Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców zgodną z przepisami UE?

Spis treści

Podstawy prawne ewidencji czasu pracy w UE

Rozporządzenie 561/2006 WE – fundament przepisów unijnych

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 roku w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego to główny akt prawny regulujący czas jazdy, przerwy i odpoczynki kierowców w Unii Europejskiej.

Rozporządzenie określa:

1. Maksymalny dzienny czas jazdy – 9 godzin, z możliwością wydłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu (art. 6 ust. 1).
2. Maksymalny tygodniowy czas jazdy – 56 godzin (art. 6 ust. 2).
3. Maksymalny dwutygodniowy czas jazdy – 90 godzin (art. 6 ust. 3).
4. Obowiązkowe przerwy po 4,5 godzinach jazdy – 45 minut łącznie (art. 7).
5. Dobowy odpoczynek – minimum 11 godzin, lub skrócony do 9 godzin (art. 8).
6. Tygodniowy odpoczynek – minimum 45 godzin lub skrócony do 24 godzin (art. 8 ust. 6).

Rozporządzenie 165/2014 UE – tachografy i rejestracja danych

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 roku w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym określa wymogi techniczne dotyczące tachografów oraz obowiązki związane z rejestracją i przechowywaniem danych.

Rozporządzenie reguluje:

1. Obowiązek montażu tachografów cyfrowych w pojazdach powyżej 3,5 tony (art. 3).
2. Wymogi techniczne tachografów inteligentnych II generacji (Załącznik I).
3. Procedury legalizacji i kalibracji tachografów (art. 18).
4. Obowiązki dotyczące kart kierowców i kart przedsiębiorstwa (art. 26-27).
5. Pobieranie i przechowywanie danych z tachografów i kart kierowców (art. 10).

Ustawa o czasie pracy kierowców – przepisy krajowe

W Polsce obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców wynika z Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz.U.2024.220 t.j.).

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy, pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji

Kierowcy zatrudnieni na umowę o pracę

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy, niezależnie od rodzaju wykonywanego transportu (krajowy lub międzynarodowy).

Ewidencja powinna obejmować:

1. Liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.
2. Liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej (21:00-7:00).
3. Liczbę godzin nadliczbowych.
4. Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
5. Liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru.
6. Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (urlopy, zwolnienia lekarskie).
7. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Kierowcy zatrudnieni na umowy cywilnoprawne

Kierowcy wykonujący przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło, B2B) również podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy, choć w nieco zmodyfikowanej formie.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, kierowca samozatrudniony prowadzi ewidencję swojego czasu pracy przez okres 2 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Kierowcy samozatrudnieni

Osoba prowadząca działalność gospodarczą w zakresie przewozu drogowego ma obowiązek prowadzenia ewidencji własnego czasu pracy, jeśli:

1. Prowadzi pojazd objęty obowiązkiem montażu tachografu (powyżej 3,5 tony).
2. Wykonuje przewozy zarobkowe na rzecz innych podmiotów.
3. Nie zatrudnia innych kierowców do prowadzenia pojazdu.

Pojazdy objęte obowiązkiem ewidencji

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy kierowców pojazdów:

Rodzaj pojazdu	Dopuszczalna masa całkowita (DMC)	Obowiązek ewidencji
Pojazdy ciężarowe	Powyżej 3,5 tony	Tak (Rozporządzenie 561/2006)
Autobusy	Powyżej 9 miejsc (+ kierowca)	Tak (Rozporządzenie 561/2006)
Busy dostawcze	Do 3,5 tony	Tak (Ustawa krajowa)
Busy w międzynarodówce	2,5-3,5 tony (od 2026)	Tak (Rozporządzenie 561/2006)

Co powinna zawierać zgodna z przepisami ewidencja

Elementy obowiązkowe ewidencji

Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców, ewidencja czasu pracy powinna zawierać następujące elementy:

Liczba przepracowanych godzin

Ewidencja musi precyzyjnie określać:

1. Godzinę rozpoczęcia pracy – moment włożenia karty kierowcy do tachografu lub rozpoczęcia pierwszej czynności służbowej.
2. Godzinę zakończenia pracy – moment wyjęcia karty kierowcy z tachografu lub zakończenia ostatniej czynności służbowej.
3. Łączną liczbę przepracowanych godzin w ciągu doby.
4. Rozbicie godzin na poszczególne rodzaje czynności (jazda, inna praca, dyspozycja).

