Jak prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy w transporcie drogowym?

Spis treści

Podstawy prawne rozliczania czasu pracy kierowców

Ustawa o czasie pracy kierowców

Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie rozliczania czasu pracy kierowców w Polsce jest Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz.U.2024.220 t.j.). Przepis ten szczegółowo określa, co stanowi czas pracy kierowcy, jakie są limity godzinowe oraz jak należy prowadzić ewidencję.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy, pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Rozporządzenie 561/2006 WE

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 roku harmonizuje przepisy dotyczące czasu jazdy, przerw i odpoczynków kierowców w transporcie drogowym na terenie Unii Europejskiej.

Kodeks Pracy a czas pracy kierowców

Choć kierowcy zawodowi podlegają przede wszystkim przepisom ustawy o czasie pracy kierowców, w niektórych kwestiach stosuje się również przepisy Kodeksu Pracy, dotyczące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej oraz urlopów.

Co zalicza się do czasu pracy kierowcy

Definicja czasu pracy kierowcy

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Do czasu pracy zaliczamy:

1. Prowadzenie pojazdu – faktyczna jazda z pasażerami lub ładunkiem.
2. Załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem.
3. Nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym (dotyczy kierowców autobusów).
4. Czynności spedycyjne – załatwianie formalności celnych, przygotowywanie dokumentów przewozowych.
5. Obsługa codzienna pojazdów i przyczep – kontrola techniczna, tankowanie, mycie.
6. Inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego.
7. Niezbędne formalności administracyjne – wystawianie listów przewozowych, raportów.
8. Utrzymanie pojazdu w czystości – mycie kabiny, konserwacja.

Czas dyspozycji

Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy, czasem pracy kierowcy jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy. Dotyczy to w szczególności:

1. Oczekiwanie na załadunek lub rozładunek.
2. Stanie w kolejce na granicy lub w punkcie kontrolnym.
3. Oczekiwanie na transport promem lub pociągiem.
4. Postój związany z awarią pojazdu.
5. Oczekiwanie na dalsze instrukcje od dyspozytora.

Co nie zalicza się do czasu pracy?

Przepis art. 5 ustawy o czasie pracy kierowców jasno określa, co nie wlicza się do czasu pracy kierowcy:

1. Czas dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy.
2. Nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu.
3. Dobowy nieprzerwany odpoczynek.
4. Przerwa w pracy trwająca minimum 45 minut (w systemie przerywanego czasu pracy).
5. Urlop wypoczynkowy i zwolnienia lekarskie.

Przerwa 15-minutowa wliczana do czasu pracy

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy, do czasu pracy kierowcy wlicza się przerwę w pracy trwającą 15 minut, którą pracodawca jest obowiązany wprowadzić, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin. Ta tzw. „przerwa śniadaniowa" jest wliczana do czasu pracy i musi być opłacana jak normalny czas pracy.

Systemy czasu pracy kierowców

Prawidłowe rozliczenie czasu pracy kierowcy zależy przede wszystkim od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony. Ustawa o czasie pracy kierowców przewiduje pięć systemów czasu pracy: podstawowy, równoważny, przerywany, zadaniowy oraz mieszany.

System podstawowy

W systemie podstawowym obowiązuje sztywna norma 8 godzin pracy dziennie i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (art. 11 ustawy o czasie pracy kierowców).

Cechy charakterystyczne:

1. Prosta struktura – każda godzina ponad 8 godzin dziennie to nadgodziny.
2. Łatwe rozliczanie – nie wymaga skomplikowanych obliczeń.
3. Stosowany głównie w transporcie lokalnym i krótkich trasach.
4. Pracownik wie dokładnie, ile ma przepracować każdego dnia.

System równoważny

System równoważny pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin (art. 15 ustawy o czasie pracy kierowców). Wymiar czasu pracy przedłużony w poszczególnych dniach musi zostać zrównoważony skróconym czasem pracy w innych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Cechy charakterystyczne:

1. Większa elastyczność w planowaniu pracy.
2. Możliwość dostosowania czasu pracy do długości tras.
3. Okres rozliczeniowy: zasadniczo 1 miesiąc, maksymalnie do 3-4 miesięcy.
4. Średni tygodniowy czas pracy nie może przekroczyć 48 godzin.
5. Nadgodziny powstają dopiero po przekroczeniu norm w okresie rozliczeniowym.

System przerywany

System przerywany charakteryzuje się wprowadzeniem długiej przerwy dzielącej dzień pracy na dwie części (art. 16 ustawy). Przerwa może trwać do 5 godzin, w szczególnych przypadkach do 6 godzin.

Cechy charakterystyczne:

1. Norma 8 godzin dziennie (jak w systemie podstawowym).
2. Długa przerwa (3-6 godzin) dzieli dzień pracy na dwie części.
3. Za czas przerwy przysługuje 50% wynagrodzenia.
4. Kierowca w czasie przerwy dysponuje swoim czasem.
5. Stosowany głównie w transporcie lokalnym, autobusowym.

System zadaniowy

W systemie zadaniowym kierowca jest rozliczany nie z czasu pracy, a z wykonanych zadań (art. 18 ustawy). Obowiązuje jednak nadal 8-godzinna norma dobowa.

