać potraktowane jako naruszenie przepisów i prowadzić do zastosowania środków przymusu lub do wszczęcia postępowania karnego skarbowego przeciwko osobom odpowiedzialnym.
W praktyce właściciel firmy transportowej powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolującymi – może to być dyrektor finansowy, kierownik działu księgowości, dyspozytor floty lub pełnomocnik zewnętrzny. Brak jasno określonej osoby kontaktowej skutkuje chaosem informacyjnym, błędami w udzielanych wyjaśnieniach i niepotrzebnym wydłużeniem kontroli. Szczególnie istotne jest, aby osoby udzielające informacji znały zasady rozliczania podatków w firmie, strukturę dokumentacji transportowej, sposób ewidencjonowania paliwa i zasad działania systemów informatycznych używanych w przedsiębiorstwie.
Przedsiębiorca nie jest pozbawiony ochrony prawnej wobec działań KAS. Przepisy przewidują możliwość wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania czynności kontrolnych, jeżeli kontrola jest prowadzona z naruszeniem przepisów, w szczególności w zakresie właściwości organów, zakresu upoważnienia czy czasu trwania. Kontrolowany ma także prawo do korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika już od początku kontroli – może nim być doradca podatkowy, radca prawny lub adwokat, który będzie uczestniczył w czynnościach, zadawał pytania i składał wnioski dowodowe w imieniu przedsiębiorcy.
Po zakończeniu kontroli celno-skarbowej kontrolowany otrzymuje wynik kontroli lub protokół, który zawiera opis stwierdzonych nieprawidłowości. Przedsiębiorca ma prawo złożyć zastrzeżenia do protokołu w wyznaczonym terminie, przedstawiając dodatkowe dowody lub argumenty. Jeżeli organ wyda później decyzję podatkową na niekorzyść firmy, przysługuje od niej odwołanie do organu wyższego stopnia, a następnie skarga do sądu administracyjnego. Z punktu widzenia praktyki transportowej bardzo ważne jest, aby nie akceptować automatycznie wszystkich ustaleń kontroli i zawsze analizować, czy nie ma podstaw do zakwestionowania części ustaleń, zwłaszcza gdy wynikają one z niepełnych danych lub błędnej interpretacji specyfiki branży.
W każdej firmie transportowej dokumentacja podatkowa stanowi podstawowe źródło informacji dla organów KAS. Obejmuje ona przede wszystkim faktury sprzedaży i zakupu, rejestry VAT, pliki JPK_VAT i JPK_KR, deklaracje VAT, CIT lub PIT, ewidencje środków trwałych oraz rozliczenia delegacji i diet kierowców. W praktyce kontrolujący analizują, czy faktury dokumentują rzeczywiste usługi przewozowe, czy występują powiązania pomiędzy kontrahentami, czy stawki VAT są stosowane prawidłowo oraz czy nie dochodzi do sztucznego zawyżania kosztów, na przykład przez nienależne refakturowanie usług między spółkami powiązanymi.
Szczególną uwagę KAS zwraca na rozliczanie paliwa – zarówno po stronie kosztów podatkowych, jak i ewentualnych nadwyżek lub braków wynikających z ewidencji tankowań. Jeżeli z danych wynika, że zużycie paliwa jest nienaturalnie wysokie, mogą pojawić się podejrzenia nadużyć, takich jak fikcyjne tankowania, nabywanie paliwa o nieuregulowanym statusie podatkowym lub odsprzedaż paliwa poza oficjalnym obrotem. W takich sytuacjach dokumentacja księgowa jest zestawiana z danymi z GPS, raportami tras przejazdu i dokumentami przewozowymi.
Podczas kontroli prowadzonej w firmie lub na drodze organy KAS analizują szeroką grupę dokumentów transportowych. Mogą to być:
W przypadku przewozu towarów wrażliwych kluczowe znaczenie ma dokumentacja SENT – numery zgłoszeń, potwierdzenia wysyłki i odbioru, a także dane z lokalizatorów.
W firmie transportowej należy zadbać o spójność dokumentacji - dane na fakturach, w listach przewozowych, w zgłoszeniach SENT, w systemie TMS i w raportach GPS powinny wzajemnie się potwierdzać. Rozbieżności, takie jak inna trasa niż w zgłoszeniu, różna masa towaru, niezgodny kod CN czy nieuzasadnione różnice gospodarcze, są dla KAS sygnałem do pogłębionej analizy i mogą skutkować uznaniem, że część obrotu nie została opodatkowana. Prawidłowa organizacja obiegu dokumentów w firmie transportowej jest więc nie tylko kwestią porządku wewnętrznego, ale także kluczowym elementem strategii obrony przed zarzutami stawianymi przez organy KAS.
Dobrze przygotowana firma transportowa powinna posiadać pisemne procedury postępowania na wypadek kontroli KAS oraz jasno określony podział odpowiedzialności. Przede wszystkim należy wskazać osoby pierwszego kontaktu dla kontrolujących, osoby odpowiedzialne za udostępnianie dokumentów księgowych, osoby obsługujące systemy informatyczne oraz osoby nadzorujące dokumentację związaną z SENT i paliwem. W większych przedsiębiorstwach warto powierzyć koordynację kontroli jednemu menedżerowi, który będzie nadzorował przepływ informacji i pilnował terminów odpowiedzi na żądania organu.
