Jak wybrać przewoźnika zgodnego z prawem? Lista kluczowych czynności dla nadawcy transportu.
Opracował: dr inż. Bogusław Madej
Wybranie przewoźnika zgodnego z prawem to decyzja, która może zdecydować o sukcesie całej operacji transportowej. W tym artykule znajdziesz praktyczną, sprawdzoną listę czynności, które powinien wykonać każdy nadawca, by skutecznie zweryfikować rzetelność i legalność przewoźnika. Poznaj kluczowe kroki, które pomogą Ci ustrzec się ryzyka i zbudować bezpieczne, profesjonalne relacje z partnerem transportowym.
Wprowadzenie
Wybór odpowiedniego przewoźnika drogowego stanowi strategiczną decyzję, która może zadecydować o sukcesie lub porażce całej operacji logistycznej. Nadawcy towarów, stojąc przed wyborem spośród tysięcy oferentów usług transportowych, muszą nie tylko kierować się ceną, ale przede wszystkim zapewnić zgodność przewozu z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego. Nieprawidłowy wybór przewoźnika może skutkować nie tylko opóźnieniami w dostawie, ale także odpowiedzialnością prawną i finansową za naruszenia przepisów transportowych. Niniejszy artykuł przedstawia kompleksową listę kluczowych czynności, które każdy nadawca powinien wykonać przed powierzeniem swojego towaru przewoźnikowi, aby zagwarantować legalny, bezpieczny i profesjonalny transport.
Weryfikacja w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego – sprawdzenie aktualnego statusu przewoźnika w systemie KREPTD dostępnym na stronie gitd.gov.pl zgodnie z art. 45a ustawy o transporcie drogowym.
Kontrola danych rejestrowych – weryfikacja zgodności danych firmowych przewoźnika z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz Centralnej Ewidencji Informacji i Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Sprawdzenie ciągłości działalności – analiza historii działalności pod kątem ewentualnych przerw, które mogłyby wskazywać na problemy operacyjne lub finansowe.
Weryfikacja numeru NIP i REGON – kontrola aktualności i zgodności numerów identyfikacyjnych z bazami podatkowymi i statystycznymi.
Kontrola licencji transportowej
Licencja wspólnotowa dla przewozów międzynarodowych – sprawdzenie ważności licencji wydanej przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1071/2009.
Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego – weryfikacja uprawnień krajowych wydanych przez właściwy organ zgodnie z art. 6 ustawy o transporcie drogowym.
Wypisy z licencji dla poszczególnych pojazdów – kontrola czy wszystkie pojazdy przewoźnika są zgłoszone do odpowiednich licencji i posiadają aktualne wypisy.
Sprawdzenie zakresu uprawnień – weryfikacja czy licencje obejmują rodzaj przewozu (rzeczy/osoby) oraz obszar działania (krajowy/międzynarodowy) odpowiadający zleceniu.
Certyfikat kompetencji zawodowych
Potwierdzenie posiadania certyfikatu – sprawdzenie czy przewoźnik lub wyznaczona osoba posiada aktualny Certyfikat Kompetencji Zawodowych wydany przez Instytut Transportu Samochodowego zgodnie z art. 38 ustawy o transporcie drogowym.
Weryfikacja zakresu certyfikatu – kontrola czy certyfikat obejmuje właściwy rodzaj transportu (rzeczy lub osoby) oraz czy nie jest ograniczony czasowo.
Sprawdzenie powiązania z licencją – weryfikacja czy osoba posiadająca certyfikat jest rzeczywiście powiązana z działalnością przewoźnika jako właściciel, wspólnik lub kierownik transportu.
Kontrola ciągłości uprawnień – sprawdzenie braku przerw w posiadaniu certyfikatu oraz terminów jego odnowienia.
Kontrola dokumentacji transportowej
Druga kluczowa grupa czynności obejmuje weryfikację kompletności i poprawności dokumentacji wymaganej do wykonania przewozu zgodnie z Prawem przewozowym (Dz.U. 2020 poz. 8).
