Jakie pytania warto zadać przewoźnikowi przed podpisaniem umowy?

Opracował: dr inż. Bogusław Madej

Niniejszy artykuł przedstawia kompleksową listę pytań, które każdy nadawca powinien zadać przewoźnikowi przed podpisaniem umowy, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo, jakość usług oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Właściwe przygotowanie do rozmowy z potencjalnym partnerem transportowym nie tylko minimalizuje ryzyko, ale także buduje solidne fundamenty długoterminowej współpracy.

Wprowadzenie

Wybór odpowiedniego przewoźnika stanowi jedną z najważniejszych decyzji w procesie organizacji transportu, która może zadecydować o sukcesie całej operacji logistycznej. W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku gospodarczym, gdzie terminowość dostaw i bezpieczeństwo ładunku mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstw, właściwa selekcja partnera transportowego wymaga systematycznego podejścia i zadania właściwych pytań. Nieprecyzyjne ustalenia na etapie negocjacji umowy mogą skutkować poważnymi problemami operacyjnymi, finansowymi, a nawet prawnymi w trakcie realizacji przewozu.

Weryfikacja uprawnień i dokumentów

Pierwszy i najważniejszy obszar pytań dotyczy sprawdzenia uprawnień oraz dokumentów potwierdzających legalność prowadzonej przez przewoźnika działalności transportowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Podstawowe licencje i zezwolenia

1. Czy przewoźnik posiada aktualne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wydane przez właściwy organ zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2022 poz. 2201)?
2. Czy firma posiada licencję wspólnotową wymaganą do wykonywania międzynarodowego przewozu rzeczy pojazdami o DMC powyżej 2,5 tony zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1071/2009?
3. Jakie są numery seryjne licencji oraz wypisów z licencji, które można zweryfikować w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego?
4. Czy przewoźnik posiada specjalistyczne licencje wymagane dla określonych rodzajów transportu, takich jak ADR dla towarów niebezpiecznych lub ATP dla artykułów żywnościowych?

Dokumenty rejestrowe i kompetencje

1. Jaki jest numer NIP, REGON oraz wpisu do CEIDG lub KRS umożliwiający weryfikację w odpowiednich rejestrach publicznych?
2. Czy zarządzający transportem posiada aktualny Certyfikat Kompetencji Zawodowych Przewoźników Drogowych wydany przez Instytut Transportu Samochodowego zgodnie z art. 38 ustawy o transporcie drogowym?
3. Od kiedy firma prowadzi działalność transportową i czy w okresie działalności nie wystąpiły przerwy mogące świadczyć o problemach operacyjnych?
4. Czy przewoźnik utrzymuje dobrą reputację w rozumieniu przepisów transportowych, tj. nie był prawomocnie skazany za przestępstwa wykluczające zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1071/2009?

Weryfikacja bazy eksploatacyjnej

1. Gdzie znajduje się baza eksploatacyjna oraz czy spełnia wymogi określone w art. 4 pkt 21a ustawy o transporcie drogowym, w tym dysponowanie odpowiednią liczbą miejsc postojowych?
2. Na jakiej podstawie prawnej przewoźnik dysponuje bazą eksploatacyjną (własność, najem, dzierżawa) oraz czy dokumenty są aktualne?
3. Czy baza eksploatacyjna jest wyposażona w odpowiednie urządzenia techniczne umożliwiające ciągłe i zorganizowane prowadzenie działalności transportowej?
4. Czy przewoźnik ma możliwość rozszerzenia bazy w przypadku zwiększenia skali współpracy i większej liczby pojazdów?

Pytania o zdolności operacyjne

Drugi kluczowy obszar obejmuje pytania dotyczące rzeczywistych możliwości operacyjnych przewoźnika oraz jego zdolności do realizacji konkretnego zlecenia transportowego.

