Opracował: dr inż. Bogusław Madej
Czy wiesz, że pojedyncze nieprawidłowo wypełnione zgłoszenie SENT może skutkować karą administracyjną sięgającą nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych oraz zatrzymaniem pojazdu na parkingu strzeżonym do czasu wyjaśnienia sprawy. W praktyce bardzo często problemem nie jest całkowity brak zgłoszenia, ale drobne uchybienia formalne, takie jak źle wpisana masa, nieaktualny numer rejestracyjny pojazdu lub brak aktualizacji danych po zmianie trasy. Dla właściciela firmy transportowej czy menedżera floty oznacza to realne ryzyko przestojów, utraty zaufania klientów oraz konieczność tłumaczenia się przed organami kontroli podczas wzmożonych akcji inspekcyjnych. Dlatego sprawna i poprawna obsługa rejestru SENT staje się obecnie jednym z kluczowych elementów profesjonalnego zarządzania przewozami towarów wrażliwych.
Bez tej wiedzy trudno bezpiecznie obsługiwać zlecenia obejmujące towary z wykazu SENT, zwłaszcza w transporcie międzynarodowym i kabotażowym.
W tym artykule poznasz praktyczne zasady pracy z rejestrem SENT, od ustalenia, kto i kiedy ma obowiązek utworzyć zgłoszenie, przez przygotowanie kompletu danych, aż po krok po kroku opis wypełniania formularza na PUESC. Omówione zostaną także najczęściej spotykane pomyłki formalne i sposoby ich unikania oraz praktyczne rozwiązania organizacyjne w firmie transportowej, które pozwalają zminimalizować ryzyko kar i niepotrzebnych nerwów podczas kontroli drogowych. Po lekturze będziesz mógł uporządkować procedury w swojej firmie i wdrożyć jasne zasady postępowania z każdym przewozem towarów wrażliwych.
Stan prawny na dzień 1 stycznia 2026 roku
System SENT został wprowadzony ustawą z dnia 9 marca 2017 roku o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Celem tej regulacji jest ograniczenie nadużyć podatkowych w obrocie towarami szczególnie podatnymi na wyłudzenia, takimi jak paliwa, alkohol czy susz tytoniowy. Jednocześnie system pełni funkcję narzędzia do bieżącego śledzenia przepływu wybranych chemikaliów i odpadów, które ze względu na swoje właściwości mogą stwarzać zagrożenie dla środowiska lub zdrowia publicznego. Dzięki rejestrowi SENT administracja skarbowa i służby kontrolne szybciej identyfikują podejrzane transporty oraz łatwiej odtwarzają łańcuch dostaw w razie potrzeby.
Rejestr SENT funkcjonuje w praktyce jako usługa elektroniczna udostępniona na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo–Celnych PUESC. Wszystkie zgłoszenia, korekty, aktualizacje oraz zakończenia przewozów odbywają się właśnie przez konto użytkownika na tym portalu. Oznacza to, że podmioty wysyłające, odbierające i przewoźnicy, którzy mają obowiązek korzystać z SENT, muszą posiadać aktywne konto na PUESC oraz odpowiednie uprawnienia do składania zgłoszeń. Dobrze skonfigurowany profil firmy i przypisanie ról pracownikom w systemie często decyduje o tym, czy zgłoszenia będą składane terminowo i bez błędów technicznych.
Ustawa SENT w sposób precyzyjny określa, kto w danym typie przewozu odpowiada za złożenie zgłoszenia. W przewozie krajowym i przywozie towaru na terytorium Polski zasadniczo zgłoszenia dokonuje podmiot wysyłający, natomiast w przypadku wywozu lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru z Polski obowiązek częściej spoczywa na podmiocie odbierającym. Przewoźnik odpowiada za uzupełnienie zgłoszenia o dane środka transportu, numer rejestracyjny, ewentualny numer lokalizatora oraz dane kierującego pojazdem. Jeżeli w danym przewozie uczestniczy kilka podmiotów, bardzo istotne jest precyzyjne ustalenie w umowie, kto faktycznie przygotowuje zgłoszenie, a kto ma je jedynie uzupełnić lub potwierdzić.
