Dopuszczenie do zawodu przewoźnika drogowego – jakie warunki trzeba spełnić?

Opracował: dr inż. Bogusław Madej

Rozpoczęcie działalności przewozowej to nie tylko zakup samochodu ciężarowego i znalezienie pierwszych klientów. To przede wszystkim spełnienie szeregu wymagań prawnych, które mają zapewnić, że na polskich i europejskich drogach poruszają się wyłącznie profesjonalni, kompetentni i rzetelni przewoźnicy. Dopuszczenie do zawodu przewoźnika drogowego jest kluczowym krokiem dla każdego przedsiębiorcy planującego wejście w branżę TSL. Wymaga nie tylko wiedzy o przepisach, ale także solidnych podstaw finansowych, dobrej reputacji oraz kompetencji zawodowych potwierdzonej odpowiednim certyfikatem.

W niniejszym artykule przybliżymy kompleksowo wszystkie warunki, jakie musi spełnić przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Omówimy cztery fundamentalne filary dostępu do zawodu: wymóg siedziby, dobrej reputacji, zdolności finansowej oraz kompetencji zawodowych. Przedstawimy również procedurę składania wniosku, dokumenty niezbędne do uzyskania zezwolenia oraz najczęstsze pułapki, które mogą opóźnić start działalności transportowej.

Spis treści

Podstawy prawne dopuszczenia do zawodu przewoźnika drogowego
Cztery fundamentalne warunki dostępu do zawodu
Wymóg posiadania siedziby działalności
Dobra reputacja przewoźnika drogowego
Zdolność finansowa jako gwarancja stabilności
Kompetencje zawodowe w transporcie drogowym
Procedura ubiegania się o zezwolenie
Dokumenty wymagane przy składaniu wniosku
Licencja wspólnotowa w transporcie międzynarodowym
Najczęstsze błędy przy ubieganiu się o zezwolenie
Podsumowanie
Spis źródeł

Podstawy prawne dopuszczenia do zawodu przewoźnika drogowego

Dopuszczenie do zawodu przewoźnika drogowego w Polsce oraz w całej Unii Europejskiej opiera się na zharmonizowanych przepisach, które mają zapewnić jednolite standardy jakości i bezpieczeństwa w transporcie drogowym. Kluczowym aktem prawnym na poziomie unijnym jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego. Rozporządzenie to definiuje cztery podstawowe warunki, które musi spełnić każdy przedsiębiorca transport drogowy, czyli:

wymóg stałego miejsca prowadzenia działalności,
dobrej reputacji,
odpowiedniej zdolności finansowej oraz
kompetencji zawodowych (art. 3 rozporządzenia 1071/2009).

Na poziomie krajowym podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.). Ustawa ta implementuje przepisy unijne do polskiego porządku prawnego i określa szczegółowe procedury związane z udzielaniem zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, przedsiębiorca wykonujący zarobkowy przewóz drogowy rzeczy lub osób musi posiadać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (w przewozach krajowych) wydane przez właściwego starostę lub licencję wspólnotową (w przewozach międzynarodowych) wydawaną przez (GITD - Głównego Inspektora Transportu Drogowego).

Warto podkreślić, że przepisy polskie i unijne wzajemnie się uzupełniają. Podczas gdy rozporządzenie 1071/2009 ustanawia ramy ogólne i minimalne standardy obowiązujące w całej UE, polska ustawa precyzuje procedury administracyjne, kompetencje organów oraz szczegóły dotyczące dokumentacji wymaganej od przedsiębiorców. Oznacza to, że każdy przewoźnik działający w Polsce musi spełniać zarówno wymogi europejskie, jak i krajowe, co gwarantuje wysoki poziom profesjonalizmu w branży transportowej.

Cztery fundamentalne warunki dostępu do zawodu

Dostęp do zawodu przewoźnika drogowego jest uzależniony od łącznego spełnienia czterech warunków określonych w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009. Każdy z tych warunków ma na celu zapewnienie, że przedsiębiorca posiada odpowiednie zasoby, kompetencje oraz wiarygodność niezbędne do prowadzenia działalności transportowej zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa i jakości. Brak spełnienia któregokolwiek z tych warunków skutkuje odmową wydania zezwolenia i licencji lub jego cofnięciem w przypadku przedsiębiorców już działających.