Dokumenty podstawowe przewoźnika
Aktualność dokumentów firmowych – sprawdzenie ważności dokumentów rejestrowych, zmian w KRS, pełnomocnictw oraz prokur zgodnie z wymogami Kodeksu spółek handlowych.
Polisa odpowiedzialności cywilnej przewoźnika – weryfikacja posiadania aktualnego ubezpieczenia OCP z odpowiednią sumą gwarancyjną zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach obowiązkowych.
Dokumenty pojazdu – kontrola dowodów rejestracyjnych, ubezpieczeń OC, badań technicznych oraz certyfikatów zgodności dla wszystkich pojazdów przewidzianych do wykonania zlecenia.
Uprawnienia kierowców – sprawdzenie aktualności praw jazdy, świadectw kwalifikacji zawodowej, kart kierowców oraz badań lekarskich i psychologicznych zgodnie z dyrektywą 2003/59/WE.
Lista przewozowy i dokumenty ładunku
Przygotowanie wzoru listu przewozowego – sprawdzenie czy przewoźnik dysponuje aktualnymi wzorami dokumentów CMR dla przewozów międzynarodowych zgodnie z Konwencją CMR.
Procedury wypełniania dokumentacji – weryfikacja znajomości przez przewoźnika zasad prawidłowego wypełniania listów przewozowych oraz odpowiedzialności wynikającej z art. 7 Konwencji CMR.
Dokumentacja specjalistyczna – sprawdzenie czy przewoźnik posiada wzory dokumentów wymaganych dla specyficznych rodzajów ładunków (ADR, ATP, dokumenty weterynaryjne).
System archiwizacji – kontrola procedur przechowywania dokumentów przewozowych przez wymagany prawem okres zgodnie z przepisami o księgowości.
Procedury kontroli i zgłoszeń
Przygotowanie do kontroli drogowych – sprawdzenie czy przewoźnik ma wdrożone procedury przygotowania kierowców do kontroli ITD zgodnie z art. 92 ustawy o transporcie drogowym.
System zgłoszeń i powiadomień – weryfikacja procedur informowania o zdarzeniach, opóźnieniach i problemach podczas realizacji przewozu.
Dokumentacja awaryjna – kontrola posiadania przez przewoźnika instrukcji postępowania w sytuacjach kryzysowych oraz kontaktów alarmowych.
Trzeci obszar weryfikacji obejmuje szczegółową ocenę stanu technicznego pojazdów przewoźnika oraz jego zdolności do bezpiecznego przewozu towarów zgodnie z art. 66 Prawa o ruchu drogowym.
Wiek i stan floty
Średni wiek pojazdów – analiza struktury wiekowej floty pod kątem niezawodności oraz zgodności z wymogami niektórych krajów dotyczącymi wieku pojazdów w transporcie międzynarodowym.
Regularność serwisowania – weryfikacja czy pojazdy są regularnie serwisowane w autoryzowanych punktach oraz czy prowadzona jest dokumentacja przeglądów i napraw.
Historia awarii – sprawdzenie statystyk awarii, unieruchomień oraz przypadków braku możliwości realizacji przewozu z przyczyn technicznych.
Modernizacja floty – analiza planów inwestycyjnych przewoźnika oraz tendencji w zakresie odnawiania parku maszynowego.
Wyposażenie specjalistyczne
Systemy zabezpieczenia ładunku – kontrola wyposażenia w certyfikowane pasy mocujące, łańcuchy i inne elementy zgodne z normą PN-EN 12195.
Systemy monitoringu – sprawdzenie wyposażenia w GPS, systemy śledzenia oraz monitoring temperatury dla ładunków wymagających kontrolowanych warunków.
Wyposażenie bezpieczeństwa – weryfikacja obecności gaśnic, apteczek, trójkątów ostrzegawczych oraz kamizelek odblaskowych zgodnie z przepisami.