Obowiązek złożenia zgłoszenia w rejestrze SENT powstaje w chwili, gdy spełnione są łącznie dwie podstawowe przesłanki. Po pierwsze, przewożony towar musi znajdować się w wykazie towarów wrażliwych określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów i materiałach pomocniczych publikowanych na PUESC. Po drugie, przewóz musi odbywać się w relacji objętej systemem, czyli dotyczyć przewozu krajowego, przywozu, wywozu, tranzytu lub przemieszczenia towaru z lub do terytorium Polski. Dodatkowo dla wielu towarów zastosowanie mają limity masy lub objętości przesyłki, poniżej których zgłoszenie nie jest wymagane, co powoduje, że przed każdym zleceniem trzeba weryfikować zarówno rodzaj towaru, jak i jego ilość lub pojemność.
Do poprawnego wypełnienia zgłoszenia SENT niezbędny jest pełny zestaw danych identyfikujących uczestników przewozu oraz planowaną trasę. Po stronie podmiotów potrzebne są przede wszystkim:
Należy także wskazać, czy dany uczestnik występuje w roli podmiotu wysyłającego, odbierającego, czy przewoźnika.
W części dotyczącej trasy podaje się:
Im dokładniej określone zostaną te elementy, tym mniejsze ryzyko konieczności późniejszych korekt lub uznania przewozu za niezgodny ze zgłoszeniem.
Kluczową częścią zgłoszenia są informacje o samym towarze wrażliwym. Należy wprowadzić:
W danych przewoźnika wymagane jest wskazanie:
Konieczne jest również podanie danych kierującego pojazdem, w tym imienia, nazwiska oraz numeru dokumentu tożsamości lub prawa jazdy.
W praktyce to właśnie brak jednego z tych elementów lub pomyłka w numerze pojazdu bardzo często prowadzi do zarzutów naruszenia przepisów podczas kontroli drogowej.
Praca w rejestrze SENT zawsze zaczyna się od zalogowania do konta firmowego na portalu PUESC. Po poprawnym uwierzytelnieniu użytkownik wybiera usługę dotyczącą monitorowania przewozu towarów i przechodzi do modułu zgłoszeń SENT. Następnie wybiera odpowiedni typ zgłoszenia, na przykład zgłoszenie podmiotu wysyłającego czy zgłoszenie przewoźnika. Już na tym etapie warto zachować szczególną uwagę, ponieważ błędny wybór rodzaju formularza może skutkować koniecznością anulowania całego zgłoszenia i powtórzenia procesu od początku. W większych firmach często przyjmuje się zasadę, że tylko kilku przeszkolonych pracowników ma prawo do zakładania nowych zgłoszeń.
Po otwarciu formularza zgłoszenia użytkownik krok po kroku wprowadza dane strony wysyłającej, odbierającej, przewozu, towarów oraz pojazdu. Wielu doświadczonych spedytorów zaleca wypełnianie formularza zawsze w tej samej kolejności, dzięki czemu łatwiej jest wychwycić brakujące informacje jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Po uzupełnieniu wszystkich pól system pozwala na weryfikację danych i wysłanie zgłoszenia do rejestru. W odpowiedzi generowany jest unikalny numer referencyjny, który musi zostać przekazany przewoźnikowi i kierowcy oraz wprowadzony przez przewoźnika do jego części zgłoszenia. Bez ważnego numeru referencyjnego przewóz towarów wrażliwych nie powinien zostać rozpoczęty.
W praktyce rzadko zdarza się, aby każdy przewóz odbył się dokładnie tak, jak zaplanowano go w chwili składania zgłoszenia. Zmienia się godzina wyjazdu, numer pojazdu, zdarzają się podmiany naczep, a nawet awaryjne przeładunki na inny środek transportu. W takich sytuacjach ustawa SENT nakłada na uczestników przewozu obowiązek aktualizacji zgłoszenia lub złożenia korekty, tak aby dane zapisane w rejestrze odzwierciedlały rzeczywisty przebieg transportu. Dla przewoźnika oznacza to konieczność bieżącej komunikacji między dyspozytorem a kierowcą oraz reagowania na każdą zmianę, która może mieć znaczenie dla zgodności przewozu z rejestrem SENT.
Po dostarczeniu towaru do odbiorcy zgłoszenie musi zostać zakończone przez właściwy podmiot, zwykle odbiorcę lub podmiot wysyłający, w zależności od rodzaju operacji. Zakończenie polega na potwierdzeniu dostawy, podaniu rzeczywistej daty i godziny zakończenia przewozu, a w niektórych przypadkach także faktycznie dostarczonej ilości towaru. Właściwe zamknięcie zgłoszenia ma istotne znaczenie dowodowe, ponieważ pokazuje, że przewóz został zrealizowany zgodnie z deklaracją i nie doszło do zniknięcia części ładunku po drodze. Dlatego firmy transportowe często wprowadzają zasadę, że dyspozytor monitoruje status zgłoszeń aż do ich zamknięcia, a potwierdzenia zakończenia przewozu są przechowywane razem z dokumentacją przewozową przez okres wymagany przepisami.