Flota i pojazdy

1. Ile pojazdów posiada przewoźnik w swojej flocie oraz jakie są ich podstawowe parametry techniczne (DMC, ładowność, wymiary przestrzeni ładunkowej)?
2. Jaki jest średni wiek pojazdów oraz czy są regularnie serwisowane i mają aktualne badania techniczne zgodnie z wymaganiami Prawa o ruchu drogowym?
3. Czy pojazdy są wyposażone w systemy śledzenia GPS umożliwiające monitoring lokalizacji i stanu ładunku w czasie rzeczywistym?
4. Jakie typy nadbudów są dostępne (plandeki, kontenery, chłodnie, cysterny) oraz czy są dostosowane do specyfiki przewożonych towarów?

Zasoby ludzkie

1. Ilu kierowców zatrudnia przewoźnik oraz czy posiadają wszystkie wymagane uprawnienia, w tym ważne prawa jazdy kategorii C+E?
2. Czy kierowcy posiadają specjalistyczne uprawnienia takie jak ADR, świadectwo kierowcy czy karta kierowcy do tachografu cyfrowego?
3. Jaka jest polityka czasu pracy kierowców oraz jak przewoźnik zapewnia zgodność z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 o czasie pracy kierowców?
4. Czy przewoźnik ma zastępczych kierowców na wypadek choroby lub innych nieprzewidzianych sytuacji?

Dostępność i elastyczność

1. Jaka jest dostępność pojazdów w planowanym terminie realizacji przewozu oraz czy istnieje możliwość przyspieszenia lub przesunięcia terminu?
2. Czy przewoźnik może zapewnić pojazdy zastępcze w przypadku awarii lub innych problemów technicznych podczas realizacji transportu?
3. Na ile dni z wyprzedzeniem należy zgłaszać zapotrzebowanie na transport oraz czy istnieje możliwość realizacji przewozów pilnych?
4. Czy przewoźnik obsługuje regularne trasy czy też realizuje przewozy jednorazowe, oraz jaka jest jego elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb?

Kwestie ubezpieczeniowe

Trzeci fundamentalny obszar dotyczy zabezpieczenia ubezpieczeniowego, które stanowi kluczowy element ochrony interesów wszystkich stron umowy przewozowej.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej

1. Czy przewoźnik posiada aktualną polisę OC pojazdu z sumami gwarancyjnymi nie niższymi niż wymagane w ustawie z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych (Dz.U. 2003 Nr 124 poz. 1152)?
2. Jaka jest wysokość sum ubezpieczenia w polisie OC oraz czy obejmuje ona szkody na osobie (minimum 6 mln EUR) i w mieniu (minimum 1,2 mln EUR)?
3. Czy pojazdy są ubezpieczone na terytorium całej Europy oraz czy przewoźnik posiada Zieloną Kartę potwierdzającą międzynarodową ważność polisy?
4. Kiedy wygasa aktualna polisa OC oraz czy przewoźnik ma zapewnioną ciągłość ochrony ubezpieczeniowej?

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika

1. Czy przewoźnik posiada polisę OCP (ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika) chroniącą przed roszczeniami z tytułu utraty, uszkodzenia lub zniszczenia ładunku?
2. Jaka jest suma ubezpieczenia w polisie OCP oraz czy jest ona wystarczająca w stosunku do wartości przewożonych towarów?
3. Jakie są wyłączenia w polisie OCP oraz czy obejmuje ona rodzaj towaru, który ma być przewożony (np. elektronika, żywność, materiały budowlane)?
4. Czy polisa OCP obejmuje obszar geograficzny planowanego transportu, w tym kraje tranzytowe oraz miejsce docelowe?

Dodatkowe ubezpieczenia

1. Czy pojazdy są ubezpieczone w ramach polisy AC (autocasco) chroniącej przed kradzieżą, kolizją lub pożarem pojazdu wraz z ładunkiem?
2. Czy przewoźnik ma wykupione ubezpieczenie assistance zapewniające szybką pomoc drogową w przypadku awarii pojazdu?
3. Jaka jest procedura likwidacji szkód oraz średni czas wypłaty odszkodowań przez ubezpieczyciela przewoźnika?

Warunki umowne i cenowe

Czwarty obszar obejmuje szczegółowe ustalenia dotyczące warunków finansowych oraz klauzul umownych regulujących wzajemne prawa i obowiązki stron.