Certyfikaty specjalistyczne – kontrola posiadania certyfikatów ATP dla przewozu produktów żywnościowych, ADR dla towarów niebezpiecznych lub innych wymaganych atestów.
Dokumentacja techniczna
Aktualne badania techniczne – sprawdzenie ważności okresowych badań technicznych wszystkich pojazdów oraz terminów kolejnych kontroli.
Certyfikaty tachografów – weryfikacja prawidłowej instalacji, kalibracji oraz plombowania urządzeń rejestrujących zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 165/2014.
Dokumentacja homologacyjna – kontrola posiadania świadectw homologacji dla pojazdów oraz naczep, szczególnie w przypadku transportu międzynarodowego.
Certyfikaty ekologiczne – sprawdzenie norm emisji spalin (EURO) wymaganych w niektórych strefach ekologicznych miast europejskich.
Sprawdzenie kompetencji kierowców
Czwarty obszar kontroli dotyczy kwalifikacji oraz kompetencji kierowców, którzy będą wykonywać zlecony przewóz zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa i przepisami transportowymi.
Uprawnienia podstawowe
Kategorie praw jazdy – weryfikacja posiadania przez kierowców uprawnień odpowiadających klasie pojazdów oraz rodzaju wykonywanego przewozu zgodnie z dyrektywą 2006/126/WE.
Świadectwa kwalifikacji zawodowej – sprawdzenie aktualności świadectw CPC (Certificate of Professional Competence) oraz terminów szkoleń okresowych zgodnie z dyrektywą 2003/59/WE.
Karty kierowców – kontrola ważności indywidualnych kart do tachografów cyfrowych oraz ich przypisania do konkretnych osób.
Badania medyczne – weryfikacja aktualności badań lekarskich i psychologicznych wymaganych dla kierowców zawodowych.
Doświadczenie i specjalizacja
Staż w transporcie międzynarodowym – ocena doświadczenia kierowców w realizacji przewozów na trasach międzynarodowych, znajomości procedur granicznych oraz przepisów krajów tranzytowych.
Znajomość języków obcych – sprawdzenie umiejętności komunikacyjnych niezbędnych do załatwiania formalności i rozwiązywania problemów podczas przewozu.
Specjalistyczne szkolenia – weryfikacja ukończenia szkoleń z zakresu przewozu towarów niebezpiecznych (ADR), żywych zwierząt lub innych specyficznych ładunków.
Historia naruszeń – kontrola czy kierowcy nie mają problemów z organami kontroli, mandatów za poważne naruszenia przepisów ruchu drogowego lub czasu pracy.
Procedury pracy
Znajomość przepisów o czasie pracy – sprawdzenie czy kierowcy są przeszkoleni w zakresie przestrzegania przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006 dotyczących czasu jazdy i odpoczynku.
Procedury awaryjne – weryfikacja znajomości przez kierowców instrukcji postępowania w sytuacjach kryzysowych, kontaktów alarmowych oraz procedur zgłaszania zdarzeń.
Obsługa systemów pokładowych – sprawdzenie umiejętności obsługi tachografów, systemów GPS oraz innych urządzeń elektronicznych w pojazdach.
Kultura obsługi klienta – ocena poziomu profesjonalizmu kierowców w kontaktach z nadawcami, odbiorcami oraz organami kontroli.
Analiza ubezpieczeń i gwarancji
Piąty obszar weryfikacji koncentruje się na zabezpieczeniu finansowym przewozu oraz gwarancjach oferowanych przez przewoźnika zgodnie z przepisami o odpowiedzialności w transporcie.
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
Polisa OCP przewoźnika – sprawdzenie aktualności ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przewoźnika z sumą gwarancyjną adekwatną do wartości przewożonych towarów zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach obowiązkowych.
Zakres terytorialny ubezpieczenia – weryfikacja czy polisa obejmuje kraje, przez które będzie przebiegać transport, szczególnie w przypadku przewozów międzynarodowych.