Analiza kontroli drogowych pokazuje, że określone elementy zgłoszenia SENT są szczególnie wrażliwe na pomyłki formalne. Do tej grupy należą przede wszystkim kody CN i opisy towarów, które bywają przepisywane mechanicznie z dokumentów handlowych bez weryfikacji, czy odpowiadają aktualnej wersji wykazu towarów wrażliwych. Często spotykane są również błędne numery rejestracyjne pojazdów, wynikające z podmiany ciągnika lub użycia niewłaściwej naczepy już po wysłaniu zgłoszenia. Dodatkowo problemem okazuje się nieuzupełnienie danych kierowcy lub brak aktualizacji godziny rozpoczęcia przewozu, gdy transport został przesunięty na inny dzień niż pierwotnie planowano.
Skutecznym sposobem ograniczenia pomyłek formalnych jest wprowadzenie w firmie prostych, ale konsekwentnie stosowanych procedur kontroli każdej wysyłki. W praktyce dobrze sprawdza się zasada podwójnej weryfikacji, w której jedna osoba przygotowuje zgłoszenie, a inna sprawdza kluczowe pola, takie jak kod CN, masa lub objętość towaru, numery rejestracyjne oraz dane kierowcy. Bardzo pomocne jest także stosowanie wewnętrznych list kontrolnych, które dyspozytor wypełnia przed wysłaniem zgłoszenia i przekazaniem numeru referencyjnego kierowcy. Im bardziej ustandaryzowany jest proces przygotowania zgłoszeń, tym łatwiej wychwycić potencjalne braki jeszcze przed rozpoczęciem przewozu, a tym samym uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli na drodze.
W firmie transportowej, która regularnie przewozi towary z wykazu SENT, niezbędne jest jasne określenie, kto odpowiada za poszczególne etapy pracy z rejestrem. Najczęściej to dział spedycji lub dział operacyjny przygotowuje zgłoszenia i komunikuje się z klientami w sprawie danych do wpisania, natomiast kierowcy odpowiadają za posługiwanie się otrzymanym numerem referencyjnym i przekazywanie informacji o ewentualnych zmianach trasy czy pojazdu. W większych podmiotach warto wyznaczyć koordynatora SENT, który czuwa nad aktualizacją procedur, szkoleniem nowych pracowników i współpracą z doradcami podatkowymi lub kancelariami wspierającymi firmę w interpretacji przepisów. Dzięki temu know-how związane z SENT nie jest rozproszone, a decyzje w nietypowych sytuacjach podejmowane są przez osoby posiadające odpowiednie doświadczenie.
Coraz więcej firm transportowych wykorzystuje integracje systemów TMS lub programów magazynowych z rejestrem SENT albo przynajmniej z wewnętrznymi bazami kodów CN i wykazem towarów wrażliwych. Dzięki temu dyspozytor, przyjmując zlecenie, od razu widzi, czy dany kod znajduje się na liście SENT i czy przy określonej masie lub objętości konieczne będzie zgłoszenie. Dodatkowo system może blokować wydanie zlecenia kierowcy, jeżeli w bazie nie ma aktywnego numeru referencyjnego przypisanego do danego transportu. Równie ważna jest prawidłowa archiwizacja zgłoszeń, potwierdzeń i korespondencji z klientami dotyczącej odpowiedzialności za zgłoszenie, ponieważ w razie kontroli lub sporu to właśnie kompletna dokumentacja pozwala wykazać, że firma działała z należytą starannością i dochowała wszystkich formalności wynikających z przepisów.
Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś podjąć następujące kroki.
Dobrze zaprojektowany i konsekwentnie stosowany proces obsługi rejestru SENT pozwala przekształcić uciążliwe obowiązki administracyjne w standardowy element pracy operacyjnej, który nie paraliżuje firmy, lecz staje się kolejnym dowodem profesjonalizmu w oczach klientów i organów kontrolnych.
#RejestrSENT #SystemSENT #TowaryWrażliwe #PUESC #FirmaTransportowa #PrzewózPaliw #KontrolaITD #TransportTSL #PrawoTransportowe #BezpieczeństwoPrzewozu
 |
 |
 |