Wymagania ogólne wobec przedsiębiorcy transportowego

Przedsiębiorca ubiegający się o dopuszczenie do zawodu przewoźnika drogowego musi spełniać następujące cztery kluczowe warunki:

Posiadać rzeczywiste i stałe miejsce prowadzenia działalności w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej, z którego zarządza swoimi operacjami transportowymi oraz gdzie przechowywane są podstawowe dokumenty przedsiębiorstwa.
Cieszyć się dobrą reputacją, co oznacza brak poważnych naruszeń prawa transportowego, podatkowego, celnego oraz przepisów dotyczących czasu pracy kierowców i bezpieczeństwa ruchu drogowego.
Dysponować odpowiednią zdolnością finansową, czyli posiadać środki finansowe wystarczające do prawidłowego rozpoczęcia i prowadzenia działalności transportowej, co jest gwarancją stabilności finansowej przedsiębiorstwa.
Posiadać wymagane kompetencje zawodowe potwierdzone Certyfikatem Kompetencji Zawodowych, który dokumentuje wiedzę z zakresu prawa transportowego, zarządzania przedsiębiorstwem transportowym, bezpieczeństwa oraz aspektów technicznych i handlowych działalności.

Te cztery warunki stanowią fundament systemu dopuszczenia do zawodu przewoźnika drogowego i są ściśle monitorowane przez właściwe organy administracji zarówno na etapie udzielania zezwolenia, jak i w trakcie prowadzenia działalności transportowej. W kolejnych sekcjach omówimy szczegółowo każdy z tych warunków oraz sposób ich weryfikacji przez organy administracji.

Wymaganie posiadania siedziby działalności

Pierwszy z warunków dostępu do zawodu przewoźnika drogowego dotyczy konieczności posiadania rzeczywistego i stałego miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim Unii Europejskiej. Zgodnie z art. 5 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, przedsiębiorca musi dysponować siedzibą, z której rzeczywiście zarządza swoimi operacjami transportowymi i gdzie przechowywane są główne dokumenty przedsiębiorstwa, w tym dokumenty księgowe, kadry, czasu pracy kierowców oraz dokumenty dotyczące pojazdów.

Co oznacza pojęcie siedziby w rozumieniu przepisów transportowych?

Siedziba w rozumieniu przepisów o transporcie drogowym to nie tylko adres formalnej rejestracji działalności gospodarczej, ale przede wszystkim rzeczywiste miejsce, w którym przedsiębiorca prowadzi działalność operacyjną. Oznacza to, że w siedzibie powinny znajdować się:

Pomieszczenia biurowe, w których prowadzona jest administracja przedsiębiorstwa transportowego oraz zarządzanie operacjami.
Dokumentacja przedsiębiorstwa, w tym umowy przewozu, dokumenty księgowe, akta osobowe pracowników oraz dokumentacja dotycząca pojazdów i ich eksploatacji.
Zaplecze techniczne lub administracyjne umożliwiające koordynację działalności transportowej, w tym planowanie tras, dysponowanie pojazdami oraz nadzór nad kierowcami.
Faktyczne zarządzanie działalnością – z siedziby muszą być wydawane dyspozycje dotyczące przewozów, prowadzona korespondencja handlowa oraz realizowane czynności związane z codziennym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Organy nadzoru, w tym Główny Inspektorat Transportu Drogowego, mogą przeprowadzać kontrole w celu weryfikacji, czy przedsiębiorca faktycznie prowadzi działalność z deklarowanej siedziby. Fikcyjne adresy lub tzw. siedziby wirtualne, które nie spełniają kryteriów rzeczywistego prowadzenia działalności, mogą skutkować odmową wydania zezwolenia lub jego cofnięciem zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.

Baza eksploatacyjna jako element wymagania siedziby

W polskich przepisach dodatkowym wymaganiem związanym z posiadaniem siedziby jest dysponowanie bazą eksploatacyjną. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym, przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego musi dysponować co najmniej jednym pojazdem na podstawie tytułu prawnego oraz bazą eksploatacyjną.

Baza eksploatacyjna to miejsce, w którym przedsiębiorca przechowuje i zabezpiecza pojazdy używane do przewozów oraz gdzie wykonywane są podstawowe czynności związane z utrzymaniem floty. Baza eksploatacyjna może znajdować się w tej samej lokalizacji co siedziba przedsiębiorstwa, ale nie jest to wymagane. Ważne jest, aby przedsiębiorca dysponował nią na podstawie odpowiedniego tytułu prawnego – własności, umowy najmu lub dzierżawy. Organy administracji wymagają przedłożenia dokumentów potwierdzających prawo do korzystania z bazy eksploatacyjnej, co stanowi część weryfikacji spełnienia wymogów dostępu do zawodu.