Struktura cenowa

1. Jaka jest całkowita cena za przewóz oraz czy zawiera wszystkie składniki (transport, załadunek, rozładunek, opłaty dodatkowe)?
2. Jakie są warunki płatności (przedpłata, płatność po realizacji, termin płatności) oraz czy przewoźnik oferuje faktoring lub inne formy finansowania?
3. Czy cena obejmuje ubezpieczenie ładunku oraz ewentualne dodatkowe usługi takie jak pakowanie, znakowanie czy magazynowanie?
4. Jakie są opłaty za usługi dodatkowe takie jak postój, zmiana terminu dostawy, dodatkowe adresy rozładunku czy transport w dni świąteczne?

Warunki realizacji

1. Jaki jest dokładny termin realizacji transportu oraz czy przewoźnik udziela gwarancji terminowości z ewentualnymi karami za opóźnienie?
2. Gdzie dokładnie odbędzie się załadunek i rozładunek oraz czy przewoźnik wymaga specjalnych warunków dostępu (wymiary, nawierzchnia, wyposażenie)?
3. Kto odpowiada za czynności ładunkowe (załadunek, rozładunek, zabezpieczenie ładunku) zgodnie z art. 43 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (Dz.U. 2020 poz. 8)?
4. Jakie dokumenty będą wymagane (list przewozowy CMR, faktury, certyfikaty, dokumenty celne) oraz kto ponosi odpowiedzialność za ich przygotowanie?

Klauzule odpowiedzialności

1. Jakie są limity odpowiedzialności przewoźnika zgodnie z przepisami Konwencji CMR lub prawa przewozowego krajowego?
2. Czy umowa zawiera klauzule force majeure oraz jak definiowane są zdarzenia losowe zwolniające strony z odpowiedzialności?
3. Jaka jest procedura reklamacyjna oraz terminy na zgłaszanie roszczeń z tytułu uszkodzenia, utraty lub opóźnienia ładunku?
4. Które sądy będą właściwe w przypadku sporów oraz czy strony przewidują procedury mediacji lub arbitrażu?

Zabezpieczenie i bezpieczeństwo ładunku

Piąty obszar dotyczy kwestii bezpieczeństwa przewożonego towaru oraz procedur mających na celu ochronę ładunku przed uszkodzeniem, kradzieżą lub utratą.

Procedury zabezpieczenia

1. Jakie metody zabezpieczenia ładunku stosuje przewoźnik (pasy, łańcuchy, blokady, systemy antykradzieżowe) oraz czy są zgodne z normami bezpieczeństwa?
2. Czy pojazdy są wyposażone w systemy alarmowe oraz GPS z funkcją powiadamiania o nieautoryzowanym dostępie do przestrzeni ładunkowej?
3. Jak przewoźnik zabezpiecza pojazdy na postojach (parkingu strzeżone, systemy monitoringu, procedury parkowania) zwłaszcza podczas obligatoryjnych przerw kierowców?
4. Czy kierowcy przeszli szkolenia z zakresu bezpieczeństwa oraz znają procedury postępowania w sytuacjach kryzysowych?

Specjalne wymagania

1. Czy przewoźnik może zapewnić transport w kontrolowanej temperaturze dla artykułów żywnościowych wymagających chłodzenia lub mrożenia?
2. Jakie są procedury dla towarów niebezpiecznych oraz czy kierowcy posiadają aktualne uprawnienia ADR i wymagane wyposażenie bezpieczeństwa?
3. Jak przewoźnik zabezpiecza towary wysokiej wartości (elektronika, luksusowe artykuły) oraz czy oferuje specjalne procedury ochrony?
4. Czy przewoźnik ma doświadczenie w transporcie ładunków ponadnormatywnych oraz posiada niezbędne zezwolenia i wyposażenie?

Monitoring i kontrola

1. Czy przewoźnik oferuje system śledzenia ładunku umożliwiający nadawcy monitorowanie lokalizacji i stanu przesyłki w czasie rzeczywistym?
2. Jakie są procedury kontroli stanu ładunku podczas transportu oraz częstotliwość sprawdzania zabezpieczenia towaru?
3. Czy kierowcy dokumentują stan ładunku na poszczególnych etapach transportu (zdjęcia, protokoły kontroli, raporty z trasy)?
4. W jaki sposób przewoźnik informuje o problemach podczas transportu oraz jaki jest czas reakcji na zgłaszane nieprawidłowości?