Wyłączenia odpowiedzialności – analiza zapisów polisy pod kątem wyłączeń, które mogłyby ograniczyć ochronę ubezpieczeniową w przypadku szkody.
Historia szkodowości – sprawdzenie statystyk szkód przewoźnika oraz jego podejścia do rozpatrywania roszczeń ubezpieczeniowych.
Ubezpieczenie ładunku
Warunki ubezpieczenia – analiza Ogólnych Warunków Ubezpieczenia pod kątem zakresu ochrony, wyłączeń oraz procedur likwidacji szkód.
Franszyza redukcyjna – sprawdzenie wysokości franszyzy oraz jej wpływu na wysokość ewentualnego odszkodowania w przypadku szkody częściowej.
Procedury szkodowe – weryfikacja znajomości przez przewoźnika procedur zgłaszania szkód, sporządzania protokołów oraz współpracy z likwidatorami.
Gwarancje finansowe
Stabilność finansowa – ocena kondycji finansowej przewoźnika na podstawie dostępnych informacji z KRS, baz danych gospodarczych oraz referencji bankowych.
Zabezpieczenia płatności – sprawdzenie możliwości ustanowienia przez przewoźnika zabezpieczeń finansowych (gwarancja bankowa, kaucja) w przypadku przewozu towarów o wysokiej wartości.
Ubezpieczenie od upadłości – kontrola posiadania przez przewoźnika dodatkowych zabezpieczeń na wypadek niewypłacalności lub upadłości firmy.
Limity odpowiedzialności – analiza zapisów umownych dotyczących ograniczeń odpowiedzialności przewoźnika zgodnie z przepisami Konwencji CMR lub Prawa przewozowego.
Weryfikacja referencji i historii działalności
Szósty obszar kontroli obejmuje szczegółową analizę historii działalności przewoźnika oraz opinii dotychczasowych klientów, co pozwala ocenić rzeczywistą jakość świadczonych usług.
Referencje od klientów
Lista referencyjnych klientów – uzyskanie od przewoźnika wykazu firm, dla których wykonywał usługi w ostatnim okresie, wraz z danymi kontaktowymi do weryfikacji.
Opinie o jakości usług – przeprowadzenie rozmów z referencyjnymi klientami w zakresie terminowości dostaw, stanu towarów po transporcie oraz ogólnej satysfakcji ze współpracy.
Historia problemów i reklamacji – sprawdzenie jak przewoźnik radzi sobie z rozwiązywaniem problemów, reklamacji oraz czy potrafi wyciągnąć wnioski z błędów.
Długoterminowe kontrakty – analiza czy przewoźnik posiada długoterminowych klientów, co świadczy o stabilności i jakości świadczonych usług.
Doświadczenie w branży
Staż działalności – weryfikacja jak długo przewoźnik działa na rynku transportowym oraz czy w tym okresie nie występowały przerwy w działalności.
Specjalizacja branżowa – sprawdzenie czy przewoźnik ma doświadczenie w transporcie towarów z danej branży oraz czy rozumie jej specyfikę i wymagania.
Obsługiwane relacje – analiza znajomości przez przewoźnika tras, na których ma wykonać przewóz, oraz jego doświadczenia na tych kierunkach.
Rozwój firmy – ocena tendencji rozwojowych przewoźnika, inwestycji w flotę, technologie oraz poszerzania zakresu usług.
Wiarygodność rynkowa
Opinie w branży – sprawdzenie reputacji przewoźnika wśród innych uczestników rynku transportowego, spedytorów oraz organizacji branżowych.
Członkostwo w organizacjach – weryfikacja przynależności do organizacji branżowych, izb gospodarczych lub stowarzyszeń przewoźników, co świadczy o profesjonalizmie.
Certyfikaty jakości – kontrola posiadania przez przewoźnika certyfikatów ISO, HACCP lub innych standardów jakości właściwych dla branży.