Dobra reputacja przewoźnika drogowego

Dobra reputacja to kolejny fundamentalny warunek dopuszczenia do zawodu przewoźnika drogowego, którego celem jest zapewnienie, że działalność transportową prowadzą wyłącznie podmioty rzetelne, przestrzegające przepisów prawa oraz standardów etycznych. Zgodnie z art. 6 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, przedsiębiorca oraz osoba zarządzająca transportem w jego przedsiębiorstwie nie mogą być skazani za poważne przestępstwa lub poważne naruszenia przepisów prawa, które mogłyby zakwestionować ich wiarygodność.

Kiedy przedsiębiorca traci dobrą reputację?

Dobra reputacja może zostać zakwestionowana w przypadku skazania prawomocnym wyrokiem lub poważnych naruszeń przepisów w następujących obszarach:

Prawo handlowe, w szczególności przepisy dotyczące niewypłacalności, upadłości oraz oszustw gospodarczych.
Prawo transportowe, w tym naruszenia dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, okresów odpoczynku kierowców, ładowności pojazdów oraz przepisów o przewozie towarów niebezpiecznych.
Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, w szczególności nielegalne zatrudnienie kierowców, niepłacenie składek ZUS oraz naruszenia przepisów BHP.
Przepisy podatkowe i celne, w tym uchylanie się od płacenia podatków, przestępstwa skarbowe oraz przemyt towarów.
Prawo dotyczące odpowiedzialności zawodowej, w tym brak wymaganego ubezpieczenia OC przewoźnika lub poważne naruszenia umów z klientami.
Prawo przewozowe i bezpieczeństwo ruchu drogowego, w tym spowodowanie wypadków drogowych z winy rażącego niedbalstwa oraz prowadzenie pojazdów w stanie nietrzeźwości.

Utrata dobrej reputacji może dotyczyć zarówno samego przedsiębiorcy, jak i osoby zarządzającej transportem wyznaczonej w przedsiębiorstwie. Jeżeli jedna z tych osób utraci dobrą reputację, organ wydający zezwolenie może odmówić jego udzielenia lub cofnąć już wydane zezwolenie na podstawie art. 14 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 oraz art. 9 ustawy o transporcie drogowym.

Jak organy weryfikują dobrą reputację

Weryfikacja dobrej reputacji odbywa się na podstawie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego oraz informacji z systemów informatycznych organów skarbowych, celnych i inspekcji pracy. Przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie musi przedłożyć:

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwa umyślne oraz przestępstwa skarbowe, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem wniosku.
Oświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, weryfikowane przez organ wydający zezwolenie z urzędu na podstawie dostępnych baz danych.
Informacje z Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego o dotychczasowych naruszeniach przepisów transportowych, w tym o ewentualnych sankcjach administracyjnych nałożonych na przedsiębiorcę.

Warto podkreślić, że dobra reputacja musi być utrzymywana przez cały okres prowadzenia działalności transportowej. Organy nadzoru regularnie monitorują przedsiębiorców, a poważne naruszenia przepisów mogą skutkować cofnięciem zezwolenia nawet po latach prowadzenia działalności.

Zdolność finansowa jako gwarancja stabilności

Zdolność finansowa to trzeci warunek dostępu do zawodu przewoźnika drogowego, którego celem jest zapewnienie, że przedsiębiorca dysponuje wystarczającymi środkami finansowymi do prawidłowego rozpoczęcia i prowadzenia działalności transportowej. Wymaganie to ma chronić zarówno przedsiębiorstwo przed przedwczesną upadłością, jak i kontrahentów oraz pracowników przed ryzykiem niewypłacalności przewoźnika.

Minimalne kwoty kapitału wymagane od przewoźników

Zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, przedsiębiorca musi dysponować kapitałem i rezerwami o wartości co najmniej:

9 000 euro w przypadku przedsiębiorcy wykonującego przewóz rzeczy wyłącznie pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony włącznie.
9 000 euro za pierwszy pojazd oraz 5 000 euro za każdy kolejny pojazd w przypadku przewozu rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony.
9 000 euro za pierwszy pojazd oraz 5 000 euro za każdy kolejny pojazd w przypadku przewozu osób pojazdami przeznaczonymi konstrukcyjnie do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Kwoty te mają zapewnić, że przedsiębiorca dysponuje płynnością finansową wystarczającą do pokrycia bieżących zobowiązań, takich jak wynagrodzenia kierowców, opłaty za paliwo, naprawy pojazdów oraz składki ubezpieczeniowe. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność z dwoma pojazdami ciężarowymi musi wykazać zdolność finansową na poziomie co najmniej 14 000 euro.