Komunikacja i monitoring

Szósty obszar obejmuje kwestie związane z komunikacją między stronami oraz możliwościami monitorowania przebiegu transportu przez nadawcę.

Kanały komunikacji

1. Kto jest osobą kontaktową po stronie przewoźnika oraz jakie są jej godziny dostępności (telefon, email, komunikatory)?
2. Czy przewoźnik ma całodobową dyspozycję oraz możliwość kontaktu z kierowcami w sytuacjach awaryjnych?
3. W jakich językach może odbywać się komunikacja, szczególnie w transporcie międzynarodowym?
4. Czy przewoźnik posiada system zarządzania zleceniami umożliwiający elektroniczną wymianę informacji i dokumentów?

Raportowanie i informowanie

1. Jak często przewoźnik informuje o postępach w realizacji transportu oraz czy są to raporty automatyczne czy na żądanie?
2. Czy nadawca otrzymuje potwierdzenia kluczowych etapów transportu (załadunek, przekroczenie granic, rozładunek)?
3. W jaki sposób przewoźnik informuje o opóźnieniach oraz jakie są procedury w przypadku zmiany harmonogramu?
4. Czy przewoźnik dostarcza dokumenty potwierdzające dostawę (podpisane listy przewozowe, zdjęcia, faktury) oraz w jakim terminie?

Systemy informatyczne

1. Czy przewoźnik używa systemu TMS (Transport Management System) integrującego się z systemami nadawcy?
2. Jakie dane są dostępne online (lokalizacja, temperatura, status dostawy) oraz jak często są aktualizowane?
3. Czy system oferuje powiadomienia SMS lub email o ważnych zdarzeniach podczas transportu?
4. Jak długo przewoźnik przechowuje dane o realizowanych transportach oraz czy są dostępne dla nadawcy do analizy?

Procedury awaryjne

Siódmy obszar dotyczy przygotowania na sytuacje kryzysowe oraz procedur postępowania w przypadku wystąpienia problemów podczas transportu.

Plan awaryjny

1. Jakie są procedury w przypadku awarii pojazdu oraz jaki jest średni czas podstawienia pojazdu zastępczego?
2. Czy przewoźnik ma umowy z serwisami na trasach międzynarodowych oraz czy zapewnia 24/7 pomoc techniczną?
3. Jak przewoźnik postępuje w przypadku wypadku oraz jakie są procedury zabezpieczenia ładunku i dalszego transportu?
4. Czy istnieją procedury na wypadek kradzieży lub włamania do pojazdu oraz jak szybko przewoźnik reaguje na takie zdarzenia?

Backup i alternatywy

1. Czy przewoźnik ma partnerów mogących przejąć transport w przypadku problemów po jego stronie?
2. Jakie są procedury przekierowania ładunku na alternatywne trasy w przypadku zamknięć dróg lub problemów celnych?
3. Czy przewoźnik posiada pojazdy rezerwowe oraz magazyny tymczasowe na wypadek konieczności postoju?
4. Jak przewoźnik radzi sobie z sytuacjami force majeure (strajki, klęski żywiołowe, pandemia) oraz czy ma wypracowane procedury kontynuacji działania?

Ubezpieczenia awaryjne

1. Czy polisy ubezpieczeniowe obejmują koszty podstawienia pojazdu zastępczego oraz koszty magazynowania ładunku?
2. Jakie są procedury zgłaszania szkód do ubezpieczyciela oraz średni czas likwidacji roszczeń?
3. Czy przewoźnik ma ubezpieczenie utraconych zysków na wypadek niemożności realizacji transportu?
4. Jakie są limity odpowiedzialności ubezpieczyciela w przypadku różnych rodzajów zdarzeń awaryjnych?

Referencje i doświadczenie

Ósmy i ostatni obszar obejmuje weryfikację wiarygodności przewoźnika poprzez sprawdzenie jego referencji, doświadczenia oraz opinii na rynku.