Cechy charakterystyczne:

1. Rozliczenie za wykonane zadanie (trasę, przewóz).
2. Pracodawca musi tak planować zadania, by było możliwe ich wykonanie w 8 godzin.
3. Kierowca sam organizuje czas pracy w ramach zadania.
4. Stosowany w transporcie międzynarodowym i długich trasach.

System mieszany

System mieszany łączy cechy systemu równoważnego i przerywanego (art. 19 ustawy). Pozwala na pracę do 12 godzin dziennie z jednoczesnym wprowadzeniem długiej przerwy w wybrane dni.

Sposoby rozliczania czasu pracy – praktyczne przykłady

Obowiązki pracodawcy w zakresie ewidencji czasu pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dla każdego kierowcy indywidualnej ewidencji czasu pracy. Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców, ewidencja ta powinna obejmować:

1. Liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.
2. Liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej (między godz. 21:00 a 7:00).
3. Liczbę godzin nadliczbowych.
4. Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
5. Liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru.
6. Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (urlopy, zwolnienia lekarskie).

Formy prowadzenia ewidencji

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w oparciu o:

1. Zapisy na wykresówkach (dla tachografów analogowych).
2. Wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego.
3. Pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego (najpopularniejsza forma).
4. Inne dokumenty potwierdzające czas pracy.
5. Rejestry opracowane na podstawie dokumentów wymienionych powyżej.

Przechowywanie ewidencji

Pracodawca przechowuje ewidencję czasu pracy przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego (art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy).

Metody pobierania danych z tachografów i kart kierowcy

Częstotliwość pobierania danych

1. Dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni.
2. Dane z tachografu cyfrowego należy pobierać maksymalnie co 90 dni.
3. Przy ustaniu stosunku pracy dane z karty kierowcy należy pobrać niezwłocznie.

Metoda 1: Pobieranie za pomocą czytnika kart

Najprostsza metoda polega na użyciu dedykowanego czytnika kart kierowcy podłączonego do komputera, telefonu lub tabletu.

Metoda 2: Pobieranie za pomocą urządzenia uniwersalnego

Urządzenia uniwersalne typu TachoDrive 5, Tacho2Safe czy D-box2 łączą funkcję czytnika kart i czytnika tachografu w jednym urządzeniu.

Metoda 3: Pobieranie za pomocą tachografu

W przypadku tachografów zamontowanych przed 1 października 2011 roku, dane z karty kierowcy można pobierać bezpośrednio przez tachograf.

Programy do rozliczania czasu pracy kierowców

Dlaczego potrzebny jest dedykowany program?

Prawidłowe rozliczenie czasu pracy kierowców wymaga zastosowania dedykowanego oprogramowania, ponieważ:

1. Pliki DDD (z tachografu) i C1B (z karty kierowcy) wymagają specjalnego dekodowania.
2. Należy uwzględnić różne systemy czasu pracy.
3. Trzeba obliczyć godziny nadliczbowe, dodatki nocne, dodatki weekendowe.
4. Konieczne jest rozliczenie delegacji krajowych i zagranicznych.

Popularne programy

1. Tachospeed Expert / Tachospeed Online – najpopularniejsze rozwiązanie w Polsce.
2. System 4Trans (Rozliczenia) – kompleksowe rozwiązanie z modułami.
3. SuperTachoWeb – nowoczesne oprogramowanie online.
4. TSR (Transportowe Systemy Rozliczeniowe) – zaawansowany program.

Najczęściej popełniane błędy w rozliczaniu i jak ich unikać

Błąd 1: Uwzględnianie aktywności z pojazdów innych firm

Jednym z najpoważniejszych błędów jest uwzględnianie w ewidencji czasu pracy kierowcy aktywności zapisanych w plikach DDD pochodzących z pojazdów należących do innego przedsiębiorstwa.

Jak uniknąć błędu: Nowoczesne programy do rozliczania oferują funkcję filtrowania danych według numeru rejestracyjnego pojazdu.

Błąd 2: Brak naliczania delegacji krajowych

Przewoźnicy często zakładają, że dieta krajowa nie przysługuje kierowcy wykonującemu przewozy w Polsce.

Jak uniknąć błędu: Należy dokładnie analizować każdy kurs pod kątem spełnienia przesłanek podróży służbowej.

Błąd 3: Niewłaściwe określenie systemu czasu pracy

Przypisanie kierowcy niewłaściwego systemu czasu pracy prowadzi do błędnego obliczenia godzin nadliczbowych.

Jak uniknąć błędu: System czasu pracy powinien być precyzyjnie określony w umowie o pracę.

Kontrole i kary za nieprawidłowe rozliczenia

Organy kontrolne

1. Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) – kontroluje przestrzeganie przepisów o czasie prowadzenia pojazdu.
2. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) – kontroluje przestrzeganie przepisów Kodeksu Pracy.

Kary za brak prowadzenia ewidencji

1. Kara 1000 zł za każdego kierowcę, dla którego brakuje ewidencji.
2. Dodatkowo kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców to złożony proces, który wymaga znajomości przepisów prawnych, nowoczesnych narzędzi oraz systematyczności w działaniu.

Spis źródeł

 

Jesteś zainteresowany podnoszeniem swoich kwalifikacji?

Skorzystaj z naszych usług.