Godziny nadliczbowe

Ewidencja powinna wyraźnie wyodrębniać godziny nadliczbowe, czyli godziny przepracowane ponad normę czasu pracy obowiązującą w danym systemie:

1. W systemie podstawowym – godziny ponad 8 godzin dziennie.
2. W systemie równoważnym – godziny przekraczające normę w okresie rozliczeniowym.
3. Godziny nadliczbowe z dodatkiem 50% (dni powszednie).
4. Godziny nadliczbowe z dodatkiem 100% (dni wolne, święta, nocą).

Praca w porze nocnej

Ewidencja musi zawierać informację o liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej (między godziną 21:00 a 7:00), ponieważ za ten czas przysługuje kierowcy dodatek nocny zgodnie z art. 151⁸ Kodeksu Pracy.

Dni wolne od pracy

Ewidencja powinna zawierać szczegółowe informacje o dniach wolnych:

1. Odpoczynek tygodniowy (35 godzin lub 24 godziny skrócony).
2. Urlop wypoczynkowy (z podaniem liczby dni).
3. Urlop na żądanie.
4. Wolne za nadgodziny (dni rekompensaty).
5. Święta ustawowo wolne od pracy.

Dyżury

Jeśli kierowca pełni dyżury, ewidencja musi zawierać:

1. Liczbę godzin dyżuru.
2. Godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru.
3. Informację, czy dyżur był pełniony w miejscu pracy czy w domu.
4. Czy podczas dyżuru kierowca wykonywał pracę (wówczas czas ten wlicza się do czasu pracy).

Zwolnienia i nieobecności

Ewidencja powinna dokumentować wszystkie nieobecności kierowcy:

1. Zwolnienia lekarskie (L4) – z podaniem liczby dni.
2. Opieka nad dzieckiem (zasiłek opiekuńczy).
3. Urlopy bezpłatne.
4. Nieobecności usprawiedliwione (np. śmierć w rodzinie).
5. Nieobecności nieusprawiedliwione.

Dodatkowe elementy ewidencji

Oprócz elementów obowiązkowych, ewidencja może (a w wielu przypadkach powinna) zawierać:

1. Informacje o delegacjach krajowych i zagranicznych – trasa, daty wyjazdu i powrotu, kwota diety.
2. Ryczałty i dodatki – za nocleg, pranie, telefon.
3. Ulgi podatkowe i składkowe – wirtualne diety, ulga ZUS.
4. Płace sektorowe – dodatkowe wynagrodzenie za pracę na terenie innych państw (Pakiet Mobilności).
5. Wykroczenia kierowcy – przekroczenia czasu jazdy, brak odpoczynków, wartość kar.

Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

Formy ewidencji przewidziane ustawą

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w formie:

Zapisów na wykresówkach (tachografy analogowe)

Najstarsza forma ewidencji, obecnie praktycznie niewykorzystywana. Wykresówki (tarcze tachografu) były wkładane do analogowego tachografu i mechanicznie rejestrowały czas jazdy, prędkość oraz przebieg pojazdu.

Wady:

1. Podatność na uszkodzenia i fałszerstwa.
2. Trudność w odczycie danych.
3. Konieczność ręcznego archiwizowania.
4. Brak możliwości automatycznej analizy danych.

Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego

Kierowca lub pracodawca może wykonać wydruk danych z tachografu cyfrowego bezpośrednio z urządzenia. Wydruk zawiera informacje o czasie pracy z wybranego okresu.

Kiedy stosować wydruki:

1. Podczas kontroli drogowej ITD – kierowca musi okazać wydruki z ostatnich 28 dni.
2. W przypadku awarii tachografu – wydruki służą jako dokumentacja zastępcza.
3. Do ręcznego uzupełnienia danych – kierowca opisuje na odwrocie wydruku odstępstwa (art. 12 Rozp. 561/2006).

Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego

To obecnie najpopularniejsza i najbardziej efektywna forma prowadzenia ewidencji. Dane pobierane są za pomocą czytnika kart kierowcy (dla plików C1B) i karty przedsiębiorstwa (dla plików DDD z tachografu).

Zalety:

1. Pełna automatyzacja procesu.
2. Możliwość analizy danych za pomocą dedykowanych programów.
3. Bezpieczeństwo przechowywania w formie cyfrowej.
4. Łatwość udostępnienia danych podczas kontroli.

Innych dokumentów potwierdzających czas pracy

W przypadkach szczególnych (awaria tachografu, praca poza pojazdem) kierowca może dokumentować czas pracy za pomocą:

1. Kart drogowych – ręczne wpisy dotyczące trasy, godzin wyjazdu i powrotu.
2. Zaświadczeń – potwierdzających wykonanie określonych czynności (np. załadunek).
3. Raportów GPS – automatyczne rejestrowanie lokalizacji i czasu postoju.
4. Aplikacji mobilnych – dedykowane aplikacje do rejestrowania czasu pracy w busach do 3,5 tony.

Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów

Pracodawca może tworzyć syntetyczne rejestry czasu pracy na podstawie pobranych danych z tachografów, kart kierowców i innych dokumentów. Rejestry te powinny być przejrzyste, uporządkowane i umożliwiać szybkie ustalenie wynagrodzenia kierowcy.

Pobieranie danych z tachografów i kart kierowców

Częstotliwość pobierania danych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 roku w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych, pracodawca ma obowiązek pobierać dane:

Źródło danych	Częstotliwość	Kara za opóźnienie
Karta kierowcy	Co najmniej raz na 28 dni	500 zł za każdy dzień za każdego kierowcę
Tachograf cyfrowy	Co najmniej raz na 90 dni	500 zł za każdy dzień za każdy pojazd

Kiedy należy pobrać dane natychmiast?

Z tachografu cyfrowego

Dane z tachografu należy pobrać niezwłocznie w przypadku:

1. Wycofania pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy z użytkowania.
2. Uszkodzenia lub wadliwego funkcjonowania tachografu cyfrowego (jeśli pobieranie jest możliwe).
3. Przekazania pojazdu innemu użytkownikowi (stałego lub okresowego).
4. Żądania przez uprawnione organy administracji publicznej.
5. Zagrożenia trwałej utraty danych.

Z karty kierowcy

Dane z karty kierowcy należy pobrać niezwłocznie w przypadku:

1. Ustania stosunku pracy kierowcy (ostatni dzień pracy).
2. Upływu terminu rozwiązania umowy zlecenia z kierowcą.
3. Utraty ważności karty kierowcy.
4. Uszkodzenia, kradzieży lub zgubienia karty.
5. Ryzyka utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu.

Metody pobierania danych

Metoda 1: Czytnik kart z komputerem

Najpopularniejsza metoda pobierania danych z karty kierowcy. Wymaga:

1. Czytnika kart chipowych (np. Gemalto, Cherry) – koszt 100-200 zł.
2. Komputera z systemem Windows/Mac/Linux.
3. Oprogramowania do pobierania i analizy danych (np. Tachospeed, 4Trans, TSR).
4. Włożenia karty kierowcy do czytnika i uruchomienia programu.

Metoda 2: Urządzenie uniwersalne (czytnik + pobieranie z tachografu)

Urządzenia typu TachoDrive 5, Tacho2Safe, D-box2 łączą funkcję czytnika kart i pobierania danych z tachografu w jednym urządzeniu. Koszt: 800-1500 zł.

Metoda 3: Karta przedsiębiorstwa + tachograf

Dane z tachografu cyfrowego pobiera się za pomocą karty przedsiębiorstwa wkładanej bezpośrednio do tachografu. Wymaga:

1. Karty przedsiębiorstwa (ważność 5 lat, koszt 172,20 zł).
2. Dostępu do pojazdu (tachografu).
3. Czytnika kart do pobrania danych z karty przedsiębiorstwa na komputer.