Nagrody i wyróżnienia – sprawdzenie czy przewoźnik otrzymywał nagrody lub wyróżnienia za jakość usług, innowacyjność lub społeczną odpowiedzialność biznesu.
Ocena procedur bezpieczeństwa
Siódmy obszar weryfikacji dotyczy systemów zarządzania bezpieczeństwem w firmie przewoźnika oraz procedur mających na celu ochronę ładunku i minimalizację ryzyka podczas transportu.
System zarządzania bezpieczeństwem
Polityka bezpieczeństwa – sprawdzenie czy przewoźnik ma wdrożoną pisemną politykę bezpieczeństwa obejmującą wszystkie aspekty działalności transportowej zgodnie z wymogami zarządzania ryzykiem.
Procedury operacyjne – weryfikacja istnienia szczegółowych procedur dotyczących przyjmowania zleceń, planowania tras, kontroli pojazdów oraz działań w sytuacjach awaryjnych.
Szkolenia pracowników – kontrola programów szkoleń w zakresie bezpieczeństwa dla kierowców, dyspozytorów oraz innych pracowników zaangażowanych w proces transportowy.
Monitoring i kontrola – sprawdzenie systemów monitorowania realizacji przewozów, kontroli przestrzegania procedur oraz mechanizmów reagowania na zagrożenia.
Bezpieczeństwo ładunku
Zabezpieczenie przeciwkradzieżowe – weryfikacja stosowania przez przewoźnika zabezpieczeń przeciwkradzieżowych takich jak plomby, systemy alarmowe czy monitoring GPS.
Procedury załadunku i rozładunku – sprawdzenie czy przewoźnik ma wdrożone procedury kontroli stanu ładunku przy przyjęciu i wydaniu towaru zgodnie z art. 43 Prawa przewozowego.
Ochrona przed uszkodzeniami – kontrola metod zabezpieczania ładunku przed uszkodzeniami mechanicznymi, atmosferycznymi oraz chemicznymi podczas transportu.
Dokumentowanie stanu towaru – weryfikacja procedur fotografowania, opisywania oraz protokołowania stanu ładunku na każdym etapie przewozu.
Zarządzanie kryzysowe
Plan działań awaryjnych – sprawdzenie czy przewoźnik ma opracowane plany postępowania w sytuacjach kryzysowych takich jak awaria pojazdu, wypadek czy kradzież ładunku.
Kontakty alarmowe – weryfikacja dostępności całodobowych kontaktów do osoby odpowiedzialnej za zarządzanie kryzysowe oraz procedur eskalacji problemów.
Współpraca z służbami – kontrola procedur współpracy z policją, strażą pożarną, służbami medycznymi oraz organami celnymi w sytuacjach awaryjnych.
Ubezpieczenie assistance – sprawdzenie czy przewoźnik ma wykupione usługi pomocy drogowej oraz dostęp do pojazdu zastępczego w przypadku awarii lub wypadku.
Kontrola specjalistycznych uprawnień
Ostatni obszar weryfikacji obejmuje sprawdzenie uprawnień specjalistycznych wymaganych do przewozu określonych kategorii towarów zgodnie z przepisami szczególnymi.
Transport towarów niebezpiecznych (ADR)
Certyfikaty ADR kierowców – weryfikacja posiadania przez kierowców aktualnych świadectw ADR odpowiadających klasom przewożonych towarów niebezpiecznych zgodnie z umową ADR.
Dopuszczenia pojazdów – sprawdzenie czy pojazdy posiadają świadectwa dopuszczenia do przewozu towarów niebezpiecznych oraz czy są odpowiednio oznakowane i wyposażone.
Doradca ds. bezpieczeństwa – kontrola czy przewoźnik ma wyznaczonego doradcę ds. bezpieczeństwa przewozu towarów niebezpiecznych oraz czy składa wymagane sprawozdania.
Wyposażenie specjalistyczne – weryfikacja posiadania wymaganego wyposażenia bezpieczeństwa zgodnie z instrukcjami pisemnymi dla danej klasy towaru niebezpiecznego.