Sposoby wykazania zdolności finansowej

Przedsiębiorca może wykazać zdolność finansową na kilka sposobów określonych w art. 7 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009:

Poprzez sprawozdanie finansowe lub potwierdzenie księgowe sporządzone przez biegłego rewidenta lub certyfikowanego księgowego, które wykazuje kapitał i rezerwy na wymaganym poziomie.
Na podstawie świadectwa wydanego przez bank lub instytucję finansową potwierdzającego dostępność środków finansowych w wymaganej wysokości.
Poprzez gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, w tym ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej, które łącznie gwarantują przedsiębiorcy dostęp do wymaganych kwot.

W Polsce starosta, jako organ wydający zezwolenie, weryfikuje zdolność finansową przedsiębiorcy na podstawie przedłożonych dokumentów. Zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy o transporcie drogowym, przedsiębiorca musi wykazać zdolność finansową na dzień składania wniosku. Organy mogą również żądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów, jeżeli istnieją wątpliwości co do rzeczywistej sytuacji finansowej przedsiębiorcy.

Kompetencje zawodowe w transporcie drogowym

Czwartym i równie istotnym warunkiem dopuszczenia do zawodu przewoźnika drogowego jest posiadanie kompetencji zawodowych. Warunek ten ma na celu zapewnienie, że działalnością transportową zarządzają osoby posiadające odpowiednią wiedzę z zakresu prawa transportowego, zarządzania przedsiębiorstwem, bezpieczeństwa oraz aspektów technicznych i handlowych transportu drogowego.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych – klucz do zawodu

Zgodnie z art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, kompetencje zawodowe muszą być potwierdzone Certyfikatem Kompetencji Zawodowych wydanym przez właściwy organ po zdaniu egzaminu sprawdzającego wiedzę kandydata. W Polsce egzaminy na Certyfikat Kompetencji Zawodowych organizowane są przez Instytut Transportu Samochodowego w Warszawie na podstawie upoważnienia Ministra Infrastruktury.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych potwierdza znajomość następujących obszarów wiedzy:

Przepisy prawa cywilnego, handlowego i socjalnego, w tym prawo umów, prawo pracy oraz przepisy dotyczące czasu pracy kierowców i okresów odpoczynku.
Przepisy prawa podatkowego i celnego, w szczególności dotyczące VAT, akcyzy oraz procedur celnych przy transporcie międzynarodowym.
Przepisy prawa transportowego, w tym ustawa o transporcie drogowym, rozporządzenia unijne dotyczące dostępu do rynku przewozów oraz przepisy o przewozie towarów niebezpiecznych ADR.
Zarządzanie przedsiębiorstwem transportowym, w tym zarządzanie finansami, planowanie operacyjne, zarządzanie flotą oraz zagadnienia związane z ubezpieczeniami.
Normy techniczne dotyczące pojazdów, w tym przepisy o dopuszczalnych masach i wymiarach pojazdów, wymagania dotyczące badań technicznych oraz zasady utrzymania pojazdów w należytym stanie.
Bezpieczeństwo ruchu drogowego, w tym zasady bezpiecznego przewozu ładunków, mocowanie przesyłek oraz procedury postępowania w przypadku wypadków drogowych.

Egzamin na Certyfikat Kompetencji Zawodowych składa się z części pisemnej oraz ustnej i obejmuje pytania testowe oraz zadania praktyczne sprawdzające umiejętność rozwiązywania problemów z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem transportowym.

Rola osoby zarządzającej transportem

W przedsiębiorstwie transportowym musi być wyznaczona co najmniej jedna osoba zarządzająca transportem, która posiada Certyfikat Kompetencji Zawodowych oraz rzeczywiście i stale zarządza działalnością transportową przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, osoba zarządzająca transportem musi:

Faktycznie i stale zarządzać operacjami transportowymi przedsiębiorstwa, co oznacza podejmowanie rzeczywistych decyzji dotyczących organizacji przewozów, zarządzania flotą i personelem.
Posiadać rzeczywisty związek z przedsiębiorstwem, na przykład jako właściciel, udziałowiec, członek zarządu lub pracownik zatrudniony na umowę o pracę.
Być rezydentem w Unii Europejskiej oraz zarządzać działalnością transportową z terytorium państwa członkowskiego, w którym przedsiębiorca ubiega się o zezwolenie.
Cieszyć się dobrą reputacją oraz nie może zarządzać transportem jednocześnie w więcej niż czterech przedsiębiorstwach (limit określony w przepisach krajowych).

Osoba zarządzająca transportem odgrywa kluczową rolę w przedsiębiorstwie transportowym i ponosi odpowiedzialność za zgodność działalności z przepisami prawa. W razie poważnych naruszeń lub utraty dobrej reputacji przez osobę zarządzającą, organ nadzoru może zażądać jej zastąpienia inną osobą spełniającą wymagania prawne.