Historia i doświadczenie

1. Od ilu lat przewoźnik działa na rynku oraz jaka jest historia rozwoju firmy (organiczny wzrost, przejęcia, restrukturyzacje)?
2. Na jakich trasach specjalizuje się przewoźnik oraz czy ma doświadczenie w przewozie podobnych towarów?
3. Jakie są główne branże obsługiwane przez przewoźnika oraz czy zna specyfikę przemysłu nadawcy?
4. Czy przewoźnik realizował podobne projekty pod względem wartości, rodzaju ładunku lub wymagań specjalnych?

Referencje od klientów

1. Czy przewoźnik może podać referencje od aktualnych klientów oraz kontakty do osób rekomendujących?
2. Jakie są opinie o przewoźniku na platformach internetowych, giełdach transportowych oraz w branżowych forach?
3. Czy w przeszłości wystąpiły poważne problemy z realizacją transportów oraz jak zostały rozwiązane?
4. Jaka jest struktura klientów przewoźnika (mali, średni, duzi klienci) oraz jaki procent stanowią stali kontrahenci?

Certyfikaty i nagrody

1. Jakie certyfikaty jakości posiada przewoźnik (ISO 9001, ISO 14001, HACCP) oraz czy są aktualne?
2. Czy przewoźnik otrzymał nagrody branżowe lub wyróżnienia za jakość świadczonych usług?
3. Czy firma jest członkiem organizacji branżowych (ZMPD, stowarzyszenia przewoźników, izby gospodarcze)?
4. Jakie są plany rozwoju przewoźnika oraz inwestycje w nowe technologie i rozszerzenie działalności?

Kondycja finansowa

1. Jaka jest sytuacja finansowa przewoźnika oraz czy można sprawdzić jego rating kredytowy w bazach gospodarczych?
2. Czy w przeszłości występowały problemy z płynnością finansową lub opóźnienia w płatnościach?
3. Jakie są główne źródła finansowania działalności przewoźnika (środki własne, kredyty, leasing)?
4. Czy przewoźnik publikuje sprawozdania finansowe oraz jakie są jego podstawowe wskaźniki finansowe (przychody, rentowność, zadłużenie)?

Podsumowanie

Właściwe przygotowanie do rozmowy z przewoźnikiem oraz zadanie odpowiednich pytań przed podpisaniem umowy stanowi kluczowy element zapewnienia bezpieczeństwa i jakości transportu. Systematyczne podejście do weryfikacji uprawnień, zdolności operacyjnych, zabezpieczeń ubezpieczeniowych oraz warunków umownych pozwala znacząco zminimalizować ryzyko problemów podczas realizacji przewozu.

Najważniejszym wnioskiem płynącym z przedstawionej analizy jest konieczność traktowania procesu wyboru przewoźnika jako strategicznej decyzji biznesowej, która wymaga czasu i staranności. Inwestycja w dokładną weryfikację kontrahenta zwraca się wielokrotnie poprzez uniknięcie kosztownych problemów, opóźnień oraz roszczeń prawnych.

Praktyczne zalecenia dla nadawców obejmują przygotowanie standardowej listy kontrolnej zawierającej wszystkie omówione pytania, systematyczne dokumentowanie odpowiedzi oraz weryfikację otrzymanych informacji w dostępnych bazach danych i rejestrach. Warto także pamiętać, że współpraca z przewoźnikiem to proces ciągły, wymagający regularnego monitorowania jakości usług oraz aktualizacji informacji o partnerze transportowym. Tylko tak podejście gwarantuje budowanie trwałych, obopólnie korzystnych relacji biznesowych w branży transportowej.

Spis źródeł

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2022 poz. 2201)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego
Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. – Prawo przewozowe (Dz.U. 2020 poz. 8)
Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r.
Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. 2021 poz. 450)
Ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 2020 poz. 1740)
Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego - wytyczne GITD
Normy i standardy bezpieczeństwa transportu drogowego - publikacje branżowe

Hashtagi

#PytaniaPrzewoźnik #WeryfikacjaPrzewoźnika #UmowaPrzewozowa #TransportBezpieczny #WybórPrzewoźnika #KontrolaPrzewoźnik #TransportDrogowy