Przechowywanie ewidencji i danych

Okresy przechowywania

Rodzaj dokumentu	Okres przechowywania	Podstawa prawna
Ewidencja czasu pracy (kierowcy pracownicy)	3 lata po zakończeniu okresu	Art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy
Ewidencja czasu pracy (kierowcy samozatrudnieni)	2 lata po zakończeniu okresu	Art. 26e ust. 1 ustawy
Dane z tachografu i kart kierowców	12-15 miesięcy od daty pobrania	Rozporządzenie Ministra Transportu
Wykresówki (tachografy analogowe)	1 rok od daty ich wykonania	Art. 25 ust. 6 pkt 1 ustawy

Wymagania techniczne przechowywania danych

Zgodnie z przepisami, dane z tachografów i kart kierowców muszą być przechowywane w sposób zapewniający:

1. Zabezpieczenie przed utratą – kopie zapasowe na niezależnych nośnikach.
2. Zabezpieczenie przed zniszczeniem – ochrona przed uszkodzeniami fizycznymi i cyberatakami.
3. Zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych – hasła, szyfrowanie, ograniczenie dostępu.
4. Czytelność i uporządkowanie – dane muszą być możliwe do odczytu i uporządkowane chronologicznie.

Rekomendowane metody przechowywania

Metoda 1: Serwery lokalne z kopiami zapasowymi

1. Dane przechowywane na serwerze firmowym.
2. Codzienne automatyczne kopie zapasowe na zewnętrznym dysku.
3. Archiwizacja danych starszych niż rok na nośnikach optycznych.

Metoda 2: Chmura (cloud)

1. Przechowywanie danych w chmurze (np. Microsoft Azure, AWS, Google Cloud).
2. Automatyczne tworzenie kopii zapasowych.
3. Dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia.
4. Wysokie bezpieczeństwo (szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe).

Metoda 3: Programy rozliczeniowe z hostingiem

1. Korzystanie z programów typu Tachospeed Online, 4Trans Online, TSR Cloud.
2. Dostawca oprogramowania zapewnia hosting i bezpieczeństwo danych.
3. Automatyczne pobieranie, analiza i przechowywanie danych.

Programy do prowadzenia ewidencji

Dlaczego potrzebny jest dedykowany program?

Ręczne rozliczanie czasu pracy kierowców na podstawie surowych plików z tachografów i kart kierowców jest praktycznie niemożliwe. Dedykowane oprogramowanie automatycznie:

1. Pobiera i dekoduje pliki DDD (z tachografu) i C1B (z karty kierowcy).
2. Analizuje czas pracy, przerwy, odpoczynki, wykroczenia.
3. Oblicza godziny nadliczbowe, dodatki nocne, delegacje.
4. Generuje raporty dla kadr, księgowości i organów kontrolnych.
5. Wykrywa naruszenia przepisów i oblicza wysokość kar.
6. Tworzy ewidencję zgodną z wymogami PIP i ITD.

Najpopularniejsze programy w Polsce

Tachospeed Expert / Tachospeed Online

Najpopularniejsze rozwiązanie w Polsce, używane przez tysiące firm transportowych.

Funkcje:

1. Pobieranie danych z kart kierowców i tachografów (w tym Smart Tacho 4.0).
2. Analiza czasu pracy i wykroczeń.
3. Raport kontroli inspekcji drogowej.
4. Zaświadczenia 561/2006.
5. Wyliczanie diet i ryczałtów.
6. Wersja online z dostępem z przeglądarki.

Koszt: od 150 zł/miesiąc (zależnie od liczby kierowców).

System 4Trans (Rozliczenia)

Kompleksowy system do zarządzania flotą z modułem rozliczeń czasu pracy.

Funkcje:

1. Pełna automatyzacja pobierania danych.
2. Integracja z systemami kadrowo-płacowymi.
3. Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych (Pakiet Mobilności).
4. Monitorowanie płac sektorowych.
5. Zaawansowane raporty analityczne.

Koszt: od 300 zł/miesiąc.

TSR (Transportowe Systemy Rozliczeniowe)

Program stworzony przez ekspertów TransExpert, łączący prostotę obsługi z zaawansowaną funkcjonalnością.

Funkcje:

1. Samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców.
2. Zgodność z kontrolami ITD i PIP.
3. Obsługa rozliczeń krajowych i zagranicznych.
4. Raporty naruszeń i analiza czasu pracy.
5. Intuicyjna obsługa bez znajomości technologii.