Procedura ubiegania się o zezwolenie

Procedura ubiegania się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest ściśle określona w ustawie o transporcie drogowym oraz przepisach wykonawczych. Zgodnie z art. 7 ustawy o transporcie drogowym, organem właściwym do wydania zezwolenia jest starosta właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy. Cały proces, od złożenia wniosku do wydania decyzji administracyjnej, trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od kompletności dokumentacji oraz obciążenia pracą starostwa.

Złożenie wniosku o wydanie zezwolenia

Procedura rozpoczyna się od złożenia przez przedsiębiorcę wniosku o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Wniosek powinien zawierać:

Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym nazwa firmy, numer NIP, REGON, adres siedziby oraz dane kontaktowe.
Wskazanie rodzaju działalności transportowej, której dotyczy wniosek – przewóz rzeczy lub osób, zakres krajowy lub międzynarodowy.
Informacje o osobie zarządzającej transportem, w tym numer Certyfikatu Kompetencji Zawodowych oraz dane personalne.
Wykaz pojazdów, którymi przedsiębiorca zamierza wykonywać przewozy, wraz z ich numerami rejestracyjnymi oraz danymi technicznymi.
Dowody potwierdzające spełnienie wszystkich czterech warunków dostępu do zawodu: siedziba, dobra reputacja, zdolność finansowa oraz kompetencje zawodowe.

Wniosek składa się w formie pisemnej lub elektronicznej za pośrednictwem platformy ePUAP. Do wniosku należy dołączyć komplet dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów prawnych, które omówimy szczegółowo w kolejnej sekcji.

Weryfikacja wniosku przez organ administracji

Po otrzymaniu wniosku starosta przeprowadza weryfikację formalną oraz merytoryczną złożonych dokumentów. Proces weryfikacji obejmuje:

Sprawdzenie kompletności wniosku oraz zgodności załączonych dokumentów z wymaganiami prawnymi.
Weryfikację danych w systemach informatycznych, w tym w Krajowym Rejestrze Karnym, bazach danych organów skarbowych oraz w systemie CEPiK (Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców).
Kontrolę zgodności informacji zawartych w dokumentach z danymi dostępnymi w rejestrach publicznych oraz w systemach unijnych, takich jak ERRU (European Register of Road Transport Undertakings).
Przeprowadzenie kontroli w siedzibie przedsiębiorcy w celu weryfikacji, czy przedsiębiorca faktycznie prowadzi działalność z deklarowanej siedziby oraz czy dysponuje bazą eksploatacyjną.

Jeżeli wniosek jest niekompletny lub zawiera błędy, starosta wzywa przedsiębiorcę do uzupełnienia braków w terminie określonym w wezwaniu, zazwyczaj wynoszącym 7 dni. Niedopełnienie tego obowiązku w wyznaczonym terminie skutkuje wydaniem decyzji o odmowie udzielenia zezwolenia.

Wydanie decyzji administracyjnej

Postępowanie kończy się wydaniem przez starostę decyzji administracyjnej w sprawie udzielenia zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub odmowy jego udzielenia. Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o transporcie drogowym, decyzja powinna zostać wydana w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia kompletnego wniosku.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku starosta wydaje decyzję o udzieleniu zezwolenia oraz wystawia odpowiednie dokumenty:

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego w krajowym przewozie drogowym rzeczy lub osób.
Wypisy z zezwolenia, które przedsiębiorca musi przechowywać w każdym pojeździe wykonującym przewozy i okazywać podczas kontroli drogowych.
W przypadku przewoźników ubiegających się o dostęp do rynku międzynarodowego – licencję wspólnotową oraz wypisy z licencji (te dokumenty wydaje GITD).

Przedsiębiorca może wnieść odwołanie od decyzji odmownej do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie ma charakter zawężony i powinno wskazywać konkretne naruszenia przepisów prawa, które uzasadniają uchylenie decyzji starosty.

Dokumenty wymagane przy składaniu wniosku

Złożenie kompletnej dokumentacji jest kluczowe dla sprawnego przebiegu procedury uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Każdy z wymaganych dokumentów ma za zadanie potwierdzić spełnienie jednego z czterech warunków dostępu do zawodu oraz zgodność działalności przedsiębiorcy z obowiązującymi przepisami prawa.