Transport produktów żywnościowych
Certyfikaty ATP – sprawdzenie czy pojazdy chłodnicze posiadają aktualne certyfikaty ATP potwierdzające zgodność z wymogami przewozu w kontrolowanej temperaturze.
System HACCP – weryfikacja wdrożenia przez przewoźnika systemu analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli zgodnie z przepisami sanitarnymi.
Higiena transportu – kontrola procedur czyszczenia i dezynfekcji przestrzeni ładunkowej oraz prowadzenia dokumentacji higienicznej.
Kontrole weterynaryjne – sprawdzenie czy przewoźnik jest przygotowany do przewozu produktów pochodzenia zwierzęcego oraz czy pojazdy mają odpowiednie zatwierdzenia weterynaryjne.
Przewozy specjalne i ponadnormatywne
Zezwolenia na przejazd – weryfikacja znajomości przez przewoźnika procedur uzyskiwania zezwoleń na przejazd pojazdów nienormatywnych zgodnie z art. 64a Prawa o ruchu drogowym.
Wyposażenie do przewozów specjalnych – kontrola posiadania specjalistycznego sprzętu do mocowania i transportu ładunków ponadgabarytowych lub o nietypowych wymiarach.
Doświadczenie w przewozach specjalnych – sprawdzenie historii realizacji przez przewoźnika przewozów ponadgabarytowych oraz znajomości ograniczeń infrastrukturalnych.
Ubezpieczenie dla przewozów specjalnych – weryfikacja czy przewoźnik posiada ubezpieczenie obejmujące przewozy ponadnormatywne z odpowiednio wysoką sumą gwarancyjną.
Podsumowanie
Wybór przewoźnika zgodnego z prawem to proces wymagający systematycznego podejścia i dokładnej weryfikacji wielu aspektów działalności transportowej. Nadawcy, którzy sumiennie wykonają opisane czynności kontrolne, znacząco zmniejszą ryzyko problemów prawnych, finansowych i operacyjnych związanych z przewozem swoich towarów.
Kluczem do sukcesu jest traktowanie wyboru przewoźnika nie jako jednorazowej decyzji cenowej, lecz jako strategicznego wyboru partnera biznesowego. Inwestycja czasu w dokładną weryfikację przewoźnika zwróci się wielokrotnie poprzez uniknięcie kosztownych problemów, opóźnień oraz potencjalnych roszczeń prawnych.
Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami prawa przewozowego, nadawca ponosi współodpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie przewozu, w tym za wybór rzetelnego przewoźnika. Profesjonalne podejście do tego procesu nie tylko chroni przed stratami, ale również buduje długoterminowe, wzajemnie korzystne relacje biznesowe w branży transportowej. Regularne aktualizowanie procedur weryfikacyjnych oraz dostosowywanie ich do zmieniających się przepisów prawnych stanowi nieodzowny element profesjonalnego zarządzania łańcuchem dostaw w dzisiejszym dynamicznym otoczeniu gospodarczym.
Spis źródeł
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2022 poz. 2201)
Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. – Prawo przewozowe (Dz.U. 2020 poz. 8)
Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. 2021 poz. 450)
Konwencja CMR o międzynarodowym przewozie drogowym towarów (Dz.U. 1962 Nr 49 poz. 238)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego
Dyrektywa 2003/59/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie wstępnej kwalifikacji oraz okresowego szkolenia kierowców niektórych pojazdów drogowych
W naszym serwisie internetowym są wykorzystywane pliki cookies. Służą one do zapamiętywania preferencji i ustawień oraz w celach statystycznych. Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących plików cookies w swojej przeglądarce internetowej.
Jeżeli wyrażasz zgodę na zapisywanie informacji zawartej w plikach cookies zamknij niniejszy komunikat. Jeżeli nie wyrażasz zgody - zmień ustawienia swojej przeglądarki internetowej