Kolejnym elementem jest przygotowanie krótkiego, ale konkretnego instruktażu dla kierowców, spedytorów i pracowników magazynu. Powinni oni wiedzieć, jak reagować na pojawienie się funkcjonariuszy KAS, jakie dokumenty muszą okazać, do kogo w firmie zadzwonić w razie wątpliwości oraz czego absolutnie nie wolno im robić, na przykład niszczyć dokumentów, zatajać informacji czy podpisywać protokołów, których treści nie rozumieją. Tego typu szkolenia można włączyć do cyklicznych szkoleń BHP lub szkoleń wewnętrznych dla kierowców zawodowych.
Przygotowanie do kontroli KAS nie powinno zaczynać się dopiero w chwili, gdy funkcjonariusze pojawią się w firmie. Najlepszą strategią jest bieżące porządkowanie dokumentacji, regularne przeglądy wewnętrzne oraz współpraca z doradcą podatkowym znającym specyfikę branży transportowej. Warto cyklicznie sprawdzać poprawność zgłoszeń SENT, porównywać dane z GPS z dokumentami przewozowymi, analizować nietypowe transakcje i wdrażać wewnętrzne kontrole krzyżowe pomiędzy działem księgowym, transportu i logistyki.
W trakcie samej kontroli kluczowe jest zachowanie spokoju, dokładne dokumentowanie wszystkich czynności, wykonywanie kopii dokumentów przekazywanych organom oraz unikanie pochopnych ustnych deklaracji, które później trudno będzie odwołać. Po zakończeniu kontroli należy przeanalizować jej wyniki, wdrożyć ewentualne zalecenia naprawcze i zaktualizować procedury wewnętrzne tak, aby ograniczyć ryzyko podobnych zastrzeżeń w przyszłości. W wielu przypadkach szybkie usunięcie nieprawidłowości i rzetelna współpraca z organem mogą zmniejszyć wysokość sankcji lub ułatwić obronę w toku postępowania odwoławczego.
Konsekwencje stwierdzonych przez KAS nieprawidłowości mogą przybrać różne formy – od wymiaru zaległego podatku z odsetkami, przez dodatkowe zobowiązania podatkowe, po kary administracyjne i odpowiedzialność karną skarbową członków zarządu, właścicieli czy głównych księgowych. W przypadku naruszeń związanych z systemem SENT przepisy przewidują bardzo wysokie kary pieniężne, sięgające często równowartości 100% wartości przewożonego towaru, a także możliwość zatrzymania i zabezpieczenia towaru do czasu wyjaśnienia sprawy. W obszarze akcyzy sankcje mogą sięgać wielokrotności uszczuplonego podatku, co przy przewozie paliw lub alkoholu przekłada się na setki tysięcy złotych.
Oprócz sankcji finansowych, przedsiębiorca i osoby zarządzające narażają się na odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego, w tym za narażenie podatku na uszczuplenie, nierzetelne prowadzenie ksiąg, posługiwanie się nierzetelnymi fakturami czy niewykonanie obowiązków w zakresie zgłoszeń SENT. Wyroki skazujące za przestępstwa skarbowe mogą skutkować grzywną, karą ograniczenia lub pozbawienia wolności, a także wpisem do Krajowego Rejestru Karnego, co z kolei utrudnia pełnienie funkcji w organach spółek lub uzyskanie niektórych zezwoleń w branży transportowej.
Nawet jeżeli w toku kontroli KAS zostaną ujawnione nieprawidłowości, przedsiębiorca ma jeszcze możliwość ograniczenia ich skutków. Jednym z podstawowych narzędzi jest złożenie korekty deklaracji podatkowej wraz z zapłatą zaległego podatku i odsetek, co w wielu przypadkach pozwala uniknąć dodatkowych sankcji. W sytuacjach, w których istnieje ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej, warto rozważyć złożenie tzw. czynnego żalu, czyli dobrowolnego zawiadomienia organu o popełnionym czynie wraz z ujawnieniem wszystkich istotnych okoliczności i uregulowaniem zaległości.
W praktyce transportowej ważną rolę odgrywają także negocjacje z organem w toku postępowania podatkowego lub w ramach mediacji administracyjnych. Starannie przygotowane argumenty, opinie biegłych, wewnętrzne procedury compliance oraz rzetelna dokumentacja obrotu mogą przekonać organ do łagodniejszego podejścia, w szczególności tam, gdzie naruszenia wynikają z błędów formalnych, a nie z celowego działania na szkodę Skarbu Państwa. Im lepiej uporządkowane są procesy w firmie i im wcześniej przedsiębiorca reaguje na sygnały ryzyka, tym większa szansa na ograniczenie skutków kontroli KAS.
Po przeczytaniu tego artykułu warto zaplanować następujące działania w swojej firmie transportowej.
KAS nie jest wyłącznie „urzędnikiem od podatków”, lecz zintegrowaną służbą wyposażoną w szerokie uprawnienia kontrolne, w tym w zakresie zatrzymywania pojazdów, rewizji ładunków i monitorowania przewozów w systemie SENT. Dla firmy transportowej najlepszą strategią jest potraktowanie kontroli nie jako jednorazowego zdarzenia, ale jako stałego elementu otoczenia prawnego i zbudowanie takich procedur organizacyjnych, które zapewnią przejrzystość dokumentacji, spójność danych oraz gotowość do współpracy z organami przy jednoczesnym świadomym korzystaniu z przysługujących przedsiębiorcy praw.
#KrajowaAdministracjaSkarbowa #KontrolaCelnoSkarbowa #SENT #TransportDrogowy #Akcyza #VAT #SłużbaCelnoSkarbowa #KontrolaDrogowa #PrawoTransportowe #BezpieczenstwoPodatkowe
 |
 |
 |