Dokumenty potwierdzające siedzibę i bazę eksploatacyjną

W celu wykazania spełnienia wymagania posiadania siedziby oraz bazy eksploatacyjnej przedsiębiorca musi przedłożyć:

Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu stanowiącego siedzibę przedsiębiorstwa, np. akt własności, umowa najmu lub dzierżawy.
Dokument potwierdzający tytuł prawny do bazy eksploatacyjnej, w której przechowywane są pojazdy, np. umowa najmu gruntu, dzierżawa parkingu lub własność działki.
Oświadczenie przedsiębiorcy, że z siedziby przedsiębiorstwa faktycznie prowadzone jest zarządzanie działalnością transportową oraz że w siedzibie przechowywane są dokumenty przedsiębiorstwa.

Organy administracji mogą przeprowadzić kontrolę w siedzibie przedsiębiorcy w celu weryfikacji prawdziwości złożonych oświadczeń oraz faktycznego prowadzenia działalności z deklarowanego adresu.

Dokumenty potwierdzające dobrą reputację

W celu wykazania dobrej reputacji przedsiębiorca oraz osoba zarządzająca transportem muszą przedłożyć:

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem wniosku.
Oświadczenie o braku zalegania z opłacaniem podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które starosta weryfikuje z urzędu w systemach informatycznych.
Informację o ewentualnych postępowaniach administracyjnych prowadzonych przeciwko przedsiębiorcy przez organy nadzoru transportowego, w tym o karach nałożonych przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego.

Starosta może również zwrócić się o dodatkowe informacje do organów ścigania, sądów oraz organów skarbowych w celu pełnej weryfikacji dobrej reputacji.

Dokumenty potwierdzające zdolność finansową

Wykazanie zdolności finansowej wymaga przedłożenia co najmniej jednego z następujących dokumentów:

Sprawozdania finansowego sporządzonego przez biegłego rewidenta lub certyfikowanego księgowego, wykazującego kapitał i rezerwy na wymaganym poziomie.
Zaświadczenia z banku lub innej instytucji finansowej potwierdzającego dostępność środków finansowych w wysokości odpowiadającej wymaganiom rozporządzenia 1071/2009.
Gwarancji bankowej lub polisy ubezpieczeniowa, która zabezpiecza przedsiębiorcy dostęp do wymaganych kwot w przypadku problemów finansowych.

W praktyce wielu przedsiębiorców korzysta z zaświadczenia bankowego, które jest szybkie do uzyskania i akceptowane przez organy administracji jako wystarczający dowód zdolności finansowej.

Dokumenty potwierdzające kompetencje zawodowe

Kompetencje zawodowe są potwierdzane poprzez przedłożenie:

Certyfikatu Kompetencji Zawodowych wydanego przez Instytut Transportu Samochodowego lub organ równoważny z innego państwa członkowskiego UE.
Oświadczenia osoby zarządzającej transportem, że będzie ona faktycznie i stale zarządzać działalnością transportową przedsiębiorstwa.
Umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeżeli osoba zarządzająca nie jest właścicielem przedsiębiorstwa, co potwierdza rzeczywisty związek tej osoby z przedsiębiorstwem.

Osoba zarządzająca musi również wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz na zamieszczenie swoich danych w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego.

Licencja wspólnotowa w transporcie międzynarodowym

Przedsiębiorcy, którzy planują wykonywać międzynarodowy przewóz drogowy rzeczy lub osób, muszą uzyskać nie tylko krajowe zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, ale również licencję wspólnotową. Licencja wspólnotowa jest dokumentem wydawanym przez właściwy organ administracji państwa członkowskiego Unii Europejskiej i uprawnia przedsiębiorcę do wykonywania przewozów na terytorium wszystkich państw członkowskich UE oraz krajów stowarzyszonych.

Różnice między zezwoleniem krajowym a licencją wspólnotową

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz licencja wspólnotowa to dwa odrębne dokumenty, które służą różnym celom:

Zezwolenie krajowe uprawnia przedsiębiorcę do wykonywania przewozów wyłącznie na terytorium Polski między punktami położonymi w granicach kraju.
Licencja wspólnotowa uprawnia przedsiębiorcę do wykonywania przewozów międzynarodowych między państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz do wykonywania kabotażu w innych państwach UE na zasadach określonych w rozporządzeniu (WE) nr 1072/2009. Upoważnia również do wykonywania przewozów międzynarodowych poza Unię pod warunkiem uzyskania zezwolenia zagranicznego określonego kraju tranzytowego i docelowego.

Uzyskanie licencji wspólnotowej jest możliwe dopiero po spełnieniu wszystkich czterech warunków dostępu do zawodu przewoźnika drogowego oraz po uzyskaniu krajowego zezwolenia. Licencja wspólnotowa jest wydawana przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego na wniosek przedsiębiorcy i zawiera te same informacje co zezwolenie krajowe, jednak uprawnia do działalności w skali międzynarodowej.