Koszt: od 200 zł/miesiąc.

SuperTachoWeb

Nowoczesne oprogramowanie w pełni online, bez konieczności instalacji.

Funkcje:

1. Dostęp z dowolnego urządzenia (komputer, tablet, telefon).
2. Automatyczne pobieranie danych z czytników.
3. Rozliczanie czasu pracy i delegacji.
4. Integracja z systemami GPS.

Koszt: od 100 zł/miesiąc.

Kontrole i weryfikacja ewidencji

Organy kontrolne

Przestrzeganie przepisów o ewidencji czasu pracy kierowców kontrolują dwa główne organy:

Inspekcja Transportu Drogowego (ITD)

ITD kontroluje:

1. Przestrzeganie przepisów Rozporządzenia 561/2006 (czas jazdy, przerwy, odpoczynki).
2. Prawidłowość rejestrowania danych w tachografach.
3. Pobieranie danych z tachografów i kart kierowców.
4. Przechowywanie danych przez wymagany okres.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)

PIP kontroluje:

1. Prowadzenie ewidencji czasu pracy zgodnie z Kodeksem Pracy i ustawą o czasie pracy kierowców.
2. Prawidłowość rozliczania wynagrodzeń (godziny nadliczbowe, dodatki nocne).
3. Przestrzeganie norm czasu pracy (maksymalnie 60 godzin tygodniowo).
4. Prawidłowość ewidencjonowania urlopów i zwolnień.

Dokumenty wymagane podczas kontroli

Podczas kontroli w siedzibie firmy inspektor może zażądać:

1. Ewidencji czasu pracy za ostatnie 3 lata.
2. Danych pobranych z tachografów i kart kierowców za ostatnie 12 miesięcy.
3. Umów o pracę i dokumentacji płacowej kierowców.
4. Kart przedsiębiorstwa i kart kierowców.
5. Harmonogramów pracy i rozkładów jazdy.
6. Dokumentacji delegacji krajowych i zagranicznych.
7. Zaświadczeń 561/2006.

Kary za nieprawidłową ewidencję

Kary administracyjne

Naruszenie	Wysokość kary	Organ nakładający
Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy	1000 zł za każdego kierowcę	PIP
Fałszowanie ewidencji czasu pracy	Do 8000 zł	PIP
Niepobieranie danych z karty kierowcy (co 28 dni)	500 zł za każdy dzień za każdego kierowcę	ITD
Niepobieranie danych z tachografu (co 90 dni)	500 zł za każdy dzień za każdy pojazd	ITD
Brak przechowywania danych przez wymagany okres	2000-8000 zł	ITD/PIP
Nieudostępnienie ewidencji podczas kontroli	500 zł za każdy dzień	ITD/PIP

Kary grzywny w postępowaniu sądowym

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu Pracy, za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w sposób niezgodny z przepisami grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Konsekwencje dla firmy

Nieprawidłowa ewidencja czasu pracy może skutkować:

1. Roszczeniami pracowniczymi o zaległe wynagrodzenia i dodatki.
2. Utratą reputacji firmy na rynku.
3. Problemami z ubezpieczeniem floty (brak dowodu przestrzegania norm).
4. Wstrzymaniem lub cofnięciem licencji transportowej (w skrajnych przypadkach).
5. Odpowiedzialnością karną pracodawcy za narażenie zdrowia i życia pracownika.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców zgodnej z przepisami UE to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim narzędzie efektywnego zarządzania flotą i ochrony przed wysokimi karami finansowymi. W erze cyfryzacji i zautomatyzowanych systemów kontrolnych, prawidłowa ewidencja stała się kluczowym elementem działalności każdej firmy transportowej.

Pamiętaj: Prawidłowa ewidencja czasu pracy to nie tylko ochrona przed karami, ale przede wszystkim narzędzie zapewniające bezpieczeństwo kierowców, sprawiedliwe wynagrodzenia i efektywne zarządzanie flotą. Inwestycja w profesjonalny system ewidencji szybko się zwraca poprzez uniknięcie kosztownych kar i roszczeń pracowniczych.

 

Jesteś zainteresowany podnoszeniem swoich kwalifikacji?

Skorzystaj z naszych usług.