UWAGA: Przewoźnik może wystąpić o uzyskanie licencji wspólnotowej bez posiadania zezwolenia na wykonywania zawodu przewoźnika drogowego. Wówczas dokumenty składa bezpośrednio do Głównego Inspektora Transportu Drogowego (z pominięciem starosty), który wydaje mu oba dokumenty (zezwolenie i licencję).

Wypisy z licencji wspólnotowej i ich zastosowanie

Do licencji wspólnotowej wydawane są wypisy z licencji, które muszą znajdować się w każdym pojeździe wykonującym międzynarodowy przewóz drogowy rzeczy lub osób. Zgodnie z art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1072/2009, liczba wypisów z licencji odpowiada liczbie pojazdów, którymi przedsiębiorca faktycznie wykonuje przewozy międzynarodowe.

Wypisy z licencji wspólnotowej są dokumentami nietransferowalnym i mogą być używane wyłącznie przez przedsiębiorcę, któremu zostały wydane. Każdy wypis zawiera:

Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym nazwę firmy, numer licencji oraz adres siedziby.
Numer rejestracyjny pojazdu, do którego wypis jest przypisany.
Okres ważności wypisu oraz potwierdzenie spełnienia przez przedsiębiorcę warunków dostępu do zawodu przewoźnika drogowego.

Wypisy z licencji są weryfikowane podczas kontroli drogowych przeprowadzanych przez Inspekcję Transportu Drogowego oraz organy nadzoru innych państw członkowskich UE. Brak wypisu w pojeździe wykonującym przewóz międzynarodowy stanowi poważne naruszenie przepisów i może skutkować nałożeniem kary finansowej oraz immobilizacją pojazdu.

Najczęściej popełniane błędy przy ubieganiu się o zezwolenie i licencję

Pomimo jasno określonych wymagań prawnych, wielu przedsiębiorców napotyka trudności w procedurze uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencji unijnej. Najczęściej popełniane błędy wynikają z niepełnej znajomości przepisów, niedokładnego przygotowania dokumentacji lub braku zrozumienia wymagań stawianych przez organy administracji. Poniżej je przedstawiamy i podajemy wskazówki, jak ich unikać.

Błędy dokumentacyjne i formalne

Wielu przedsiębiorców składa wnioski o wydanie zezwolenia z niekompletną lub nieprawidłowo sporządzoną dokumentacją, co prowadzi do wydłużenia procedury lub wydania decyzji odmownej. Do najczęściej popełnianych błędów dokumentacyjnych należą:

Brak aktualnych zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego – przedsiębiorcy często załączają zaświadczenia wystawione ponad 3 miesiące przed złożeniem wniosku, co skutkuje wezwaniem do uzupełnienia dokumentacji.
Nieprawidłowe wykazanie zdolności finansowej – przedsiębiorcy często przedkładają zaświadczenia bankowe, które nie spełniają wymagań formalnych lub dotyczą kont osobistych zamiast firmowych.
Brak dokumentów potwierdzających tytuł prawny do siedziby lub bazy eksploatacyjnej – organy administracji wymagają przedłożenia umów najmu, aktów własności lub innych dokumentów potwierdzających prawo do korzystania z lokalu.
Nieprawidłowe dane w wykazie pojazdów – przedsiębiorcy często podają niepełne dane techniczne pojazdów lub błędne numery rejestracyjne, co utrudnia weryfikację w systemie CEPiK.

Aby uniknąć tych błędów, warto skorzystać z pomocy doradcy transportowego lub kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie transportowym, która pomoże przygotować kompletną i zgodną z wymogami dokumentację.

Brak wystarczającej zdolności finansowej

Jednym z najczęściej występujących powodów odmowy wydania zezwolenia jest brak wykazania wymaganej zdolności finansowej. Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że wymaganie to dotyczy kapitału i rezerw dostępnych na dzień składania wniosku, a nie prognoz przychodów czy planowanych inwestycji. Typowe błędy w tym zakresie to:

Przedłożenie zaświadczenia bankowego, które nie potwierdza dostępności środków na wymaganym poziomie przez cały okres prowadzenia działalności, lecz jedynie stan konta na dany dzień.
Próba wykazania zdolności finansowej na podstawie pożyczonych środków, które nie stanowią kapitału własnego przedsiębiorstwa.
Brak przedstawienia dowodów finansowych w przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność, którzy nie posiadają jeszcze sprawozdań finansowych.

Przedsiębiorcy powinni zadbać o zgromadzenie wymaganych środków finansowych przed złożeniem wniosku oraz przedłożyć dokumenty wydane przez instytucje finansowe, które jednoznacznie potwierdzają spełnienie wymogów zdolności finansowej.

Błędy dotyczące osoby zarządzającej transportem

Kolejnym częstym problemem jest niewłaściwe wyznaczenie osoby zarządzającej transportem lub brak rzeczywistego związku tej osoby z przedsiębiorstwem. Organy administracji coraz częściej weryfikują, czy osoba zarządzająca faktycznie i stale zarządza działalnością transportową, a nie jedynie „użycza" swojego certyfikatu. Najczęściej popełniane błędy to:

Wyznaczenie osoby zarządzającej, która jednocześnie zarządza transportem w innych przedsiębiorstwach bez faktycznego zaangażowania w działalność każdego z nich.
Brak dokumentów potwierdzających rzeczywisty związek osoby zarządzającej z przedsiębiorstwem, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia lub pełnomocnictwo do zarządzania działalnością.
Wyznaczenie osoby zarządzającej, która nie jest rezydentem w Unii Europejskiej lub która zarządza działalnością z terytorium państwa trzeciego.

Aby uniknąć tych problemów, przedsiębiorcy powinni wybrać osobę zarządzającą, która faktycznie będzie pełnić tę funkcję w przedsiębiorstwie oraz przedłożyć stosowne dokumenty potwierdzające jej zatrudnienie lub inne formy współpracy.

Podsumowanie

Dopuszczenie do zawodu przewoźnika drogowego to proces wymagający starannego przygotowania, znajomości przepisów prawa oraz zgromadzenia kompletu wymaganej dokumentacji. Spełnienie czterech warunków – posiadania siedziby, dobrej reputacji, zdolności finansowej oraz kompetencji zawodowych – stanowi podstawę legalnej i profesjonalnej działalności transportowej w Polsce oraz na rynku europejskim.

Kluczowe wnioski z niniejszego artykułu:

Każdy przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie musi spełnić łącznie wszystkie cztery warunki określone w rozporządzeniu (WE) nr 1071/2009 oraz w ustawie o transporcie drogowym.
Zdolność finansowa musi być wykazana na dzień składania wniosku i utrzymywana przez cały okres prowadzenia działalności transportowej.
Osoba zarządzająca transportem odgrywa kluczową rolę w przedsiębiorstwie i musi faktycznie zarządzać operacjami transportowymi, a nie tylko użyczać swojego certyfikatu.
Kompletna i prawidłowo sporządzona dokumentacja jest warunkiem sprawnego przebiegu procedury i uniknięcia decyzji odmownej.

Przedsiębiorcy planujący wejście w branżę transportową powinni zadbać o:

Zgromadzenie wymaganych środków finansowych przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia.
Wybór i zatrudnienie osoby zarządzającej transportem, która faktycznie będzie pełnić tę funkcję w przedsiębiorstwie.
Zapewnienie rzeczywistej siedziby przedsiębiorstwa oraz bazy eksploatacyjnej na podstawie odpowiedniego tytułu prawnego.
Utrzymanie dobrej reputacji przez przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów prawa transportowego, podatkowego i pracy.

Warto również skorzystać z pomocy specjalistów – doradców transportowych, kancelarii prawnych lub instytucji szkoleniowych – którzy pomogą przygotować kompletną dokumentację, udzielą wskazówek dotyczących procedury oraz pomogą uniknąć najczęstszych błędów prowadzących do odmowy wydania zezwolenia.

Spis źródeł

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego (Dz. Urz. UE L 300 z 14.11.2009, s. 51).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/2009 z dnia 21 października 2009 r. w sprawie wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów drogowych towarów (Dz. Urz. UE L 300 z 14.11.2009, s. 72).
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.).
Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 1384 ze zm.).
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2002 r. w sprawie licencji oraz innych dokumentów niezbędnych do wykonywania transportu drogowego (Dz.U. z 2002 r. nr 179, poz. 1486 ze zm.).
Główny Inspektorat Transportu Drogowego, Wytyczne dotyczące wykonywania zawodu przewoźnika drogowego, Warszawa 2023.
Instytut Transportu Samochodowego, Przewodnik dla kandydatów na egzamin na Certyfikat Kompetencji Zawodowych, Warszawa 2024.

#PrzewoznikDrogowy #DopuszczenieDoZawodu #TransportDrogowy #LicencjaTransportowa #KompetencjeZawodowe #ZdolnośćFinansowa #TSL